PowerWeiss Synchronisation

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1 PowerWeiss Synchronisation 1

2 Einrichtung der Synchronisation I. Starten des Synchronisations Wizard Seite 3 II. Schritt 1 - Benutzer auswählen Seite 3 III. Schritt 2 - Grundlegende Einstellungen Seite 4 IV. Schritt 3 - Zusammenfassung der Einstellungen Seite 4 V. Schritt 4 - Übertragung der Datenbank Seite 5 VI. Schritt 5 - Erstellen bestätigen Seite 6 Benutzung der Synchronisation VII. Benutzung der Synchronisation Seite 7 VIII. PowerWeiss in der Mobilversion starten Seite 9 Sonderfall Außenstelle IX. Synchronisations-Einrichtung in einer Außenstelle Seite 9 2

3 I. Starten des Synchronisations Wizard Dazu starten Sie Ihr PowerWeiss wie gehabt. Unter dem Menüpunkt Optionen können Sie nun den Synchronisations-Wizard starten. II. Schritt 1 - Benutzer auswählen Nachdem Sie den Synchronisations-Wizard gestartet haben, erscheint folgendes Fenster: Der erste Schritt ist das auswählen Ihres Benutzers. Danach klicken Sie auf Weiter. 3

4 III. Schritt 2 - Grundlegende Einstellungen Die automatisch gefüllten Felder sind von uns für Sie vordefiniert worden. Deshalb können Sie mit Weiter gleich zu Schritt drei (sofern noch die alte SV Hardware im Einsatz ist (Windows XP). Ihre mobile Datenbank wird standardisiert auf Ihre D-Partition kopiert (D:\weiss\dblokal). Sollte auf dieser nicht genügend Speicherplatz frei sein oder sollte die D-Partition bei Ihnen nicht vorhanden sein, müssen Sie einen anderen Zielordner auf diesem PC angeben. IV. Schritt 3- Zusammenfassung der Einstellungen Hier sehen Sie eine Zusammenfassung der gewählten Einstellungen. Nach dem Klick auf Weiter wird der Kopiervorgang der Datenbank begonnen. 4

5 V. Schritt 4 Übertragung der Datenbank Nun wird die Datenbank für Sie vorbereitet, auf Ihre Festplatte kopiert und alle anderen Einstellungen bei Ihnen automatisch vorgenommen. Je nach Größe der Datenbank kann dieser Vorgang mehrere Stunden andauern. Sollten Sie in dieser Zeit weiter mit dem PowerWeiss arbeiten wollen, öffnen Sie es einfach ein zweites Mal. Dies funktioniert problemlos, jedoch ist das PowerWeiss etwas träger. Das nachfolgende Fenster öffnet sich mehrfach während dem Vorgang hintereinander: 5

6 VI. Schritt 5 Erstellen bestätigen Abschließend müssen Sie nur noch mit OK bestätigen und Sie können nun die PowerWeiss- Synchronisation wie unten beschrieben benutzten. 6

7 VII. Benutzung der Synchronisation Nach der Einrichtung finden Sie auf Ihrem Desktop die nachfolgende Verknüpfung. Mit dem Aufruf der PowerWeiss Synchronisation können Sie den Abgleich zwischen Ihrer Offline-Datenbank und der Online-Datenbank durchführen. Auswahl: Dokumente/Bilder Sie haben folgende Möglichkeiten zur A. Kontakt- und Kalender Daten Synchronisation Hier werden alle Daten, außer abgeglichen. B. Alle Daten Synchronisation Hier werden alle Daten, einschließlich Dokumente/Bilder abgeglichen. Nach dem Klick auf den gewünschten Punkt kommt folgendes Statusfenster: Dieser Vorgang kann je nach Häufigkeit des Abgleichens mehrere Minuten dauern. Es empfiehlt sich, dass Sie möglichst täglich die Synchronisation einmal durchführen, somit haben Sie immer tagesaktuelle Daten parat, sobald Sie sie brauchen. 7

