Datenschutzerklärung nach der Datenschutz-Grundverordnung EU Bundesdatenschutzgesetz 2018

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1 Geschäftsordnung Datenschutzerklärung nach der Datenschutz-Grundverordnung EU Bundesdatenschutzgesetz 2018 Inhalt der Datenschutzverordnung: 1 Verfahrensverzeichnis Anlage 1 2. Verpflichtungsanweisung Anlage 2 3. Einwilligungserklärung von Personenabbildungen von Erwachsenen und Kindern Anlage 3 4. Datenschutzerklärung zur homepage Anlage 4 Anmerkung: Die Geschäftsordnung ist auch im Internet als PDF-Datei im Impressum hinterlegt.

2 Blatt 2 zu Datenschutzerklärung 1. Verfahrensverzeichnis (Anlage 1) Folgende Personen sind in Betrieb verantwortlich für die in der Folge aufgelisteten Tätigkeiten Eigentümer,

3 Blatt 3 zu Datenschutzerklärung Verarbeitungstätigkeiten zuständig Anlagedatum 25. Mai 2018 Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit und der Verantwortlichkeit Mitgliederdaten Datenkategorien: Adressdaten von Geschäftspartnern Datenweitergabe: Nur nach Rücksprache mit den Kunden (Auftragsrelevant Nur nach Rücksprache mit den Kunden (Auftragsrelevant Verzeichnis der Datenempfänger: Keine dauerhaften nach Rücksprache mit den Kunden (Auftragsrelevant Löschungsfristen Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. auf Kundenwunsch Dokumentation der Einwilligungen Hinweise zur Informationen der Betrieb der Website des Vereins Veröffentlichung von Lichtbildern und Tonaufnahmen nach Auftragslage und Rücksprache mit den Kunden (Auftragsrelevant

4 Blatt 4 zu Datenschutzerklärung 2. Verpflichtungsanweisung (Anlage 2) Verpflichtung auf Vertraulichkeit Frau / Herr Tätigkeit im Betrieb erklärt, in Bezug auf die Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten, die Vorgaben der geltenden Datenschutzverordnung, gemäß der Datenschutzerklärung der Firma e.k. zur Kenntnis genommen zu haben und einzuhalten. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie zugleich den Empfang einer Kopie der Datenschutzerklärung und dieser Niederschrift als Anlage. Die Verpflichtung auf die Vertraulichkeit besteht auch nach der Beendigung der Vereinstätigkeit fort. Die in der Folge aufgeführten Detailpunkte sind Bestandteil der Verpflichtungserklärung: Die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzes gelten für dienstliche Personalcomputer/Notebooks ebenso wie für private, Tablets und Mobilfunktelefon, soweit diese Geräte nicht ausschließlich privat genutzt werden. Sie sind als mit dem Umgang mit Daten im Verein Verantwortlicher für den ordnungsgemäßen Datenschutz verantwortlich. Der Vorstand bittet deshalb, folgende Regeln und Mindestanforderungen einzuhalten: Die Daten dürfen nur im Rahmen eines eingegangenen Auftragtsverhältnissen im Rahmen des zwingend Erforderlichen erfasst werden. Die Daten dürfen nur beim Betroffenen erhoben werden. Werden Daten von Dritten weitergegeben, ist das betroffene Mitglied hierüber zu informieren und Auskunft zu gewähren. Der Zugang zu den personenbezogenen Daten auf allen PCs und Rechnern, auch solchen, die teilweise privat genutzt werden, ist durch Partizionierung der Festplatte oder in anderer Weise, im Übrigen durch Passwortschutz zu gewährleisten. Ist ein PC über WLAN oder in anderer Weise mit dem Internet verbunden, sind die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen zu treffen. In diesem Zusammenhang zu beachten: Passwortschutz beim Zugang zum WLAN, Verwendung eines Virenschutzprogrammes, Verwendung einer Software-Firewall. Regelmäßige Datensicherungen durch geeignete und verschlüsselte Sicherungsmedien, CD, DVD, externe Festplatte und Aufbewahrung derselben unter Verschluss.

