Inventurrichtlinien der Universität des Saarlandes

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1 Inventurrichtlinien der Universität des Saarlandes

2 Inventurrichtlinien der Universität des Saarlandes Inhaltsverzeichnis: Vorbemerkung Allgemeine Grundlagen Gesetzliche Grundlage und Zweck Geltungsbereich Überblick Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Richtigkeit der Bestandsaufnahme Einzelerfassung der Bestände Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Grundsatz der Klarheit Inventurverfahren Inventurplanung Inventurrahmenplan Zeitplan Sachplan Personalplan Durchführung der Inventur Körperliche Inventur Buch- oder Beleginventur Umfang der Inventur Sonderfall Leasing: Zurechnung des wirtschaftlichen Eigentums in Leasingfällen Aufstellung des Inventars Bewertung Vollständigkeit Grundsatz der Bilanzidentität, formelle Stetigkeit Grundsatz der Fortführung der Tätigkeit Grundsatz der Einzelbewertung Vorsichtsprinzip Realisationsprinzip Imparitätsprinzip Periodisierungsprinzip Grundsatz der Stetigkeit der Bewertungsmethode Aufbewahrung der Unterlagen Prüfung der Inventur Übergangsbestimmung Inkrafttreten Anlagen

3 Vorbemerkung Ab Januar 2004 stellt die Universität des Saarlandes ihr Rechnungswesen von der Kameralistik auf die Doppik um. Im Rahmen der Umstellung auf die kaufmännische Buchführung ist die Aufstellung einer Eröffnungsbilanz notwendig, dies setzt allerdings die vorherige Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden (Inventur) zwingend voraus. Mit der Einführung der Doppik muss somit die Universität des Saarlandes an jedem Bilanzstichtag und damit für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres (=Kalenderjahr) eine Inventur durchführen und ein Inventar aufstellen. Dieses Inventar enthält alle zu bilanzierenden Vermögensgegenstände und Schulden. Die Inventurrichtlinien der Universität des Saarlandes sollen gewährleisten, dass die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden einheitlich, vollständig und nach gleichen Bewertungskriterien erfolgt. Für die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden sind immer dann Sonderrichtlinien zu erstellen, wenn Regelungen über die allgemeinen Richtlinien hinaus zu treffen sind. Darüber hinaus sind die allgemeinen Inventurrichtlinien durch Sonderrichtlinien zu ergänzen, wenn dies für spezielle Inventurverfahren und -systeme sowie für bestimmte Vermögensgegenstände erforderlich ist. 1 Allgemeine Grundlagen 1.1 Gesetzliche Grundlage und Zweck Die Pflicht zur Erstellung der Inventurrichtlinien ergibt sich aus der Bilanzierungsrichtlinie der Universität des Saarlandes. Die Inventurrichtlinien sind die Grundlage für die Durchführung von Inventuren und für die Aufstellung von Inventaren. Die Inventurrichtlinien stellen sicher, dass das Vermögen und die Schulden ordnungsgemäß erfasst, einheitlich im Inventar abgebildet und nach gleichen Bewertungskriterien bewertet werden. 1.2 Geltungsbereich Die Inventurrichtlinien gelten für alle Einrichtungen der Universität, also alle Läger, Verwaltungseinrichtungen, Bibliotheken usw. Für spezielle Inventurverfahren und -systeme können Sonderrichtlinien erstellt werden. Werden für einzelne Bereiche Sonderrichtlinien erstellt, sind diese als Ergänzung zu diesen allgemeinen Inventurrichtlinien zu verstehen. Diese Richtlinien sind auf die Inventur und die Bewertung der Vermögensgegenstände und Schulden der Universität des Saarlandes immer dann anzuwenden, wenn in der Übergangsbestimmung bzw. in den Sonderrichtlinien keine besonderen Regelungen getroffen wurden. 1.3 Begrifflichkeiten Die Inventur ist die Tätigkeit zur Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden und damit die Voraussetzung zur Aufstellung des Inventars. Die Ergebnisse der Inventur werden im Inventar-Verzeichnis festgehalten. Das Inventar wiederum ist die Grundlage für die Aufstellung der Bilanz. Inventar und Bilanz sind Übersichten, die beide den Stand des Vermögens und des Kapitals aufzeigen. Nach der Art der Durchführung wird zwischen der körperlichen Inventur und der Buchinventur unterschieden (Inventurverfahren). Nach dem Zeitpunkt der Durchführung wird zwischen der Stichtagsinventur, der verlegten Inventur und der permanenten Inventur unterschieden(inventursysteme). Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden während des Zählvorganges in den Zähllisten festgehalten. Die Ergebnisse der Zähllisten werden in die Inventarlisten vorgetragen und um die vorläufigen Bilanzwerte ergänzt. Die Summen aller Inventarlisten bilden das Inventar. 3

