Ziele und Kennzahlen. im neuen Haushalt

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1 Ziele und Kennzahlen im neuen Haushalt Strategische Ziele: Von der Strategie zur Maßnahme - Ein Erfahrungsberichte X NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 1

2 1. zu meiner Person 2. die Stadt Offenburg 3. produktorientierter Haushalt in Offenburg (1995ff) wirkungsorientierte Steuerung 4. das NKHR in Offenburg ab 2009 Strategische Ziele im neuen Haushalt 5. Relaunch: Strategische Ziele für 2016/17 NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 2

3 1. zu meiner Person 50 Jahre verheiratet, 2 Kinder seit 1. Juli 2014 beigeordneter Bürgermeister der Stadt Offenburg für Finanzen, Kultur und Soziales davor 17 Jahre Leiter des Fachbereichs Finanzen der Stadt Offenburg davor 5 Jahre Geschäftsführer der Musikschule Offenburg/ Ortenau GmbH davor Verwaltungsausbildung und Studium der Betriebswirtschaft NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 3

4 2. die Stadt Offenburg Weier Bühl Windschläg Waltersweier Griesheim Bohlsbach Einwohner Kernstadt EW Rammersweier Zell- Weierb. Fessenbach Elgersweier Zunsweier 11 Ortsteile EW NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 4

5 2. die Stadt Offenburg über SV-pflichtige Arbeitsplätze über Einpendler seit schuldenfrei (Kämmereihaushalt) 2000 bis 2014 wurden 60 Mio. EUR Schulden abgebaut zur Entlastung künftiger Generationen ca. 860 EUR Gewerbesteuer / Einwohner (ca. 50 Mio. EUR p.a.) NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 5

6 Die 2. Stadt die Stadt Offenburg Offenburg EW NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 6

7 3. Produktorientierter Haushalt in OG KGST - NSM Prozess in den 90er Jahren in Offenburg für 2 Jahre freigestellter Projektleiter NSM umfassender Prozess unter Einbeziehung aller Führungsebenen und der Mitarbeitenden NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 7

8 3. Produktorientierter Haushalt in OG Kommune als Dienstleistungsunternehmen/ Bürgerorientierung Straffung/ Verschlankung der Verwaltung Zusammenführung Sach- und Ressourcenverantwortung in Fachbereichen neues Führungsverständnis / neue Führungsanforderungen neue Form der (Finanz-)Steuerung mit Budgetierung, Produkten, Zielen und Kennzahlen output-orientierte Steuerung NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 8

9 3. Produktorientierter Haushalt in OG Budgetierung ab 1995 in Offenburg Sachkosten gegenseitig deckungsfähig Kosten und Erlöse gegenseitig deckungsfähig ab 1999 Einbeziehung Personalkosten Gemeinderat Globalsteuerung mehr Spielraum an die Verwaltung Vertrauensvorschuss an Verwaltung NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 9

10 3. Produktorientierter Haushalt in OG Budgetierung braucht klare Vereinbarungen Was soll geleistet werden, in welchem Umfang? Was sind die zu erreichenden Ziele? Produkt(orientierter) Haushalt mit Zielen und Kennzahlen NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 10

11 3. Produktorientierter Haushalt in OG Produktorientierter Haushalt ab 1995 Abbildung des Verwaltungshandelns in 130 Produkten ergänzt um Produktziele (zwischen 1 und 5) und Kennzahlen (zwischen 1 und 10) Ziel: Gemeinderat über Produkte, Ziele und Kennzahlen globale Steuerungsmöglichkeiten an die Hand geben NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 11

12 3. Produktorientierter Haushalt in OG Vorteile: Verwaltungshandeln wurde transparent intensive Prozess innerhalb der Verwaltung (insbesondere Produktdefinition) haben eigenes Handeln auf den Prüfstand gestellt Reflektion wichtige Grundlagen für spätere Umstellung zum NKHR geschaffen. NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 12

13 3. Produktorientierter Haushalt in OG Probleme: Quantität der Produkte, Ziele und Kennzahlen Beteiligung Gemeinderat bei Zielebildung (anfänglich) schwierig Ziele oft zu wenig operationalisiert Evaluation der Zielerreichung insbesondere auch Erhebung der (vielen) Kennzahlen Verknüpfung Finanzen / Ziele für GR noch verwertbare Berichterstattung NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 13

