Elektronisches Nachweisverfahren Übersicht und Erfahrungen der SUC Sächsische Umweltschutz Consulting GmbH

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1 Elektronisches Nachweisverfahren Übersicht und Erfahrungen der SUC Sächsische Umweltschutz Consulting GmbH 1

2 Elektronisches Nachweisverfahren SUC GmbH: mittelständisches, privatwirtschaftliches Entsorgungsunternehmen ca. 180 Mitarbeiter 8 Standorte Umsatz ca. 40 Mio. /a Gerwisch Halle Dienstleistungen für Industrie und Kommunen ca. 1 Mio t/a Abfall jeglicher Art, davon ½ in eigene Anlagen und ¼ gefährliche Abfälle Flörsheim- Wicker Ohrdruf Meerane Dresden Freiberg Seelingstädt 2

3 Elektronisches Nachweisverfahren Warum elektronisches Nachweisverfahren? - Papierlose Nachweisführung - Beschleunigung und Verbesserung des Informationsflusses - Verbesserung der Auswertungsmöglichkeiten - Optimierung der Arbeitsabläufe - Reduzierung von Mehrfacherfassungen - Verringerung des Korrekturbedarfes - Einsparung administrativer Tätigkeiten (Behörden) - Einsparung von Büromaterial und Platz - Verkürzung von Reaktionszeiten - Verbesserung von Service- und Dienstleistungen 3

4 Historie - ca. 3-5 Mio. BGS per anno bundesweit - händische Eingabe in behördeninternes ASYS-System (Datenbank) zur bundesweiten formellen Überwachung - Schaffung einer einheitlichen Datenschnittstelle für die Übermittlung an die Behörden (BMU / XML) - Übergabe der Daten durch die Beteiligten an die Schnittstelle der Behörden zur Verringerung des Verwaltungsaufwandes - dazu Schaffung einer zentralen Poststelle (ZKS) bis

5 Elektronisches Nachweisverfahren Warum Teilnahme an Pilotprojekten? Experimentierklausel 32 in bisheriger NachWV Bestrebungen einzelner Bundesländer nach Pilotprojekten Mitgestaltung und Beeinflussung der Entwicklungsprozesse bezüglich unserer unternehmensspezifischen Anforderungen Koordination für das Unternehmen insgesamt als bundesweit agierendes Unternehmen interessiert an einer Lösungen, die länderübergreifend anwendbar ist Anbindung der elektronischen Lösung an das eigene bestehende EDV-System gefestigtes KnowHow vor Gesetzeseinführung 5

6 Elektronisches Nachweisverfahren Pilotprojekt in Sachsen Ablauf Workshop unter Federführung des Landesamts für Umwelt und Geologie bzw. dem Sächsischen Ministerium für Umwelt und Landwirtschaft Mai 2005 Vorstellung zweier e-begleitscheinsysteme BiFA und Zedal Erläuterung des geplanten Pilotprojekts in Sachsen Testzeitraum von September bis November 2005 freie Wahl des einzusetzenden Systems Voraussetzung elektronische Signatur (nur mit Zedal möglich) (Teil)-Förderung der anfallenden Kosten Finden und erste Absprachen zu möglichen Partnerunternehmen Entscheidung für Zedal-System durch beteiligte Unternehmen 6

7 Elektronisches Nachweisverfahren Stand der Anwendung in der SUC bis heute ca elektronische BGS problemlos erstellt Austausch von Begleitpapieren mit ca. 10 Erzeugern auf der Basis ZEDAL Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Einführung eines neuen ERP / CRM Systems mit erfolgreichen Produktivlauf Optimierung der Prozessketten der Entsorgungsvorgänge Intensivierung länderübergreifende Entsorgung Registrierungsvorgänge ZKS Verfahrensbevollmächtigter / Maklerfunktion Entscheidung für eigene Providerdienste für Kunden SUC Auswahl eines geeigneten eanv Portals für höchste Kundenzufriedenheit Testlauf des eanv Portals mit eigenem Dienstleister für Registerführung und ausfallsicherer IT Technik Installation und interner Testlauf eines Produktivportals für eanv, Austausch erster Begleitpapiere über das neue Portal 7

