5. DER BILDSCHIRMAUFBAU

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1 5. DER BILDSCHIRMAUFBAU Wir wollen uns über die Oberfläche von Adress PUS 11 einen ersten Überblick verschaffen. Bedenken Sie bitte dabei: Je individueller Sie Ihre Datenbank nutzen, je mehr wird Ihre Maske sinnvollerweise abweichen von der hier vorgestellten Standard-Oberfläche! DIE TITELZEILE: cobra Adress PLUS : das Piktrogramm präsentiert Adress PLUS : ist der Hersteller aus Konstanz : heißt das Programm 11 : gibt die Nummer der Version wieder [Wintest_11.adr : gibt den Namen der geöffneten Datenbank an (Ansicht System : gleich folgt der verwendete Maskenname : der Name der folgenden Maskenbezeichnung steht allen Mitarbeitern des Unternehmens zu Verfügung, sonst stünde dort statt System: Benutzer: Kundendienst)] : ist der Name der verwendeten Maske. bzw. : Bedienfelder für die Darstellung des Programms : Minimiert Adress PLUS in die Windows-Startleiste : Verkleinert Adress PLUS, kein Vollbild mehr. Vergrößert aus einer Zwischengröße zum Vollbild. : Schließt das Programm DIE MENÜLEISTE Alle Programmbefehle sind über die jeweiligen Menüs aufrufbar. Zur Erinnerung: [ALT]+[unterstrichene Buchstabe] öffnet ein Menü über Tastatur. Im herunterklappenden Pull-Down-Menü aktivieren Sie einen Menübefehl nur mit dem unterstrichenen Buchstaben alleine. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 45

2 Technik-Tipp 1 Menübefehle wegblenden: Adress PLUS ist in der Lage, Menübefehle für Benutzer und Benutzergruppen wegzublenden bzw. einzublenden. Der administrative Betreuer Ihrer Adress PLUS Umgebung ändert diese in Extras / Systemsteuerung / Systemverwalter-Befehle Tipp Kritische Befehle entfernen lassen: Bestehen Sie darauf, dass Ihr Betreuer für Sie kritische Befehle aus Ihrer Programmoberfläche entfernt, wie z.b. Datei / Löschen... Dieser Befehl löscht die komplette Datenbank mit einem Befehl und ist nicht wieder rückgängig zu machen. Nutzer mit administrativem Benutzungsrecht haben in Adress PLUS immer alle Befehle zur Verfügung. Technik-Tipp 2 Liste kritischer Menübefehle: In einer professionell eingerichteten Datenbankumgebung sind alle Befehle für Anwender weggeblendet, die die User überfordern würden oder durch unbewusste Verstellungen die Funktionalität der Datenbankumgebung gefährden könnten. Betroffen davon sind Funktionen und Befehle wie z.b.: 46 DER BILDSCHIRMAUFBAU RAINER WILLMANNS

3 Grundeinstellungen (Datei / Einstellungen) Systemeinstellungen (Extras / Systemeinstellungen) Formaterstellungen (Format / ) Funktionseinstellungen (Kommunikation / Faxeinstellungen ) Ansichtenveränderungen (Ansicht / Ansicht bearbeiten) DIE SYMBOL-LEISTE Bei der Standard-Installation besteht die Symbolleiste aus zwei bis drei Zeilen und setzt sich zusammen aus einzelnen Symbolleisten- Gruppen. Verschaffen Sie sich einmal eine Übersicht aller Symbolleisten- Gruppen, damit Sie wissen, welche es gibt. Lassen Sie sich alle Symbolleisten- Gruppen anzeigen: {Rechte Maus} auf irgendein Symbol. Bereits angezeigte Symbolleisten- Gruppen haben ein Häkchen vor dem Namen. {Linke Maus} auf einen noch nicht behakelten Symbolleisten-Namen schaltet diese ein. Manche Symbolleisten gibt es zweifach, wie bei der Symbolleiste Briefe. 1 und 2 stehen dabei für: 1.: Befehls-Auswahl zur Funktion 2.: Alle Befehle einer Funktion ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 47

