NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014

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1 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014 /// CMI AXIOMA RELEASE 14 NEUE, EINFACHE UND ÜBERSICHTLICHE BENUTZER- FÜHRUNG Im vierten Quartal ist es soweit: Der Release 14 von CMI AXIOMA steht zur Auslieferung bereit. Das neue Software-Update ist der grösste Entwicklungsschritt der letzten sieben Jahre. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Usability, also der Benutzerfreundlichkeit. Es wurde viel Zeit und Geld investiert, um der Zielsetzung «Reduce to the Max» möglichst nahe zu kommen. Im gleichen Zug wird CMI KONSUL umbenannt und heisst neu ebenfalls CMI AXIOMA. /// REDESIGN CMI AXIOMA MUSTERGÜLTIGES REDESIGN-PROJEKT Ein Jahr lang haben die Usability-Experten der Firma «Die Ergonomen» das Redesign- Projekt von CMI AXIOMA begleitet. Zum guten Gelingen des ambitionierten Vorhabens beigetragen hat dabei das Know-how der Spezialisten in Sachen Benutzerfreundlichkeit sowie deren Vermittlerrolle als neutrale Betrachter mit Aussensicht. Mehr auf Seite 05 /// CMI AXIOMA RELEASE 14 HIGHLIGHTS DER NEUEN SOFTWAREVERSION Die Vereinfachung der Programmbedienung war die oberste Maxime des neuen CMI AXIOMA Software-Releases. Dass dies konsequent umgesetzt wurde, zeigen die beiden Funktionen Eröffnungs- Wizard und Suchcenter. Mehr auf Seite 06 «Release 14 ist das beste CMI AXIOMA, das wir je entwickelt haben. Die Benutzerführung wurde vereinfacht und unterstützt den Benutzer optimal. Ich bin überzeugt, das neue CMI AXIOMA kommt bei unseren Kunden und im Markt gut an.» Stefan Bosshard, Geschäftsführer CM Informatik AG /// NEUE MOBILE CLIENTS «DOSSIERBROWSER» UND «ZUSAMMENAR- BEIT DRITTE» Ab Frühjahr 2015 werden mit dem «Dossierbrowser» und «Zusammenarbeit Dritte» zwei weitere Mobile Clients zur Verfügung stehen. Der «Dossierbrowser» richtet sich an Anwender, welche jederzeit und überall auf ihre Geschäfte und Dokumente zugreifen möchten und der Mobile Client «Zusammenarbeit Dritte» ermöglicht die Online-Zusammenarbeit mit internen und externen Personen, welche keine CMI AXIOMA-Benutzer sind. Mehr auf Seite 07 MEILENSTEIN DER PRODUKT- ENTWICKLUNG Der Release 14 ist viel mehr als ein normales Update der GEVER-Software CMI AXIOMA, denn neben der Behebung von Fehlern und dem Einbau einiger neuen Funktionalitäten wurde ein grosser Aufwand betrieben um das Produkt benutzerfreundlicher zu machen. Deshalb wurde der Client, also das, was der Be- nutzer auf seiner Arbeitsstation sieht, einem kompletten Redesign unterzogen. Orientiert hat man sich dabei am Lookand-feel der Programme von Microsoft Office und dessen «Ribbon»-Navigation. Hintergrund des Redesigns ist der Umstand, dass CMI AXIOMA sehr viele Anforderungen erfüllen muss und daher entsprechend komplex ist. Fortsetzung auf Seite 03 /// MOBILE SITZUNGSVORBEREITUNG ERSTE, DURCHWEGS POSITIVE ERFAHRUNGEN Seit dem Frühjahr 2014 haben die ersten Öffentlichen Verwaltungen die Mobile Sitzungsvorbereitung im Einsatz. Die ersten Erfahrungen mit dieser neuen Art der Sitzungsvorbereitung sind durchwegs positiv. Mehr auf Seite 08

