W I N_R E B A REBA 4.2. Ausschreibung / Vergabe / Abrechnung. erste Schritte. ein Leitfaden zur richtigen Arbeit und. Einrichtung des Programm-Systems

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1 W I N_R E B A REBA 4.2 Ausschreibung / Vergabe / Abrechnung erste Schritte ein Leitfaden zur richtigen Arbeit und Einrichtung des Programm-Systems by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 1

2 Hinweise für den Einstieg in WIN_REBA Die Arbeitsfläche - Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Komponenten der W I N _ R E B A - Arbeitsfläche. Von oben nach unten 1. Die Titelleiste 2. Die Menüleiste Enthält die Namen der Menüs. Um ein Menü zu öffnen, klicken Sie den Menünamen an. 3. Die Funktionsleiste Siehe Allgemeine Hinweise Teil 2 des Bedienungs-Handbuches 4. Die Arbeitsfläche Hier werden die über die Menüleiste aufgerufenen Programm- Module abgearbeitet. 5. Die Statuszeile Hier werden die Beschreibungen von Funktionen, Befehlen, der Tastatur und andere Informationen angezeigt. by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 2

3 verwendet die üblichen Bedienungselemente, die Sie von WINDOWS kennen. verwendet ein relationales Datenbanksystem. - Sie befinden sich je nach Einstellung in einem Abfrage-, Erstell- oder Modifizier-Modus... - das heißt, dass Sie entweder Veränderungen, Neueingaben oder Auskünfte bearbeiten können. Dieser jeweilige Modus wird über das Pulldown-Menü durch Anklicken von OPTIONEN oder über die Symbole oder Schalter in der Funktionsleiste, oder über die sog. Hotkeys aktiviert... ( Kurztaste + Kurztaste über dem Schalter ) - und in der unteren Statuszeile am Monitor angezeigt die wichtigsten Schalter der Funktionsleiste - Ctrl+M Modify oder Bearbeiten - Modifizieren Sie können ändern oder überschreiben... - Ctrl+C Create oder Erstellen - Einfügen Sie können neue Eingaben erstellen... - Ctrl+Q Query oder Abfragen - Informieren Sie können gespeicherte Informationen abrufen... Generell können Sie durch Anklicken der Menüleiste mit dem Mauszeiger die Pulldown-Menüs aktivieren.!! by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 3

4 In allen Programm-Modulen werden immer die gleichen Routinen bzw. Funktionstasten-Belegungen verwendet. - TAB Wechsel von Eingabefeld zu Eingabefeld innerhalb RET oder Enter einer Eingabemaske... - Pfeiltasten Mit den Pfeiltasten hoch, tief, Bild hoch, Bild tief, Bild hoch / tief Ende / Pos1 Ende oder Pos1 kann in den Datensätzen geblättert werden... ( siehe auch Funktionsleiste Bedienungs-Handbuch) - F1 Einblendung der an dieser Position hinterlegten Hilfe zur Erläuterung... - F2 Abbruch einer Eingabe im Erstell-/oder Bearbeiten - Modus... macht alle vorgenommenen Änderungen rückgängig... - F3 Löschen einer Zeile im Erstell- oder Bearbeiten-Modus... - F4 Einfügen einer Zeile im Erstell- oder Bearbeiten-Modus... - F5 ZOOM-Taste: ZOOM wird in der Statuszeile angezeigt... durch Bestätigung der F5-Taste oder durch Doppelklick der linken Maustaste wird ein Auswahlfenster geöffnet... aus dem die gewünschte Information mit RETURN oder Doppelklick übernommen werden kann... - F6 Breiter-Taste: Breiter wird in der Statuszeile angezeigt... durch Bestätigung der F6-Taste oder durch Doppelklick der linken Maustaste wird ein Fenster geöffnet, in dem weitere Informationen hinterlegt sind... - ESC oder Verlassen des aktuellen Fensters, speichern der Eingabe im Erstellen- oder Modifizieren-Modus... Verlassen des Auswahlfensters ohne Datenübernahme... - Push-Button Einige Masken sind mit grauen Push-Button oder "Auswahlschaltern" versehen, hier muß der von Ihnen gewünschte "Schalter" bestätigt oder angeklickt werden... - ja / nein Entscheidungsfelder ebenfalls durch Anklicken aktivieren, bei Bestätigung erfolgt der Eintrag eines... - Einfg-Taste der Überschreibmodus wird aktiviert... in der Status-Zeile wird ein "EIN" eingeblendet... - Ctrl+D Duplizierfunktion, d. h. Übernahme der Feldinformationen aus dem letzten Datensatz in den neuen... - Strg+Einfg Den zuvor markierten Textbereich in den Tastaturspeicher aufnehmen = Funktion Kopieren.. - Shift+Einfg Den zuvor kopierten Textbereich aus dem Tastaturspeicher an beliebiger Stelle einfügen = Funktion Einfügen.. by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 4