4 Sie verschieben die Leisten, indem Sie in eine solche Leiste z.b. zwischen zwei Symbole klicken und diese dann mit gedrückt gehaltener Maus an einen anderen Platz ziehen. Im Detail sehen die Symbolleisten wie folgt aus: Auswahl anderer Masken zur geöffneten Datenbank Fasst Übergabe- und Druckbefehle zusammen Neue Adresse hat ein neues Symbol: statt: Neu dabei ist der Serienbriefassistent Hält Übergabefunktionen zur Texterstellung bereit Hilft beim Ausfüllen von Feldern, wie z.b. PLZ Zusätzliche Auswahl für weitere Wordaufrufe Hierüber erstellen Sie alle nur denkbaren Formate Ermöglicht Adressen mit Kampagnen zu verwalten Ruft an, erstellt neue Termine, ordnet s zu Hält weitere Befehle für den Terminmanager bereit Bündelt die wesentlichen Recherche-Befehle 48 DER BILDSCHIRMAUFBAU RAINER WILLMANNS

5 Erweitert die Recherche- Angebote um 2 Zeichen Erstellt, öffnet u. speichert komplette Datenbanken Hält Außendienst u. Innendienst Datenbanken gleich Hilft logische Beziehungen von Adressen zu verwalten Datenaustauschbefehle für Lexware Programme Datenaustauschbefehle mit SelectLine Datenaustauschbefehle mit Wawi pro Datenaustauschbefehle mit Winware (Schweiz) Technik-Tipp Symbolleiste einheitlich für alle Anwender: Um die Oberflächen für eine Belegschaft gleich zu halten, bietet es sich an, eine eigene "Unternehmens-Symbolleiste" zu erstellen. Diese nimmt dann all die Symbole auf, die sinnvoll für die Belegschaft sind. Empfehlung: So viel wie nötig, so wenig wie möglich! {Rechte Maus} auf Symbolleiste / Anpassen / Neu ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 49

6 DER DATEN-BEREICH Unterhalb der Symbolleisten ist Raum für Adressen, deren Kontakte, Stichworte, Zusatzdaten und Verknüpfungen. Zwei oder mehr Karteikartenreiter bieten an, per Klick zwischen der Ansicht Adressenliste vieler Adressen oder zu der Bearbeiten-Ansicht einer Adresse zu wechseln. Technik-Tipp Karteikarten-Reiter-Bezeichnung verändern: Die Bezeichnungen der Karteikartenreiter lassen sich im Maskeneditor verändern. Sinnvolle Bezeichnungen sind z.b.: Tipp Maskenwechsel mit Tastatur: Dieser Wechsel zwischen den Bereichsebenen geht mit Tastatur erheblich flinker als mit Maus: [ENTER] wechselt von der Adresslisten- zur Bearbeiten-Ansicht [ESC] wechselt von der Bearbeiten- zur Adresslisten-Ansicht 50 DER BILDSCHIRMAUFBAU RAINER WILLMANNS

7 Tipp Aktive und markierte Umrandung: Der Wechsel von der Adresslisten- zur Bearbeiten-Ansicht funktioniert nur dann mit [ENTER], wenn der Bereich der gelisteten Adresse auch aktiv ist. Ob dies der Fall ist, erkennen Sie an der zart gepunkteten Umrandungslinie bei der markierten Adresse. Richtig, da aktive Markierung mit gepunkteter Umrandung: Falsch, da inaktive Markierung ohne gepunktete Umrandung: Durch Mausklick in den Adressdaten-Bereich aktivieren Sie die Markierung. Und dann klappt's auch mit der Tastenbedienung [ENTER]. Die Adressdaten-Ansicht beginnt klassisch mit der Anzeige gelisteter Adressen, sortiert nach der Spalte, die leicht blau hervorgehoben ist. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 51