2 02 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014 /// INHALTSVERZEICHNIS SEITE 01 CMI AXIOMA Release 14 Neue, einfache und übersichtliche Benutzerführung SEITE 04 Usability-Tests «Wer Office kann, kann auch CMI AXIOMA» SEITE 05 Redesign CMI AXIOMA Mustergültig abgewickeltes Projekt SEITE 06 CMI AXIOMA Release 14 Highlights der neuen Softwareversion SEITE 07 Neue Mobile Clients «Dossierbrowser» und «Zusammenarbeit Dritte» SEITE 08 Mobile Sitzungsvorbereitung Erste positive Erfahrungen SEITE 09 Kundenumfrage 2014 Durchwegs gute Noten SEITE 10 Bestattungswesen/Friedhofsverwaltung (Tomba) Gräbersuche per Tastendruck SEITE 11 Roadshow 2014 Gut besuchte Informationsanlässe SEITE 12 ERFA Gemeinde Wettingen 15 Jahre CMI AXIOMA und Lust auf mehr SEITE 14 Energie Wasser Bern Sitzungsverwaltung jetzt auch Online! /// EDITORIAL Liebe Kunden, Partner und Interessenten Wie lange ist ein Streichholz? Die einfache Antwort ist: Lange genug um damit etwas anzuzünden. Wäre es nur halb so lang, würden wir uns die Finger verbrennen. Und wäre es bei gleicher Dicke um einiges länger, könnte es beim Anzünden leicht brechen. Die Form ist also durch den Gebrauchsnutzen gegeben. Neudeutsch spricht man von Usability. Diese spielt sehr wohl auch in der Softwareentwicklung eine zunehmend wichtigere Rolle. Die Produkte sollen einfach und intuitiv zu bedienen sein und bei der Arbeit unterstützen. So war die Optimierung der Benutzerfreundlichkeit das Hauptziel bei unserem Projekt «Redesign Client». Das Ergebnis ist das stark überarbeitete Frontend von Release 14. Wir haben uns nicht damit begnügt, das Look-and-feel der Applikation den aktuellen Microsoft Office Produkten anzupassen. Fokus war, dass die tägliche Arbeit mit CMI AXIOMA einfach und flüssig von statten geht. Heute kennen die Anwender den Umgang mit Computern. Die Bedienung der Windows- Oberfläche und der Office-Programme ist bestens bekannt. Dies ist vergleichbar mit dem Anzünden eines Streichholzes, welches jedes Kind lernt. Zu den auffälligsten Bedienelementen der aktuellen Office-Versionen gehören die Ribbons. Sie erlauben die Befehle logisch zu gruppieren und mit Icons zu visualisieren. Neben den Standard- Ribbons gibt es inhaltlich und fokusabhängige Gruppen und Befehle. Unsere Module passen sich also dem aktuellen Daten- und Prozesskontext an. Damit die Anwendung möglichst selbsterklärend bedienbar ist, erfolgt die Datenerfassung mit prozessorientierten Dialogen. Die wichtigsten Informationen werden durchgängig im Kopfbereich dargestellt. Zentrale Informations- und Fehlermeldungen erleichtern die Dateneingabe. Eine erste Version des neuen Clients musste im Usability-Labor der «Die Ergonomen» die Praxistauglichkeit beweisen. Das Feedback dieser Tests wurde zwischenzeitlich in den Release 14 integriert. Das Ergebnis ist eine gelungene Erneuerung von CMI AXI- OMA. Sie erlaubt Ihnen Kosten zu sparen, indem neue Mitarbeiter schneller mit CMI AXIOMA vertraut sind. Im neuen Release gibt es viel zu entdecken! Wir sind gespannt auf Ihr Feedback. Übrigens, ein Streichholz aus der Schachtel ist 4.4 cm lang. Ihr Urs van der Floe, Entwicklungsleiter CM Informatik AG /// IMPRESSUM REDAKTION / Hic et Nunc! Communication, Winterthur