ECM/DMS ELOenterprise bei der Südzucker AG. Prozesse damals, heute und morgen

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1 ECM/DMS ELOenterprise bei der Südzucker AG Prozesse damals, heute und morgen

2 Agenda Die Südzucker Gruppe ELO bei der Südzucker Gruppe Historischer Überblick ELO auf dem Prüfstand Nur ein DMS für die Südzucker Gruppe Dokumenten Scann Center bei Südzucker GMP- und Sicherheitsüberprüfung des ELO Systems IT Strategien für den ELOenterprise Einsatz Aktuelle ELO Projekte Geplante ELO Projekte

3 Die Südzucker-Gruppe: Kurzporträt Weltweit tätiger deutscher Ernährungskonzern Segmente Zucker, Spezialitäten, CropEnergies und Frucht Mitarbeiter 7,0 Mrd. Jahresumsatz 5,4 Mio. Tonnen Zuckerproduktion Marktführer im Zuckerbereich in Europa Mitglied im MDAX

4 Die Segmente der Südzucker-Gruppe Segment Zucker Segment Spezialitäten Segment CropEnergies Segment Frucht 29 Zuckerfabriken und BENEO Bioethanol Fruchtzubereitungen 3 Raffinerien in (BENEO-Orafti, 3 Produktionsstandorte Fruchtsaftkonzentrate Deutschland, Belgien, BENEO-Palatinit, in Deutschland, 41* Produktions- Bosnien-Herzegowina, BENEO-Remy) Belgien und Frankreich standorte weltweit Frankreich, Moldawien, Freiberger Österreich, Polen, PortionPack Europe Rumänien, Slowakei, Stärke Tschechien, Ungarn * ab Juni

5 Evolution der ECM Umsetzung bei Südzucker Gestern Heute Morgen

6 Agenda Die Südzucker Gruppe ELO bei der Südzucker Gruppe Historischer Überblick ELO auf dem Prüfstand Nur ein DMS für die Südzucker Gruppe Dokumenten Scann Center bei Südzucker GMP- und Sicherheitsüberprüfung des ELO Systems IT Strategien für den ELOenterprise Einsatz Aktuelle ELO Projekte Geplante ELO Projekte

7 Und alles begann (Bild beispielhaft!)

8 ELO bei der Südzucker Gruppe Ende 1999 Produktauswahl und erste Gespräche mit ELO Digital Office GmbH 2000 Projekt Start bei der Südzucker AG 10/2000 Produktivstart mit ELOprofessional 2.0 mit SAP ArchiveLink als Archiv 2001 Upgrade auf ELOprofessional 2.5 und EMC² Centera Anbindung 2002 ELOprofessional 3.0 und Lotus Notes Mail, Nutzung als DMS beginnt 2004 Start Harmonisierungsprojekt 2005 ELOenterprise 1.0 DMS Anbindung aller SAP Module mit Dokumenten, Sprachversionen, unternehmensweite Nutzung 2007/2008 ELOenterprise 5.0 und ELOenterprise 7.0 Anbindung an das Active Directory, SSO 2011 Ausbau der ELO Workflows, Definition des Berechtigungsantrag Workflows 2012 kontinuierlicher Ausbau und Verbesserung Aktivierung des des Berechtigungsantrag Workflows unternehmensweit, GMP Validierung von ELO eqd (Qualitätsmanagement) 2013 Weiterer Systemausbau, ELO Clients, SharePoint Anbindung

9 ELO auf dem Prüfstand DMS ELOprofessional auf dem Prüfstand durch ein Beratungsunternehmen Folgende Faktoren werden bewertet: Oberfläche Bedienerfreundlichkeit vorhandene Sprachen Technologie Nutzung mit Citrix, AD-Anbindung Flexibilität des Systems Schnittstellen Preis-Leistungs-Verhältnis Ergebnis: ECM ELOenterprise wird Strategisches Archivsystem der Südzucker Gruppe

10 so sieht das Archiv heute aus ECM / DMS ELOenterprise

11 Alles dreht sich um ELOenterprise Kofax Capture EMC 2 Readsoft ECM /DMS ELOenterprise SAP R/3 ERP SAP R/3 HR In Vorbereitung RMS Portal AMI Microsoft Office Applikationen (Outlook Mail) MS SharePoint

