Forderungsmanagement aus Sicht der Kommunalkasse

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1 Fachverband der Kommunalkassenverwalter e. V. Landesverband Brandenburg Landesarbeitstagung am 08. September 2010 in Potsdam Forderungsmanagement aus Sicht der Kommunalkasse Grundlagen und Handlungsempfehlungen Dietmar Liese Bundesvorsitzender des Fachverbandes der Kommunalkassenverwalter e. V.

2 Studie zum kommunalen Forderungsmanagement Wesentliche Studienergebnisse Optimierungsstrategien Handlungsempfehlungen Strukturen Geschäftsprozesse Privatisierung

3 Fazit & Handlungsempfehlung Forderungsmanagement ist ein erfolgskritischer Finanzprozess, dessen Bedeutung sich durch das doppische Rechnungswesen deutlich erhöhen wird Die Leistungsfähigkeit des kommunalen Forderungsmanagements in Deutschland kann durch die Untersuchung bestätigt werden Bestehende Optimierungspotenziale sind systemimmanent zu erschließen Erfolgsversprechende Strategieoptionen sind: Interkommunale Zusammenarbeit Optimierung der Geschäftsprozesse Eine Privatisierung kommt als Optimierungsstrategie nicht in Betracht

4 Leistungsfähigkeit des kommunalen Forderungsmanagements In 2007 wurden 94,8 Milliarden bereinigte kommunale Soll-Einnahmen wie folgt realisiert: 90,5 Milliarden EUR (95,5%) ohne Verzug 4,3 Milliarden EUR (4,5%) angemahnt 1,9 Milliarden EUR (2,1%) vollstreckt und 0,9 Milliarden EUR (1,1%) niedergeschlagen Von den Vollstreckungsaufträgen in Höhe von 1,9 Milliarden EUR wurden 1,1 Mrd. EUR (58 %) eingezogen 0,5 Mrd. EUR (25 %) anders als durch Zahlung erledigt und 0,3 Mrd. EUR (17%) nicht erledigt

5 Forderungsmanagement in der Kommunalverwaltung? Forderungsmanagement zielt darauf ab, Forderungsausfälle so gering wie möglich zu halten und die notwendige Liquidität der Kommune jederzeit zu wahren. Mindern das Eigenkapital Forderungsausfälle belasten das Jahresergebnis Zahlungsverzug und Zahlungsausfall verringern die Erträge aus Geldanlagen bzw. erhöhen den Aufwand für Kassenkredite

6 Forderungsmanagement ist mehr als Vollstreckung Strukturierung und Klassifizierung der Forderungen der Kommune Sicherung der Forderungsrealisierung auf Grund der Leistungsbescheide (Rechnungen) Hilfsmittel des Forderungseinzuges Bewirtschaftung von Forderungen Forderungsvollstreckung Darstellung von Forderungen im neuen Rechnungswesen einschl. Bewertung Forderungscontrolling / Berichtswesen

7 Forderungsanalyse Forderungen nach Forderungsart (Rechtsgrundlagen, Rechtscharakter, Durchsetzbarkeit u. a.) Höhe der Forderungen Anzahl der Forderungen Unterschiedliche Ausfallrisiken Forderungen nach Alter (Laufzeit) Schuldnergruppen bezogen Forderungsbezogen Forderungen nach Fakturierungsvorgang Manuelle Buchung (Debitorische Buchung ein Geschäftsvorfalles) Buchung aus Vorverfahren (Schnittstellen) Differenzierte Möglichkeiten und Instrumente Fremdvollstreckung (Titelbeschaffung) Eigenvollstreckung (eig. Titelbeschaffung)

8 Binnenoptimierung Geschäftsprozesse Inkasso Gesamtstädt. FOM Controlling Personal Amtshilfe IT Unterstützung Quelle: Studie FOM

9 Prozesskette Forderungsmanagement Rechnung, Bescheid Buchhaltung Mahnung Vollstreckung Qualität der Stammdaten, Sollstellungen, Zahlungshinweise, Kontierung, ggf. Vorkasse Zuordnung der Einzahlungen Verwahrkonten Lastschrifteinzug Zielgerichtete, transparente Mahnung Senkung von Mahnungsanzahl und Erklärungsaufwand Zeitnahe Vollstreckbarkeit der Forderungen Grundlagen für die Forderungsbewertung Verringerung der Forderungen, Erhöhung der Liquidität, Controlling