4 Das Inventar ist das Verzeichnis, das im Rahmen der Inventur ermittelte Vermögensgegenstände und Schulden detailliert nach Art, Menge und Wert aufzeigt. Das Inventar dokumentiert das Vermögen und die Schulden zu einem bestimmten Stichtag. Der Weg von der Inventur zur Bilanz stellt sich in 4 Schritten wie folgt dar: 1 Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahme werden in Zähllisten dokumentiert. 2 Übertragung der Ergebnisse der Bestandsaufnahme in die Inventarlisten. Festlegung der vorläufigen Bilanzwerte. 3 Zusammenfassung der Inventarlisten zum Inventar. 4 Aufstellung der Bilanz. 1.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Die Inventurunterlagen (insbesondere die Zähllisten) und das Inventar sind Bestandteile der Rechnungslegung. Die Inventur muss die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie das übrige Rechnungswesen. Für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitung der Inventur sind daher die folgenden Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur zu beachten: -Vollständigkeit der Bestandsaufnahme, -Richtigkeit der Bestandsaufnahme, -Einzelerfassung der Bestände, -Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme, -Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Vollständigkeit der Bestandsaufnahme Als Ergebnis der Inventur muss ein Verzeichnis (Inventar) vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden der Universität des Saarlandes vollständig enthält. Bei der Erfassung der Vermögensgegenstände sind alle für die Bewertung relevanten Informationen (qualitativer Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhalten. Doppelerfassungen und Erfassungslücken müssen bereits bei der Inventurplanung ausgeschlossen sein. 4

5 Vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Wirtschaftsgüter sind weiterhin in den Inventurlisten zu führen. Erst bei Abgang sind sie aus den Inventarlisten zu streichen (Vollständigkeitsgrundsatz) Richtigkeit der Bestandsaufnahme Bei allen Inventurverfahren (körperliche Inventur, Buchinventur) sind Art, Menge und Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden zweifelsfrei festzustellen. Körperliche Inventur: Voraussetzung für die Bestimmung der Art ist eine ausreichende Sachkunde der Aufnehmenden. Die Erfassung der Mengen ist durch zählen, messen oder wiegen vorzunehmen. Der Wert bestimmt sich durch Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Qualität, Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit. Bewertungsrelevante Feststellungen bei der Inventur sind in den Zähllisten unter Bemerkungen schriftlich festzuhalten. Buchinventur: Art, Menge und Wert sind anhand von Zugängen, Abgängen und sonstigen Wertveränderungen festzustellen. Alle durch die Inventur ermittelten Angaben müssen sachlich zutreffen und mit den Tatsachen ü- bereinstimmen müssen (sachbezogene Richtigkeit). Falls Inventur- und Inventarangaben durch subjektive Einflüsse geprägt sind, gilt der Grundsatz der Willkürfreiheit. Dies bedeutet, dass sowohl für den Mengennachweis als auch für die Bewertung alle vorhandenen Informationen zur sachgerechten Identifizierung bereitgestellt werden müssen Einzelerfassung der Bestände Grundsätzlich sind alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln nach Art, Menge und Wert zu erfassen. Festbewertung und Gruppenbewertung sind nur ausnahmsweise zulässig. Festbewertung ( 240 Abs. 3 HGB) Die Bildung von Festwerten ist für den Bereich des Sachanlagevermögens sowie für den Bereich der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und der Waren möglich. Bei der Festbewertung handelt es sich um eine periodische Erleichterung der Verpflichtung zur jährlichen Bestandsaufnahme. Für die erstmalige Bildung eines Festwertes ist eine körperliche Inventur durchzuführen. Danach ist die körperliche Aufnahme nicht für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres/Rechnungsjahres erforderlich, sondern kann in zeitlich vorgegebenen Abständen (spätestens nach 3 Jahren) durchgeführt werden. Da bei der Bildung von Festwerten davon ausgegangen wird, dass Verbrauch, Abgänge und Abschreibungen der in den Festwert einbezogenen Vermögensgegenstände bis zum Bilanzstichtag durch Zugänge ausgeglichen werden, können die Vermögensgegenstände mit gleich bleibendem Wert und gleich bleibender Menge nachgewiesen werden. Voraussetzungen für die Anwendung von Festwerten: Regelmäßiger Ersatz bei Abgängen des Sachanlagevermögens, Nachrangige Bedeutung (weniger als 10% der Bilanzsumme), Geringe Veränderung im Bestand hinsichtlich Größe, Wert und Zusammensetzung, Regelmäßige Bestandsaufnahme. Beispiel: Medienbestand der Bibliotheken. Gruppenbewertung ( 240 Abs. 4 HGB) Die Gruppenbewertung kann angewandt werden auf gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Waren). Darüber hinaus ist eine Gruppenbewertung für den Bereich des beweglichen Anlagevermögens, Umlaufvermögens sowie der Schulden möglich, wenn eine Gleichartigkeit oder eine annähernde Gleichwertigkeit vorliegt. Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung bei der Bewertung dar. Die zusammengefassten Gruppen dürfen mit dem gewogenen Durchschnitt angesetzt werden. Die gruppenweise Zusammenfassung ist auch im Inventar und damit bereits bei der Inventur möglich. Die Bestandsaufnahme erfolgt nach den allgemeinen Regeln dieser Richtlinie. 5