8 Auswahl Profils: Es gibt prinzipell zwei verschiedene Übertragungswege wie Sie die Synchronisation nutzen können. A. Büro (lokaler Server) Hier sollten Sie mit Ihrem Notebook im Netzwerk angemeldet sein, indem sich der Server befindet. In einer Außenstelle in der Sie direkt online arbeiten können, können Sie ebenfalls mit diesem Profil synchronisieren. B. Internet (UMTS/VPN) Wenn Sie einen zusätzlichen DSL-Anschluss in Ihrer Agentur besitzen, gibt es auch die Möglichkeit über das Internet zu Synchronisieren. Diese Funktion ist nur auf Wunsch möglich und muss separat eingerichtet werden. Die Einrichtung ist kostenpflichtig. Es empfiehlt sich nur die Kontakt und Kalenderdaten Synchronisation durchzuführen, da die Übertragung von Dokumenten/Bildern ein sehr großes Übertragungsvolumen zur Folge haben kann! 8

9 Profil bearbeiten: Die Einstellungen in den Profilen sind vordefiniert und sollten möglichst nicht verändert werden. Bei der Synchronisation per Internet müssen Sie auf den Punkt Proxy-Server verwenden achten, dieser muss bei SV-Geräten aktiv sein, da sonst das Notebook keine Verbindung mit dem Internet herstellen kann. VIII. PowerWeiss in der Mobilversion starten Wenn Sie nun das PowerWeiss unterwegs starten öffnet sich das Anmeldefenster mit dem Zusatz Mobiles Archiv. Bei Datenquelle sollte nun Ihre OfflineDatenbank (hier mum ) ausgewählt sein. Datenquelle: Onlinedatenbank: Offlinedatenbank: sv9 bzw sv11 Sachbearbeiterkürzel + m (hier mum ) 9

10 IX. Sonderfall: Synchronisationseinrichtung in einer Außenstelle In Außenstellen ist eine direkte Synchronisations-Einrichtung per Dateifreigabe nicht möglich, da es zu viele Daten sind die über den VPN-Tunnel übertragen werden müssen. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Kopie der Online-Datenbank auf eine externe Festplatte zu kopieren. Dies wird Schritt für Schritt in den nachfolgenden Punkten erklärt: 1. Vorbereitung: Datenbank auf externe Festplatte kopieren Den Speicherort der zu kopierende Datenbank können Sie aus dem Schritt 2 des Synchronisations-Wizard entnehmen (normalerweise W:\DBBACKUP oder W:\SERVER\DBBACKUP) Von dort kopieren Sie bitte den kompletten Inhalt des Ordners auf Ihre externe Festplatte. Diese nehmen Sie sobald der Kopiervorgang abgeschlossen ist mit in die Außenstelle und schließen die Festplatte an den einzurichtenden Computer an. 10

11 2. Einrichtung in der Außenstelle Nun starten Sie das PowerWeiss normal über die Datenquelle sv11 bzw. sv9. Der SynchronisationsWizard wird bis auf Schritt 2 auf die gleiche Weise, wie oben beschrieben (Punkt I. bis VI.) ausgeführt. Bei Schritt 2 wählen Sie nun unter Pfad zur Serverdatenbank den Punkt lokale Datei aus. Danach klicken Sie auf die gelb markierte Lupe und wählen über das Datei suchen - Fenster den Ort auf der externen Festplatte aus, wohin Sie zuvor die Datenbank kopiert haben. Hier wählen Sie nun die Datei sv9.db bzw. sv11.db aus und klicken auf Öffnen. Die danach folgenden Schritte sind mit den oben beschriebenen Schritten (Punkt IV. bis VI.) wieder gleich. Dieser Vorgang kann nacheinander an den einzelnen Rechnern der Außenstelle wiederholt werden. 11

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