8 DER KONTAKTE-BEREICH Passend zur markierten Adresse zeigt Adress PLUS im unteren Drittel des Adressdaten-Bereiches alle Informationen an als: Bemerkung Kontakte Stichworte In das Bemerkungsfeld trägt man z.b. primär Rahmeninformationen passend zur Adresse ein. "Planen zu fusionieren mit ", "Ziehen im Frühjahr 2005 um", "Empfehlung durch Frau Quirlig ". In die Kontakte werden alle Informationen eingetragen, die eine zeitliche Komponente enthalten. "Telefoniert am.", "Diesen Brief geschrieben am ", "Persönlich gesprochen am ", "Hat Weihnachtsgruß 2005 erhalten am " usw. Und immer wird der eigentliche Kommunikationsinhalt mit eingetragen. Das Programm erfasst automatisch, welcher Mitarbeiter welche Einträge vornahm. So ist für jeden aus der Belegschaft unternehmensweit erkennbar, wer was wann warum mit wem getan hat. In das Stichwortfeld übernimmt man aus einer individuell zusammengestellten Liste von Stichworten genau die Begriffe, die zur Adresse passen. Wichtig: Hier hinein kommen keine zeitlichen Informationen! Falsch: Stichwort: Weihnachtsbrief 2005 Richtig: Stichwort: Weihnachtsbrief 52 DER BILDSCHIRMAUFBAU RAINER WILLMANNS

9 Beispiel: Kurz vor Weihnachten recherchiert der Anwender nach all den Adressen, die einen Weihnachtsgruß erhalten sollen über das Stichwort: Weihnachtsbrief. Wenn dann alle mit diesem Stichwort angeschrieben wurden, erhalten alle zur Zielgruppe angeschriebenen Adressen einen Kontakte-Eintrag, ähnlich wie folgt: Um einen vorhandenen Kontakte-Eintrag nachträglich zu ergänzen oder zu verändern, genügt im Kontaktebereich ein Klick auf die Registerkarte Bearbeiten. Hier lassen sich beliebige Feldänderungen vornehmen und auch der verknüpfte Weihnachtsbrief öffnen ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 53

10 DIE SCHALTFLÄCHENLEISTE Nach dem Datenbereich folgt die Schaltflächenzeile: Über diese per Mausklick zu bedienenden Schaltflächen kommt man in die jeweils zur Schaltfläche passenden Dialogfenster. Das Bemerkungsfeld öffnet sich in einem eigenen Dialog, um bis zu 20 DIN-A4-Seiten Text aufzunehmen Zeigt passend zur markierten Adresse die Haupt- und alle Nebenadressen in einem separaten Dialog an Zeigt die Anzahl bisheriger Kontakte an und listet diese zur weiteren Auswahl in einem speziellen Dialogfenster Das Wort "Versicherungen" steht hier stellvertretend für sog. "Zusatzdaten". Bis zu 16 Zusatzdatentabellen können genutzt werden, die in einem folgenden Dialog zur Auswahl stehen Externe Dokumente, z.b. pdf, xls, ppt, txt, rtf heften Sie hierüber an eine Adresse oder öffnen diese wieder Sie gelangen in den Dialog für die Stichwortverwaltung passend zur Adresse Zeigt an, wie viel offene Termine von insgesamt wie viel Terminen dieser Adresse im Terminmanager vorliegen Diese vier Navigations-Schaltflächen bilden den Abschluss dieser Zeile Springt zur allerersten Adresse Geht zur vorherigen Adresse Geht zur nachfolgenden Adresse 54 DER BILDSCHIRMAUFBAU RAINER WILLMANNS

11 DIE STATUSLEISTE Springt an die allerletzte Adresse Die letzte Zeile der Oberfläche ist üblicherweise die Statuszeile. Sie zeigt Informationen oder Hilfetexte an und gibt einen Überblick über sonstige Stati zur markierten Adresse. DIE BEARBEITUNGSANSICHT Passend zum Eingabefeld angezeigte Hilfe- oder Bedieninformationen Anzahl aller vorhandenen Adressen Anzahl recherchierter Adressen Zeigt das aktuelle Hauptsortierfeld, nach dem die Daten sortiert sind. Änderung der Sortierung z.b. über: Ansicht / Sortierung Wechseln Sie durch Drücken von [ENTER] oder per Klick auf den Karteikartenreiter Bearbeiten, gelangen Sie zu den einzelnen Feldern des markierten Datensatzes. Hier nun werden Adress-Daten eingegeben oder verändert. So oder ähnlich sieht beispielsweise eine Eingabemaske aus. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 55