6 1.4.4 Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme Dieser Grundsatz verlangt, dass die Vermögensgegenstände und Schulden unter Angabe aller für den Nachweis und die Bewertung erforderlichen Angaben so zu verzeichnen sind, dass ein sachverständiger Dritter mittels der aufzubewahrenden Unterlagen (ggf. unter Mitwirkung der an der Inventur beteiligten Personen) die Wertfindung und das Inventar sowie das Vorgehen bei der Inventuraufnahme in angemessener Weise überprüfen kann Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Der Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, muss in angemessener Relation zu den zu erwartenden Ergebnissen stehen. Zulässige Vereinfachungen (z.b. verlegte Inventur), Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung (z.b. Festbewertung) und Einschränkungen bei der geforderten Genauigkeit (z.b. Grundsatz der Vollständigkeit) sind bereits bei der Inventurplanung zu prüfen und zu berücksichtigen. Prüfungskriterium ist die Wesentlichkeit der betreffenden Bestände und den im Vergleich zu einer genaueren Erfassung entstehenden Abweichungsrisiken Grundsatz der Klarheit Die einzelnen Inventurposten sind durch eindeutige Bezeichnung inhaltlich scharf zu umreißen und von anderen Posten eindeutig abzugrenzen. Sämtliche Inventurangaben und das Inventar sind zudem sowohl verständlich als auch übersichtlich darzustellen Inventurverfahren Es ist grundsätzlich jährlich für den Bilanzstichtag und somit für den Schluss eines jeden Geschäfts- bzw. Haushaltsjahres eine Inventur durchzuführen und ein Inventar aufzustellen. Die Stichtagsinventur (Inventur am Bilanzstichtag) muss nicht am Bilanzstichtag (31.12.), sie muss aber zeitnah maximal 10 Arbeitstage vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Bestandsveränderungen zwischen dem Inventurstichtag und dem Bilanzstichtag sind festzuhalten und im Rahmen der Inventur zu berücksichtigen. Die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur muss innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Das am Inventurstichtag zu erstellende Inventar muss auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben beziehungsweise zurückgerechnet werden. Die permanente Inventur erfolgt während des Geschäfts- beziehungsweise Haushaltsjahres. Die permanente Inventur erfordert eine mengenmäßige Bestandsfortschreibung zum Bilanzstichtag. Es ist jährlich für den Bilanzstichtag und damit für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres (=Kalenderjahr) eine Inventur durchzuführen und ein Inventar aufzustellen. Grundsätzlich werden Stichtagsinventuren durchgeführt. Sollen in einzelnen Bereichen andere Inventursysteme Anwendung finden, ist dies in Absprache mit der Inventurleitung in Sonderrichtlinien zu bestimmen. 2 Inventurplanung 2.1 Inventurrahmenplan Der Inventurrahmenplan grenzt den Umfang der Inventur sachlich und zeitlich klar ab und legt die personellen Zuständigkeiten fest. Er besteht aus dem Zeitplan, dem Sachplan und dem Personalplan. Der Inventurrahmenplan ist der Inventurleitung rechtzeitig vor Beginn der Inventur vorzulegen. 6