14 3. Produktorientierter Haushalt in OG Fazit: Menge an Zielen und Kennzahlen müssen noch zu bewältigen sein für Verwaltung & Gemeinderat nicht jedes Produkt braucht eigene Ziele, etc. Produktgruppenebene Ziele müssen operationalisierbar sein erster Ansatz gute Erfahrung wichtig für nächsten Schritt zum NKHR! NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 14

15 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Umsetzung NKHR in Offenburg zum als 7. Stadt in BaWü bislang immer ausgeglichene Haushalte anfänglicher Mehraufwand hat sich weitestgehend wieder eingependelt tatsächlicher Zusatzaufwand bei Anlagenbuchhaltung aber auch Zusatzinfos NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 15

16 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Vorgaben durch Gemeindewirtschaftsrecht 6 Vorbericht Er soll eine durch Kennzahlen gestützte, wertende Analyse der finanziellen Lage und ihrer voraussichtlichen Entwicklung enthalten. Insbesondere soll dargestellt werden, welche wesentlichen Ziele und Strategien die Gemeinde verfolgt und welche Änderungen gegenüber dem Vorjahr eintreten, wichtige Steilvorlage für neuen Prozess mit Gemeinderat und Verwaltung um wirkungsorientierte Steuerung zu verbessern NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 16

17 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Neuer Ansatz/ Ziele Konzentration auf Strategische Ziele Leistungsziele und Kennzahlen für die politische Steuerung nur für wichtige Schlüsselprodukte weitere Leistungsziele und Kennzahlen nach Steuerungsbedarf der jeweiligen Führungsebene (i.d.r. nur punktuell interessant für Politik) NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 17

18 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Warum strategische Ziele? die Vorgabe strategischer Ziele ist eine der wichtigsten Aufgaben der politischen Führung Wenn ein Seemann nicht weiß, welches Ufer er ansteuern muss, dann ist kein Wind der richtige. Seneca, römischer Philosoph und Dichter NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 18

19 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Warum strategische Ziele? Strategische Ziele bilden den Rahmen für alle weiteren (operativen) Aktivitäten fördern Eigenverantwortung und Flexibilität ermöglichen die Kontrolle der Effektivität ermöglichen die Einbeziehung von angestrebten Wirkungen (Outcome) NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 19

20 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Was sind strategische Ziele? 1. Sie sollen fokussieren auf die politisch strategische Steuerungsebene inhaltlich auf die Schwerpunkte der mittelfristigen Entwicklung was ist uns besonders wichtig! primär auf die Wirkung ( Was wollen wir erreichen? ) und dies hauptsächlich für die Bürgerschaft der Politik ein los lassen ermöglichen NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 20

21 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Was sind strategische Ziele? 2. Strategische Ziele beschreiben Handlungsbedarf für GR/ Verwaltung, i.d.r. auch größere Veränderungen in einem mittelbis längerfristigen Zeitraum NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 21

22 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Wie kommt man zu Strategischen Zielen? Gemeinderat/ Politik (und Verwaltung) dafür gewinnen! mögliche Hemmnisse Strategische Ziele legen Politik fest und machen Handeln / Erfolg messbar Diskussionen auf eher höherem Abstraktionsniveau sind oft schwierig, der konkrete Nutzen zuerst nicht immer erkennbar GR i.d.r. kein professionelles Parlament NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 22

23 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Wie kommt man zu Strategischen Zielen? Gemeinderat/ Politik (und Verwaltung) dafür gewinnen. Nutzen darstellen Thema nicht zu hoch hängen oder haben wir bislang strategielos rum gewerkelt? Aufwand reduzieren - weniger ist mehr: Konzentration auf 15 bis 20 strategische Ziele NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 23

24 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Wie kommt man zu Strategischen Zielen? Gemeinderat/ Politik (und Verwaltung) dafür gewinnen. klaren und überschaubaren Prozess generieren bestehende Systeme (Ausschüsse, etc.) nutzen Strategische Ziele auf Maßnahmenebene herunter brechen (Abstraktionsniveau senken) NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 24