DESIGN / Pikka GmbH, Zürich FOTOGRAFIE / Werner Saxer, u.a. DRUCK / Gebo Druck AG, Zürich /// INTERNA NEWSLETTER Eine Publikation der CM Informatik AG. Erscheint 2mal jährlich mit einer Auflage von 5'100 Exemplaren. Verantwortlich für den Inhalt: Adrian Eicher, adrian.eicher@cmiag.ch /// IN KÜRZE 20 JAHRE TALUS INFORMATIK AG Dieses Jahr ist für die Talus Informatik AG ein spezielles, denn sie feiern ihr 20. Geschäftsjubiläum. Seit 11 Jahren ist die Talus Informatik AG ein erfolgreicher Partner der CM Informatik AG. In dieser Zeit wurde eine Vielzahl gemeinsamer Projekte zum Wohl der Kunden realisiert. Dadurch entwickelten sie sich zu einem führenden und wichtigen Partner der CM Informatik AG. So soll die Gelegenheit genutzt werden eine herzliche Gratulation, ein Dankeschön und die Hoffnung auf weitere, Erfolg bringende Jahre auszusprechen. Cheers! ERFOLGREICH EINGEFÜHRT Die beiden Gemeinden Arosa und Trimmis, welche über das Amt für Informatik Chur laufen, wurden parallel eingeführt und kamen im Januar 2014 zu einem erfolgreichen Abschluss. Bei diesen Projekten liefen nicht nur die Installationen, sondern auch einen Teil der Schulungen gemeinsam. Dies hatte den Vorteil, dass die Projekte zügiger abgewickelt und von der gegenseitigen Erfahrung profitiert werden konnte.

3 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER Fortsetzung von Seite 01 Im täglichen Einsatz wird meist nur ein kleiner Teil aller vorhandenen Funktionen benötigt. Der neue Release berücksichtigt das durch die vereinfachte Bedienung des Programms, indem nur die im jeweiligen Kontext benötigten Funktionen direkt abrufbar sind. Um das zu realisieren, mussten die Programmentwickler radikal umdenken, denn fortan heisst der Leitsatz ihrer Arbeit: Alle Abläufe sind für den Benutzer logisch und einfach nachvollziehbar. Deshalb benötigt der neue Client auch keine Schulung. Aber auch der optische Auftritt der Applikation wurde komplett überarbeitet: CMI AXIOMA präsentiert sich neu als intuitiv zu bedienendes Programm mit einer modernen, übersichtlichen und aufgeräumten Oberfläche. Dazu trägt auch das Responsive Design bei, bei dem sich die Darstellung automatisch an die Bildschirmgrösse, respektive die Bildschirmauflösung anpasst. UMFASSENDE PLANUNG UND AUSFÜHRLICHE TESTS Das Aufsetzen eines neuen Designs für eine bestehende Software ist ein heikles Vorhaben. Deshalb wurde ein Projektteam gebildet, welches sich während eines Jahres in monatlichen Workshops mit der Thematik auseinander gesetzt hat. Dem Team gehörten neben dem Geschäftsleiter, dem zuständigen Entwickler und mehreren «Alle Abläufe sind für den Benutzer logisch und einfach nachvollziehbar. Deshalb benötigt der neue Client auch keine Schulung.» ProjektleiterInnen von CM Informatik AG auch zwei externe Usability-Spezialisten von «Die Ergonomen» und Vertreter der Partnerfirmen Talus Informatik AG und Verwaltungsrechenzentrum AG St.Gallen (VRSG) an. Sporadisch wurden zudem einige ausgewählte Kunden mit den jeweiligen Entwicklungsstand konfrontiert und deren Feedback in der Weiterentwicklung berücksichtigt. Ende Juni 2014 wurde die Entwicklung des Release 14 abgeschlossen und seit dem