SEPA-Leitfaden Profi cash

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1 SEPA-Leitfaden Profi cash 1 Voraussetzungen. 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto 3 Der SEPA-Zahlungsverkehr 3.1 Die Euro-Überweisung SEPA Credit Transfer (SCT) 3.2 SEPA-Lastschriften SEPA Debit Transfer (SDD) Gläubiger-Identifikation / Creditor Identifier (CI) SEPA-Mandate Mandatsverwaltung Erfassen von SEPA Mandaten Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Mandats-Erstellung von bestehenden Dauerlastschriften SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschriften 3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) Konvertierung von DTA zu SEPA-Lastschriften Konvertierung von Aufträgen im DTA-Format Konvertierung von Aufträgen im freien Format SEPA-Dateien importieren SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 1 von 14

2 1 Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für Profi cash Versionen 10.3 oder höher. Bitte prüfen Sie über den Punkt Hilfe in der oberen Taskleiste unter Info den Versionsstand Ihrer Software: Ist hier eine niedrigere Version angegeben, führen Sie bitte ein Online-Update durch oder wenden Sie sich an Ihre Bank. WICHTIG: Erstellen Sie im im Vorfeld eine Datensicherung! 2 Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Grundsätzlich ist Ihre Profi cash Software schon durch abgeschlossene Updates auf den SEPA-Zahlungsverkehr voreingestellt und kann sofort hierfür verwendet werden. Über Stammdaten Firmenkonfiguration wählen Sie bitte Ihr Standard-Formular aus (z.b SEPA- Überweisung) SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 2 von 14

3 Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button Speichern 3 Der SEPA-Zahlungsverkehr Der SEPA-Zahlungsverkehr in Profi cash wird in den Grundfunktionen wie der bisherige Zahlungsverkehr (national) durchgeführt. Die jeweiligen technischen Änderungen sind in den einzelnen folgenden Zahlungstypen beschrieben. 3.1 Die Euro-Überweisungen - SEPA-Credit-Transfer (SCT) Die Euro-Überweisung ist ab für Firmen- und Vereinskunden verpflichtend zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl nutzen. Für diese Übergangszeit bietet Profi cash folgende Möglichkeit an: Öffnen Sie ein Überweisungsformular, rechts oben befindet sich ein Auswahlbutton (Art) (Bilder unten), mit dem Sie die Ausführungsart auswählen können. Nach einem Klick auf SEPA-Überweisung wird die bisherige nationale Überweisung in eine SEPA- Überweisung umgewandelt. Die Euro-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre Daten werden automatisch von Profi cash in das SEPA-Format umgewandelt (siehe Bild oben). Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten heutigen Schritten. 3.2 Die Euro-Lastschrift - SEPA Direct Debit (SDD) Auch die Euro-Lastschrift baut auf dem bisherigen Lastschriftverfahren auf. Jedoch müssen hier vorab Grundlagen und Voraussetzungen erfüllt werden, bevor Sie am Euro-Lastschriftverfahren teilnehmen können. Hierzu benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikation (kurz CI) und ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin berechtigt Gläubiger-Identifikation Creditor Identifier (CI) Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 3 von 14

4 Gläubiger-Identifikationsnummer können Sie in Deutschland bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Profi cash stellt Ihnen den Link zur deutschen Bundesbank zur Verfügung. Über die Menüpunkte Stammdaten Gläubiger-Identifikation. Gläubiger-Identifikationsnummern gelangen Sie in die Verwaltung der Über den Button Leeren/Neu gelangen Sie in die Erfassungsmaske einer neuen Gläubiger-Identifikation. Hier können Sie Ihre Gläubiger-ID eingeben, die Sie von der Deutschen Bundesbank erhalten haben oder über den hier integrierten Link (Button Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen ) wird direkt die Internetseite der Deutschen Bundesbank aufgerufen, um eine neue Gläubiger-Identifikation zu beantragen SEPA-Mandate Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen Profi cash die integrierte Mandatsverwaltung zur Verfügung. Klicken Sie hierzu auf Stammdaten Mandate Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der aktuellen Umdeutungslösung Ihrer Zahlungspflichtigen für den SEPA-Lastschriftverkehr. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch die sogenannte Umdeutungslösung für die bestehenden Zahlungspflichtigen kann über die Mandatsverwaltung vorgenommen werden (Bild unten). SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 4 von 14