25 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Ansatz 2007/08 zum ersten NKHR Haushalt 2009 Vereinbarung mit GR Sammlung der bereits (unsystematisch) vorhandenen Ziele und Strategien insbesondere GR-Beschlüsse statt Neuentwicklung Verwaltung/ Fachbereiche Systematisierung/ einheitliche Darstellung mit Mindestinhalten Verwaltung/ Fachbereiche weniger ist mehr Konzentration auf max. 15 bis 20 strategische Ziele NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 25

26 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Operationalisierung durch Vorschlag konkreter Maßnahmen für den nächsten Doppelhaushalt zur Erreichung der Ziele dadurch besser greifbar Verwaltung/ Fachbereiche eher wenige Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung (möglichst vorhandene verwenden) (Vor-)Beratung der Ziele in jeweils zuständigen Ausschüssen unterjährig (zur Vorbereitung Haushaltsplan) und Bestätigung oder Modifikation Gemeinderat NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 26

27 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Klärung mit GR im Rahmen Haushaltsberatung, wer Entscheidungsverantwortung für Umsetzung der Maßnahmen trägt als Verwaltungsmaßnahme = V bzw. Maßnahme, deren weitere Umsetzung noch konkrete Ratsbeschlüsse erfordern = GR NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 27

28 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Aufnahme in Haushaltsentwurf und Beratung und Beschlussfassung im Rahmen der Haushaltsplanberatungen durch GR Zuordnung der Strategischen Ziele zu passendem produktorientiertem Teilhaushalt Was fehlt insbesondere: Systematische Verknüpfung mit Ressourceneinsatz Benennung von Zielkonflikten NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 28

29 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Ziel 9 (Teil-HH 15 Förderung von Kindern und Jugendlichen) Zielbeschreibung Kennzahlen Maßnahmen GR V Realisierung des Anspruchs auf öffentlich geförderte Kleinkinderbetreuung, - bildung und - erziehung ab dem 1. Lebensjahr K1: 150 Plätze für Kinder von 1 bis unter 2 Jahren in Einrichtungen oder bei qualifizierten Tagesmüttern M1: Stufenweise jährliche Anhebung der Plätze für Kinder von 1 bis 2 Jahren, Zieljahr 2010/11 K2: 300 Plätze für Kinder von 2 bis unter 3 Jahren K3: 50 Kinder unter 1 Jahr werden von qualifizierten Tagesmüttern betreut M2: Qualifizierung der Mitarbeiter/innen und Begleitung bei der Umsetzung des Orientierungs- und Bildungsplanes; Orientierungsplan wird in allen Kitas angewandt, Zieljahr 2010/11 M3: Erstellung und Umsetzen eines Konzeptes Tagespflege in Offenburg, Zieljahr 2010/11 K4: = 33% der Kinder bis 3 Jahre sind versorgt. K5: Teilnehmer an der Spracherziehung/- förderung bzw Teilnehmer-Tage M4: Das Offenburger Konzept der Spracherziehung und Sprachförderung verbunden mit systematischen Sprachstandserhebungen wird in allen Kitas umgesetzt M5: Das Sprachprogramm Rucksack wird in Kitas mit hohem Migrantenanteil durchgeführt M6: Ein der Nachfrage entsprechendes dezentrales und mit den Kitas und Grundschulen verknüpftes Angebot an Hortplätzen für Grundschulkinder NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 29

30 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Haushalt verabschiedet was nun? Wie hält man die Strategischen Ziele am Leben? 4 Maßnahmen in OG NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 30

31 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele jede GR-Vorlage muss einem oder mehreren strategischen Zielen zugeordnet werden (regelmäßige) Kommunikation der Ziele mit den Mitarbeitenden Identifikation mit den Zielen regelmäßige Berichterstattung über Zielerreichung Berichtswesen regelmäßiger Relaunch der Ziele (alle 2 Jahre aber in unterschiedlicher Intensität) NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 31

32 GR-Vorlagen mit strateg. Zielen 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 32

33 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Kommunikation der Ziele mit Mitarbeitenden = wichtige Führungsaufgabe möglichst schon bei Zielerarbeitung beteiligen Kenntnis der (besser noch Identifikation mit) Ziele(n) der Stadt stärken in 2012 konkrete Aufgabenstellung an Fachbereiche: Was wollen wir als Abteilung X dazu beitragen, das jeweilige Ziel zu erreichen? Konzentration auf maximal 5 Ziele Austausch hierüber in Fachbereichskonferenz NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 33

