Datentauschprogramm. Benutzerhandbuch. Simon Poloczek. abisys GmbH

Transkript

1 Datentauschprogramm Benutzerhandbuch Simon Poloczek abisys GmbH

2 Inhaltverzeichnis 1. EINFÜHRUNG Nutzung und Funktionen Systemvoraussetzungen Schnellübersicht Einzelübersicht STARTSEITE Login und Zugangsdaten Password vergessen EINGANG Übersicht Gruppen ID Datum Absender Datei Größe Info Download starten AUSGANG Übersicht Gruppen ID Datum Empfänger Datei Größe Mülltonne/löschen SENDEN Übersicht Empfänger

3 5.1.2 Browse Remove & Clear list Total File Size Beschreibung Datei senden Umlaute/Sonderzeichen/Leerzeichen PROFIL Übersicht private Daten Passwort ändern

4 1. EINFÜHRUNG 1.1 Nutzung und Funktionen Sehr geehrter Leser und Benutzer, im Folgenden wird Ihnen weitgehend alles über das Datenaustauschprogramm erklärt, was Sie wissen müssen, um die Funktionen nutzen zu können. Das Programm dient dazu, beliebige Dateien an einen von Ihnen bestimmten Anwender zu schicken oder selbst welche zu empfangen. Es funktioniert im Grunde wie ein System, nur noch simpler. 1.2 Systemvoraussetzungen Schnellübersicht Um den Dienst ordnungsgemäß nutzen zu können, muss Ihr Computer folgende Voraussetzungen einhalten: - Ihr Flash muss aktiviert und aktuell sein - Die Cookies müssen im Browser aktiviert sein - Internet Explorer 7 oder höher (empfohlen) Einzelübersicht Ihr Flash muss aktiviert und aktuell sein: Besuchen Sie hierzu die offizielle Adobe Systems, Inc. Seite Auf der rechten Seite befinden sich nun vier Felder, nun klicken Sie auf die Schaltfläche Get Adobe Flash Player. Nun werden Sie auf eine Seite weiter geleitet, bei der sie nur noch auf den Button Jetzt herunterladen drücken müssen. Hinweis: Für gewöhnlich werden die jeweiligen Downloadschritte nochmals auf der Herstellerwebsite erklärt. Die Cookies müssen im Browser aktiviert sein: Öffnen Sie Ihren Internet Explorer, klicken Sie oben in der Menüleiste auf Extras, danach auf Internetoptionen. Es öffnet sich ein neues Fenster, hier klicken Sie auf den Reiter Datenschutz. Nun sehen Sie die Sicherheitseinstellungen, diese sollten in der Regel auf Mittel sein. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie auf die Schaltfläche Standard, übernehmen Sie die Einstellungen und schließen Sie das Fenster. 3

5 Internet Explorer 7 oder höher: Der Internet Explorer (kurz IE) ist standardmäßig auf allen Windows Betriebssystemen installiert, sollte jedoch eine manuelle Aktualisierung erfolgen, befolgen Sie bitte einfach folgende Schritte. Besuchen Sie die offizielle Microsoft Website und klicken Sie oben in der Navigation auf Products, im Dropdown Menü wählen Sie Internet Explorer. Danach wählen Sie Ihre Version, laden diese herunter und installieren sie ganz normal. Tipp: Sollte die aktuelle Internet Explorer Version eine Beta Version sein, ist es empfehlenswert, sich die ältere, dafür ausgereifte Version herunterzuladen. Diese wird meist parallel zur neuesten Version zusätzlich angeboten. 2. STARTSEITE 2.1 Login und Zugangsdaten Starten Sie den Internet Explorer und geben Sie folgende URL ein, um das Programm zu benutzen - Auf der Startseite können Sie nun Ihre zugewiesenen Login Daten eingeben und sich anmelden. Mit einem Klick auf login werden Sie dann weitergeleitet. 2.2 Password vergessen Sollten Sie ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich Ihre Zugangsdaten per zuschicken lassen. Dafür müssen Sie in Mail-Adressenfeld Ihre eingeben und mit einem Klick auf OK bestätigen. Danach erhalten Sie eine Mail und können sich erneut einloggen. 4

6 3. EINGANG 3.1 Übersicht Hier erhalten Sie alle Informationen zu den Dateien, die Ihnen zugesendet worden sind. Die einzelnen Erklärungen zu jeder Spalte finden Sie in den nachfolgenden Punkten # (Gruppen ID) Das # (Gruppen ID) steht für eine Zahl, die beim Senden einer oder mehrerer Dateien automatisch erstellt wird. Alle Daten, die zusammen versendet werden, erhalten dieselbe ID, somit lässt sich einfach ablesen, welche Dateien zusammen gehören. Werden z.b. 3 Bilder zusammen versendet, erhalten Sie die ID 1, versenden Sie beim nächsten Mal wieder Daten, erhalten diese die ID Datum Das Datum zeigt den Tag an, an dem die Datei hochgeladen wurde Absender Der Absender gibt den Firmen-, sowie den Vor- und Nachnamen des Absenders bekannt Datei Datei verrät Ihnen, wie oft Sie diese Datei schon heruntergeladen haben. Zusätzlich können Sie hier den Dateinamen einblenden lassen, wenn Sie mit der Maus darüber fahren oder den Download der Datei starten (siehe Punkt Download starten) Größe Die Größe gibt die Größe der einzelnen Datei bekannt Info Wenn Sie mit der Maus über das Informationssymbol fahren, erscheint eine kurze Beschreibung zur Datei (siehe Beispielbild), die der Absender manuell hinzufügen kann. 5

