CENIT RETENTION SOLUTION 1.1 Verwaltung von temporären Sperren und Löschworkflows. Copyright CENIT AG

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1 CENIT RETENTION SOLUTION 1.1 Verwaltung von temporären Sperren und Löschworkflows

2 Agenda Herausforderung Ausgangssituation in Unternehmen Funktionen Architektur Nutzen Ausblick auf nächste Produktversionen Zusammenfassung Seite 2

3 Herausforderung Stetiger Anstieg des Datenwachstums von Dokumenten und Daten pro Jahr Ständig wachsende interne und externe Vorgaben Gesetzliche und regulatorische Bestimmungen für Dokumente Wachsender Kostendruck Seite 3

4 Ausgangssituation im Unternehmen Seit Jahrzehnten werden Dokumente und Informationen gesammelt meist ohne Berücksichtigung der Relevanz und des Wertes der Informationen ohne die Datenbestände zu bereinigen Ca. 90% der weltweiten Informationen sind in den letzten 2-3 Jahren entstanden Alle 2 Jahre wird sich das Datenvolumen bis zum Jahre 2020 verdoppeln Wenig Unterstützung zur Verwaltung der Aufbewahrungsfristen Fehlende Übersicht über die Aufbewahrungsfristen Seite 4

5 Retention-Standardfunktionalität des IBM FileNet Content Manager 5.2 Aufbewahrungsfrist wird auf Dokumentenklassen- oder Ordner- Ebene vergeben. Aufbewahrungsfristen können verlängert werden. Spezielles Speichersystem ist nicht erforderlich, dann besteht die Aufbewahrungsfrist nur im P8. Jobs für das Löschen von Dokumenten und Setzen von Aufbewahrungsfristen sind enthalten. Temporäre Sperren werden unterstützt, aber nicht in der Oberfläche angeboten. Retention kann zwischen Fixed Content Device und FileNet Content Manager synchronisiert werden. DOKUMENTENKLASSE ORDNER SPEICHERRICHTLINIE SPEICHERBEREICH STORAGE Seite 5

6 Einordnung der CENIT RETENTION SOLUTION Ergänzt den Retention-Standard von IBM FileNet Content Manager 5.2 um weitere sinnvolle und notwendige Funktionen. Verwendet den verfügbaren Standard, um Weiterentwicklungen von IBM einfach adaptieren zu können. Ist fokussiert auf die Verwaltung der Aufbewahrungsfristen und beinhaltet keine weitere Einsortierung von Inhalten in Aktenoder Records-Pläne DOKUMENTENKLASSE SPEICHERRICHTLINIE SPEICHERBEREICH STORAGE Seite 6

7 CENIT Retention Solution zur Verwaltung der Retention Reporting Erstellt Übersichten über die Retention-Einstellungen Ihrer Daten Überwachung der Retention von Dokumenten Auswertungen über die zu löschenden Dokumente Flexible Konfigurierbarkeit der Reports Temporäre Sperren Anlegen und verwalten von temporären Löschsperren Automatisches und manuelles Setzen von Löschsperren Löschfreigabe Prozess-gestützte Freigaben zum Löschen von Dokumenten Erweiterbarkeit auf Basis Ihrer speziellen Anforderungen Seite 7

8 Architektur der CENIT Retention Solution RETENTION SOLUTION RETENTION PLUGIN (Verwaltung von temporären Sperren, Anwendung von temporären Sperren, Löschprozesse mit Freigaben) IBM CONTENT NAVIGATOR (ICN) (Benutzeroberfläche, Office, Mobility) RETENTION DIENSTE (Anwendung von temporären Sperren, Löschen von Dokumenten) ECLISO- SERVICES IBM ICN SERVICES SERVICE MANAGER IBM FILENET P Seite 8

9 Temporäre Löschsperren Seit P werden Löschsperren (Holds) im P8 Standard unterstützt Löschsperren verhindern das Löschen von Dokumenten auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist Typischer Anwendungsfall ist Beweismittel für Rechtsstreitigkeiten, Prüfungen und Untersuchungen vor dem versehentlichen Löschen zu schützen Seite 9

10 Retention Solution 1.1 Temporäre Löschsperren Verwalten der Löschsperren über den IBM Content Navigator Anlegen neuer temporärer Sperren Definition von Filterkriterien für automatisierte Holds Löschen von Holds Automatisiertes Setzen von Holds über den SERVICEMANAGER Manuelles Setzen von temporären Sperren Erweiterung im IBM Content Navigator Neue Funktion auf Dokumenten zum Setzen und Entfernen von temporären Sperren Seite 10

11 Retention Solution 1.1 Automatisiertes Löschen Identifikation der zu löschenden Dokumente über weitreichende Suchmöglichkeiten- Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können automatisiert gelöscht werden. Das Löschen erfolgt batchweise. Die Zeitpunkte der Löschdurchläufe können frei definiert werden, z.b. Ende des Monats, täglich um 23:23 Uhr. Das Löschen wird per Audit protokolliert Seite 11

12 Retention Solution 1.1 Verlängerung der Aufbewahrungsfrist Identifikation der Dokumente über weitreichende Suchmöglichkeiten. Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können automatisiert mit einer neuen Aufbewahrungsfrist versehen werden. Das Setzen der Aufbewahrungsfrist erfolgt batchweise. Die Zeitpunkte der Durchläufe können frei definiert werden, z.b. Ende des Monats, täglich um 08:10 Uhr. Die Änderungen können per Audit protokolliert werden Seite 12

13 Retention Solution 1.1 Prozess-unterstützte Löschfreigabe Löschfreigaben werden in Freigabeprozessen erteilt, die auf den ECLISO Aufgaben beruhen. Freigaben können beliebig viele Stufen haben (z.b. 4-Augen-, 8- Augen-Prinzip). Die Freigabe erfolgt batchweise Seite 13

14 Retention Solution 1.1 Prozess-unterstützte Löschfreigabe Der Anwender bekommt eine Liste von zu löschenden Dokumenten angezeigt und kann stichprobenweise die Dokumente prüfen. Über manuelle Löschsperren kann der Anwender einzelne Dokumente von der Freigabe ausschließen. Erfolgt keine Freigabe, bekommen die Dokumente eine neue Aufbewahrungsfrist Seite 14

15 Ausblick auf die nächsten Produktversionen *) Für die nächsten Produktversionen sind folgende Erweiterungen geplant: Erweiterung der Komponente Reporting Konsistenzprüfung in P8 Content Manager und EMC Centera Analyse von verwaisten Inhalten in der EMC Centera Prüfung, ob P8 Content Manager-Inhalte in der EMC Centera gelöscht wurden Löschen in FileNet P8 Content Manager Version 5.2 und EMC Centera *) Termine/Inhalte stellen den aktuellen Planungsstand dar und sind unverbindlich Seite 15

16 Zusammenfassung Die CENIT RETENTION SOLUTION bietet sinnvolle Ergänzungen zu den Standardfunktionen von IBM FileNet P8 Content Manager, um die laufenden administrativen Retention-Aufgaben zu unterstützen Transparenz über die Retention-Einstellungen Regelmäßige Identifikation der Inhalte, deren Retention abgelaufen ist Protokollierte und prozess-unterstützte Löschfreigabe Automatisiertes Löschen nach erfolgter Freigabe Automatisiertes Verlängern der Retention Seite 16

17 Vielen Dank! CENIT AG Industriestraße Stuttgart Seite 17

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