8 Elektronisches Nachweisverfahren Positive Erfahrungen von SUC relativ einfache Handhabung eines Internetportal zur Erstellung, Verwaltung und Signatur von Begleitscheinen keine nennenswerten Vorlaufkosten zeitgleiche Bereitstellung der relevanten Daten an alle Beteiligten Komplettierung durch Beteiligte schnell möglich (Zugriffsberechtigung) automatische Erstellung von elektronischen Registern automatische Dekadensendung an die zuständigen Überwachungsbehörden Einsparungen bei Versand- und Archivierungsprozessen unkomplizierte Übertragung von Daten in andere handelsübliche Programme, wie Excel z.b. zur Erstellung von internen Statistiken und Abrechnungslisten relativ einfache und zuverlässige Steuerung der Zugriffsrechte, z.b. zur Erteilung von Verfahrensvollmachten (Erstellung von Musterbegleitscheinen) 8

9 Elektronisches Nachweisverfahren Probleme / Fragen Funktionsfähigkeit/Alltagstauglichkeit der ZKS nicht geprüft Akzeptanz bei kleineren und mittelständischen Unternehmen (technische Voraussetzungen, mangelnde EDV-Kenntnisse, Qualifizierung von Personal daraus resultierend finanzielle Aufwendungen) unterschiedliche Genehmigungen, Auflagen, Bestimmungen in den einzelnen Bundesländern (mitführen weiterer Papiere auf Fahrzeug) Datenaustausch unterschiedlicher Systemanbieter über ZKS Akzeptanz und Aufwendungen zur Erstellung der qualifizierten elektronischen Signatur (e-unterschrift relativ zeitaufwändig, personengebunden) was passiert bei Ausfall der Internetanbindung wie reagieren Überwachungsbehörden (Polizei / BAG), Bußgeldkatalog langfristige gesetzlich vorgeschriebene Datensicherungspflicht der Beteiligten (Übertragung von Verantwortlichkeiten, technische Probleme, rechtliche Probleme) 9

10 Notwendige Maßnahmen zur Einführung eanv 1.Analyse der internen Prozesse, IST Zustand, Entsorgungsvorgänge - Welche Art Abfälle (gefährlich ja/nein?) werden erzeugt/ transportiert/ verarbeitet? - Welche Rolle spielt mein Unternehmen im System Gefährliche Abfälle? - Wie viel gefährliche Abfälle pro Abfallschlüsselnummer werden jährlich erzeugt, transportiert oder entsorgt? - Wie werden gefährliche Abfälle entsorgt? (Einzel-/Sammelentsorgung) -Wer unterschreibt Entsorgungsnachweise und Begleitscheine? - Welche Software wird für die Organisation der Abfallwirtschaft eingesetzt? - Steht eine Internet-Anbindung an entscheidenden Stellen zur Verfügung? 10

11 Maßnahmen zur Einführung eanv 2. Planung der künftigen Organisationsprozess (SOLL-Situation) - Festlegung, wo eine digitale Signatur notwendig ist - Benennung der unterschriftsberechtigten Personen und deren Stellvertreter - Suche nach geeigneter Software und Hardware - Wer unterschreibt Entsorgungsnachweise und Begleitscheine? - Bereitstellung finanzieller Mittel - Überblick über die gesetzlichen Richtlinien und deren Anforderungen aus den Rechtsgrundlagen der NachwV, KrW / AbfG, SigG und SigV 11

12 Maßnahmen zur Einführung eanv 3. Umsetzung der Anforderungen des eanv - Auswahl eines Providers - Auswahl des Anbieters und Beantragung von Chipkarten - Beschaffung der Hard- und Software (Kartenleser, PlugIns, Zertifikate) - Softwareinstallation und Schulung der KeyUser und/oder Mitarbeiter - Einarbeitung in neue Ablauf- und Organisationsprozesse - für jede Rolle Registrierung bei der ZKS (u.u. durch Provider) - bei Portalbetreibern die Beantragung eines Zertifikates - Erfassung und Pflege der Stammdaten - testen der Kommunikation mit Provider, ZKS und Geschäftspartner - Austausch von Entsorgungspapieren über das Portal, die Postfächer der ZKS und der jeweiligen Rolle des Erzeugers, Beförderers und Entsorgers 12