7 2.2 Zeitplan Der Zeitplan regelt den zeitlichen Ablauf der Vorbereitungen für die Inventur, der Durchführung der Inventur und der Aufbereitung der Inventurdaten (Inventurkalender). Die Eckdaten für den Zeitplan werden von der Inventurleitung vorgegeben. 2.3 Sachplan Der Sachplan legt die Inventurfelder nach örtlichen und sachlichen Gesichtspunkten fest, um sie dem Aufnahmepersonal gezielt zuordnen zu können. Dafür können z.b. Raum- und Lagerverzeichnisse u.ä. herangezogen werden. Darüber hinaus stellt der Sachplan sicher, dass jeweils der günstigste Weg und damit die optimale Erfassung der Vermögensgegenstände und Schulden bei der Durchführung der Inventur gewährleistet ist. Die Inventurgebiete, die Inventurbereiche und die Inventurfelder sind so festzulegen, dass eine exakte Abgrenzung gewährleistet ist. Durch die Festlegung müssen Doppelerfassungen und Erfassungslücken ausgeschlossen sein. Die Inventurfelder sind innerhalb der Inventurbereiche festzulegen. Die räumliche Abgrenzung innerhalb der Inventurbereiche kann nach örtlichen und sachlichen Kriterien erfolgen. Inventurfelder die nach örtlichen Gesichtspunkten eingegrenzt werden, können sich z.b. nach Gebäuden, Stockwerken, Räumen, Raumteilen usw. richten. Die Zuordnung der Inventurfelder nach sachlichen Kriterien soll sicherstellen, dass die Bestände einer Bilanzposition angehören. Bei der Einteilung der Inventurfelder steht die lückenlose und überschneidungsfreie Zuordnung im Vordergrund. 2.4 Personalplan Der Personalplan regelt, welche Mitarbeiter für die Inventur verantwortlich sind. Zunächst ist je Inventurbereich ein(e) Inventurbereichsleiter(in) (IBL) zu benennen. Der IBL ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur verantwortlich, d.h. ihm obliegt die Koordination und die Überwachung der Inventur. Der IBL bestimmt die einzelnen Inventurfelder seines Bereichs sowie die Aufnahmeteams (vgl. Anlage Personalplan). Jedes Aufnahmeteam besteht aus mindestens zwei Personen, einem Ansager und einem Aufschreiber (4-Augen-Prinzip). Dabei ist darauf zu achten, dass eine Person orts- und fachkundig ist, während die andere lagerfremd, d.h. mit Interna nicht vertraut sein sollte. Der Personalplan regelt darüber hinaus, wer die ausgefüllten Zähllisten (vgl. Anlage Zählliste) aufbereitet und in die Inventarlisten zur Ermittlung der vorläufigen Bilanzwerte überträgt. Die Inventurleitung obliegt der dem Kanzler bzw. seinem Stellvertreter. Die Aufnahmeleitung innerhalb der Inventurbereiche wird den jeweiligen Referatsleitern bzw. Leitern der zuständigen Zentralen Einrichtung übertragen. Der/die Aufnahmeleiter/in ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur verantwortlich. Ihm/Ihr obliegt die Koordination und die Überwachung der Inventur. Die Aufnahmeleitung trägt weiterhin dafür Sorge, dass die für die Inventur eingeteilten Mitarbeiter/innen vor Durchführung der Inventuraufnahme hinsichtlich der Detailaufgaben geschult werden. Die Aufnahmeteams der einzelnen Inventurfelder werden vom Aufnahmeleiter bestimmt. Jedes Aufnahmeteam besteht aus mindestens 3 Personen und zwar einem Ansager, einem Aufschreiber (4-Augen-Prinzip) und einem Teamleiter. Die Teamleiter- bzw. die Kontrollfunktion kann ggf. auch von der Aufnahmeleitung wahrgenommen werden. 3 Durchführung der Inventur Welches Inventurverfahren Anwendung findet hängt im Wesentlichen davon ab, ob es sich um physisch erfassbare Vermögensgegenstände (körperliche Inventur) oder um nicht physisch erfassbare Vermögensgegenstände (Buch- oder Beleginventur) handelt. Zulässige Inventurvereinfachungsverfahren dürfen nur nach vorheriger Absprache mit der Inventurleitung angewendet werden. 7

