Microsoft Dynamics Lösung für Projekt- und Dienstleistungsunternehmen easyproject.

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1 nutzen sie die dynamik. Microsoft Dynamics Lösung für Projekt- und Dienstleistungsunternehmen easyproject.

2 easyproject VEREinFACHEn sie ihr PROJEKTMAnAGEMEnT easyproject für Microsoft Dynamics NAV in ihre Branche kommt Bewegung: Mit easyproject für Microsoft dynamics nav. easyproject bedient die gesamte Bandbreite der dienstleistungsunternehmen von Beratungsunternehmen über it-dienstleister bis hin zu ingenieurbüros und Forschungseinrichtungen. Für die Einführung, Betreuung und Wartung ihrer unternehmenslösung haben sie mit B.i.TEAM Gesellschaft für softwareberatung mbh genau die Branchen- Experten, die ihre Anforderungen bis ins detail kennen und ihre sprache sprechen. stellen sie heute die Weichen für ihren Geschäftserfolg von morgen: Mit easyproject und der integrierten Businesslösung Microsoft dynamics nav. easyproject enthält neben lösungsspezifischen Verbesserungen der erfolgreichen integrierten standard-business-software Microsoft dynamics nav zahlreiche zusätzliche Funktionen, die speziell die Anforderungen von Projekt- und dienstleistungsunternehmen erfüllen. die Lösung ist modular einsetzbar; immer mit dem ziel, Prozesse zu verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Mit easyproject für Microsoft dynamics nav werden ihre Geschäftsprozesse grundlegend optimiert. Basis Grundlage von easyproject sind die Microsoft dynamics nav Basismodule Finanzbuchhaltung, Projekte, Ressourcen, CRM-Marketing, Einkauf und Verkauf. easyproject bietet spezielle Funktionen, um eine einfache und transparente Projektabwicklung sicher zu stellen, wie z. B. ein zentrales Aufgabenmanagement oder die komfortable und flexible Faktura der geprüften Leistungen aus Projekten. durch den modularen Aufbau ist die Lösung jederzeit auch für weitere unternehmensbereiche oder zusätzliche Anforderungen erweiterbar. Sicherheit die Lösung entspricht hohen Anforderungen an sicherheit, zuverlässigkeit und Erweiterbarkeit. easyproject für Microsoft Dynamics NAV: Einfache Projektanlage Die wichtigsten Funktionen von easyproject Budget- und Angebotserstellung Konfigurator zur Schnellanlage von Projekten integration in Verkaufs- und Einkaufsprozesse Projektplanung, -steuerung und -abwicklung Ressourcen- und Kapazitätsplanung zentrales Aufgabenmanagement Leistungserfassung, auch über internet (optional) Projektcontrolling Projektbewertung Flexible Rechnungslegung Vollständige integration in die Finanzbuchhaltung von Microsoft dynamics nav Komfortable Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten 02

3 easyproject steigern sie die EFFiziEnz ihrer PROJEKTPLAnunG Projektbudget das Projektbudget kann über verschiedene Gliederungsmöglichkeiten und Planungsebenen strukturiert werden. Im Projektbudget erfolgt die Definition der einzelnen Meilensteine mit zuordnung von Ressourcen bzw. Ressourcengruppen, geplanten zeiten und Terminen, aber auch von eventuell benötigten Artikeln. des Weiteren werden die Vertragsbedingungen festgelegt, z. B. Abschlagszahlungen, Berechnung nach Aufwand, Festpreisregelungen. Für die schnelle Anlage von Projekten stellt easyproject einen speziellen Konfigurator mit individuell definierbaren Projektbausteinen zur Verfügung. Auch das Kopieren von Projekten und Projektteilen ist möglich. darüber hinaus bietet easyproject neben der wertmäßigen Betrachtung von Aufgaben zusätzlich eine mengenmäßige Betrachtung. Aufgaben können mit easyproject umfangreich mit Kommentaren versehen werden. diese Texte stehen dann den Mitarbeitern und sofern gewünscht auch ihren Kunden z. B. bei Angeboten oder späteren Abrechnungen zur Verfügung. Projekt nach Auftragserteilung kann mit easyproject aus dem Projektbudget per Knopfdruck eine Auftragsbestätigung erzeugt werden. spätere Auftragsergänzungen sind problemlos möglich, da aus einem Budget mehrere Belege erzeugt werden können. Für die steuerung des Projektes stehen unterschiedliche Projektstatus zur Verfügung. sämtliche digital verfügbaren Vertragsdokumente können beim Projekt hinterlegt werden, so dass alle Projektinformationen an zentraler stelle jederzeit zugänglich sind. Angebotserstellung die Erstellung von Angeboten kann direkt aus dem Projektbudget heraus erfolgen. die Preise werden automatisch aus den im system hinterlegten, kundenbzw. projektspezifischen Einstands- und Verkaufspreisen ermittelt, können jedoch flexibel modifiziert werden. easyproject ermöglicht jedoch auch den umgekehrten Weg. damit kann der Vertrieb ein standard-verkaufsangebot erstellen, aus welchem dann ein Projektbudget generiert wird. Außerdem ist es möglich, aus einem Projektbudget mehrere Belege zu generieren, somit kann die Historie der Angebote zu einem Projekt verfolgt werden. easyproject für Microsoft Dynamics NAV: Transparenz von Anfang an Konfigurator zur schnellen Anlage von Projektbudgets Automatische Ermittlung der hinterlegten Konditionen Erstellung von Verkaufsangeboten aus Projektbudgets und umgekehrt sofortige Übersicht zum Projekterlös und deckungsbeitrag über statistikfunktionen und spezielle Berichte 03

