Verwaltungspreis: Innovation und Ideenreichtum der öffentlichen Verwaltung ausgezeichnet

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1 Verwaltungspreis: Innovation und Ideenreichtum der öffentlichen Verwaltung ausgezeichnet Das Bundeskanzleramt hat gemeinsam mit der Raiffeisen-Landesbank Oberösterreich und der Industriellenvereinigung Oberösterreich am 13. Dezember 2005 erstmals einen Preis für hervorragende und innovative Leistungen in der öffentlichen Verwaltung vergeben. Aus 108 Bewerbungen wurden 8 Siegerprojekte in den Kategorien Bürgerorientierung, Förderung des Wirtschaftsstandortes und interne Effizienz ausgezeichnet. Österreich hat eine erstklassige Verwaltung. Im Hinblick auf ihre Effizienz weist sie ein ausgezeichnetes Preis-Leistungsverhältnis auf. Sie ist eine saubere, korruptionsfreie und gut arbeitende Verwaltung, um die uns viele beneiden, sagte Bundeskanzler Schüssel anlässlich der Preisverleihung. Bürger und Steuerzahler erwarten, dass öffentliche Leistungen gut, schnell und effizient erbracht werden. Wichtig sind daher: Bestes Service für den Bürger, Unterstützung für die Wirtschaft und den Standort Österreich sowie eine optimale Organisationsstruktur in der Verwaltung. All das leistet unsere Verwaltung, deren Effizienz wir in den letzten Jahren noch gesteigert haben, so Schüssel. Wir haben in den letzten Jahren viel bewegt. 150 Projekte sind bisher in die Verwaltungsreform eingeflossen, viele Einsparungen konnten durchgeführt werden. Umgelegt auf die Jahre 2000 bis 2006 bedeutet das eine Einsparung von 7,4 Milliarden Euro, die dem Steuerzahler zu Gute kommen. Insgesamt wurden rund 50 Ausgliederungen durchgeführt. Der Personalstand des Bundes wurde in den Jahren 1999 bis 2005 um Stellen gesenkt Dienstposten wurden ausgegliedert und allein im Bund konnten Stellen eingespart werden. Diese Einsparungen gehen aber nicht zu Lasten der Qualität: So haben wir seit heuer mehr Polizisten auf der Straße, um die Sicherheit der Bürgerinnen und Bürger zu erhöhen, sagte der Bundeskanzler. Das Maßnahmenspektrum der Verwaltungsreform reicht vom mehrfach ausgezeichneten e- government das den weltweit 5. Platz belegt mit zahlreichen Projekten wie help.gv und dem Konzept der Bürgerkarte, über den elektronischen Einkauf durch die Bundesbeschaffungsgesellschaft oder die Schaffung einer einheitlichen Buchhaltungsagentur bis hin zur Finanz- und Polizeireform oder Verbesserungen im Gesundheitsbereich. Anstelle des Krankenscheins verwenden wir in Österreich heute die elektronische med-card. 8,2 Millionen Österreicherinnen und Österreicher haben ihre persönliche Karte bereits erhalten. Mittlerweile haben wir schon 11 internationale Anfragen bekommen: Andere Staaten wollen das erfolgreiche österreichische System zum Vorbild nehmen und es auch bei sich einführen, so Schüssel. 108 Einreichungen: Statt Bürokratie dominiert moderne Dienstleistung Der Verwaltungspreis ist als Ansporn für die Mitarbeiter des Bundes gedacht und soll zeigen, was man alles bewegen kann. Die eingereichten Vorschläge sind beeindruckend und zeigen, wie man die Effizienz in der Verwaltung steigern und die Zusammenarbeit zwischen den Instanzen verbessern kann, sagte der Bundeskanzler. Mit dem Verwaltungspreis 2005 werden innovative Leistungen ausgezeichnet, die für Bürger und Unternehmen gleichermaßen nützlich sind. Die große Anzahl von 108 Einreichungen hat den Ideenreichtum der öffentlichen Verwaltung unter Beweis gestellt. Das Amt ist Servicezentrum, der Antragsteller ist Kunde. Statt Bürokratie dominiert in der öffentlichen Verwaltung die moderne Dienstleistung. Die von der Jury ausgezeichneten Vorschläge wurden mit Euro prämiert, für den Sonderpreis wurden Euro vergeben. Die große Anzahl der eingereichten Projekte zeigt, dass die Verwaltung etwas vorzuweisen hat. Die Verwaltungsreform ist nicht abgeschlossen, noch immer gibt es Entwicklungspotential. Die kommenden Projektträger im Rahmen der Verwaltungsreform können sich freuen: Der Preis wird auch im Jahr 2006 vergeben.