13 Was bedeutet eanv für den Erzeuger / Beförderer - Registerführung für gefährliche Abfälle nach gesetzlichen Regelungen - Menge <2t/a - keine Nachweispflicht aber Registerpflicht Nachweisbuch - Menge - 20t/AVV+a (Sammelentsorgung Nachweis- und Registerpflicht Nachweisbuch für Erzeuger, elektronisches Register für Beförderer) - Beantragung einer Erzeugernummer/Beförderernummer, Regelungen mit Einsammler treffen - Beförderer muss BGS/ÜNS von Papierform in elektronische Form überführen - Menge > 20t/AVV+a (Einzelentsorgung elektronische Nachweis- und Registerpflicht für Erzeuger und Beförderer) - Ohne Erzeuger/Befördernummer + Registrierung ZKS keine Teilnahme an eanv möglich - Entscheidung wie Durchführung eanv / Software und Portalanwendungen - Unternehmensinterne Prozessanpassungen und Optimierungen - Registrierung ZKS / Selbstregistrierung oder Bevollmächtigung Provider - Fehlerfreie Angaben der Adressstammdaten bei ZKS Registrierung 13

14 Elektronisches Nachweisverfahren Technische Details und Installationshinweise Übersicht und Erfahrungen der mindconnect GmbH 14

15 Elektronisches Nachweisverfahren Mindconnect GmbH: Dienstleistungsunternehmen im Bereich IT Technologien für KMUs Erfahrungswerte in der technischen Betreuung von Unternehmen der Abfall- und Entsorgungsbranche Unabhängige Beratung für die Anwendung von eanv Applikationen und Portalen Hochspezialisierter Anbieter von sicherheitsrelevanten IT Strukturen, Datenschutz Audits und Computerforensic SUC GmbH / Karsten Schmidt

16 1. Entscheidung für eine Systemlösung eanv Auswahl möglicher Systemlösungen Fritz & Macziol ZEDAL MODAWI nsuite WEKA A/C/S eanv 16

17 1. Entscheidung für eine Systemlösung eanv Wichtig für Entscheidungsfindung - Wie viele Begleitpapiere werden versendet? - Wie soll das Register geführt werden? - Anzahl der Entsorger - Welche Leistungen bietet das eanv System - Welche Lösungen bietet der Entsorger - Möglichkeiten zur Anbindung an das vorhandene ERP/CRM System (Schnittstelle) - Entscheidung muss für ein Portal ausfallen? siehe ZKS Probleme 17

18 1. Entscheidung für eine Systemlösung eanv Portale und Anbieter - praxisgerechte Abbildung der Prozessketten im Entsorgungsnachweisverfahren - sachgerechte Berücksichtigung landesrechtlicher Vorschriften - Zentrale elektronische Aktenführung für rechtlich vorgeschriebene und sonstige Dokumente - Automatische Vermittlung von Begleitscheinen und Übernahmescheinen zur Abwicklung des Massengeschäfts - Automatische Behördenmeldung der annahmebestätigten Begleitscheine - Unabhängige Registerführung - Betriebssicherungsfonds zur Garantie der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten - Möglichkeiten zur Anbindung betrieblicher Software (ProZEDAL, ERP - Integrations Tools) - Volle Unterstützung der BMU Spezifikationen (BMU XML, XML DSig, OSCI) 18

