SAP GAEB Schnittstelle

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1 Inhalt 1 Allgemeines Unterstütze GAEB Versionen GAEB DA XML GAEB GAEB Positionsarten und Positionskennungen Positionsarten, die auch in SAP verarbeitet werden Die standardmäßig in SAP unterstützten Positionsarten Hinweiszeilen und Zusatztexte in SAP Einschränkungen der Positionsarten und Kennungen Folgende Positionsarten vermeiden Folgende Positionskennzeichnungen sind gänzlich zu vermeiden Kombinationen von Positionsarten und Merkmalen Erlaubte Kennzeichnungen Nicht Erlaubte Kennzeichnungen bzw. Kombinationen Positionsübergreifende Kennzeichnungen vermeiden Alternativbereich Einschränkungen von Feldlängen Feldlängen Kurztexte Feldlängen Zahlen (Mengen- und Preisfelder) Einschränkungen von Formatierungen und Beschreibungselementen Grafiken in Langtexten Tabellen in Langtexten Bietertextergänzungen (Fabrikatsangaben) Bieterkommentare Einschränkungen in der Positionsnumerierung / Ordnungszahl Folgende Positionsarten vermeiden... Fehler! Textmarke nicht definiert. Hinweise zum Erstellen von Leistungverzeichnissen unter SAP.docx Seite

2 1 Allgemeines Die Abbildung von Leistungsverzeichnissen in SAP Belegen (BANF, Muster-LV, Anfrage, Bestellung) ist der Struktur der Leistungsverzeichnisse nach dem GAEB Standard sehr ähnlich. Es gibt jedoch ein paar Einschränkungen, die bei Erstellen von Leistungsverzeichnissen über AVA Software durch externe Ingenieurbüros oder die dem Einkauf zuarbeitenden Fachbereiche zu beachten sind, um einen optimalen Austausch von LV Daten zu gewährleisten. Dieses Dokument ist gedacht als allgemeine Regelungen für das Erstellen von LVs mit AVA oder Baukalkulationssoftware zum Austausch über die SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnittstelle BAU zur Weiterverarbeitung unter SAP. 2 Unterstütze GAEB Versionen 2.1 GAEB DA XML Als allgemein im Markt etablierte aktuelle GAEB Version wird von der GAEB DA XML V3.1 ausgegangen. Dies ist derzeit die bevorzugte GAEB Version für den Import von GAEB LVs in SAP. Das lang erwartete GAEB DA XML V3.2 muss sich im Markt erst noch bewähren und wird in künftigen Versionen der SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnittstelle BAU unterstützt werden. 2.2 GAEB 90 Neben der GAEB DA XML V 3.1 ist nach wie vor die alte GAEB 90 Schnittstelle weit verbreitet. Wegen Einschränkungen in der Formatierung, Feldlängen (Vertragliche Regelungen / Kopftexte) und Ordnungszahl ist sie der GAEB DA XML Schnittstelle unterlegen, wird jedoch als Importformat, wenn auch mit Abstrichen, toleriert. 2.3 GAEB 2000 GAEB 2000 gilt im Markt als verunglücktes Format und wird von der SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnittstelle BAU nicht unterstützt. Hinweise zum Erstellen von Leistungverzeichnissen unter SAP.docx Seite 2 von 7

3 3 Positionsarten und Positionskennungen 3.1 Positionsarten, die auch in SAP verarbeitet werden Beschränkt man sich auf eine bestimmte Auswahl von Positionsarten, wird man eine Vielzahl Probleme bei der Verarbeitung der GAEB Leistungsverzeichnisse in SAP vermeiden können Die standardmäßig in SAP unterstützten Positionsarten SAP kennt neben der Normalposition die - Hinweiszeilen (in GAEB XML Hinweistext) - Eventualzeile (in GAEB XML Bedarfsposition ohne Gesamtbetrag) - Freie Menge, - Pauschalzeile und außerdem - Grund- und Alternativzeile ( vergleichbar in GAEB XML der Grund- und Alternativposition) - Nachtragszeile und die im GAEB Datenaustausch nicht bekannte Bieterzeile Hinweiszeilen und Zusatztexte in SAP Hinweiszeilen und Zusatztexte (GAEB 90 Vertragliche Regelungen ) können ohne Einschränkung auch unter SAP verarbeitet werden. Hinweiszeilen können auf beliebigen Gliederungsstufen vorkommen und auch als Belegpositionstexte abgelegt werden. Zusatztexte vor und hinter dem LV werden als SAP Kopftexte abgelegt. Hinweise zum Erstellen von Leistungverzeichnissen unter SAP.docx Seite 3 von 7