12 STATUSZEILE ZUR ADRESSE Diese Statuszeile zur Adresse gibt intensiv Auskunft über die Adresse selbst und liefert Erstell-, Geändert- und Benutzer-Informationen. Einer Adresse kann ein Symbol zugewiesen werden. Dieses wird hier abgebildet. In diesem Packen stehen Symbole, wenn die Adresse aus einem elektronischen Terminkalender-Gerät (PDA) übernommen wurde, eine Mandantenadresse ist (linkes Feld) oder eine sog. Privatadresse ist. (P-Symbol). Siehe Kapitel: 8.3. Technik-Tipp Privatadressen: Zur Privat-Adressen-Nutzung zuerst die Grundeinstellung aktivieren: Datei / Einstellungen / Datenbank / Checkbox: Private Adressen Zeigt die eindeutige laufende Nummer dieser Adresse an. Laufende Nummern werden niemals in Adress PLUS gelöscht, auch nicht, wenn eine Adresse gelöscht wird, sondern zählen sich grundsätzlich immer weiter hoch. Zeigt ggf. an, ob die aktive Adresse recherchiert ist oder nicht. Zeigt an, ob es sich bei der aktiven Adresse um eine Haupt- oder um eine Nebenadresse handelt. Zeigt Datum und Uhrzeit an, wann die Adresse erstellt wurde und von wem Zeigt Datum und Uhrzeit an, wenn die Adresse verändert wurde und von wem. 56 DER BILDSCHIRMAUFBAU RAINER WILLMANNS

13 Technik-Tipp Statuszeile zur Adresse oberhalb der Kartenreiter: Diese Zeile gehört meines Erachtens nicht in den Bereich der Bearbeiten-Karteikarte, sondern ist besser platziert direkt unterhalb der Symbolleiste! So können die zur Adresse passenden Status- Informationen auch bereits in der Adressenliste gesichtet werden! Diese Änderung im Maskenaufbau nehmen Sie als administrativer Betreuer im Maskengenerator vor: Ansicht / Ansicht bearbeiten EINGABE-FELDER Dies ist der Bereich, in dem Sie Adressen erfassen oder ändern. Alternativ kann der administrative Betreuer die Rechte so verändern, dass Benutzer alle oder nur bestimmte Felder "nur lesen" und nicht verändern können. In jedes Feld kann Text eingetragen werden. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 57

14 SYMBOLE ZU EINGABEFELDERN Telefonnummern, -adressen und Internet-Adressen lassen sich mit Symbolen versehen. Klickt man auf das Symbol, aktiviert Adress PLUS die damit verknüpfte Aufgabe. Ist z.b. das Telefon mit dem Computer über Telefonanlage verbunden, wählt Adress PLUS die Rufnummer vor dem Telefonsymbol. Entsprechend wird die -adresse in das An-Feld Ihres - Programmes gelegt bzw. wird die Webadresse über Ihren Internet- Explorer angezeigt und gestartet. Technik-Tipp Tapi-Einstellungen: Damit Adress PLUS richtig wählen kann, werden zuvor TAPI-Einstellungen vorgenommen in: Kommunikation / Telefoneinstellungen. DIE ZUSATZDATENANSICHT Zu einer Adresse lassen sich auch Informationen erfassen, die die Adressenangaben sachlich ergänzen. Als so genannte Zusatzdaten lassen sich z.b. Maschinenangaben, Seminare, Verträge, Service- Daten, usw. usw. an Adressen heften. Heute stehen zur freien Gestaltung bis zu 16 Zusatzdatentabellen zur Nutzung zur Verfügung. 58 DER BILDSCHIRMAUFBAU RAINER WILLMANNS

15 Passend zu einer Adresse zeigt Adress PLUS 1-x Zusatzdaten, hier: Versicherungspolicen. Wählt der Betrachter einen der Zusatzdatensätze aus, zeigt Adress PLUS alle Detaildaten zur Adresse an, wie hier zur Police: Was für ein Potenzial für die Anwender in diesem Adress PLUS steckt, kann man hier wirklich nur erahnen! ANSICHTEN ZUSATZMODULE Seit dem Jahr 1998 bieten andere Softwarehäuser Zusatzmodule zu Adress PLUS an. Einige Programme davon lassen sich direkt in die Datenmaske einbinden. Ein gutes Beispiel hierfür ist cobra Geodata. Mit diesem Zusatz-Tool lassen sich Adressen geocodiert in einer Landkarte anzeigen. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 59

