Herzlich Willkommen zu. Sitzungsmanagement einfach im Griff

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1 Herzlich Willkommen zu Sitzungsmanagement einfach im Griff DMS EXPO 2006 Vortragszeit: 15:45 16:30 Uhr Karl Heift EDV - Leiter Karl-Heinz Breuch Teamleiter Kundenbetreuung VG Weißenthurm Kärlicher Straße Weißenthurm Somacos GmbH & Co. KG Hansestraße Köln

2 Themenübersicht Die Verbandsgemeinde Weißenthurm enthurm stellt sich vor Fakten und Tatsachen zum Thema Sitzungsdienst Vereinfachung durch Integration Die Vorteile Es geht auch Live Fragen und Antworten

3 VG Weißenthurm enthurm stellt sich vor 2. größ ößte Verbandsgemeinde in Rheinland-Pfalz Einwohner 5 Ortsgemeinden, 2 Städte ca. 150 Mitarbeiter in der Verbandsgemeindeverwaltung davon ca. 100 PC Arbeitsplätze tze 3 Mitarbeiter in der EDV

4 Sitzungsdienst bedeutet 60 Gremien und ca. 300 Sitzungen im Jahr die Verbandsgemeinde ist für f r die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen verantwortlich

5 Dazu gehören Sitzungskalender Einladung mit Tagesordnung Zusammenstellen der Beschlussvorlagen Beschlüsse sse und deren Niederschriften Verteilung der Beschlüsse sse in die Fachbereiche Publizieren der öffentlichen Beschlüsse sse im Internet Ablage und Archivierung

6 Wie wird s gemacht? Vor 3 Jahren Umstellung der Sitzungsdienstverwaltung von UNIX System auf das Programm Session der Somacos GmbH Basierend auf Microsoft Windows Betriebssystem Dadurch bessere Verwaltung der Rats- und Ausschussmitglieder Wesentliche Vereinfachung der Textverarbeitung Direkte Übergabe der Beschlüsse sse auf die Internet Homepage Sitzungsgeldverwaltung mit direkter Datenübergabe an das Kassenprogramm

7 Aufgabe im Griff, aber Es entstehen Dokumente und Anlagen Einladungen Beschlussvorlagen Beschlüsse sse Fachanlagen Stellungnahmen Diese Bücher müssen archiviert werden (zum Teil doppelt, da die Ablage sowohl in der VG- Verwaltung als auch in den Gemeinden und Städten erfolgt)

8 Die Idee Vor 2 Jahren wurde das elektronisches Archivsystem PROXESS von der Akzentum GmbH eingeführt Archivsystem ist unabhängig ngig von den einzelnen Fachanwendungen Archiviert werden über Anbindung an das HKR Kassenanordnungen Rechnungsbelege Steuerbescheide Haushaltspläne Wir binden den Sitzungsdienst auch an das elektronische Archiv an!

9 Der Weg dahin Gespräche mit dem Implementierungspartner Esch&Pickel GmbH ergeben leichte Realisierbarkeit Technische Anbindung des Sitzungsdienstes und des Ablagesystems wurde entwickelt System ist seit Ende 2005 in Betrieb Zunächst Probephase mit doppelter Ablage in papier- und elektronischer Form Seit Anfang 2006 erfolgt rein elektronische Ablage

10 Der Ablauf heute Vor der Sitzung Erstellen der Einladung inkl. Tagesordnung und Beschlussvorlagen Druck erfolgt mit Barcode pro Tagesordnungspunkt sowie direkter Übergabe an die elektronische Ablage Während der Sitzung Beschlussfassung Direkte Erfassung von Nachtragsbeschlüssen ssen Nach der Sitzung Scannen von Nachreichungen und Unterschriften Automatisches Zusammenführen von elektronischen und gescannten Dokumenten in der Ablage/Archiv

11 Da sind sie, die Vorteile Der gesamte Sitzungsdienst kann durch eine Mitarbeiterin durchgeführt hrt werden. Kurze Wege für f r alle Beteiligten, da von jedem berechtigten Arbeitsplatz aus der Zugriff möglich m ist Durch Volltexttechnologie ist die Suche so einfach wie bei Die meisten Sitzungen werden direkt mit den Laptop unterstützt, tzt, dadurch schnellere Beschlussfassung Ergänzungsantr nzungsanträge ge werden direkt in der Sitzung online erfasst Nach Abschluß der Sitzung wird das Protokoll unterschrieben und direkt gescannt Jeder Beschluss ist Prüfungsf fungsfähig und jederzeit reproduzierbar Keine Auslagerung in auswärtige Räume R mehr notwendig

12 Session unterstützt tzt Sie umfassend in allen Bereichen des Sitzungsmanagements mit mehreren Modulen: Sitzungsdienst Sitzungsgeld Net Listen Signatur Mandatos und zahlreichen Tools (Projekte, Anträge, Raumverwaltung, Druckaufträge, Beschlussbuch, Schnittstellen)

13 Session Sitzungsdienst: Dezentrale Vorlagenerstellung Verwendung Standard Textverarbeitung Automatische Erstellung Tagesordnung Automatische Übernahme der Vorlagentexte in die Niederschrift Einbindung in das Dokumentenmanagement- und Archivsystem Daten und Texte werden automatisch für f r Bürger, B Verwaltung und Politik über das Internet bzw. Intranet veröffentlicht

14 Und jetzt zur Livepräsentation!

15 Session Individuelle Übergabe an Proxess Volltextindizierung Übergabe von Metadaten

16 Session Serverseitige automatische Übergabe sobald der Vorgang Abgeschlossen wurde.

17 Proxess Suchen und Finden in Proxess. Anzeige der Vorgangsmappe mit Metadaten und Dokumenten

18 Proxess Anzeige der Dokumente in Proxess. Treffer werden im Text hervorgehoben.

19 Proxess Neben den aus Session automatisierten Dokumenten, können dem Vorgang gescannte Belege zugewiesen werden.

20 Da sind sie, die Vorteile Einbindung des DMS in Session als Bestandteil des Geschäftsprozesses. Vorgangsdaten und Dokumente auf aktuellem Stand Verwaltung von Versionen Es geht kein Vorgang durch falsche Ablage verloren Übergabe der Dokumente in das Archiv. Langzeitarchivierung mit komfortabler Suche Verknüpfung von Dokument und Vorgang in Session Daten werden direkt während w der Sitzung online erfasst Veröffentlichung der Daten über das Internet (SessionNet( SessionNet) Jeder Beschluss ist Prüfungsf fungsfähig und jederzeit reproduzierbar Keine Auslagerung in auswärtige Räume R mehr notwendig

21 Vielen Dank für f r Ihre Aufmerksamkeit!

22 Kontaktdaten Implementierung durch: Esch&Pickel GmbH Günther Esch Am Metternicher Bahnhof Koblenz Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Internet: Hersteller Session: Somacos GmbH & Co. KG Bernd Thiem Bahnhofstraße Salzwedel Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Internet: Hersteller PROXESS: Akzentum GmbH Lutz Krocker Westerwaldstr Rengsdorf Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Internet:

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