2 Preisträger Verwaltungspreis 2005 Die Preisträger Studienbeihilfenbehörde (BM für Unterricht und Kultur) Hofrat Wilfried FELDKIRCHNER (Leiter) Ursula FEHLINGER (stellv. Leiterin) - Preisbewerberin Ziel dieses Projekts war die Umsetzung einer höchst kundenfreundlichen und raschen Bearbeitung von Stipendienanträgen. Studierende können mittels digitaler Signatur einen Antrag stellen und müssen keine Dokumente vorlegen, da alle weiteren relevanten Daten wie Versicherungs-, Melde- oder Einkommensdaten über Schnittstellen automationsgestützt vom Hauptverband der Sozialversicherungsträger, dem Zentralen Melderegister, dem Bundesrechenzentrum und anderen Institutionen geliefert werden. Mit dem Systemantrag wird der Weiterbezug jährlich automatisch auf Basis der über die Schnittstellen zugänglichen Daten geprüft und gegebenenfalls automatisch ein Antrag und der zugehörige Bescheid für den weiteren Erhalt der Studienbeihilfe erzeugt. Im Regelfall muss sich der Studierende damit nur einmal zu Beginn seines Studiums persönlich an die Studienbeihilfenbehörde wenden. Der Aufwand und die Durchlaufzeit von Anträgen konnten von 47 Tagen (1999) auf 20 Tage (2003) reduziert und die Tätigkeit der Studienbeihilfenbehörde auf die Beratung verlagert werden. Im Wintersemester 04/05 wurden Systemanträge generiert, die Anzahl der erledigten Anträge hat sich zum Vergleichszeitraum des Vorjahres verdoppelt. Gemeinde Munderfing (OÖ) Bürgermeister Franz RAUDASCHL Amtsleiter Erwin MOSER (Preisbewerber) Ziel der Gemeinde Munderfing ist es, als Vorreiter in Österreich die Schwerpunkte der Europäischen Beschäftigungsstrategie (EBS) auf lokaler Ebene umzusetzen. Mit dem Projekt Lokaler Aktionsplan für Beschäftigung und Bildung ermöglicht die Gemeinde Munderfing den Aufbau eines Netzwerkes zur Aktivierung vorhandener Potenziale in Munderfing, aber auch in der Region. Der Schwerpunkt lag dabei vor allem auf der Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit, der Entwicklung des Unternehmergeistes und der Schaffung neuer Arbeitsplätze, der Förderung der Anpassungsfähigkeit der Unternehmen und ihrer Beschäftigten sowie der Förderung der Chancengleichheit von Frauen und Männern.

3 Durch die Bildung eines Netzwerkes wurden Schulen, Unternehmen, Bürgerinnen und Bürger, AMS, Arbeiterkammer, Wirtschaftskammer und andere Institutionen in die Erarbeitung und Umsetzung des Projektes miteinbezogen. So wurde etwa ein Netzwerk Einstieg als erste Anlaufstelle für Arbeitssuchende geschaffen. Bisher konnten 58 Prozent der Teilnehmer weitervermittelt werden. Viele andere innovative Ideen wie das Wirtschaftsservice der Gemeinde für Unternehmer oder das Haus der Generationen, in welchem Fragen weicher Standortfaktoren wie etwa Kinderbetreuung zusammengefasst werden, wurden in der Gemeinde verwirklicht, dessen Erfolge durch ein eigens entwickeltes Kennzahlensystem gemessen wird. Gemeindekooperation Bauverwaltung Großes Walsertal (Vorarlberg) Raggal Thüringerberg St. Gerold Blons Sonntag Fontanella Bürgermeister Hermann MANAHL (Raggal), Bürgermeister Ing. Wilhelm MÜLLER (Thüringerberg), Bürgermeister Bruno SUMMER (St. Gerold), Bürgermeister Stefan BACHMANN (Blons), Bürgermeister Franz-Ferdinand TÜRTSCHER (Sonntag), Bürgermeister Sebastian BICKEL (Fontanella) Amtsleiter Werner ASAM (Raggal) (Preisbewerber) Ziel dieser Verwaltungsgemeinschaft mit den sechs Gemeinden des Großen Walsertales (Raggal, Thüringerberg, St. Gerold, Blons, Sonntag und Fontanella) ist die konzentrierte Erledigung von baurechtlichen Angelegenheiten, ohne dass dadurch jedoch die Kompetenz der einzelnen Bürgermeister beschnitten wird. Für kleine Gemeinden, oftmals mit nur einem Gemeindebediensteten, stellt das Baurecht eine komplexe Materie dar. Durch die Bündelung von Wissen und Arbeit in einer der sechs Gemeinden werden die anderen entlastet. Die Aufgaben der zentralen Bauverwaltung reichen von der Entgegennahme der Eingaben über die Anberaumung und Durchführung der allenfalls notwendigen Bauverhandlung bis hin zur Erstellung des Bescheides für den Bürgermeister. Dank dieser Verwaltungsvereinfachung kann innerhalb von sechs Wochen nach Einbringung die Freigabe für kleinere Bauvorhaben gegeben werden. Durch die ständige Befassung mit dem Thema