7 3.2 Download starten Um den Download einer Datei zu starten, müssen Sie in der Spalte Datei mit der Maus auf Download starten klicken, danach sollte der Download automatisch starten. Die dahinter vermerkte Zahl ist hierbei nicht relevant. 4. AUSGANG 4.1 Übersicht Um den Ausgang zu öffnen, müssen Sie den Link in der Navigation öffnen. Der Ausgang ähnelt dem gewöhnlichen Postausgang und zeigt Ihnen alle Dateien, die Sie bisher selbst an andere verschickt haben. Die Übersicht gleicht dem Eingang größtenteils Gruppen ID Das # (Gruppen ID) zeigt Ihnen, wie oben schon beschrieben (siehe Punkt Gruppen ID), zusammen gehörende Dateien an. Alle Dateien mit der gleichen Gruppen ID wurden jeweils in einem Vorgang gemeinsam hochgeladen Datum Das Datum zeigt den Tag an, an dem die Datei hochgeladen wurde Empfänger Der Absender gibt den Namen der Firma des Absenders, sowie den Vor- und Nachnamen bekannt Datei Datei verrät Ihnen u.a., wie oft diese Datei schon heruntergeladen wurde. (siehe Punkt Datei) 6

8 4.1.5 Größe Die Größe gibt die Größe der einzelnen Datei bekannt Datei löschen Mit dem Löschsymbol können Sie eine von Ihnen versendete Datei entfernen, womit allerdings auch der Empfänger die Datei nicht mehr herunterladen kann. 5. SENDEN 5.1 Übersicht Im Bereich Senden können Sie Ihre Daten hochladen und versenden. Dies erfolgt durch einige einfache Schritte Empfänger Durch einen Klick auf das Dropdown Menü können Sie den Empfänger der Datei, die Sie verschicken möchten, bestimmen. 7

9 5.1.2 Browse Durch Browse können Sie beliebig viele Dateien hochladen und versenden, all diese erhalten dann auch dieselbe Gruppen ID. Achten Sie jedoch darauf, je größer die Datenmenge, desto Länger dauert der Vorgang (in Abhängigkeit der Internetleitung, die Ihnen zur Verfügung steht) Remove & Clear list Um einzelne Dateien aus der Liste zu löschen, müssen Sie diese anwählen und mit dem Button Remove entfernen. Wenn Sie gleich alle Dateien löschen möchten, genügt ein Klick auf Clear list Total File Size Die Summe der Größe aller Dateien wird Ihnen als Total Files Size ausgegeben. In Beispiel eine recht kleine Datenmenge. 8

10 5.1.5 Beschreibung Im Textfeld Beschreibung können Sie einen Text hinzufügen, die der Empfänger im Eingang zu sehen bekommt, wenn er das Informationssymbol berührt. Tipp: Gestalten Sie den Text möglichst prägnant, kurz und bündig und beschreiben Sie nur das nötigste Datei senden Wenn Sie die Daten, die Sie hochladen möchten, ausgewählt haben, können Sie den Sendevorgang mit Datei senden starten. Standardmäßig wird noch eine Information in Form einer an den Empfänger geschickt. Eine Leiste verrät Ihnen den aktuellen Status. Nach erfolgreichem Versenden werden Sie automatisch zum Ausgang weiter geleitet. 5.2 Umlaute/Sonderzeichen/Leerzeichen Um Fehler zu vermeiden, wird dazu geraten, Umlaute, Sonderzeichen und Leerzeichen in den Namen der Dateien die hochgeladen werden, nicht zu benutzen. Die häufigsten Sonderzeichen stehen in der rechts aufgeführten Tabelle, allerdings ist diese längst nicht vollständig. Tipp: Nutzen Sie im Idealfall nur Zeichen von a-z, A-Z und 0-9, ohne Leerzeichen, Bindestriche u.ä. 9

11 6. PROFIL 6.1 Übersicht In der Profil-Übersicht werden alle persönlichen Daten zusammengefasst, um Sie zu identifizieren. Hierzu gehören neben Vor- und Nachname auch adresse und Passwort private Daten Die privaten Daten können jederzeit geändert werden, indem Sie einfach das Feld löschen und neu ausfüllen. Mit einem Klick auf Speichern werden die Veränderungen übernommen Passwort ändern Um das Passwort zu ändern, müssen Sie lediglich den Punkt von Nicht ändern auf Ändern setzen und Ihr neues Passwort eingeben. Um Tippfehler usw. auszuschließen müssen Sie ihr Passwort erneut eingeben, danach genügt ein Klick auf Speichern. 10