5 Einrichten der firmen- oder abteilungsspezifischen Grunddaten Die nachfolgenden Routinen sind möglichst der Reihenfolge nach bei der Neueinrichtung von WIN_REBA zu durchlaufen: 1.00 System Systemparameter Druckvorgaben 1.01 Druckvorgaben Firmenkopf anlegen und sonstige Parameter 107 bis Firmenkopf auswählen Aktuellen Firmenkopf aktivieren Mehrwertsteuer Entsprechende Sätze kontrollieren Nummerkreise Aktuelle Nummern eintragen VK-Bezeichnungen Aktuelle Bezeichnung ab VK 2 ergänzen Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen ergänzen / verändern Einheiten Gewünschte zusätzl. Einheiten ergänzen Währung DM / EURO Eintragungen kontrollieren AVA weiter mit Stammdaten Artikel 2.01 Artikel Artikel anlegen, bearbeiten oder löschen / verändern Warengruppen Akt. Warengruppen definieren, verändern Zuschläge Akt. Zuschläge definieren, verändern bis VK-Stufen... Auf die weiteren Module hinweisen 89 bis Stammdaten Baugeräteliste (optional) 2.11 Baugeräteliste BGL erstellen mit Zugriff auf Artikeldatei 91-2 bis Drucken Baugeräteliste BGL Druckformen Stammdaten Kunden 2.21 Kunden Kunden anlegen, bearbeiten bis Drucken Kundenlisten Auf div. Möglichkeiten eingehen Stammdaten Lieferanten 2.31 Lieferanten Kunden anlegen, bearbeiten bis 96 Analog 2.2 Kunden 2.40 Stammdaten Projekte Projekte Erst nach Regiebearbeitung eingehen by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 5

6 Bearbeitung der Module mit den erfassten Grunddaten 3.00 Regie: Angebot Lieferschein Rechnung Gutschrift Bestellung - Journal 3.01 Angebot Beachten, dass sich Angebote in Lieferscheine, Lieferscheine in Rechnungen, Rechnungen in Gutschriften usw. wandeln lassen. Erklärung der Module ab Lieferschein, Hinweis das alle Masken/Arbeitsabläufe gleich sind Regie: Lieferschein Lieferschein Regiebericht in Form eines Lieferscheines eingeben (mit Mengenzusammenstellung) 3.11 Lieferschein drucken Fertig erstellten Beleg in der Druckvorschau anzeigen 3.12 Lieferschein Zweiten Regiebericht erstellen für gleichen Kunden 3.13 Lieferschein drucken erstellten 2. Beleg in der Druckvorschau zeigen 3.14 Lieferschein Journal Im Journal auf Status des Beleges achten 68 bis bis Regie: Rechnung 3.20 Rechnung Hinweis Rechnung Maske und Bearbeitung wie Lieferschein 3.21 Rechnung erstellen Kunde aus Datei einlesen, dann Hinweis auf LFS-Übernahme Schalter LFS-Übernahme bestätigen; die beiden zuvor erstellten Lieferscheine in die Rechnung übernehmen Rechnung drucken Erstellte Rechnung aus den Lieferscheinen drucken in Druckvorschau 3.24 SYSTEM Kostenermittlung Kunde Modul aufrufen und Kunden aktivieren sofort ist die erzielte Marge aus der zuvor erstellten Rechnung ersichtlich. Differenzen der VK0 bzw. VK1 zu dem VK des Kunden. 68 bis Regie: Gutschrift Bestellung 3.30 Gutschrift Bestellung Auf gleiche Bearbeitung wie LFS oder RE achten 3.40 Regie: Journale 3.40 Journale Auf diverse Journale achten, z. B. Rechnungs- Journal für monatl. Vorsteueranmeldung usw. by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 6