5 Erfassen von SEPA-Mandaten Über Stammdaten Zahlungsempfänger/pflichtige erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. Klicken Sie nun auf Ändern : SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 5 von 14

6 In dieser Maske das Feld Lastschrift erlaubt ankreuzen und auf Neu klicken. In der dann folgenden Maske können Sie das Mandat erfassen. Feld Gläubiger-Identifikationsnummer: Sofern Sie mehrere Gläubiger-ID's erfasst haben (siehe Seite 4), wählen Sie hier die entsprechende aus. Sollten Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer erfasst haben, können Sie diese hier über den Button... und Leeren/Neu erstellen. Feld Mandatsreferenz: Hier erfassen Sie die eindeutige Mandatsreferenz, die für jeden Zahlungspflichtigen nur einmal vergeben sein darf. SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 6 von 14

7 Feld Mandatsdatum: Hier erfassen Sie das Datum, an dem das Mandat unterschrieben wurde. Feld Bezeichnung: Im Feld Bezeichnung erfassen Sie eine lokale Beschreibung für Ihren Zahlungspflichtigen. Diese wird nur innerhalb von Profi cash unterschieden. Angaben zum Lastschriftverfahren: Feld Lastschrift Art: Wählen Sie aus ob, eine Firmen- oder eine Basis-Lastschrift für diese Mandat zugeordnet werden soll. Feld Lastschriftsequenz: Wählen Sie hier aus, welche Sequenz die Lastschrift haben wird, ob wiederkehrend oder nur eine einmalige Lastschrift. Feld Zuordnungsschlüssel: Haben Sie mehr als ein Mandat zu einem Schuldner erfasst und wollen Sie Lastschriften im bisherigen Format mit Kontonummer und Bankleitzahl in eine SEPA Lastschrift konvertieren, können Sie hier einen Zuordnungsschlüssel hinterlegen. Eine Suche erfolgt hier über den Verwendungszweck. Um die eingegebenen Daten zu übernehmen klicken Sie auf Speichern Bearbeiten von SEPA-Mandaten Um ein Mandat zu bearbeiten, gehen Sie wie in Kapitel beschrieben vor. Zum Bearbeiten markieren Sie das entsprechende Mandat und klicken dann auf Ändern. Beachten Sie bitte, dass eine evtl. Mandatsänderung dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken wird eine neue Maske angezeigt, in der Sie das Mandat ausdrucken bzw. mailen können. In die Mandatsverwaltung öffnen Sie wie unter Punkt beschrieben SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 7 von 14

8 Mandat ausdrucken bzw. Umdeutungslösung Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate und speichern Sie diese ab. Anschließend öffnen Sie die Mandatsverwaltung wie unter Punkt beschrieben. Über die Druck-Funktion (siehe Bild oben) können Sie hier den Button Umstellung anklicken. Das angezeigte Formular können Sie dann ausdrucken bzw. an Ihren Zahlungspflichtigen mailen Mandatserstellung von bestehenden Dauerlastschriften Zur Änderung von bestehenden Dauerlastschriften klicken Sie bitte auf Stammdaten Massenänderung ZV-Aufträge. In dieser Maske wählen Sie bitte aus, in welches Format die bisherige Einzugsermächtigungslastschrift geändert werden soll. Nach dem Klick auf Ändern wird Ihnen eine Hinweisfenster zur Nutzung von Verwendungszweckzeilen angezeigt, anschließend wird Ihnen die automatische Mandatserzeugung angezeigt. Geben Sie hier bitte das Mandatsdatum ein. Eine Mandatsreferenz können Sie hier individuell anlegen oder sie wird automatisch erzeugt. SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 8 von 14

9 Klicken Sie anschließend auf Speichern und im folgenden Dialog auf Ja. SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 9 von 14