4 Bauverwaltung ist es einerseits zu einer Steigerung der Qualität der Bescheide, andererseits zu einer Steigerung der Effektivität um 10 bis15 Prozent in der zeitlichen Abwicklung der Bauverfahren gekommen. Der Schulungsaufwand der Gemeindebediensteten in diesem Fachgebiet konnte dank der zentralen Bauverwaltung reduziert werden. Kooperation der Bezirkshauptmannschaften Eisenstadt Umgebung (Burgenland) Rohrbach (Oberösterreich) Zell am See (Salzburg) Bezirkshauptfrau Dr. Franziska AUER (Eisenstadt Umgebung), Bezirkshauptfrau Dr. Wilbirg MITTERLEHNER (Rohrbach), Bezirkshauptfrau Dr. Rosemarie DREXLER (Zell am See) Dieses in Österreich einzigartige Kooperationsprojekt zwischen drei Bezirkshauptmannschaften aus unterschiedlichen Bundesländern dient vor allem dem Austausch von Ideen und Erfahrungen sowie dem Vergleich der produktivsten Vorgänge der Organisations- und Personalentwicklung. In verschiedenen Arbeitsgruppen wurden Produkte wie zum Beispiel Betriebsanlagengenehmigung, Beschwerdemanagement, Führerscheinausstellung, etc. analysiert, wobei das Benchmarking anhand einer fünf-dimensionalen Balanced Scorecard erfolgte. So lag etwa die Berufungsquote im Betriebsanlagengenehmigungsverfahren in den beteiligten Bezirkshauptmannschaften zwischen 0,52 Prozent und zwei Prozent. Durch einen derartigen Vergleich und die Übernahme eines guten Verwaltungsprozesses von einer anderen Bezirkshauptmannschaft wird ein voneinander und miteinander lernen möglich. Eine Bewertung der drei Bezirkshauptmannschaften nach dem CAF (Common Assessment Framework), einem Qualitätsmanagement-Instrument für die öffentliche Verwaltung, das sich an dem EFQM-Modell orientiert, zeigt die außerordentlich positiven Entwicklungen. Zwei Bezirkshauptmannschaften befinden sich hiernach deutlich über dem EU-Durchschnitt, die dritte befindet sich zurzeit in einem umfangreichen Modernisierungsprozess.

5 Bezirkshauptmannschaft Wels-Land (Oberösterreich) Bezirkshauptmann Dr. Josef GRUBER Im Vordergrund dieses nach dem Total-Quality-Management-Ansatz durchgeführten Projekts stand die umfassende, permanente Verbesserung des Unternehmens im Bereich Führen mit Zielen, KundInnenorientierung, MitarbeiterInneneinbeziehung, Schulung und Ausbildung. Der Maßnahmenkatalog zeigt, wie engagiert ein Managementmodell, das eigentlich für betriebswirtschaftliche Unternehmen erstellt wurde (das soge-nannte European Foundation for Quality Management-Modell), auf die öffentliche Verwaltung umgesetzt wurde. Maßnahmen betrafen zum Beispiel die Erarbeitung eines Führungsleitbildes, die Festlegung von Wirkungszielen, Zielvereinbarungsgespräche mit den MitarbeiterInnen, ein Personalentwicklungs- und Wissensmanagementkonzept, Einrichtung von Kundenforen, einer Bürgerservicestelle sowie eines Beschwerdemanagements und vieles mehr. Der Erfolg des Projekts ist auf allen Ebenen sichtbar: Die Personalfluktuation ist in den vergangenen fünf Jahren um 50 Prozent gesunken, die Krankenstände sind von 11,9 auf 9,99 Tage pro Mitarbeiter zurückgegangen. Ebenso konnten Wirkungsziele erreicht, die durchschnittliche Verfahrensdauer (beispielsweise in forstrechtlichen Verfahren in einem Jahr um acht Tage) gesenkt und ein Rückgang der Berufungen an den UVS bewirkt werden. Errichtung der Buchhaltungsagentur (Projektteam) Ministerialrat Christian IHLE (BM für Finanzen, Abt. V/3) Mit der Gründung einer Buchhaltungsagentur wurde ein deutlicher Effizienz- und Einsparungseffekt erzeugt. Ziel war die flächendeckende Bereitstellung von Buchhaltungsleistungen unter minimaler Ressourcenbelastung und gleich bleibendem Service-Level. Durch den Abbau von Administrationsebenen von ursprünglich 70 und in weiterer Folge mehr als 30 Buchhaltungen auf eine Buchhaltungsagentur, die Bündelung von administrativen Ressourcen, die effizientere Steuerung der Personalausstattung und die bundesweite Nutzung von SAP R/3