12 Ziel: Nur ein ECM/DMS für die gesamte Südzucker Gruppe ELOenterprise wird nach der Überprüfung durch ein Beratungsunternehmen zum Südzucker Gruppen DMS und Archiv Anbindung aller nicht SAP Systeme die Dokumente nutzen Anbindung aller relevanten SAP Module, bei denen Dokumente genutzt werden Aufbau einer Zweisystemlandschaft mit ELOenterprise Test und ELOenterprise Produktiv, seit ELOenterprise 7.0 auch noch Entwicklung Dreisystemlandschaft Schnittstelle zu SAP cprojects wird zusammen mit ELO Digital Office GmbH und SAP AG geschaffen Schnittstelle zu AMI (Anteilsbesitz-Management-Informationssystem) wurde mit der Firma OpenData (heute zetvisions AG) und ELO erstellt

13 Systemlandschaft AMI SD PP HR MM FI SAP ECC 6.0 Unicode HTTP Content Server SZ Group DMS/ECM ELOenterprise 7.0 MS SQL 2005 TREX BW CRM EH&S PS RMS Portal

14 Die Scan Center 2 Scan Center in der Hauptverwaltung Mannheim 1 Scan Center für Office Dokumente (2 Scanner) 1 Scan Center für Eingangsrechnungen (2 Scanner) 2 Verfahren: Late Scanning mit Barcode und Early Scanning Scanner in den Werken und bei den Tochterfirmen Je 1 Scanner in den Personalabteilungen für die digitalepersonalakte mit ELO und SAP Scanner in den Werken um Office Dokumente zu scannen Scanner bei RT und SLS, um Rechnungen im Late- und auch im Early- Scaninngverfahren über Citrix einzuscannen Scanner in der Personalabteilung an den Arbeitsplätzen für die digitale Personalakte

15 Erneute Überprüfung ELOenterprise 2008 wird das ELOenterprise DMS durch einen externen Gutachter auf System Sicherheit Prozess Sicherheit Berechtigungseinstellungen im System Berechtigungsvergabeprozess Einhaltung der ITIL Standards und Einhaltung der FDA/GMP Vorgaben überprüft

16 Südzucker IT Strategien für den ELOenterprise Einsatz DMS/ECM Strategie ELOenterprise ist das Dokumenten Archiv der Südzucker AG und sämtliche Dokumente müssen zur Langzeitarchivierung im DMS abgelegt werden. Workflow Strategie Sämtliche Systeme die keinen eigenen integrierten Workflow besitzen, und wenn es sich um einen Workflow mit Dokumenten handelt, dann ist der ELOenterprise Workflow zu nutzen

17 Aus den aktuellen ELO Projekten Das Südzucker AG QM System QDoc wird durch ELO eqd abgelöst (Validierung läuft) (elektronisches Qualitäts Dokumenten System) Verschlagwortung über Intelligente Stichwortlisten Protokollierte Dokumenten Lenkung in ELOenterprise Dynamischer während der Laufzeit aufbauender Workflow in ELOenterprise Nutzung einer einfachen elektronische Signatur Dynamische Berechtigungsänderungen innerhalb der jeweiligen Workflows Automatisch generierte Wiedervorlagen LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Anbindung mit Single Sign On (abgeschlossen) SSO mit Sprachauswahl-, System- und Archivauswahlmöglichkeit Automatische Synchronisation der User vom AD Workflow zur Beantragung von IT-Zugriffsberechtigungen auf SAP und Non SAP Applikationen (abgeschlossen)

18 Verschlagwortungsmaske eqd

19 eqd Workflow - Ausschnitt

20 Auswahlbildschirm SSO

21 Geplante Projekte im Geschäftsjahr 2012/2013 ELO eqd FDA/GMP Validieung September/Oktober 2012 Nutzung weiterer ELO Clients (ab 2013) Java Client ELO Windows File System Client Integration in MS Office Outlook etc. Weiterer Rollout bei Tochtergesellschaften und Geschäftsbereichen Optimierung der Prozesse bei den bereits bestehenden Lösungen in den Abteilungen und Geschäftsbereichen Ausbau Berechtigungsantrag Workflow, auch Mobile Nutzung (BlackBerry, iphone, etc.)

22 Dirk-Alexander K O G E L Kontakt über: ELO Digital Office AT GmbH Leonfeldner Straße 2-4 A-4040 Linz Fragen? Tel.: +43 (0) Fax.: +43 (0) Mail:

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