19 1. Entscheidung für eine Systemlösung eanv Portale und Anbieter MODAWI - Einfache und passgenaue Integration in vorhandene Abfallwirtschaftssoftware - Direkte Erzeugung & Verarbeitung verordnungskonformer elektronischer Dokumente aus den vorhandenen Daten - Führung des elektronischen Registers inkl. Signaturarchivierung - Flexible Erweiterbarkeit um neue abfallwirtschaftliche oder andere Formulare ( z.b. Aufträge, Rechnungen, EUDIN) - Rechtssicheres Prüfen, Lesen und Schreiben qualifizierter elektronischer Signaturen inklusive Stapel- und Mehrfachsignaturen - Sichere Kommunikation der Daten mit allen Beteiligten und der ZKS-Abfall - Integration von Kunden, Außenstellen oder Subunternehmern mit dem Modawi WebSigner - Kostenkontrolle durch Erwerb einer einmaligen Lizenz, keine Transaktionsgebühren - Datenschutz durch Inhouse-Verarbeitung, kein externes Portal/Provider notwendig 19

20 1. Entscheidung für eine Systemlösung eanv Portale und Anbieter - eanvportal ist offlinefähig es besteht die Möglichkeit Formulare offline zu verwalten, bearbeiten und signieren - eanvportal passt sich Geschäftsprozessen an je nach Workflow können verschiedene Lösungen angewendet werden - eanvportal ist eine Hochverfügbarkeitslösung Applikations- und - Datenbankserver bestehen in redundanten Systemen - eanvportal hat eine zertifizierte Signaturlösung - eanvportal ist integrierbar - kann sowohl als gehostete oder inhouse Variante eingesetzt werden - eanvportal schafft den Anschluss eanvconnect unterstützt die Anbindung an vorhandene inner- und überbetrieblichen ERP Lösungen 20

21 1. Entscheidung für eine Systemlösung eanv Portale und Anbieter MODAWI NSUITE.portal Verfügbarkeit einer Portallösung mit individuellen Merkmalen und CI des jeweiligen Unternehmens. NSUITE.inhouse Bei fehlender Entsorgungssoftware kann Nsuite auch als inhouse Lösung angewendet werden, Registerführung erfolgt ebenfalls im Unternehmen NSUITE.web Besonders interessant für Abfallerzeuger mit relativ geringen Begleitscheinaufkommen. Erfordert eine serverseitige Host Installation. 21

22 1. Entscheidung für eine Systemlösung eanv Portale und Anbieter WEKA eanv kompakt Das neue elektronische Abfallnachweisverfahren in der Praxis 22

23 2. Anmeldung bei der ZKS 23

24 2. Anmeldung bei der ZKS 24

25 2. Anmeldung bei der ZKS 25

26 2. Anmeldung bei der ZKS 26

27 2. Anmeldung bei der ZKS 27

28 3. Die Signaturkarte 28

29 3. Die Signaturkarte Besonderheiten von Signaturkarten - Single- und Multisignaturkarten - qualifizierte Signatur elektronische Unterschrift - fortgeschrittene Signatur signieren von s - Selbstbeschränkung / setzen von Attributen im Hauptzertifikat oder ein Attributzertifikat 29

30 3. Die Signaturkarte Zu beachten: Entscheidung, welcher Kartenanbieter Selbstbeantragung mit viel Schwierigkeiten verbunden Falscheingaben und Fehlübermittlungen PostIdent Verfahren Inanspruchnahme von Komplettlösungen Registrierungsmitarbeiter 30

31 3. Die Signaturkarte 31

32 4. Lesegeräte 32

33 4. Lesegeräte Besonderheiten von Lesegeräten Bit Verschlüsselung - Reiner SCT Kartenlesegeräte - Tastaturen mit Lesegeräten - Installation und Wartung 33

34 Unsere Dienstleistungen 1. Analyse Ihrer Geschäftsprozesse im Bereich der Erzeugung, Beförderung und Entsorgung 2. Wahl des eanv Systems auf der Basis vorhandener ERP Software oder nach der Höhe des Begleitscheinaufkommens 3. Registrierung, Bestellung und Abwicklung der Signaturkarten 4. Freischalten von Signaturkarten 5. Installation der Kartenlesegeräte 6. Portalregistrierung 7. Installation der Portal PlugIns und der Software für das Kartenmanagement 8. Führung eines eanv Portals und des Registers 34