7 Bearbeitung der Module mit den erfassten Grunddaten 4.20 Projekte: Ausschreibung/LV Kalkulation - Rechnungsstellung Nachkalkulation 4.20 Stammdaten/Projekte Hinweis: Projekte können bestimmte Bauvorhaben sein, intern aber auch Stamm- LV s oder gewerksbezogene Leistungsbeschreibungen. Auf Datenimport 116 bis Projekte über GAEB-Schnittstellen achten, sirados, DATANORM... Erfassen / Bearbeiten der Projekte 98 bis Hinweis auf OZ-Maske 32 und Projekte Neues Projekt anlegen, z. B. Namensteil des Anwenders mit Zahl, HUBER Projekte: Ausschreibung/Leistungsverzeichnis anlegen/bearbeiten/erfassen 4.10 Anlegen/Bearbeiten LV Neue Ausschreibung mittels Leistungsverzeichnisses (LV) erstellen 4.11 Titel Titeleingabe von Hand 4.12 Gewerk Gewerkeingabe erste Buchstaben, dann F Pos.-Nr. Index Art Auf Positions-Nr. 0 für Vorbemerkung hinweisen, bei Art, F1 zum Hinweis auf A, N, B... und Aufaddierung 4.14 STLB-Nr. Hinweis auf die Standardleistungsbücher- und kataloge (sind separat vom Beuth-Verlag zu kaufen) 4.15 Texteingabe Zunächst Text von Hand, die 2. Pos. Text über Ctr+D duplizieren, 3. Pos. Erste Buchstaben dann F5 bzw. ZOOM für Textspeicher 4.16 Std./Einheit Hinweis auf Kalkulation, kann hier eingegeben werden, oder wird in Kalk.-Modul erzeugt 4.17 Masse Eingeben oder F5 zur Massenermittlung, erzeugt AR Nr. 0, kann für Abrechnung verw Einheit w. Mit F5 aus Stamm xx EP Grafik Aus gespeicherter Position übernehmen, selber eingeben, oder Hinweis auf Modul Direkteingabe Angebotspreis, wenn LV von 3. Person erstellt wird. Mit TAB zur nächsten Pos.... Hinweis auf Grafikeinbindung xx Artikelübernahme Hinweis auf Möglichkeit bei Regieleistungen im LV auf Artikelstamm zugreifen zu können 4.20 Projekte: Leistungsverzeichnis drucken 31 bis Drucken LV Bisher erstelltes LV drucken, alle Variationen darstellen in der Druckvorschau, als Kurz-LV, mit oder ohne EP usw... 5 bis 36 by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 7