erfolgen ausführliche Tests. Zum einen interne Funktionstests aber auch externe Usability-Untersuchungen mit Kunden im Testlabor der Firma «Die Ergonomen». Im September wurde der neue Software- Release zudem bei Pilotkunden installiert und ein letztes Mal im Praxiseinsatz intensiv getestet. Durch diese aufwändige Testreihe wird sichergestellt, dass der neue Release den hohen Qualitätsansprüchen genügt und stabil und fehlerfrei läuft. UMBENENNUNG CMI KONSUL AUF CMI AXIOMA Für eine bessere und einfachere Kommunikation werden die GEVER-Lösungen neu unter dem gleiche Namen vermarktet. Für die Kantonskunden ändert sich, ausser dem neuen Namen, nichts. Der volle Leistungsund Funktionsumfang bleibt bestehen. Fortsetzung auf Seite 04 /// INTERVIEW 4 FRAGEN AN STEFAN BOSSHARD, GESCHÄFTSFÜHRER CM INFORMATIK AG, ZUM NEUEN CMI AXIOMA Warum wurde in das Redesign des Clients investiert? Das Benutzerführungskonzept des heutigen Client ist 10 Jahre alt. In dieser Zeit kamen viele neue Funktionen hinzu. Das führte dazu, dass die Übersichtlichkeit und Einfachheit in der Bedienung gelitten haben. Das haben wir korrigiert und die Usability auf den neusten Stand der Erkenntnisse und Technologien gebracht. Was war das Ziel des Redesigns? Der Client soll für den einzelnen Benutzer reduziert und schlank daher kommen. Gleichzeitig soll sich ein Office Benutzer sofort zurechtfinden. «Reduce to the Max» war der Projekttitel und fasst den Schwerpunkt perfekt zusammen. Mit wie viel Schulungsaufwand muss ein Kunde rechnen? Wir rechnen nicht mit einer Schulung im eigentlichen Sinne. Die Usability-Tests haben ergeben, dass sich ein bestehender Benutzer mit einer kurzen Information und einem Quick-Manuel bereits nach 1 2 Tagen an das neue Benutzerführungskonzept gewöhnt hat und dann effizienter und einfacher mit den gleichen Daten weiter arbeiten kann. Im Markt wird behauptet, dass heutige CMI AXIOMA sei kompliziert und zu mächtig für einfachere Bedürfnisse. Stimmt das? Es muss differenziert werden. Für eine Organisation die noch nie mit einem GEVER System gearbeitet hat und in erster Linie den Windows Explorer ablösen will, also mehr oder weniger ein DMS sucht, stimmt die Aussage. Eine Organisation, die sich mit dem Thema GEVER auseinander gesetzt hat oder bereits seit einiger Zeit mit CMI AXIOMA arbeitet, schätzt die vielen Funktionen und möchte diese nicht mehr hergeben. Mit dem neuen Client haben wir uns der Herausforderung gestellt, einen einfachen und übersichtlichen Client für einfache Bedürfnisse bereit zu stellen und gleichzeitig den erfahrenen Benutzern die vertrauten und geschätzten Funktionen nicht weg zu nehmen. Die Usability-Tests haben gezeigt, dass uns das gelungen ist. Wir haben einen Benutzer ohne jegliche Vorkenntnisse mit der Aufgabe ans System gesetzt, ein Geschäft zu eröffnen, eine beteiligte Person zu erfassen, aus einer Vorlage ein Dokument zu erzeugen sowie einen Auftrag mittels Aktivität zu erstellen. Mit dem neuen Client hat das die Testperson problemlos bewältigt. Sie meinte «es sieht und fühlt sich wie mein Office an». Gleichzeitig haben Benutzer die täglich mit CMI AXIOMA arbeiten ihre geschätzten Funktionen wieder gefunden.