8 3.1 Körperliche Inventur Die materiell vorhandenen Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen und in Zähllisten zu erfassen. Die Zähllisten zur Erfassung der Inventurobjekte werden von der Inventurleitung zur Verfügung gestellt. Der Aufnahmeleiter nummeriert die Zähllisten fortlaufend und händigt diese den Aufnahmeteams aus. Der Empfang der aus- und zurückgegebenen Zähllisten ist jeweils durch Unterschrift zu bestätigen. Die Aufnahmeteams füllen die Zähllisten während des Zählvorgangs aus. Beim Ausfüllen der Zähllisten ist zu beachten, dass nur Tinte, Kugelschreiber oder sonstige dokumentenechte Stifte verwendet werden. Eintragungen in den Zähllisten dürfen nicht nachträglich entfernt werden. Sind falsche Eintragungen gemacht worden, so sind diese durchzustreichen und die Korrektur ist in einer neuen Zeile einzutragen. Dabei ist zu beachten, dass der ursprüngliche Eintrag lesbar bleiben muss. Die Zähllisten dürfen keine freien Zeilen enthalten. Freie Zeilen sind zu entwerten. Alle ausgegebenen Zähllisten muss das Aufnahmeteam unterschrieben an den Aufnahmeleiter zurückgeben, auch wenn einzelne Blätter nicht benötigt wurden d.h., dass auch leere Blätter zu unterschreiben sind. Während der Inventur ist zu prüfen, ob sich die Vermögensgegenstände in einem einwandfreien Zustand befinden. Kann der einwandfreie Zustand nicht festgestellt werden, so ist dies in der Spalte Bemerkungen in der Zählliste zu vermerken. Ebenfalls zu den Bemerkungen gehören Angaben bei Fremdeigentum. Ergeben sich während der Inventur Bestandsveränderungen, muss der Aufnahmeleiter sicherstellen, dass diese Bestandsveränderungen beim Zählvorgang Berücksichtigung finden. Darüber hinaus muss der Aufnahmeleiter sicherstellen, dass eine korrekte Periodenabgrenzung vorgenommen wird. Zu jeder Zeit muss es einer unbeteiligten Person möglich sein, den Zählvorgang und die Eintragungen in den Zähllisten nachzuvollziehen. 3.2 Buch- oder Beleginventur Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände und Schulden anhand der Buchführung ermittelt. Für physisch nicht erfassbare Vermögensgegenstände ist die Beleginventur die einzige Aufnahmemöglichkeit. Zu den immateriellen Vermögensgegenständen gehören z.b. Bankguthaben und Forderungen. Für die Erfassung können hier zum einen Buchungsbelege, zum anderen bspw. Verträge und Urkunden herangezogen werden. Die ermittelten Nennwerte sind in die Inventarlisten vorzutragen. Die Beleginventur wird auch für die Erfassung der Schulden angewandt. Bestände von Vermögensgegenständen können den Bestandskonten (Buchinventur) entnommen werden, wenn die körperliche Inventur nicht möglich oder nicht zumutbar ist. Dies kann z.b. der Fall sein, wenn witterungsbedingt eine Bestandsaufnahme im Freien nicht möglich ist. Wird keine körperliche Inventur durchgeführt, so ist dies mit der Inventurleitung abzustimmen. Eine Buchinventur ist für den Bereich des Sachanlagevermögens grundsätzlich möglich. Die Durchführung einer Buchinventur setzt voraus, dass für die betreffenden Vermögensgegenstände eine Anlagenkartei geführt wird. In der Anlagenkartei müssen alle Zu- und Abgänge sowie die Abschreibungen ordnungsgemäß und zeitnah erfasst sein. Am Inventurstichtag kann der buchmäßige Endbestand anhand der Anlagenkartei ermittelt und in die Inventarlisten vorgetragen werden. Spätestens nach 3 Jahren ist eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen, um die Ergebnisse der Buchinventur zu bestätigen. Der Zeitpunkt der Durchführung dieser körperlichen Bestandsaufnahme wird in Sonderrichtlinien festgelegt. 3.3 Umfang der Inventur Vermögensgegenstände, deren Anschaffungskosten bis 60 netto betragen, werden sofort als Aufwand behandelt und somit nicht im Inventarverzeichnis erfasst. Vermögensgegenstände, deren Anschaffungskosten über 60 netto liegen (auch geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG) bis zu einem Nettowert von 410 ) werden im Inventarverzeichnis erfasst. 8