10 Maßnahmen zur Optimierung Phase I: Forderungsbegründung / Festsetzung / Fakturierung Integration der Forderungsgründung / Verankerung in jedem in Frage kommenden Geschäftsprozess Schnittstellen Automation (++) Manueller Prozess Eindeutige und unmissverständliche Formulierung des Bescheides Werbung für den Lastschrifteinzug Erhöhung der Lastschriftquote Nutzung der Vorauszahlungsmöglichkeit

11 Maßnahmen zur Optimierung Phase II: Buchhaltung Unverzügliche Erfassung der Forderungen in der Buchhaltung (Ertrag, Forderung, Debitor) Schnittstellen zu Vorverfahren Manuelle Erfassung in der Buchhaltung Eindeutige Bezeichnung der Forderung textliche Bezeichnung Erfolgreiche Mahnung (Zahlungserinnerung) Erfolgreiche Beitreibung (Inkasso) Buchungskennzeichen, abweichende Aktenzeichen Übermittlung eventueller Lastschrifteinzugsinformationen Zentrale Verwaltung der LSE-Daten (-> Sepa) Unterstützung bei der Zuordnung von unklaren Einzahlungen ( Verwahrkonten )

12 Maßnahmen zur Optimierung Phase III: Zwischenphase / Mahnung Nutzung der Bewirtschaftungsfunktionen Zahlungsberatung (telefonische Mahnung) Eindeutige Mahnung Intensivierung und Beschleunigung des Mahnprozesses Zeitnahe Mahnung In Abhängigkeit von der Fälligkeit (2 Wochen) Zweite Mahnung (mit konkretisierter Vollstreckungsandrohung) Zweite Mahnung im OWIG-Bereich mit Androhung der Erzwingungshaft

13 Maßnahmen zur Optimierung Phase IV: Vollstreckung (Prozesse) (1) Definition von Sollprozessen Bearbeitungsdauer Abfolge von Prüfaktionen Maßnahmenplanung / -durchführung Priorisieren (Kriterium: Wirtschaftlichkeit) Dokumentation der Prozesses IKS (internes Kontrollsystem) Einheitliche Verfahrensweise Schulung und Einweisung von Mitarbeitern Orientierung für Leitung

14 Maßnahmen zur Optimierung Phase IV: Vollstreckung (Forderungsrealisierung) (2) Zeitnahes tätig werden der VB Pfändungs- / Vollstreckungsankündigung Nutzung des Instrumentariums des Vollstreckungsrechts Überprüfung der Außendienstlastigkeit der Vollstreckungsbehörde Zentralisierung der Vollstreckungshandlungen Aufbau einer guten Informationsbasis Nutzung der Möglichkeiten des Vollstreckungsschutzes Schaffung von Anreizsystemen für Vollstreckungsbedienstete Vollstreckungsvergütungsverordnung Tarifrecht

15 Optimierung der Strukturen Interkommunale Zusammenarbeit Steigerung der Effizienz und Effektivität Optimierung Betriebsgröße Verbesserung Ausbildung Schaffung von Standards Gemeinsamer Vollziehungsbeamter Gemeinsame Vollstreckungsbehörde Nutzung einer anderen Kommune Bildung einer gemeinsamen Einrichtung Zweckverband Kommunalkasse Gemeinsame Kommunalkasse und Steueramt

16 Forderungscontrolling

17 Privatisierung / Outsourcing Outsourcing / Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern hat als Optimierungsstrategie keine praktische Relevanz 10 % der Verwaltungen arbeiten mit externen Dienstleistern 80 % der Befragten sehen nur geringe oder keine Potenziale Risiko / Chancen stehen außer Verhältnis Ergebnis der Studie Chancen Nutzung der Datenbestände privater Anbieter Grenzen Beitreibung nicht entziehbare Aufgabe der Gemeindekasse Auslagerung von Vollstreckungsaufgaben rechtlich nur sehr bedingt möglich: zusätzliche Kosten KEINE Optimierungsstrategie Keine Kostenabwälzung auf den Zahlungspflichtigen bei ö.-r. Forderungen