4 04 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014 Fortsetzung von Seite 03 Sie werden als Key Accounts nach wie vor direkt von CM Informatik AG betreut und auch die individuellen Service- und Support-Vereinbarungen behalten ihre Gültigkeit. Überzeugen Sie sich selber auf Neu ist nur, dass nach der Installation von Release 14 beim Starten des Programms das CMI AXIOMA-Logo aufscheint. NEUE LÖSUNGSHOMEPAGE Mit der neuen Lösungshomepage erhält das Produkt mehr Gewicht. Sämtliche Informationen zu den einzelnen Modulen und Funktionen sind übersichtlich und informativ dargestellt. /// USABILITY-TESTS «WER OFFICE KANN, KANN AUCH CMI AXIOMA» Das neue CMI AXIOMA erhielt anlässlich der Usability-Tests von den Testpersonen durchwegs gute Beurteilungen. Die Tests, welche im Usability-Labor der Firma «Die Ergonomen» in Zürich Mitte Juli 2014 durchgeführt wurden, konfrontierten 8 Kunden mit der neuen Software. Dabei mussten sie in der gut einstündigen Prüfung auch praktische Aufgaben lösen, wie beispielsweise ein neues Geschäft eröffnen. Nach dem Test wurden sie nach ihrem persönlichen Eindruck befragt. Zum Aussehen, also dem optischen Auftritt des neuen Release 14 gab es unter anderem die folgenden Kommentare: «Kommt aufgeräumter daher.», «Wirkt frischer und schlanker, sehr positiv.», «Design ist im Office-Stil gehalten, wie man sich das auch gewöhnt ist.», «Aufgebaut wie die Office-Programme von Microsoft, das erleichtert die Bedienung wesentlich.», «Es gleicht Outlook, hat eine gute Struktur, man findet sich relativ schnell zurecht.», «Ich finde die neue Oberfläche super!». Auch die Bedienung wurde von den Probanden sehr positiv beurteilt: «Das Programm ist gut strukturiert, man weiss intuitiv, wo man was findet.», «Der Lerneffekt ist hoch, nach einer Stunde hatte ich das Gefühl, bereits gut damit arbeiten zu können.», «Die Umgewöhnung ist nicht so massiv.» Im Nebenraum beobachten Gregor Bosshard (Produktmanager), Stefan Bosshard (Geschäftsführer) und Martin Bachmann (Projektleiter) von CM Informatik AG gespannt, wie sich die Testperson mit dem neuen CMI AXIOMA zurechtfindet.

5 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER /// REDESIGN CMI AXIOMA MUSTERGÜLTIGES REDESIGN- PROJEKT Ein Jahr lang haben die Usability-Experten der Firma «Die Ergonomen» das Redesign-Projekt von CMI AXIOMA begleitet. Zum guten Gelingen des ambitionierten Vorhabens beigetragen hat dabei das Know-how der Spezialisten in Sachen Benutzerfreundlichkeit sowie deren Vermittlerrolle als neutrale Betrachter mit Aussensicht. INTERNA hat Christopher Müller, Inhaber der «Die Ergonomen» Usability AG, zum Projekt befragt. Zur Frage, wie schwierig denn ein Redesign einer bestehenden und bestens eingeführten Software-Lösung generell ist, meint Christopher Müller: «Es gibt mehrere Hürden. Zum einen auf der Seite des Anbieters, denn der muss sich aus der Komfortzone lösen, das eigene Produkt kritisch hinterfragen. Beim Kunden resp. Anwender ist oft die Bereitschaft, eine bekannte Applikation neu zu