9 Die Bestandsaufnahme umfasst grundsätzlich sämtliche - selbsterstellte bzw. entgeltlich erworbene Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, - entgeltlich erworbene immaterielle Vermögensgegenstände (z.b. Patente, Software, Lizenzen, Urheberrechte) auch Nutzungsrechte an fremden Einrichtungen, - technische Anlagen und Maschinen, soweit es sich um Betriebsvorrichtungen handelt (Betriebsvorrichtungen dienen nicht der Nutzung des Gebäudes, sondern der Nutzung des Betriebes). Somit sind bspw. Lastenaufzüge, Klimaanlagen, Schauvitrinen, Tresoranlagen eigenständig zu erfassen. - Fremdeigentum bzw. Leihgaben: Vermögensgegenstände, die der Universität des Saarlandes zur Verfügung gestellt wurden. Die aufgenommenen Positionen müssen die Bezeichnung Fremdeigentum tragen. Ebenso gemietete und geleaste Gegenstände. Nicht aufzunehmen sind: - Kunst am Bau, - selbsterstellte immaterielle Vermögenswerte (z.b. selbstentwickelte Software), - kurzlebiges Anlagevermögen mit einer Nutzungsdauer unter einem Jahr, - technische Anlagen und Maschinen, soweit sie als Gebäudebestandteil einzustufen sind (Gebäudebestandteile dienen der eigentlichen Nutzung des Gebäudes: z.b. Fahrstuhl-, Heizungs-, Be- und Entlüftungsanlagen). 3.3 Sonderfall Leasing: Zurechnung des wirtschaftlichen Eigentums in Leasingfällen Bei Vorliegen von Leasingverträgen richtet sich die Bilanzierung danach, ob das wirtschaftliche Eigentum beim Leasingnehmer (Universität des Saarlandes) oder beim Leasinggeber (Leasinggesellschaft) liegt. Das wirtschaftliche Eigentum liegt z.b. beim Leasingnehmer, wenn von vornherein ein Eigentumsübergang nach Ablauf der Mietzeit vereinbart wurde oder in Fällen des Spezialleasings, d.h. der Vertragsgegenstand ist so speziell auf die Verhältnisse beim Leasingnehmer zugeschnitten, dass eine anderweitige wirtschaftlich sinnvolle Nutzung nicht möglich ist. Die meisten Leasingverträge sind derzeit jedoch so abgefasst, dass die Frage der Zurechenbarkeit beim Leasingnehmer verneint werden kann oder zumindest sehr zweifelhaft ist. Daraus ergibt sich, dass geleaste Gegenstände im Normalfall in der Vermögensrechnung nicht zu erfassen sind. Anderes sollte gelten, wenn von vornherein ein Übergang des juristischen Eigentums nach Ablauf der Grundmietzeit beabsichtigt ist. Als Kriterien können die steuerlichen Leasing-Erlasse verwendet werden. 4 Aufstellung des Inventars Sobald alle Zähllisten vollständig ausgefüllt vorliegen und von dem Aufnahmeleiter geprüft sind, können die Daten von der im Personalplan benannten Person in die Inventarlisten übertragen werden. Zunächst werden die vorläufigen Bilanzwerte ermittelt. Die Summe der Vermögensgegenstände und die Summe der Schulden, die sich aus der Zusammenstellung aller Inventarlisten ergeben, sind vorläufige Bilanzwerte. Zur Ermittlung endgültiger Bilanzwerte werden die Inventarlisten mit den Zähllisten an die Inventurleitung übergeben, die daraufhin die einzelnen Positionen bewertet. 5 Bewertung Bei der Bewertung sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung zu beachten: 5.1 Vollständigkeit Der Grundsatz der Vollständigkeit verlangt eine mengenmäßige vollständige Erfassung aller Bestände und Erfolgskomponenten im Jahresabschluss. Dies betrifft die Darstellung des Vermögens auf der Aktivseite der Bilanz. Ein bewusstes Fortlassen von Gütern ohne rechtliche Grundlage (rechtliche Grundlage wäre z.b. das Vorhandensein von Bilanzierungswahlrechten) würde ebenso einen Bilanzierungsverstoß darstellen wie das Einfügen fiktiver Vermögenspositionen. 9