10 3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren vor allem durch ihre Art der Ausführung, die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, ob Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie mit Ihrem Berater die Details hierzu vorher klären. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core) findet bei Verbrauchern und Unternehmen Anwendung. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B) darf nur zwischen Unternehmen angewandt werden. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welcher dem Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss, eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Aus diesem Grund sind SEPA-Lastschriften in Profi cash technisch, gem. HBCI-Spezifikation, als bankverwaltete terminierte Lastschriften hinterlegt. Somit bestehen hier die gleichen Möglichkeiten zum Erfassen, Ändern und Löschen wie sie bei bankverwalteten Aufträge bestehen. Hinweis: Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten, welche sich gemäß dem SEPA-Regelwerk aus der Lastschriftsequenz und der jeweiligen SEPA-Lastschrift Art ergeben. Die Erfassung einer SEPA-Lastschrift,erfolgt analog der Einzugsermächtigung über Tagesgeschäft ZV- Aufträge neu erfassen. Im rechten Bereich erfassen Sie die Lastschriftart, über das Drop-Down Menü wählen Sie, ob Sie eine Basis- oder eine Firmenlastschrift anlegen wollen. SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 10 von 14

11 Im Feldbereich Termininformationen erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Profi cash gibt bei Unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis aus. Im Bereich SEPA Zusatzinformationen erfassen Sie zum einen das jeweils zugeordnete Mandat und zum anderen besteht die Möglichkeit, eine sog. Ende-zu-Ende Referenznummer für den jeweiligen Auftrag zu erfassen. Die Ende-zu-Ende-Referenznummer ermöglicht Ihnen, den Auftrag auf dem kompletten Zahlungsweg zu identifizieren, ist aber kein Pflichtfeld. NOTPROVIDED wird automatisch gesetzt, wenn das Feld nicht gefüllt ist. 3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) Konvertierung von DTA zu SEPA Das bisherige Format DTAUS kann mit der aktuellen Version von Profi cash aus dem Datenbestand von Profi cash oder externen Programmen (Überweisungen oder Lastschriften) in ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z.b. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt Konvertierung von Aufträgen in DTA Dateien Über den Menüpunkt Datei Datenübernahme DTA-Dateil / SEPA-XML einlesen starten Sie den Import. Im folgenden Dialog wählen Sie bitte die zu importierende DTA-Datei aus. Mit einem Klick auf Öffnen und der Auswahl des Auftraggeberkontos/Lastschrifteinreicherkonto werden die Aufträge eingelesen. SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 11 von 14

12 Zur Konvertierung der Aufträge gehen Sie bitte wie in Kapitel beschrieben vor Konvertierung von Aufträgen im freien Format Ein Import von Datenbanken im CSV -Format ist ebenfalls möglich. Hierzu müssen Sie zuerst in Profi cash eine Importbeschreibung anlegen und anschließend die Datei importieren. Beispiel einer Tabelle. Bei Speicherung als CSV-Datei bitte darauf achten, dass das korrekte Trennzeichen (hier in dem Beispiel das Komma) ausgewählt wird. Über den Menüpunkt Datei Beschreibung Import Aufträge (einfach) definieren Sie die Schnittstellenbeschreibung. SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 12 von 14

13 Nehmen Sie in der Satzbeschreibung folgende Einstellungen vor und Speicher Sie die Eingaben. Legen Sie im folgenden Fenster die Positionen der Felder entsprechend der Spalten Ihrer Auftragsdatei fest. Klicken Sie anschließend auf den Button zurück zur Satzbeschreibung und speichern die Beschreibung ab SEPA-Datei importieren Analog zum Import von DTA-Dateien können auch Aufträge aus einer SEPA-Datei importiert werden. Über den Menüpunkt Datei Datenübernahme DTA-Datei/SEPA-XML-datei importieren wird der Datei-Dialog geöffnet, mit dem die zu importierende SEPA-Datei ausgewählt werden kann. SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 13 von 14

14 Mit einem Klick auf Öffnen werden die Aufträge in Profi cash importiert und stehen anschließend zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Weitere Informationen rund um Profi cash und SEPA finden Sie im Handbuch des Programms. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung. Das Handbuch steht Ihnen in Profi cash über die Funktion Hilfe zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr erhalten Sie auf unserer Homepage unter: Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version von Profi cash getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Volksbank Viersen eg kann weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. SEPA-Leitfaden Profi cash Stand: Mai 2013 Seite 14 von 14

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