5 Blatt 5 zu Datenschutzerklärung 2. Fortsetzung Verpflichtungsanweisung (Anlage 2) Geeignete Sicherheitsmaßnahmen bei mobilen Geräten, insbesondere Tablets und Mobilfunkgeräten (Passwortschutz mit kurzer Ausschaltzeit etc.) Übergabe aller Daten, soweit diese nicht elektronisch gespeichert sind, in Papierform, im übrigen Aktenvernichtung. Bei Archivierung von personenbezogenen Daten, Aufnahme in ein geeignetes und geschütztes Archiv, keine unkontrollierte Ablage auf Dachböden etc. Es wird gebeten, diese Maßnahmen im Interessen des Schutzes der Betroffenen und ihrer personenbezogenen Daten zu beachten. Niefern-Öschelbronn, den Verpflichteter

6 Blatt 6 zu Datenschutzerklärung 3. Einwilligungserklärung zur Verwendung von Personenabbildungen Als Werbeagentur sind wir im Auftrag unserer Kunden angehalten auch personenbezogenen Abbildungen in den unterschielichsten Medien zu veröffentlichen. Zu diesem Zweck müssen, rein Auftragsbezogen, auch personenbezogene Abbildungen von Erwachsenen oder auch von Kindern erstellt werden. Aus rechtlichen Gründen (»Recht am eigenen Bild«) ist dies nur mit Ihrem Einverständnis möglich. Wir bitten Sie deshalb, die dafür erforderliche Einverständniserklärung zu unterzeichnen: Hiermit erteile Ich Name Vorname Anschrift der Firma» «das Einverständnis eine auftragsvezogene Bildaufnahme oder Video von mir bzw. von meinem minderjährigen Kind zu erstellen und in denen mir genannten Medien zu veröffentlichen. Diese Einverständniserklärung gilt für Foto- und Bewegtbildveröffentlichungen. Die Veröffentlichung erfolgt in der mit mir abgesprochenen Form und in den mir genannten Medien. Folgende Bestandteile der Vereinbarung sind mir bekannt: Für die Veröffentlichung erhalte ich das vereinbarte Honorar. Die Zustimmung ist auf die beschriebene Aufgabenstellung befristet. Ich bin darüber informiert, dass ausschließlich für den Inhalt seiner eigenen Internetseiten verantwortlich ist. Es besteht und ergibt sich kein Haftungsanspruch gegenüber für Art und Form der Nutzung seiner Internetseite, z. B. für das Herunterladen von Bildern und deren anschließender Nutzung durch Dritte.

7 Blatt 7 zu Datenschutzerklärung 3. Einwilligungserklärung zur Verwendung von Personenabbildungen (Fortsetzung) Beschreibung des Auftrags für das die Abbildung zum Einsatz kommt: Anzahl der Veröffentlichungen und Nennung der Medien: Anzahl der Veröffentlichungen und Nennung der Medien: Vereinbartes Honorar Niefern-Öschelbronn, den Unterschrift Vertragspartner Niefern-Öschelbronn, den Unterschrift Werbeagentur

8 Blatt 8 zu Datenschutzerklärung 4. Datenschutzerklärung zur Homepage»«(Anlage 5) Die Firma nimmt den Schutz personenbezogener Daten seiner Geschäftspartner ernst; sie hat durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass die gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz sowohl von ihr als auch von Geschäftspartnern beachtet und eingehalten werden. Die Beachtung dieser Verpflichtung wird auftragsbezogen kontrolliert. Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Weitergabe von Daten erfolgt ausschließlich mit Einverständnis des Dateninhabers, andererseits ausschließlich zum Zweck der Erfüllung der durch die Auftragsstellung entstehenden Notwendigkeiten. Die Weitergabe an Dritte erfolgt nur aus zwingenden Gründen und im Interesse des jeweiligen Auftrags. Die betroffenen Geschäftspartner haben jederzeit die Möglichkeit, sich über die Verwendung und den Verbleib ihrer geschützten Daten zu informieren; sie haben Anspruch auf Dokumentation der Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Sie haben das Recht, jederzeit eine erteilte Einwilligung zu widerrufen und die Löschung ihrer Daten zu verlangen, Art. 17 DS-GVO. Geschäftspartner von werden durch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch die Verantwortlichen der Firma in gleicher Weise geschützt. Es findet kein Verkauf oder keine unentgeltliche Weitergabe von Daten statt, es sei denn, es läge eine entsprechende Einwilligung vor. Bei der Einschaltung externer Dienstleister, denen personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt werden müssen, ist sichergestellt, dass die Datenschutzbestimmungen in gleicher Weise auch vom beauftragten Unternehmen eingehalten werden. Im Fall des Widerrufs oder der Anzeige von falsch erhobenen Daten werden diese sofort gelöscht, Art. 21, 18 DS-GVO. Auf das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m. 19 BDSG) wird ausdrükklich hingewiesen. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, Stuttgart. Für Datenschutz und Datenverarbeitung in unserer Firma verantwortlich ist (siehe Anlage 1)