6 konnte eine optimale Buchhaltungsstruktur geschaffen werden, die es ermöglicht, bedeutende Synergie-Effekte und damit beträchtliche Einsparungen zu realisieren. Das Projektteam benötigte eine hohe Überzeugungskraft, um die für das Personal verantwortlichen Leiter davon zu überzeugen, der Buchhaltungsagentur jene Personalressourcen zu übertragen, um Qualität und Quantität in gewohnter Buchhaltungs-Bestform bereitstellen zu können. Beim Vergleich der Gesamtausgaben für den laufenden Betrieb ergibt sich ein messbares Einsparungspotenzial ab dem Jahr 2005 in der Höhe von jährlich 29,7 Millionen Euro. Dazu ist langfristig über den Beobachtungszeitraum hinaus mit einer weiteren kontinuierlichen Reduktion der Personalausgaben zu rechnen. Gemeindekooperation Roßbach Aspach Höhnhart Polling St. Veit (Oberösterreich) Bürgermeister Josef HARTWAGNER (Roßbach) (Preisbewerber), Bürgermeister Dr. Karl MANDL (Aspach), Bürgermeister Erich PRIEWASSER (Höhnhart), Bürgermeister Karl REITER-STRANZINGER (Polling), Bürgermeister Franz KNEIßL (St. Veit) Ziel dieses Projektes war, durch Verwaltungskooperation Leistungen gegenüber BürgerInnen, MandatarInnen und Behörden zu verbessern und Verwaltungseinsparungen zu realisieren. In verschiedenen Arbeitskreisen wurde an der Ist- Analyse gearbeitet, es wurden gemeinsam Konzepte erstellt und auf ihre Machbarkeit überprüft. Dies führte zur Einführung einer Kostenrechnung, der Bündelung von Spezialwissen in Kompetenzzentren für verschiedene Bereiche wie zum Beispiel Standesamts- oder Baurecht, zur Gründung einer gemeinsamen Werbeschiene S Innviertel sowie zur Zusammenarbeit im EDV- und Finanzbereich. Dadurch kommt es zu einem verbesserten Bürgerservice aufgrund professioneller Leistungen und zu einer Entlastung der Bediensteten. Beispiel: Ein/e Mitarbeiter/in wickelt für alle Gemeinden die Standesamtsfälle ab (Geburten, Hochzeiten, Sterbefälle). Diese/r Mitarbeiter/in ist aufgrund der Spezialisierung und der häufigeren Anwendung des Sachwissens wesentlich rascher in der Lage, die Prozesse abzuwickeln. Dadurch reduziert sich auch der Schulungsaufwand. Es wird davon ausgegangen, dass die Maßnahmen in einem Zeitraum von zehn Jahren zu Einsparungen in der Höhe von mindestens 1,5 Millionen Euro führen.

7 Sonderpreis: Projekt Handel und Polizei (HAPO) Bundespolizeidirektion Wien Major Martin SCHLOSSER Hinter dem Projektnamen HAPO (Handel und Polizei) verbirgt sich die Verständigung von Wirtschaftstreibenden einer Geschäftsstraße per SMS über beobachtete Laden- oder Taschendiebstähle. Zusätzlich werden Informationen aus den Erkenntnissen des Kriminalpolizeilichen Beratungsdienstes (wie zum Beispiel Tipps über das Verhalten bei Raub) und Informationen über polizeiliche Erfolge im oder in Umgebung des Einsatzgebietes übermittelt. Durch die Nutzung moderner Techniken wird das subjektive Sicherheitsempfinden der Projektpartner positiv beeinflusst und die Fahndung nach Rechtsbrechern erleichtert. Überdies beginnen potenzielle Täter die betroffenen Einkaufstraßen zu meiden. Gemeinsam mit dem Projektpartner, den Wiener Einkaufstraßen, werden Effizienz und Effektivität polizeilicher Tätigkeit gesteigert, die Wirtschaft in den Einsatzgebieten unterstützt und die Serviceorientierung des öffentlichen Dienstleisters betont. Jury Dr. Eduard Pesendorfer, Landesamtsdirektor von Oberösterreich (Juryvorsitzender) Bürgermeister Helmut Mödlhammer, Präsident des Österreichischen Gemeindebundes DI Klaus Pöttinger, Präsident der Industriellenvereinigung OÖ Prof. Dr. Bernhard Raschauer, Universität Wien Mag. Klaus Hartmann, Bundeskanzleramt Univ. Prof. Dr. Erich Wolny, Magistratsdirektor der Stadt Linz Dr. Georg Starzer, Vorstandsdirektor der Raiffeisenlandesbank OÖ