4 3.2 Einschränkungen der Positionsarten und Kennungen Folgende Positionsarten vermeiden a) Ausführungsbeschreibung Statt der Beschreibungsform Ausführungsbeschreibung verwenden Sie bitte den Hinweistext. b) Bedarfsposition mit Gesamtbetrag (GB) Die weniger gebräuchliche Bedarfspositionen mit GB kann unter SAP nicht verarbeitet werden. Verwenden Sie stattdessen die Bedarfsposition ohne Gesamtbetrag. c) Leit- und Unterbeschreibung Statt der Beschreibungsform Leitbeschreibung (mengen- und preisführende Position) und Unterbeschreibung (den Langtext der Leitbeschreibung ergänzende Beschreibung) verwenden Sie bitte die Normalposition. d) Stundenlohnarbeiten Eine Positionsart Stundenlohnarbeiten kennt SAP nicht. Die auch im GAEB Datenaustausch selten verwendete Kennzeichnung soll vermieden werden. Hinweis: nicht gemeint ist eine Leistungsbeschreibung mit Positionsart Normalposition und der Abrechnungseinheit h für Stunden. e) Zuschlagsposition Statt der Beschreibungsform Zuschlagsposition (prozentualer Zuschlag auf aufzulistenden bzw. zu kennzeichnende Positionen) verwenden Sie bitte die Normalposition und beziehen sie sich verbal auf die zu bezuschlagenden Positionen Folgende Positionskennzeichnungen sind gänzlich zu vermeiden a) Kennzeichnung Entfallene Position b) Kennzeichnung Schwerpunktposition c) Kennzeichnung EP Aufgliederung. Unter SAP werden keine Einheitspreissplittings wie z.b. die Aufgliederung in Lieferung und Montage unterstützt. d) Kennzeichnung Verbindung zu einer Grundeinsatzposition e) Kennzeichnung Mengensplitt (Zuordnung der Teilmengen) Hinweise zum Erstellen von Leistungverzeichnissen unter SAP.docx Seite 4 von 7

5 3.3 Kombinationen von Positionsarten und Merkmalen Erlaubte Kennzeichnungen Normal-, Eventual-, Eventual- und Freie Menge-Positionen können zusätzlich gekennzeichnete werden als - Grund- und Alternativposition Nicht Erlaubte Kennzeichnungen bzw. Kombinationen Folgende Kombinationen sind zu vermeiden, da sie nicht in SAP verarbeitbar sind: - Freie Menge Position als Bedarfsposition - Freie Menge als Pauschalposition (auch in GAEB nicht erlaubt) 3.4 Positionsübergreifende Kennzeichnungen vermeiden Alternativbereich In SAP können die o.g. Kennzeichnungen nicht kombiniert werden, d.h. es gibt beispielweise keine Pauschalposition als Bedarfsposition und keine Alternativposition mit freier Menge. 4 Einschränkungen von Feldlängen 4.1 Feldlängen Kurztexte In SAP können Kurztexte nur 40 Zeichen lang sein. Versuchen Sie sinnvolle Kurztexte mit dieser Begrenzung zu schreiben. Die Schnittstelle wir in Positionen mit längeren Kurztexten, die abschneiden, jedoch den kompletten Kurztext zusätzlich in den Langtext schreiben. 4.2 Feldlängen Zahlen (Mengen- und Preisfelder) In SAP können dürfen Preisfelder einen Betrag von ,99 nicht überschreiten. Die gilt sowohl für die Einheitspreise (EP), als auch den Gesamtpreis einer einzelnen Leistungszeile (Position), der ggf. erst durch Multiplikation mit der Positionsmenge und dem EP gebildet wird und auch Beträge auf Gliederungsebenen und die LV Summe, die durch Aufsummierung der Gliederungssummen entstehen. Hinweise zum Erstellen von Leistungverzeichnissen unter SAP.docx Seite 5 von 7