16 cobra Adress PLUS 11 Zusammenhänge Optisch zu sehen, woher genau der Anrufer kommt, hat einfach seinen Reiz - und es fördert die persönlichen Beziehungen ANSICHTEN EDITOR Mit dem Ansichten-Editor beschäftigt sich zumeist der Systembetreuer. Denn mit diesem mächtigen Werkzeug ist man in der Lage, komplexe Benutzermasken zu erstellen, die den individuellen Anforderungen entsprechen. 60 DER BILDSCHIRMAUFBAU ã RAINER WILLMANNS

17 Daher werden Befehle im Menü Ansicht wie: Ansicht bearbeiten Ansicht erstellen üblicherweise für Anwender weggeblendet und aus diesem Grunde auch hier nicht weiter besprochen. ANSICHT TERMINMANAGER Adress PLUS bietet zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben einen gruppenfähigen Terminkalender. Dieser ist aufrufbar über das Symbol, das sich sowohl in der Symbolleiste von Adress PLUS als auch in der Windows-Startleiste unten rechts befindet, der so genannten Systray. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 61

18 Da dieser Aufgaben- und Terminkalender gruppenfähig ist, ist es auch ohne investiven MS-Exchange-Server möglich, Termine für andere zu verwalten, zu sehen, zu ändern, einzutragen usw. Auch lassen sich diese Termine hier mit MS-Outlook abgleichen, sogar bidirektional! HANDBÜCHER GEWUSST WO Je komplexer anwenderzentrierte Software-Programme entwickelt werden, desto unmöglicher wird es, stets aktuelle und korrekte Handbücher auszuliefern. Die cobra GmbH hat sich entschlossen, statt der gebundenen Handbücher ausführliche digitale PDF-Dateien zu liefern. Änderungen lassen sich so erheblich schneller vornehmen. Auch können mit jedem kostenfreien Release-Update neuere Dateien ausgeliefert werden. Höchst sinnvoll! Über die Befehlskette erreichen Sie das Auswahlfenster und können hier das Systemhandbuch bzw. das Benutzerhandbuch öffnen. Und damit sollte das kommende Wochenende gerettet sein was meinen Sie? DER AUßENDIENST-ASSISTENT Wie im vorherigen Auswahlfenster zu sehen ist, befindet sich dort auch ein AD Assistent. "AD" steht für "Außendienst" und deutet an, dass hier Einstellungen und Startoptionen für die Synchronisation zwischen Innendienst- und Außendienstdatenbanken zur Verfügung stehen. Technik-Tipp Mobiler Benutzer: In Extras / Systemeinstellungen / Benutzerverwaltung / Neu oder Ändern: entscheidet hier das Häkchen über die Fähigkeiten, synchronisieren zu können. Damit einher geht auch der fixe Verbrauch einer Mehrplatzlizenz! 62 DER BILDSCHIRMAUFBAU RAINER WILLMANNS

19 Anders als beim Replizieren oder beim Datenabgleich werden neben der Datenbank auch die Termine synchronisiert, Auswahllisten aus dem Innendienst auf den Außendienst-Rechner und die Inndienst- Formate auf den Außendienst-Rechner übertragen. DAS ist wirklich neu! Schade ist, dass die Dokumentenverwaltung noch außen vor bleibt. Diese Daten wichtig für den Kontakte-Bereich, werden also nicht (!) synchronisiert! KAPITEL-SCHLUSS-WORT Bis hierhin haben wir nun alle Maskendetails und Anzeigeoptionen kennen gelernt. Ein wichtiger Schritt, um im Umgang mit Adress PLUS 11 oder dem großen Bruder Adress PLUS 11 SQL sicher zu werden. Notizen zu Elementen der verschiedenen Ansichten: Nun ist es an der Zeit, in die aktive Übungsphase zu wechseln. Viel Erfolg und Spaß dabei ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag Rainer@Willmanns.de 63