18 Umsetzung des Forderungsmanagement Die Optimierung des Forderungsmanagements ist keine Aufgabe, sondern ein Prozess, daher ist es sinnvoll diesen zunächst als Projekt zu organisieren dann eine zentrale Stelle damit zu beauftragen (bspw. die Gemeindekasse). Aufnahme der Forderungen (Arten, Mengengerüst) Ermittlung der Schwachstellen im Forderungsmanagement Konzepterstellung Beratung und Schulung der Fachbereiche Optimierung der Prozesse in der Debitorenbuchhaltung und Forderungsrealisierung Einsatz einer technischen Unterstützung in der Forderungsrealisierung Aufbau eines Forderungscontrolling mit Berichtswesen

19 Forderungsbewertung Umgang mit Forderungen in der Doppik im Land Brandenburg Die Darstellung von Forderungen in der Bilanz

20 Gliederung der Forderungen Ausweis in der Bilanz im Anlagevermögen im Umlaufvermögen Untergliederung im Forderungsspiegel Kurzfristige Forderungen, d. h. Forderungen mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr Mittelfristige Forderungen, d. h. Forderungen mit einer Restlaufzeit von einem bis fünf Jahren Langfristige Forderungen Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als fünf Jahr

21 Gliederung der Forderungen nach 57 KomHKV Umlaufvermögen: Forderungen und sonstigen Vermögensgegenstände Öffentlich-rechtliche Forderungen und Forderungen aus Transferleistungen Gebühren Beiträge Steuern Transferleistungen Sonstige öffentlich-rechtliche Forderungen Privatrechtliche Forderungen gegenüber dem privaten und öffentlichen Bereich gegen Sondervermögen gegen verbundene Unternehmen gegen Zweckverbände gegen sonstige Beteiligungen Sonstige Vermögensgegenstände

22 Forderungsübersicht (KomHKV Brandenburg) 60 Abs. 2 KomHKV

23 Voraussetzungen für die Erstellung der Bilanz Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Beachtung folgende Vorschriften: Grundsatz der Vollständigkeit 47 Abs.1 KomHKV Grundsatz der Einzelbewertung 49 Abs.1 Nr.2 KomHKV Vorsichtsprinzip 49 Abs.1 Nr.3 KomHKV Verrechnungsverbot 47 Abs.2 KomHKV Niederstwertprinzip beim Umlaufvermögen 51 Abs.5 KomHKV

24 Bewertung von Forderungen Forderungen sind unter Beachtung des strengen Niederstwertprinzips mit dem Nennwert zu bilanzieren Unter dem Nennwert wird z.b. der volle Rechnungs-/ Bescheidbetrag einer Forderung einschließlich der Nebenkosten und ggf. der Umsatzsteuer verstanden Im Einzelfall muss bei der Bewertung der Forderungen in der Bilanz der objektive Wert einer Forderung ermittelt werden Beispiel: Wie viel ist diese Forderung wert?

25 Abschreibung / Wertberichtigung 51 Abs. 5 KomHKV Die Einbringlichkeit der Forderung ist zu prüfen Gliederung der Forderungen in drei Gruppen Vollwertige bzw. sichere Forderungen mit Zahlungseingang kann in voller Höhe gerechnet werden Bilanzierung in voller Höhe Zweifelhafte Forderungen Zahlungseingang ist unsicher Bilanzierung mit wahrscheinlichem Wert Uneinbringliche Forderungen Forderungen sind auszubuchen (abzuschreiben), wenn eindeutig feststeht, dass sie nicht mehr zu realisieren sind (z.b. Niederschlagung) In der Eröffnungsbilanz sind diese Forderungen nicht anzusetzen.

26 Betrachtung der Risiken

27 Methoden der Bewertung Einzelwertberichtigung (auf zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen) Die zum Jahresabschluss bestehenden Forderungen werden einzeln hinsichtlich des individuellen Ausfallrisikos bewertet (z. B. Aussetzung der Vollziehung eines Gewerbesteuerbescheides). Arbeits- und zeitintensiv und daher wirtschaftlich nur zu rechtfertigen, wenn die Anzahl der Forderungen überschaubar ist, nur Forderungen ab einer relativen Betragshöhe überprüft werden oder Systemauswertungen eine Bewertung nach bestimmten Kriterien ermöglichen.