4 easyproject EinFACHE REssOuRCEnPLAnunG, zentrales AuFGABEnMAnAGEMEnT Ressourcen Mit easyproject haben sie die Möglichkeit, sehr schnell und einfach zu prüfen, welche Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben in Frage kommen. Hierzu können bei den einzelnen Ressourcen Know-how-Profile hinterlegt werden, die bei der Planung berücksichtigt werden. Kapazität und Verfügbarkeit der einzelnen Ressourcen bzw. Ressourcengruppen sind aus integrierten Kalendern ersichtlich. Für jede Ressource bzw. Ressourcengruppe können verschiedene Arbeitstypen (z. B. Überstunde, nachtarbeit) mit unterschiedlichen Einstands- und Verkaufspreisen festgelegt werden. sollten sie auch externe Mitarbeiter in ihren Projekten einsetzen, kann über ein zusatzmodul für easyproject auch der Ressourceneinkauf gesteuert werden. damit ist eine direkte Kostenzuordnung zum Projekt möglich. Eine synchronisation der easyproject-aufgaben in Microsoft Office Outlook ist problemlos möglich. damit haben ihre Mitarbeiter die Aufgaben auch offline im Zugriff. Schnelle und flexible Ressourcenplanung Aufgaben Über ein in easyproject speziell angepasstes Aufgabensystem erfolgt die zuordnung der Projektaufgaben zu Mitarbeitern. die Weiterleitung der Aufgaben durch den Projektleiter an die jeweiligen Mitarbeiter (=Ressourcen) erfolgt per . in der Aufgabenkarte sind auf einen Blick alle wesentlichen informationen ersichtlich: detaillierte Aufgabenbeschreibung, Projekt, Kunde, status, Priorität, start- und geplantes Enddatum, geplanter Aufwand, ist-aufwand, Prognose Restaufwand und verantwortliche Ressource. dokumente zu einer Aufgabe können direkt in der Aufgabenkarte hinterlegt werden. zur besseren Transparenz wurde eine Protokoll-Funktion implementiert, welche die detaillierte nachverfolgung einer Aufgabe und ein Eskalationsmanagement ermöglicht. der aktuelle stand der Aufgaben ist über eine spezielle Übersichtsmaske z. B. je Projekt, je Meilenstein, je Mitarbeiter, je Kunde jederzeit ersichtlich. Aufgabenkarte in easyproject Alle Aufgabeninformationen auf einen Blick Aufgaben-Tracking Outlook-synchronisation integrierter Texteditor 04

5 easyproject FAKTuRA VOM FEinsTEn Leistungserfassung die Leistungserfassung durch den Mitarbeiter erfolgt in easyproject schnell und komfortabel. Reisezeiten können im gleichen schritt festgehalten werden. Bei der Erfassung kann differenziert werden, welche Leistungen der Mitarbeiter für fakturierbar hält und welche nicht. die Prüfung und Freigabe obliegt jedoch dem Projektverantwortlichen. neben der zeiterfassung können auch details zur erbrachten Leistung festgehalten werden. Optional steht für easyproject ein Modul zur Leistungserfasssung per Web-interface zur Verfügung. Abrechnungsfähige Leistung ja/nein Änderung Leistungsbeschreibung Änderung von Mengen und Preisen Berücksichtigung Reisekosten zur Überprüfung steht eine Rechnungsvorschau mit Testbericht zur Verfügung. Mit Verbuchung und druck der Rechnung wird automatisch auch der Leistungsnachweis für den Kunden gedruckt. Bewertung Work in Process (WiP) Für die Berechnung des Wertes unfertiger Arbeiten stehen in easyproject für Microsoft dynamics nav unterschiedliche Methoden zur Verfügung, wie z. B. Einstandswert Verkaufswert Prozentsatz der Fertigstellung Bei Abschluss damit werden sowohl die Bewertungsrichtlinien gemäß HGB also auch die des ias standards berücksichtigt. Schnelle Leistungserfassung in easyproject Optional: auch über Internet Rechnungsvorbereitung und -erstellung easyproject enthält einen äußerst flexiblen Faktura- Leitstand zur schnellen und einfachen Prüfung, Modifikation und Freigabe der erfassten Leistungen. Der Fokus liegt dabei in der Erstellung von transparenten und korrekten Rechnungen bei möglichst wenig manuellem Aufwand. Bisher realisierte Werte und gebuchte Belege sind ebenso einfach ersichtlich. die erfassten daten können bei Bedarf einfach modifiziert werden, z. B. Freigabe der erfassten Aufwände Der Faktura Leitstand: Komfortable und transparente Faktura 05

