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1 Einleitung Einleitung Im folgenden wird die Outlookanbindung an organice/pi beschrieben. Wir unterscheiden dabei Termine und Kontakte. Über das Outlookmenü werden zusätzliche Aktivitäten gesteuert. "Normale" Aktivitäten können nur als Aufgaben übernommen werden, damit eine Zuordnung zu den Kontakten erfolgen kann. In der Historie sind die Versionen der Outlookanbindung hinterlegt. Bekannte Probleme aufgrund von Microsoft. Einrichtung Installation per Installer (Server > 131) 1) Alle Benutzer müssen organice verlassen. 2) Starten Sie die mitgelieferte orgols-installer.exe. Diese kopiert die orgols.dll ins System32-Verzeichnis von Windows und registriert diese. Danach werden Sie gefragt, in welche organice-datenbank Sie die Outlook-Sync- Komponente installieren wollen. Es wird ein neuer Arbeitsbereich OLS-Vorgänge erzeugt, welcher inhaltlich dem alten Arbeitsbereich Vorgänge und Aktivitäten entspricht. Registrierung Die Outlookanbindung ist mit jeder organice-demo-version voll funktionsfähig, es erfolgen nur kurze Hinweise beim Aufruf der Funktionen. Arbeiten Sie mit einer Vollversion von organice, müssen Sie zur Benutzung eine Lizenznummer eintragen. Dazu müssen Sie die Datenbank mit Datenbankrechten öffnen. Über das Menü Datenbank-Objekte, organice Datenbank kommen Sie zum Punkt Lizenzen. Outlook-Sync-Anbindung Einleitung 1

2 Hier tragen Sie Ihren Lizenzschlüssel für die Outlook-Sync-Anbindung ein. Besitzen Sie eine Lizenznummer, deren Anzahl von der Ihrer organice-lizenz abweicht, müssen Sie bei den Benutzern unter Aktive permanente Lizenzen die Outlook-Sync- Anbindung zuordnen. Individuelle Anpassung Standardmäßig wird in den Aktivitäten ein "Termin" angelegt. Um diesen Eintrag etwas flexibler zu gestalten, kann eine Lookuptabelle mit dem Namen "GSOLS_lt_AktivitaetenTypTermin" benutzt werden. Dann werden diese Einträge in folgendem Formular bei der Terminerstellung angezeigt:

3 Installation alte Version 1) Die mitgelieferte "SEDVOutlook.bas" in die Datenbank importieren, in das Modul "UserMacros" werden die drei weiter unten folgenden Prozeduren (*1 - *3) eingefügt, in das Datenbankverzeichnis werden die DLL und die Registrierungsprogramme kopiert) '******************************************************** ' Anfang outlook UserMacros '******************************************************** Public Sub NeuerOutlooktermin() '*1 SEDVOutlook.NeuerOlTermin End Sub Public Sub SucheOutlookTermin() '*2 SEDVOutlook.FindOLTermin End Sub Public Sub OutlookMenue() '*3 SEDVOutlook.OlMenue End Sub 2) orgol1.dll mit RegisterorgOL1.bat registrieren (muss auf allen Arbeitsplätzen durchgeführt werden ) 3) Verweis auf orgol1.dll in der Datenbank einrichten Outlook-Sync-Anbindung Einrichtung 3

4 4) Im TableLayout "Adressen" und "Ansprechpartner" einen Commandbutton mit dem Macro "NeuerOutlooktermin" belegen. Im TableLayout "Aktivitaeten" einen Commandbutton mit dem Macro "SucheOutlookTermin" belegen. Die benötigten Icons werden mitgeliefert. Im Objekt-Editor aktivieren Sie bitte für das BenutzerMakro "OutlookMenue" die Eigenschaft "Im Aktionenmenü anzeigen, damit dieses aus dem Menü Aktionen aufrufbar ist. Registrierung alte Version Besitzen Sie eine Lizenznummer, muß diese wie folgt registriert werden. Entweder benutzen Sie unser SEDVLiz-Programm (dafür muß die Lizenznummer der organice- Datenbank bereits eingetragen sein), oder legen folgende persistente Variablen an: SEDVName= hier wird der mitgelieferte Name eingetragen (achten Sie bitte auf Groß- /Kleinschreibung und Sonderzeichen) SEDVorgOL1= hier wird die mitgelieferte Lizenznummer eingetragen. Ist die Anzahl der Benutzer nicht mit der organice-lizenz übereinstimmend, muss eine Benutzergruppe mit dem Namen orgol1 angelegt werden. Die Benutzer, die dieser Gruppe zugeordnet sind, können die Outlookschnittstelle benutzen. Individuelle Anpassung alte Version Standardmäßig wird in den Aktivitäten ein "Termin" angelegt. Um diesen Eintrag etwas flexibler zu gestalten, kann eine Lookuptabelle mit dem Namen "lt_aktivitaetentypoltermin" benutzt werden. Dann werden diese Einträge in folgendem Formular bei der Terminerstellung angezeigt:

5 Benutzung Outlookmenü Im Menü Aktionen kann das Outlookmenü aufgerufen werden. 1) Kontaktabgleich 2) Export Adressen/ Ansprechpartner nach Outlook 3) Aktivitäten (Briefe, Faxe, Gesprächsnotizen etc.) werden als Aufgabe in Outlook angelegt und mit dem entsprechendem Kontakt verknüpft. 4) die unter 3 angelegten Aufgaben werden gelöscht. 5) Termine werden nach organice Outlook-Sync-Anbindung Benutzung 5

6 übernommen Bei der ersten Benutzung sollte das Formular über den Button "Erster Start >>" erweitert werden und die Schritte 1 und 2, ggfls. 3 durchgeführt werden. Punkt 4 wird nur beim Export der Aktivitäten nach Outlook benötigt. Zur Zuordnung zu den Kontakten werden diese als Aufgaben angelegt. Die Schritte 1 bis 3 sind nur für den ersten Start nötig. Schritt 4, wenn die Aktivitäten auch übertragen werden sollen. Diese werden als Aufgaben übertragen, damit eine Verknüpfung zur Aktivität erhalten bleibt. Über die Konfiguration können die Grundeinstellungen geändert werden: Im oberen Bereich werden die allgemeinen Datenbankvorgaben eingestellt. Diese Punkte funktionieren nur, wenn die Datenbank mit Administratorrechten geöffnet wurden. Zusätzlich kann jeder Benutzer seine eigenen Ordner einstellen, diese werden als private Eigenschaften des Benutzers gespeichert. Für den Kontaktabgleich muss noch die Richtung und Masterfunktionalität eingestellt werden.

7 Kontakte Adressen und/oder Ansprechpartner, die in Outlook benötigt werden, werden mit dem Merkmal Outlookfavorit versehen. Dieses Merkmal wird für die Abgleiche benötigt, damit sich jeder Benutzer seine individuellen Adressen zusammenstellen kann. Über das Outlookmenü kann dann der Abgleich erfolgen. Hierbei gibt es zwei Richtungen: organice->outlook Fehlende Adressen werden in Outlook eingetragen Outlook->orgAnice Fehlende Kontakte werden in organice eingetragen Zusätzlich unterscheiden wir zwei Überschreibmöglichkeiten: organice->outlook Gibt es unterschiedliche Feldwerte werden die Daten aus organice in Outlook eingetragen. Outlook->orgAnice Hier werden die Outlookdaten in organice überschrieben. Outlook-Sync-Anbindung Benutzung 7

8 Termine Über den Button wird ein neuer Termin in Outlook erzeugt. Dabei kann die Funktion "Neuer-Outlooktermin" in jedem Tablelayout eingebaut werden. Wird es von einem Ansprechpartner gestartet, dann wird dieser benutzt, ansonsten wird immer die aktuelle Adresse übernommen. Benutzt man die Terminauswahl erscheint folgendes Formular: ansonsten geht es mit dem nächsten Schritt weiter. Es startet das Terminformular von Outlook. Nach dem Ausfüllen und speichern werden die Informationen als Aktivität gespeichert. Über den Button in den Aktivitäten wird das Terminformular von Outlook angezeigt. Hier können und sollten Änderungen eingearbeitet werden, da Änderungen aus Outlook in organice synchronisiert werden, anders herum aber nur über das Outlookmenü. Sonstiges Historie Den Softwarestand erfahren Sie im oberen Bereich des Outlookmenüs Umstellung auf organice Installer Änderung Outlookmenü, Einbau Hilfe Abgleich Kontakte Bugfixing Abgleich Kontakte, Neu: Ordnerauswahl für Kontakte und Termine geplant:

9 - Termine für andere Tabellen - Terminvergabe für andere Personen Bekannte Probleme Es gibt leider Dinge, die wir nicht beeinflußen können. Hierzu gehört zum Beispiel: 1) Wir benutzen die Events von Outlook, um auf Änderungen im Termin zu reagieren und die Änderungen in die Aktivitätentabelle zu übertragen. Leider funktioniert das nicht, wenn nur die Länge eines Termins geändert wird. Diese Information liefert Microsoft nicht zurück. Ändert man die Terminlänge in Verbindung mit einem beliebigen anderen Wert innerhalb des Terminformulars in Outlook, werden alle Änderungen zurückgeschrieben. Outlook-Sync-Anbindung Sonstiges 9

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