pro.s.app package archivelink for d.3 Einfache Aktenverwaltung mit SAP ArchiveLink

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1 pro.s.app package archivelink for d.3 Einfache Aktenverwaltung mit SAP ArchiveLink 1

2 Mit der Lösung pro.s.app package archivelink for d.3 werden für das SAP- und das d.3-system vorkonfigurierte Strukturen zur Verfügung gestellt. Es sind keine kundenspezifischen Archivstrukturanpassungen oder Erweiterungen notwendig, es entfallen z. B. zeitaufwändige Workshops und die Erarbeitung von Feinkonzepten mit allen beteiligten Unternehmensbereichen. Zeit- und Kosteneinsparungen sind somit garantiert. Im d.3 System wird ein Archiv-Template für Akten, Dokumentarten, Repositories und Aktenpläne eingerichtet. Das heißt für die Ablage von Dokumenten aus bzw. zu den SAP Modulen SD, MM und FI werden Konfigurationen der archivierungsrelevanten Dokumente sowohl im SAP als auch im ECM System als Standardund Best-Practice-Lösung ausgeliefert. Die einzurichtenden Strukturen im SAP sowie im ECM System d.3 inklusive der Schnittstelle d.link for archivelink werden vorgegeben und vorkonfiguriert implementiert. Folgende Dokumentarten und Akten werden mit pro.s.app package archivelink for d.3 standardgemäß ausgeliefert und anhand des folgenden Aktenplanes strukturiert: pro.s.app package archivelink for d.3 2

3 Auf oberster Ebene werden alle Dokumente automatisch in solche mit Kunden- oder Lieferantenbezug unterschieden. Beim Import des ersten Dokuments zu einer Kunden-, oder Lieferantennummer wird eine entsprechende Akte angelegt. Alle weiteren Attribute werden einfach vererbt. Eine Ebene tiefer werden alle Dokumente, anhand des extrahierten Datums, chronologisch in Jahresakten zusammengefasst. So wird eine gute Übersichtlichkeit und Handhabung der Akten garantiert. Für jeden Kundenauftrag wird automatisch im d.3, anhand der Auftragsnummer, eine Auftragsakte angelegt. Alle weiteren zugehörigen Dokumente werden über diese Auftragsnummer erkannt und ebenfalls der Akte automatisch zugeführt. Gleiches passiert mit jeder ausgehenden Bestellung anhand der Bestellnummer. Mit pro.s.app package archivelink for d.3 liefern wir nahezu komplett vorkonfigurierte Systeme aus. Die d.3 Dokument- und Aktenstrukturen inklusive Repositories, sowie die passenden Konfigurationen für d.link for archivelink für die Sekundärindexierung sowie das passende SAP ArchiveLink Customizing als SAP Transport. d.link for archivelink d.link for archivelink ist die von der SAP AG zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle der d.velop AG. Die Kommunikation zwischen d.3 und SAP erfolgt über die standardisierte SAP-ArchiveLink-Schnittstelle und d.link for archivelink. Diese Integration des d.3 Systems in das SAP-System ist von SAP geprüft und zertifiziert. d.link for archivelink unterstützt alle SAP Archivierungsszenarien: Frühes Erfassen, gleichzeitiges Erfassen, spätes Erfassen ohne Barcode, spätes Erfassen mit Barcode bis hin zur Unterstützung des SAP-Business-Workflow. Integrieren Sie Ihre SAP-Anwendung mit d.3 und realisieren Sie Ihr Enterprise Information Management. d.3 bietet Ihnen mit der zertifizierten Schnittstelle d.link for archivelink Zugriff auf alle Belege und Dokumente zu Kunden, Geschäftspartnern, Projekten, Geschäftsvorfällen und Produkten unabhängig davon, ob sie in SAP oder in anderen Anwendungen erstellt wurden. So ermöglicht d.3, beim Aufruf einer bestimmten Bestellung, automatisch den Zugriff auf alle Dokumente der Bestellmappe dieser Bestellung. Unabhängig davon, ob es sich um einen Beleg, eine technische Zeichnung, ein Word-Dokument, eine usw. handelt. Sie können alle Dokumente am Bildschirm visualisieren. Die revisionssichere Archivierung dieser Dokumente ist selbstverständlich sichergestellt. Unternehmensweit stehen zu jeder Zeit und an jedem Arbeitsplatz alle benötigten Unterlagen und Informationen elektronisch zur Verfügung. Auch außerhalb des SAP-Umfeldes. SAP Kompetenz der d.velop AG Über 600 Kunden nutzen d.velop Produkte im SAP-Umfeld. Hierzu gehören namhafte Unternehmen mit zum Teil sehr komplexen Systemumfeldern und mehreren miteinander verbundenen SAP-Systemen. Zudem ist die d.velop AG offizieller Partner der SAP. Unsere Komponenten sind frei von Rechten Dritter. pro.s.app package archivelink for d.3 3

4 Das Thema SAP ist strategisch in der d.velop AG verankert und mit einem eigenen SAP Center besetzt, in dem aktuell 18 Mitarbeiter beschäftigt sind. Darüber hinaus gibt es im Partnernetzwerk der d.velop AG weitere Kollegen die sich seit langem in diesem Umfeld bewegen und über tiefe Kenntnisse von vertikalen Lösungen (IS-M, IS-U, TM) verfügen. Die d.velop AG bietet somit selbstverständlich eine vollumfängliche Beratung, Implementierung und Wartung der beschriebenen Lösung pro.s.app package archivelink for d.3. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sprechen Sie uns einfach an, wir freuen uns auf Sie! Vorteile auf einen Blick Vorkonfigurierte Strukturen im SAP sowie im ECM System d.3 inklusive der Schnittstelle d.link for archivelink sind implementiert und garantieren erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen Logische Zusammenfassung von SAP und NON-SAP Informationen innerhalb von d.3 Standort- und Userunabhängige Zentralisierung aller Informationen in individuellen Aktenstrukturen Übersichtliche und unkomplizierte Vergabe von Berechtigungen, im Paket sind bereits fünf Berechtigungsprofile vorkonfiguriert Einfache Unterscheidung von Dokumenten mit und Dokumenten ohne Bestellbezug (FI, MM) Recherchemöglichkeit direkt aus dem SAP GUI heraus Recherchemöglichkeit auf mobilen Endgeräten mittels der d.3 smart mobile App möglich Einfache Administration aus dem SAP GUI heraus pro.s.app package archivelink for d.3 4

5 Die d.velop AG mit Sitz im nordrheinwestfälischen Gescher ist ein innovatives und dynamisches IT-Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die Themen Enterprise Content Management (ECM), digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management sowie Knowledge-Management konzentriert. Seit 1992 steht der Name d.velop für Effizienz, Kreativität und Erfolg. Als führender Anbieter im ECM-Markt entwickeln wir Lösungen für Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Healthcare und weitere Branchen. Mit kompetenten Mitarbeitern und Partnern schaffen wir gemeinsam kundenorientierte Lösungen, die Unternehmen aller Größen und Branchen helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich so erfolgreich im Markt zu etablieren. Solides kaufmännisches Handeln sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit sind die Grundlagen unserer Arbeit. pro.s.app personnel file ist eine etablierte Standardlösung der d.velop AG. AG Ein Unternehmen der d.velop-gruppe Schildarpstraße Gescher Fon Fax Version: pro.s.app package archivelink for d.3 Januar 2014 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 5

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