10 Der Grundsatz der Vollständigkeit fordert, dass vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Wirtschaftsgüter weiterhin in der Anlagenbuchhaltung nachgewiesen werden (Erinnerungswert). Im weiteren Sinne beinhaltet der Grundsatz der Vollständigkeit auch die Forderung nach vollständiger Berücksichtigung aller bewertungsrelevanten Informationen bis zum Zeitpunkt der Erstellung des Jahresabschlusses. 5.2 Grundsatz der Bilanzidentität, formelle Stetigkeit Der Grundsatz der Bilanzidentität verlangt, dass die Positionen der Schlussbilanz einer Rechnungsperiode und der Eröffnungsbilanz der Folgeperiode wert- und mengenmäßig übereinstimmen. Dieser Grundsatz ergibt sich aber auch schon bereits aus dem System der doppelten Buchführung. 5.3 Grundsatz der Fortführung der Tätigkeit Bei der Bewertung ist im Grundsatz davon auszugehen, dass die Tätigkeit der Universität fortgeführt wird. Eine Abweichung darf nur erfolgen, wenn dem Tatsachen oder Rechtsvorschriften entgegenstehen. Bei einer unterstellten Stilllegung bzw. Nichterweiterung spezieller Vermögensgegenstände müssten diesen erheblich niedrigere Werte zugemessen werden. Dieser Grundsatz soll manipulative Abweichungen bei der Bewertung verhindern. 5.4 Grundsatz der Einzelbewertung Dieser Grundsatz beinhaltet die Verpflichtung, jedes Objekt einzeln zu erfassen und zu bewerten. Hierbei sind mit höchstmöglicher Genauigkeit, die unmittelbar zuzurechnenden Wertgrößen zur Grundlage der Bewertung zu machen. Es bestehen einige Sachverhalte, die es erforderlich machen, diesen Grundsatz zu durchbrechen. Siehe hierzu die Ausführungen zu Einzelerfassung der Bestände. 5.5 Vorsichtsprinzip Die Interessen der Gläubiger, der Mitglieder der Universität des Saarlandes und der Geschäftspartner sollen bei der Darstellung der Vermögenssituation besonders berücksichtigt werden. Eine vorsichtige Darstellung der Finanzsituation verhindert eine Überforderung der Leistungsfähigkeit der Universität des Saarlandes. Die vorsichtige Darstellung der Finanzsituation bedeutet, dass Vermögensgegenstände eher zu niedrig als zu hoch und Schulden eher zu hoch als zu niedrig anzusetzen sind. Bis zum Abschlussstichtag sind alle entstandenen bzw. drohenden Risiken und Verluste zu berücksichtigen. Die Vorgabe der angemessenen Berücksichtigung von Risiken und Verlusten erfüllt auch den Zweck, eine nicht gerechtfertigte Belastung zukünftiger Generationen zu vermeiden Realisationsprinzip Dieses Prinzip besagt, dass Gewinne nicht bereits dann in Ansatz gebracht werden dürfen, wenn ihr Eintritt vorhersehbar ist, sondern erst nach ihrer Realisierung Imparitätsprinzip Im Gegensatz zum Realisationsprinzip müssen aus Vorsichtsgründen vorhersehbare Verluste bereits vor der Realisierung berücksichtigt werden. 5.6 Periodisierungsprinzip Das Periodisierungsprinzip besagt, dass Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres (Haushaltsjahres) unabhängig von den Zahlungszeitpunkten zu berücksichtigen sind. Diese wesentliche Abweichung von dem im kameralen Haushaltsrecht gültigen Kassenwirksamkeitsprinzip trägt hauptsächlich zur Ermittlung des periodenbezogenen Ressourcenverbrauchs und -aufkommen bei. 10