28 Methoden der Bewertung Pauschal ermittelte Einzelwertberichtigung (Pauschale Ermittlung der Einzelrisiken) Vorgehen: Bildung von Gruppen aus Forderungen mit gleichartigen Risiken Forderungsarten (Transferleistungen wie aus der Sozial- und Jugendhilfe) Forderungsalter (Forderungen älter als 3 Jahre) Kurze Verjährungszeiten (Bußgelder) die in den einzelnen Gruppen liegenden Risiken werden durch pauschale Abschläge berücksichtigt pauschale Abschläge orientieren sich an Erfahrungen der Vergangenheit und an erkennbaren neuen Risiken diese Abschläge stellen die nach dem Niederstwertprinzip gebotenen, pauschal ermittelten Einzelwertberichtigungen dar

29 Methoden der Bewertung Pauschalwertberichtigung (auf den noch nicht einzelwertberichtigten Forderungsbestand) Anhand von Erfahrungswerten der Vorjahre (Forderungsausfälle der letzten 3 Jahre) wird das Verhältnis der realisierbaren Forderungen zu den Forderungsausfällen ermittelt. Dieser Prozentsatz wird auf das Forderungsvolumen angewandt, um das allgemeine Ausfallrisiko im Jahresabschluss zu berücksichtigen. Soweit Umsatzsteuer enthalten ist, muss dieser vorher abgezogen werden.

30 Beteiligte bewirtsch. Stelle (Fachbereich) -Festsetzung der Forderung -Ermittlung Zahlungspflichtigen -Vor Festsetzung -Nach Festsetzung -Aussetzung der Vollziehung -Mitteilung an Stadtkasse (Zahlungsanweisung) -andere Erkenntnisse zum Ausfallrisiko (Zahlungspflichtige ist wieder Sozialhilfeempfänger) -Stundung, Zahlungserleichterung Buchhaltung Gemeindekasse -Feststellung unbekannt verzogen -Ermittlung -Rückgabe an FB / B -Schuldner unpfändbar -Schuldner im Insolvenzverfahren -Antrag auf Vollstreckungsschutz -Ermittlung der Gesamtforderungen gegen Schuldner ( Bonität ) -Vorschlag der Niederschlagung Kämmerei -Vornahme der Einzelwertberichtigung -Ermittlung der pauschalen Wertberichtigung -Planung der Abschreibungen auf Forderungen Beachtung der Produktverantwortung

31 Buchung der Wertberichtigung (Voll-)Abschreibung durch Niederschlagung Aufwand Forderung Einzelwertberichtigung bei zweifelhafter Forderung Aufwand EWB Pauschalwertberichtigung Aufwand PWB

32 Buchung der Wertberichtigung Niederschlagung einer wertberichtigten Forderung EWB Forderung Zahlung auf eine wertberichtigte Forderung im Folgejahr EWB Ertrag (p. f.) Einzahlung Forderung

33 Übertragung der Forderungen in die Eröffnungsbilanz (1) Erfassung der Forderungen (Forderungsinventur) Aus Kassenresten In Fachbereichen Aktenprüfung Zusammenfassung und Zuordnung zu Debitoren Technische Übertragung Manuelle Nacherfassung

34 Übertragung der Forderungen in die Eröffnungsbilanz (2) Bewertung der Forderungen Vorbereitende Maßnahmen Ermittlung des Forderungsbestandes nach Alter Bereinigung von ausstehenden Niederschlagungen Niederschlagung von Kleinforderungen Ausbuchung von verjährten Forderungen Klärung des Forderungsumfanges zur Übernahme in die Eröffnungsbilanz Alter der Forderungen Art der Forderungen uneinbringliche Forderungen nicht in die Eröffnungsbilanz übertragen bei zweifelhaften Forderungen Clusterbildung vornehmen und vor Übernahme in die Eröffnungsbilanz pauschale Einzelwertberichtigung vornehmen

35 Forderungsbewertung vs. Niederschlagung Niederschlagung: Verwaltungstechnische Entscheidung gegen eine Weiterverfolgung Entscheidung zur Ausführung der Zahlungsanweisung Führt zur Vollabschreibung (Geschäftsvorfall) Wertberichtigung : Geschäftsvorfall Bilanzieller Vorgang

36 Fragen Dietmar Liese Fachverband der Kommunalkassenverwalter e.v. de Telefon: +49 (0)331/ Telefax: +49 (0)331/