6 5 Einschränkungen von Formatierungen und Beschreibungselementen 5.1 Grafiken in Langtexten Grafiken in Textelementen (Leistungslangtexte, Hinweiszeilen, Zusatztexte) sin zu vermeiden. Sie werden beim Import in SAP entfernt. Übergeben Sie Grafiken ggf. in Zusatzdokumenten zusätzlich zum LV. 5.2 Tabellen in Langtexten Tabellen in Langtexten sind ebenfalls zu vermeiden. Beim Import wird zwar versucht Tabellen in Text umzuwandeln. Das Ergebnis kann ggf., je nach Aufbau der Tabellen, zu Unlesbarkeit führen. 5.3 Bietertextergänzungen (Fabrikatsangaben) Bietertextergänzungen sind Textlücken im ansonsten nicht zur Änderung frei gegebenen Langtext, die genutzt werden, um z.b. Fabrikatsgangabe und andere Angaben vom Bieter abzufragen. Derzeit unterstützt die SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnittstelle BAU Bietertextergänzungen nicht. Die korrekte Umsetzung von Bietertextergänzungen ist für eine Ausbaustufe der SAP GAEB Schnittstelle geplant. 5.4 Bieterkommentare Bieterkommentare sind frei formulierte Textergänzungen, die vom Bieter an eine Leistungsbeschreibung einer Position angefügt werden können. Wie die Bietertextergänzungen, werden derzeit unterstützt die SAP GAEB Schnittstelle Bieterkommentare nicht unterstützt. Die korrekte Umsetzung von Bietertextergänzungen ist für eine Ausbaustufe der SAP GAEB Schnittstelle der PROMOS consult und Schnittstelle BAU geplant. Hinweise zum Erstellen von Leistungverzeichnissen unter SAP.docx Seite 6 von 7

7 6 Einschränkungen in der Positionsnummerierung / Ordnungszahl Gliederungsstruktur Positionen im 10er Schritt Leistungsverzeichnisse können im SAP vergleichbar mit GAEB bis zu 5 Gliederungsebenen enthalten. Es wird eine feste Ordnungszahl vorgegeben. Die Standardkonfiguration ist dabei ein 10er Schrittweite auf Positionsebene (Leistungszeilen). Das in der externen AVA erstellte LV sollte daher auf Positionsebene die 10er Schrittweite verwenden Nummerische Ordnungszahlen Auf Positionsebene sollten nur nummerische Ordnungszahlen verwendet werden. Der Positionsindex ist zu vermeiden. Andere Positionsnummern würden beim Import zwingend neu nummeriert werden Hinweistexte Hinweistexte können an beliebiger Stelle im LV vorkommen. Ein gravierender Unterschied zur GAEB-Schnittstelle besteht darin, dass Hinweiszeilen im SAP ebenfalls eine Ordnungszahl erhalten. Daher werden i.d.r. die Ordnungszahlen auf unterster Ebene neu vergeben, es sei denn, für jede Hinweiszeilen im LV wir eine Ordnungszahl übersprungen, was jedoch ein zusätzlicher manueller Aufwand darstellen würde. Damit der Bezug zum Ursprungs-LV nicht verloren geht, wird die OZ jeder Position in SAP im Feld externe Leistungsnummer gemerkt. Beispiel für das manuelle Überspringen der Ordnungszahl bei Hinweiszeilen: GAEB LV SAP LV --- Hinweis zum Titel Hinweis zum Titel erste Position erste Position zweite Position zweite Position --- Hinweis Hinweis erste Position erste Position zweite Position zweite Position Hinweise zum Erstellen von Leistungverzeichnissen unter SAP.docx Seite 7 von 7