34 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Regelmäßige Berichterstattung jährliche Geschäftsberichte Beratung in fachlich zugeordneten Ausschüssen Inhalt: produktorientierte Berichte über Strategische Zielerreichung mit Kennzahlen Bericht über Maßnahmen aber auch Tätigkeitsbericht Zusammenfassung und Beschlussfassung im Rahmen des Jahresabschlusses NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 34

35 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Regelmäßige Berichterstattung NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 35

36 4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele Regelmäßiger Relaunch der Ziele DHH 2010/11, 2012/13 und 2014/15 eher kleinere Überarbeitungen, Ergänzungen i.d.r. Aktualisierung Maßnahmenebene zum DHH 2016/17 grundsätzliche Überarbeitung NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 36

37 5. Relaunch Strat. Ziele für DHH 2015/16 Führungskräfteklausur im Herbst 2014 hat Schwächen identifiziert: stärkere Konzentrationen der Ziele auf gewünschte Wirkungen gerade gegenüber Bürgerinnen und Bürger bessere Verzahnung der Ziele über Fachbereichs bzw. organisatorische Grenzen hinweg - ganzheitlichere Sicht bei der Zieldefinition noch bessere Verknüpfung mit konkreten Maßnahmen und insbesondere Ressourcen NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 37

38 5. Relaunch Strat. Ziele für DHH 2015/16 KGSt-Zielbildungsprozess Ergebnisse & Wirkungen Was wollen wir erreichen? Programme & Produkte Was müssen wir tun? Ressourcen Was müssen wir einsetzen? Prozesse & Strukturen Wie müssen wir es tun? NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 38

39 5. Relaunch Strat. Ziele für DHH 2015/16 Konzept (so mit GR abgestimmt) Phase 0 Evaluation durch Fachbereiche im Rahmen der vorhandenen Kommunikationsstrukturen Abteilungsbesprechungen Fachbereichsbesprechungen Dezernentenkonferenz NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 39

40 Phase 0: Evaluation Systematische Betrachtung (Soll/ Ist- Vergleich) der Zielerreichung und Maßnahmenumsetzung funktioniert das Ziel noch haben sich Rahmenbedingungen verändert - besteht auf Anpassungsbedarf Kommunikation der Ergebnisse: im Rahmen der regelmäßigen Dezernentenkonferenz (OB, BM, FB Leiter) Identifikation: organisationsübergreifender Ziele Auftrag für gemeinsame Zielformulierung NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 40

41 5. Relaunch Strat. Ziele für DHH 2015/16 Konzept (so mit GR abgestimmt) Phase 1 Verwaltung Überarbeitung Ziele / neue Ziele / Wegfall Ziele Vorbereitung durch FB / mehrere FB übergreifende Abstimmung im Rahmen der 2- tägigen Führungskräfteklausur Phase 2 Gemeinderat Übermittlung Vorschläge der Verwaltung 2-tägige Gemeinderatsklausur im Herbst Einbringung mit Doppelhaushalt 2016/17 im Dez. 15 Diskussion im Rahmen Haushaltsberatungen NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 41

42 5. Relaunch Strat. Ziele für DHH 2015/16 Zusammenfassung: Strategische Ziele sind ein wichtiges Instrument zur politischen Steuerung und Leitplanken für das tägliche Verwaltungshandeln Schon die Diskussion und ständige Befassung damit kann helfen, die Politik auf das Wesentliche zu fokussieren. Die Verknüpfung mit der Maßnahmenebene macht wichtige Vorgaben für die Verwaltung und den Weg zur Zielerreichung greifbarer Offenburg geht dabei einen eher pragmatischen Weg, der sicher nicht perfekt ist und auch keinen Anspruch auf Richtigkeit für alle Städte / Gemeinden oder politischen Konstellationen erhebt. NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 42

43 Ohne Ziel ist jeder Weg falsch. Konfuzius, chinesischer Philosoph NKHR Tagung HS Kehl Hans-Peter Kopp 43