8 Bearbeitung der Module mit den erfassten Grunddaten 4.30 Projekte: Angebot drucken Vorgang Programm-Modul Tätigkeit Handbuch Seite 4.30 Drucken Leistungsverzeichnis/Ausschreibung 4.31 Direkteingabe Schätz- /Angebotspreise Das neue LV oder die Ausschreibung kann in diversen Ausführungen gedruckt werden (ausführen in Druckvorschau). Als Angebot mit EP und Masse, ohne Masse und GP, oder als LV über Drucken Leistungsverzeichnis Modul in dem die EP der einzelnen Positionen direkt eingetragen / verändert werden können 4.32 Rechnen Schätz-/Angebotssumme Berechnen / Verändern Angebotssumme Angebot aus vorhandenem Projekt Modul in dem ein vorhandenes ähnliches Projekt in den Hintergrund gestellt wird, um daraus ein neues Projekt zu bilden 18 bis Hinweis: Wenn Bearbeitung des Angebotes über die Kalkulationsmodule gewünscht, dann zunächst Punkt 6.00 beachten 5.00 Projekte: Teilrechnungen erstellen 5.00 Drucken Massenliste Ausgabe einer Liste der Gesamtmassen des Projektes zum Eintrag der bisher verbauten Massen für die 1. Teilrechnung Stichwort Leistungsmeldung Projekte: Teilrechnung erstellen geschätzte Massen 5.10 Erfassen TR-Massen Die bisher verbauten Massen für die 1. Teilrechnung aus der Massenliste übertragen 5.11 Drucken Rechnung Die Massen der 1. TR werden zur Rechnungserstellung verwendet Bearbeiten Zahlungen Zahlungseingänge nach Eingang auf dem Konto eintragen bis Projekte: Kostenkontrolle Nachkalkulation 5.20 Erfassen Kosten Alle bis zum Stichtag der 1. Teilrechnung eingegangenen Rechnungen / Arbeitsbelege erfassen 5.21 Drucken Kostenliste Erzeugung einer Übersicht, in der die erfassten Rechnungen / Arbeitsbelege mit der bisher gedruckten Ausgangsrechnung TR 1 verglichen wird 63-1 bis by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 8

9 Bearbeitung der Module mit den erfassten Grunddaten 5.30 Projekte: 2. Teilrechnung erstellen geschätzte Massen 5.30 Drucken Massenliste Ausgabe einer Liste mit %-Anteil der Gesamtmassen des Projektes zu den bisher verbauten Massen für die 1. Teilrechnung 5.31 Erfassen TR-Massen Verbaute Massen für die 2. Teilrechnung aus der Massenliste übertragen 5.32 Drucken Rechnung Die Massen der 2. TR werden zur Rechnungserstellung verwendet. Eingegangene Zahlungen der 1. TR werden aktiviert Projekte: Kostenkontrolle Nachkalkulation 5.40 Erfassen Kosten Alle bis zum Stichtag der 2. Teilrechnung eingegangenen weiteren Rechnungen / Arbeitsbelege erfassen 5.41 Drucken Kostenliste Erzeugung einer Übersicht nach der 2. TR bis bis Projekte: Teil.- / Schlussrechnung erstellen Massenermittlung 5.50 Kopieren MER-Daten Wurde beim Angebot eine Massenermittlung AR 0 erzeugt, so kann diese bei Bedarf in eine ME zur Abrechnung gewandelt werden 5.51 Drucken Aufmassblatt Beliebige Anzahl von Aufmassblättern für bestimmte Positionen drucken zur Erfassung der Aufmaße auf der Baustelle 5.52 Massenermittlung nach REB Übertrag der Mengenansätze aus den Aufmaßblättern oder Nachbearbeitung der aus der AR 0 entstandenen Ansätze Beachtung der Formelsammlung 5.53 Aktualisierung Ergebnisse Vor dem Druck / Berechnung der Massenermittlung die eingegebenen Werte aktualisieren d.h. überprüfen auf Plausibilität Drucken Massenermittlung Druck und Berechnung der Massenansätze bestimmbarer Abrechnungen. Ausgabe der ME auf Papier und Drucken Summen, d.h. Übergabe der errechneten Mengen an die Rechnungsdatei bis bis bis Drucken Rechnung Wie vor 59 bis Projekte: Kostenkontrolle Nachkalkulation 5.60 Erfassen Kosten Wie vor 63-1 bis Drucken Kostenliste Wie vor 64 by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 9