erlernen, klein. Ein Redesign ist daher immer ein heikles Projekt, bei dem der Erfolg nicht automatisch garantiert ist.» Beim CMI AXIOMA-Projekt unter der Vorgabe «Reduce to the Max» haben zwei Usability-Experten die Anforderungen nach einer vereinfachten Bedienung analysiert und ein Bedienkonzept erarbeitet. «CM Informatik AG hat bei diesem Projekt eine hohe Reife bewiesen denn sie war bereit, neue und innovative Wege zu gehen. so konnten auch Zeit, Geld und Nerven gespart werden.» Christopher Müller, Inhaber der «Die Ergonomen» Usability AG In der Folge waren sie in den beiden Steuerungsgruppen (Interne Gruppe mit VertreterInnen der Partnerfirmen / Externe Gruppe mit KundenvertreterInnen) stets präsent und führten die verschiedenen Sichtweisen im Sinne von guten Kompromissen zusammen. Ein wichtiger Teil der Projektbegleitung macht das Coaching des Entwicklerteams aus, bei welchem es galt, technische Machbarkeit, angestrebtes Bedienerlebnis und Einfachheit in Einklang zu bringen. Der Usability-Test im Testlabor der «Die Ergonomen» war zum Schluss die Nagelprobe des neuen CMI AXIOMA. Dabei konnten während zwei Tagen Vertreter von CM Informatik AG und Partnerfirmen miterleben wie sich 8 Kunden mit dem neu gestalteten Programm bei der Ausführung konkreter Aufgaben zurechtfanden. Die Tests haben neben einer durchwegs positiven Akzeptanz seitens der Benutzer auch kleine Schwachstellen aufgezeigt, welche bis zum Rollout des Release 14 korrigiert werden. «CM Informatik AG hat bei diesem Projekt eine hohe Reife bewiesen», fasst Christopher Müller seine Erfahrungen zusammen, «denn sie war bereit, neue und innovative Wege zu gehen. Ihre durch uns unterstützte Vorgehensweise mit der Einbindung von Partnern und Kunden in den Redesign-Prozess machte es nicht nur möglich, den angestrebten Quantensprung zu realisieren, es konnten auch Zeit, Geld und Nerven gespart werden.» Angesprochen auf seinen Eindruck vom Endresultat, CMI AXIOMA Release 14, meint Christopfer Müller: «CM Informatik AG ist ein grosser Sprung gelungen. Die Bedienung des Programms ist durch die neue Benutzerführung viel einfacher geworden. Umsteiger benötigen daher keine Schulung. Und bei Neukunden ist der Schulungsaufwand sehr viel geringer, sicherlich ein gutes Verkaufsargument.» «DIE ERGONOMEN» «Die Ergonomen» sind die Experten für die Optimierung der Usability und der User Experience. Mit der breiten Erfahrung und fundiertem Fachwissen unterstützen «Die Ergonomen» Unternehmen dabei, ihre Produkte erfolgreicher zu machen. Als Usability-Experten sind sie über sämtliche Prozess-Phasen hinweg präsent, von der Idee bis zum fertigen Produkt. Sie zeichnen sich durch ihre explizite Kundennähe und ihre Fachkompetenz aus. Christopher H. Müller, Dr. sc. nat. ETH, CEO, Expert Consultant. Er promovierte 2000 am Institut für Hygiene und Arbeitsphysiologie der ETH und gehört heute mit seiner langjährigen Erfahrung zu den führenden Usability-Experten der Schweiz. Dr. Müller ist Gründer und Inhaber der «Die Ergonomen» Usability AG.