6 easyproject TRAnsPAREnTEs PROJEKTCOnTROLLinG Projektcontrolling Mit easyproject haben sie jederzeit schnellen zugriff auf alle kaufmännischen informationen zu einem Projekt. Ein laufendes Projektcontrolling mit Vor- und nachkalkulation bietet ihnen absolute Transparenz und eine optimale Projektkontrolle. Finanzbuchhaltung die Branchenlösung easyproject wurde vollständig in den standard von Microsoft dynamics nav integriert. damit stehen ihnen auch umfangreiche Funktionen im Bereich der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. straffen sie ihre Buchhaltungsprozesse und erhöhen sie die Kontrolle über die Finanzen ihres unternehmens. Mit integrierten daten und fundierten Analyse- und Reportingwerkzeugen benötigen sie weniger zeit für Kontrollaufgaben, wie z. B. der Überwachung der Unternehmensfinanzen. Sie sind in der Lage, jederzeit sachkundige, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Mit Microsoft dynamics nav identifizieren Sie Finanzentwicklungen sofort und erkennen mögliche Problemquellen. Mit den in Microsoft dynamics nav verfügbaren dimensionen ordnen sie ihren Finanzinformationen frei wählbare Auswertungskriterien wie beispielsweise Projekt, Ressource, Verkäufer oder Kundenklassifizierung zu und analysieren die für sie relevanten informationen. die integration in die Kostenrechnung ist im standard ohne weitere schnittstellen möglich. Auswertungen neben den Auswertungsmöglichkeiten von Microsoft dynamics nav stellt easyproject ihnen branchenspezifische Auswertungen und Berichte, wie z. B. soll/ist-vergleiche, Ressourcen-Auswertungen oder auch Leistungsnachweise zur Verfügung. Weitere Auswertungen sind durch die offene Architektur z. B. mittels OLAP, Microsoft sql-reporting services und Microsoft Office Excel individuell möglich. Optimales Projektcontrolling mit easyproject Standardfunktionalität nutzen: Mehrmandantenfähig Mehrwährungsfähig unterstützung von HGB und ias Erstellung von Budgets integrierte Auswertungstools Excel-integration unbegrenzte Anzahl von Bankkonten Automatischer zahlungsverkehr Einlesen von Kontoauszügen Automatische Mahnläufe unterschiedliche steuersätze Abgenommene umsatzsteuervoranmeldung Vollständige nachvollziehbarkeit 06

7 easyproject integriertes CRM und MOdERnE TECHnOLOGiE Integrierte CRM-Lösung neben einer modernen und komfortablen Lösung zum Projektmanagement sollten sie ihren Mitarbeitern auch das Rüstzeug an die Hand geben, ihre Kunden und interessenten optimal zu betreuen. Hierzu steht in Microsoft dynamics nav ein komplett integriertes CRM zur Verfügung. damit verwalten sie Kontakte, Verkaufschancen und sämtliche Aktivitäten optimal. nutzen sie die Möglichkeit sowohl die Verkaufszahlen als auch die Kundenloyalität zu fördern. die CRM Module in Microsoft dynamics nav unterstützen sie durch die nutzung von vernetzten daten und Prozessen sowie einer umfangreichen integration mit Microsoft Office-Systemprogrammen dabei, Ihren Fokus auf profitable Kunden und Interessenten zu richten. Alle mit easyproject durchgeführten Projektaktivitäten werden automatisch auch im CRM protokolliert. nutzen sie diesen single-view-of- Customer, der sie in der Kommunikation mit dem Kunden optimal unterstützt. Effiziente Arbeitsumgebung Microsoft dynamics nav und easyproject unterstützen ihre Mitarbeiter bei der schnellen und zuverlässigen Arbeit. da sich die Benutzerführung konsequent an den tatsächlichen Prozessketten orientiert und die Oberfläche dem vertrauten Look-and-Feel von Microsoft Office entspricht, ist die Lösung leicht zu erlernen und einfach zu bedienen. Setzen Sie auf Zuverlässigkeit die datentechnologie von Microsoft dynamics nav sowie der hoch verfügbare und skalierbare Microsoft sql server bieten eine äußerst stabile und zuverlässige Grundlage für ihre Businesslösung. Profitieren Sie von offenen Systemen Es war schon immer eine Herausforderung, unterschiedliche Anwendungen und systemplattformen in einem unternehmen zu integrieren. Microsoft dynamics nav verfügt über verschiedene Komponenten, die den datenaustausch und die integration mit Applikationen anderer Hersteller ermöglichen. natürlich wird auch die integration der gesamten Microsoft Office Suite unterstützt. Unternehmenskontaktkarte mit Profil 07

8 # Weitere Informationen unter: oder Telefon B.i.TEAM Gesellschaft für Softwareberatung mbh Amalienbadstr. 36, Bau 33c Karlsruhe Tel.: Fax

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