10 Bearbeitung der Module mit den erfassten Grunddaten 6.00 Projekte: Kalkulation 6.00 Erfassungsliste Kalkulation Ausgabe einer Liste mit den LV-Positionen für die Vorbereitung zur Kalkulation 6.01 Löhne und Zuschläge Erfassung der Mittellöhne und Zuschläge zu dem zu bearbeitenden Projekt 6.02 Kalkulation der LV- Positionen 6.03 Rechnen Kalkulatiossummen Bearbeitung der Einzelpostionen nach den zuvor festgelegten Einzelzuschlägen. Beachten, dass alle Ansätze oder die gesamten Positionen bereits einmal angelegt wurden und so wie bei der Langtexteingabe im LV über F5 aktiviert werden können. Nach Erfassung der Einzelkosten der jeweiligen Positionen muss das gesamte Projekt durchgerechnet werden 6.04 Druck Kalk.-Stammblatt Anzeige der Einzelkosten der Teilleistungen, der Summen der Zuschläge usw. im Stammblatt. Ausgabe über Druckvorschau Löhne und Zuschläge Sollten die errechneten Werte nicht den Erwartungen entsprechen, Veränderung der Zuschläge + oder Rechnen Kalkulatiossummen Nach event. Veränderung der Zuschläge muß das gesamte Projekt neu gerechnet werden 6.05 Druck Kalk.-Stammblatt Anzeige der neu berechneten Einzelkosten der Teilleistungen, der Summen der Zuschläge, der Angebotssumme usw. - wenn Summen nun den Vorstellungen entsprechen Übergabe Kalkulation an Angebot/LV 6.01 Projekte: Kalkulation - Nachkalkulation 6.10 Arbeitszeitrichtwerte- Tabelle... werden die errechneten EP s in das LV / Angebot übertragen und der Druck des Angebotes kann erfolgen. Weiter mit Punkt 4.30 Hinweis auf die Möglichkeit der Anlage einer eigenen individuellen Tabelle mit Richtwerten, auf die in der Kalkulation zugegriffen werden kann Drucken Stundenliste Erzeugung einer Liste mit den Vorgabe-Stunden für die einzelnen Positionen des Projektes zur Kontrolle der aufgewendeten Zeiten Erfassen Stunden Eintrag der verbrauchten Stunden / Position zur Erzeugung eines Soll/Ist Stundenvergleich.. in dem die zum Stichtag erfassten Massen mit den erfassten Stunden und den LV-Mengen prozentual verglichen werden bis by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 10

11 Bearbeitung der Ergänzungs-Module 7.00 Projekte: Datenschnittstellen 7.00 Datenschnittstellen Datenimport und Datenexport Hinweis auf die verschiedenen Möglichkeiten des Austausches der Bauabrechnungsdaten, Artikeldateien usw. über die entsprechenden bekannten Schnittstellen 7.01 Export / Import Projekte Hinweis auf die Möglichkeit Projekte im internen REBA-Format zu archivieren bzw. auf Laptops usw. auszulagern 116 bis bis 105 Bearbeitung der Zusatz-Module (optional Module) 8.00 Projekte: Vergabe (optional) 8.00 Bieterpreise Module zum Erfassen und Bearbeiten von Bieterpreisen bei eigenen Ausschreibungen oder für Subunternehmerleistungen 8.01 Einlesen Bieterpreise Möglichkeit Angebote per Diskette einzulesen Drucken Preisspiegel Erstellung eines Preisspiegels mit gewünschten Bietern zur Ermittlung der günstigsten Anbieter 8.03 Erstellen Auftrags-LV Nach Errechnung des günstigsten Bieters werden die EP s der Einzelpositionen in das LV übertragen, damit Rechnungskontrollen usw. vorgenommen werden können. Vorgang wie 5.00 und weiter 39 bis Allgemein: Lagerverwaltung (optional) 9.00 Lagerbewegungen Module zum Erfassen der Zugänge an Artikeln für das Lager 9.01 Inventurliste Möglichkeit zur Erfassung der Lagerbestände. Auch zur Herstellung einer Bewertungs-Liste der erfassten Waren zu verwenden Stand Version 4.2 by acs EDV im Baugewerbe erste Schritte Seite 11