6 06 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014 /// CMI AXIOMA RELEASE 14 HIGHLIGHTS DER NEUEN SOFTWAREVERSION Die Vereinfachung der Programmbedienung war die oberste Maxime des neuen CMI AXIOMA Software-Releases. Dass dies konsequent umgesetzt wurde, zeigen die beiden Funktionen Eröffnungs-Wizard und Suchcenter. Der Eröffnungs-Wizard zeigt im 1. Schritt die zuletzt verwendeten Geschäftsvorlagen an. ERÖFFNUNGS-WIZARD Der Eröffnungs-Wizard von CMI AXIOMA unterstützt den Benutzer beim Anlegen von neuen Objekten. Denn er wird bei der Eröffnung eines neuen Dossiers Schritt für Schritt geführt. Dabei kann er auf vordefinierte Geschäftsvorlagen zurückgreifen, welche vorgängig durch die GEVER-Verantwortlichen in CMI AXIOMA erfasst wurden. Diese Vorlagen sind bereits mit Vorschlagswerten (Titelgestaltung, Geschäftseigner, Ordnungssystem, etc.) angelegt. Somit wird auch für Gelegenheitsbenutzer die Dossier-Eröffnung vereinfacht. Er ist geführt und kann sich auf die wesentlichen Inhalte des Dossiers konzentrieren. Weitere dazugehörige Objekte wie beispielsweise Bestätigungsschreiben, beteiligte Personen oder Standardaktivitäten werden mit dem Eröffnungs-Wizard automatisch angelegt. Der Benutzer erhält so nach Abschluss des Eröffnungs-Wizard ein vollständiges, den Organisationsvorschriften entsprechendes Dossier für die Weiterbearbeitung. SUCHCENTER Mit dem Suchcenter kann der Benutzer abgespeicherte Suchabfragen einfach und schnell aufrufen. Die wichtigsten Suchabfragen sind dabei vom System bereits vorkonfiguriert. Zudem können für die gesamte Verwaltung relevante oder individuelle Suchabfragen hinterlegt werden. Die übersichtliche Trefferliste wird im Hauptanzeigebereich ausgegeben und kann über einen Report ausgedruckt werden. Durch einfaches copy & paste lässt sich die Trefferliste beispielsweise in ein Excel-Dokument einfügen und dort weiter bearbeiten. Das Suchcenter mit der Trefferliste im Hauptanzeigebereich.

7 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER /// NEUE MOBILE CLIENTS «DOSSIERBROWSER» UND «ZUSAMMENARBEIT DRITTE» Mobile Computing ist das Thema in der Öffentlichen Verwaltung. CM Informatik AG hat darauf reagiert und Anfang dieses Jahres die Mobile Sitzungsvorvorbereitung eingeführt. Ab dem Frühjahr 2015 werden mit dem «Dossierbrowser» und «Zusammenarbeit Dritte» zwei weitere Mobile Clients zur Verfügung stehen. Eine Vorschau. Wesentliche Elemente der Mobile Clients sind die Sicherheit und die Integration in die bestehenden Systeme. Die Zugriffssteuerung erfolgt vollständig aus CMI AXIOMA, die Pflege einer separaten Benutzerverwaltung entfällt damit. Für das Login stehen verschiedene Integrationen für Single Sign-on Lösungen zur Verfügung. Mobile Clients ergänzen den Haupt-Client für spezifische Bedürfnisse und Benutzergruppen. Sie sind primär für die Nutzung mit Tablets ausgelegt. Dabei werden abhängig von der Lösung ein Web-Client und ein App angeboten. Diese Clients sind einfach und intuitiv zu bedienen. Eine Schulung ist nicht nötig. Sie sind auf das Wesentliche reduziert und stehen in der App Version auch für die Offline-Nutzung zur Verfügung. MOBILE CLIENT «DOSSIERBROWSER» Der «Dossierbrowser» richtet sich an Anwender, welche jederzeit und überall auf ihre Geschäfte und Dokumente zugreifen möchten. Ideal für Benutzer, welche häufig an Meetings und Besprechungen sind und damit schnell und einfach mittels Tablet auf ihre Unterlagen zugreifen wollen. Der Zugriff erfolgt online auf die produktiven Daten über die integrierte Volltextsuche oder die Baumnavigation des Registraturplans. In der App-Version lassen sich Geschäfte und Dokumente downloaden und offline lesen. Als Ergänzung zum Mobile Client «Sitzungen» erhält ein Gremiumsmitglied mit dem «Dossierbrowser», neben den publizierten Unterlagen der entsprechenden Sitzung, den vollen Zugriff auf seine Geschäfte. Der «Dossierbrowser» wird als Weblösung für alle gängigen Browsern oder als App für Android, Apple und Microsoft verfügbar sein. MOBILE CLIENT «ZUSAMMEN- ARBEIT DRITTE» Der Mobile Client «Zusammenarbeit Dritte» ermöglicht die Online-Zusammenarbeit mit internen und externen Personen, welche keine CMI AXIOMA-Benutzer sind. Voraussetzung ist lediglich eine gültige Adresse. Dabei können externe Personen an den Geschäften beteiligt und in den Vernehmlassungsprozess integriert werden. Die Auftragsvergabe erfolgt mittels einer Aktivität. Die externe Person/Stelle erhält eine mit dem Link auf diese Aufgabe. Mit einem sicheren Login meldet sich die externe Person im CMI AXIOMA-Portal an. Die externe Stelle kann die Dokumente der betreffenden Aktivität einsehen und prüfen. Für die Beantwortung kann sie Dokumente der Aktivität hinzufügen und diese abschliessen. Die interne Stelle sieht online in CMI AXIOMA, dass die (externe) Pendenz erledigt ist und die entsprechenden Dokumente in der Aktivität abgelegt sind.

