ARCHIVSYSTEME Der Zukunft ihren Wert sichern. Mag. Alexander Leiningen-Westerburg

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1 ARCHIVSYSTEME Der Zukunft ihren Wert sichern Mag. Alexander Leiningen-Westerburg Schutzvermerk / Copyright-Vermerk Copyright Siemens AG Österreich Alle Rechte vorbehalten.

2 Ist-Situation! Schöne neue digitale Welt! Nahezu alle Dokumente werden heute elektronisch erstellt! Dokumente und Bescheide werden in Zukunft auch elektronisch zugestellt werden! Unternehmen und Behörden werden die elektronische Zustellung zunehmend als Kostensenker einsetzen! Zahl der Bedrohungen nimmt zu! Wichtige elektronische Dokumente müssen entsprechend geschützt werden:! Technischer Verlust! Kriminelle Angriffe! Unbefugte Einsichtnahme Seite 2

3 Generelle Anforderungen an Archivsysteme! Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden! Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren gehen oder zerstört werden! Jedes Dokument muss - zeitnah - wieder auffindbar sein und es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht wurde! Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können! Alle Aktionen im Archiv sind zu protokollieren, sodass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist! Eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten muss ohne Informationsverlust möglich sein! Einhaltung der gesetzlichen und betrieblichen Bestimmungen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz sind sicherzustellen Seite 3

4 Welches Archiv benötigen Sie? Storage! Kurzzeit Archiv (max. 10 Jahre) um Datenverlust zu vermeiden! Identity and Access Management (IAM) richtet sich nach der Systemlandschaft des Kunden! Nur unternehmensinterne User Document Safe EPA Personalarchiv Digitales Langzeitarchiv Hochsicherheits Archiv! Virtuelles Repository für die Speicherung, Verwaltung und Einsicht persönlicher elektronischer Daten und Dokumente! Identity and Access Management basierend auf STORK (EU large scale pilot for eids )! Archivsignatur! Elektronisches Personalarchiv! Identity and Access Management richtet sich nach der Systemlandschaft des Kunden! Nur unternehmensinterne User mit entsprechenden Rechten! Hochsicherheitsarchiv! Zertifikatsbasiertes Identity and Access Management! Archivsignatur! Revisionssicher! Auf OAIS (Open Archival Information System) Referenz Modell basierendes Archiv! Aufbewahrungsdauer: Jahrtausende! Kernfunktionalitäten sind Preservation und Migration von Daten Seite 4

5 DocumentSafe Rollen und Parteien DocumentSafe Virtuelles Repository für die Speicherung, Verwaltung und das zur Verfügung stellen von persönlichen elektronischen Daten und Dokumenten Management Administration Verantwortlich für den Betrieb des DocumentSafe sowie für die Einhaltung der ihm zugrunde liegenden Policies Producer Abgebende Stelle, übergibt Dokumente zur sicheren Verwahrung an den Document Safe Siemens DocumentSafe Consumer Anforderer, Einsichtsberechtigter, sucht bzw. bezieht Dokumente aus dem DocumentSafe Owner Inhaber des DocumentSafe, der sein Safe-Fach personalisiert, administriert und die Zugangsberechtigungen für andere User (Producer oder Consumer) erteilt Seite 5

6 DocumentSafe Überblick E-Government E-Zustellung Unternehmen Privatpersonen Producer Bürger,-innen Verwaltung Unternehmen Vereine Andere GUI, Webservices Archival Prozesse Metadaten Integrität Vertraulichkeit Verfügbarkeit Sicherheitskonzept DocumentSafe Authentifizierung and Authorisierung Username/password Smartcards Zertifikate mobiletan Retrieval Prozesse Metadaten DocumentSafe Signatur Vertraulichkeit Verfügbarkeit Sicherheitskonzept Administration & Organisation User & Rollen Management Policies Betrieb Backup Schlüsselmanagement E-Discovery Nachprüfbarkeit GUI, Webservices Bürger,-innen Verwaltung Unternehmen Vereine Andere Consumer Physikalische & Logische Sicherheit PKI Smartcards Biometrie DirX Seite 6

7 EPA Elektronisches Personalarchiv Ausgangssituation! Kostenfaktoren: - Ablage- und Rechercheaufwand - Pflege, Versand, Nachverfolgung - Umorganisationen, Ausgliederungen (Aktentourismus) - Infrastruktur: Raumkosten, Schränke, Ordner, Wartung etc.! Eine Papierakte kostet pro Jahr ~ 30 EUR *! Einsparungspotenzial liegt bei ca. 30% ** Seite 7

8 EPA Elektronisches Personalarchiv Lösung! Eindeutige Identifizierung der Personaldaten und dokumente durch Verlinkung mit dem führenden Personalverwaltungssystem (z.b. SAP HR, Paisy etc.) per automatischen Stammdatenimport! Zugriffsmöglichkeit auf inaktive Akten nach Austritt des Mitarbeiters durch die Stammdatenhistorie! Automatisches Aktenhandling bei Versetzungen und Umorganisationen per automatischem Stammdatenupdate! Automatisierte Anlage der Akten und deren Struktur! Ablage von gescannten Dokumenten sowie von maschinell erzeugten Dokumenten aus z.b. SAP HR oder anderen Verfahren! Kontrollierte Personalakteneinsicht durch die Berechtigungsvergabe Seite 8

9 Hochsicherheitsarchive cyberdoc 07! 478 Notare! 2 Millionen Dokumente! Betrieb seit 2001 Archivium! ~ 4500 Rechtsanwälte! Mehr als Dokumente! Betrieb seit 07/2007 Charakteristika! Dauerhafte, hochsichere und rechtskonforme Urkundenspeicherung! State of the Art Verschlüsselungstechniken garantieren die Vertraulichkeit auch gegenüber dem Provider! Qualifizierte Zertifikate für Identity and Access Management! Archivsignatur, qualifizierte digitale Signatur! Revisionssicher Vorteile! Zeit- und ortsunabhängige Einsichtnahme in die elektronischen Urkundensammlungen der Justiz! Verfahrensbeschleunigung! Kostenersparnis für Verwaltung und Wirtschaft Seite 9

10 Digitales Langzeitarchiv Herausforderung! Dauerhafte ewige Archivierung von elektronischen Daten! Integration der gesamten Lösung in die Systemlandschaft des Österreichischen Staatsarchivs! Absolut verlustfrei und katastrophensicher Vorteile! Originalqualität der Daten " kein Verlust, keine Verfälschung! Zeitlose Archivierung! Hohe Fehlerresistenz innerhalb eines Storage! Redundante Datenspeicherung! Kosteneffizienz durch Generallizenz Lösung! Modulare Software basierend auf dem Open Archival Information System (OAIS)! Betriebserrichtung inkl. Bereitstellung der Hardware & technischer Infrastruktur an 2 Standorten (Siemens Rechenzentrum & St. Johann/Pongau)! Erneuerung derselben nach 60 Monaten Seite 10

11 Digitales Langzeitarchiv Mandantenfähiger, modularer Aufbau Seite 11

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