11 5.7 Grundsatz der Stetigkeit der Bewertungsmethode Die einmal angewandten Bewertungsmethoden sollen beibehalten werden. Der Grundsatz der Stetigkeit dient der Objektivierung des Jahresabschlusses und der Periodengerechtigkeit der Erfolgsermittlung. Im Anhang als Bestandteil des Jahresabschlusses sind die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden anzugeben sowie Abweichungen von Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden zusätzlich zu begründen. 6 Aufbewahrung der Unterlagen Die Aufbewahrungsfrist für alle in Ausführung dieser Inventurrichtlinien erforderlichen Unterlagen beträgt 10 Jahre. 7 Prüfung der Inventur Die Prüfung der Inventur erfolgt im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses. 8 Übergangsbestimmung Bereits in der Vergangenheit wurde das mobile Anlagevermögen erfasst und mittels des HIS- Inventarisierungsprogramms EDV-technisch verarbeitet. Im Hinblick auf die zu erstellende Eröffnungsbilanz wurde auf diese vorhandenen Daten zurückgegriffen. Auf der Basis dieser vorhandenen Daten wurde eine Überprüfung durchgeführt, indem Inventarlisten an die jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen verschickt und die tatsächlichen Bestände mit den Beständen laut dem Inventarisierungsprogramm abgeglichen wurden. Anschließend wurden, auf der Basis des Rücklaufes der versandten Listen, im HIS-Programm Korrekturen vorgenommen. Im HIS- Inventarisierungsprogramm erfasste, aber nicht mehr vorhandene Vermögensgegenstände wurden abgeschrieben. Im HIS-Inventarisierungsprogramm nicht erfasste, aber vorhandene Vermögensgegenstände wurden erfasst. 9 Inkrafttreten Diese Inventurrichtlinien treten am 01. August 2004 in Kraft. Saarbrücken, den Der Kanzler 10 Anlagen Folgende Anlagen sind der Inventurrichtlinie beigefügt: - Inventurbereichsübersicht - Zeitplan/Checkliste - Personalplan - Zählliste - Zähllisten-Empfangsbestätigungen 11

12 Inventurbereichsübersicht für Vorratsinventuren Inventurbereich Bezeichnung 1 Technische Betriebsdirektion: - Elektrolager und Lager für Telekommunikation - Holzlager (Schreinerei) - Sanitärlager - Metalllager (Schlosserei) - Malerlager - Maurerlager - Dachdeckerlager 2 Beschaffung und Bewirtschaftung 3 Zentrales Chemikalienlager 4 Rechenzentrum 5 Außenamt Homburg 12

13 Zeitplan/Checkliste Auszufüllen vom Inventurbereichsleiter Vorbereitende Fragen / Tätigkeiten Erledigt am Vorbereitung Liegen Inventurrichtlinien vor? Sachplan Eingrenzung der Inventurfelder Festlegung der Inventurverfahren Sind ggf. Sonderrichtlinien zu erarbeiten? Personalplan Bildung von Aufnahmegruppen/-teams Einweisung und Information der Aufnahmegruppen; Verteilung der Zähllisten Durchführung vom bis zum Inventur Rückläufe der Zähllisten Aufbereitung vom bis zum Kontrolle und Prüfung der Zähllisten Übertragung der Zähllisten in die Inventarlisten Ermittlung der vorläufigen Bilanzwerte Erfassung im SAP-System Rückgabe dieses Zeitplans mit Checkliste bitte bis... 13

14 Fachbereich/Referat Personalplan Vorbereitung Inventurbereichsleiter Name Inventurfelder Nr. Räumliche Abgrenzung Sachliche Abgrenzung Durchführung Inventurfeld Ansager Aufschreiber Aufnahmeteam 1 1 Aufnahmeteam 2 2 Aufnahmeteam 3 3 Aufnahmeteam 4 4 Aufnahmeteam 5 5 Aufbereitung Kontrolle und Prüfung der Zähllisten durch die Aufnahmeleitung Übertragung der Zähllisten in die Inventarliste und Ermittlung der vorläufigen Bilanzwerte Name Rückgabe dieses Personalplans bitte bis... 14

15 Zähllistennummer: Inventurbereich/ Lagerort: Zählliste Artikelbezeichnung Menge Mengeneinheit (Stück, Kilogramm, Liter) Bemerkungen Datum: Name und Unterschrift Ansager: Name und Unterschrift Aufschreiber: 15

16 Ausgebende Stelle: Zähllisten-Empfangsbestätigungen Aushändigung der Zähllisten Aufnahmeteam Zähllisten-Nr. von bis Unterschrift Empfänger Empfangsdatum Rückgabedatum von Zähllisten-Nr. bis Rückgabe der Zähllisten Aufnahmeteam Zähllisten-Nr. von bis Rückgabedatum Unterschrift Empfänger 16