8 08 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014 /// MOBILE SITZUNGSVORBEREITUNG ERSTE POSITIVE ERFAHRUNGEN Seit dem Sommer 2014 haben die Gemeinde Russikon und der Regierungsrat des Kantons Nidwalden die Mobile Sitzungsvorbereitung im Einsatz. Im Grossen Rat des Kantons Bern wird die Einführung Ende Jahr für verschiedene Gremien und Kommissionen erfolgen. Die ersten Erfahrungen mit dieser neuen Art der Sitzungsvorbereitung sind, wie dieser Bericht zeigt, durchwegs positiv. Der Gemeinderat von Russikon verwendet die Mobile Sitzungsvorbereitung seit Juni Derzeit für die Sitzungen des 7-köpfigen Gemeinderats, welche alle zwei Wochen stattfinden. Zu einem späteren Zeitpunkt sollen weitere Gremien dazu kommen, so die Schulbehörde, die Sozialbehörde und die Baukommission.Was die Endgeräte anbelangt, gibt es keine Vorgaben; jedes Gemeinderatsmitglied arbeitet auf einem privaten Gerät seiner Wahl Marc Syfrig, Gemeindeschreiber von Russikon kann schon nach einer Sitzung des Gemeinderats mit der Mobilen Sitzungsvorbereitung positive Erfahrungen vermelden. und erhält dafür eine jährliche Entschädigung. Bei den Sitzungen des Russiker Gemeinderats kommen daher ipads, Notebooks und Android-Tablets zum Einsatz. In der Verwaltung der Gemeinde Russikon wurde ein erster interner Testlauf gemacht und dann gleich die letzte Sitzung vor der Sommerpause mit der Mobilen Sitzungsvorbereitung abgewickelt. Zur Sicherheit gab es zu dieser Sitzung doch noch die Aktenauflage im Gemeindehaus was sich allerdings als unnötig erwies. Daher erfolgt die Sitzungsvorbereitung seither papierlos. Marc Syfrig, Gemeindeschreiber von Russikon zu den ersten Erfahrungen: «Die Lösung von CM Informatik AG ist sehr anwenderfreundlich und wurde von allen Gemeinderatsmitgliedern sehr gut aufgenommen. Und das, obschon einige nicht gerade viel mit Computern am Hut haben und sich erst einen Tabletcomputer anschaffen mussten. Wir können unsere Sitzungen mit diesem Tool sehr viel effizienter abhalten. Positiv ist auch, dass sich die externen Gemeinderäte nun jederzeit und überall auf die Sitzungen vorbereiten können.» Den sieben Regierungsräten und dem Landschreiber stand bei der ersten Sitzung nach der Sommerpause anfangs August zum ersten Mal die Mobile Sitzungsvorbereitung zur Verfügung. Meist wurde dabei noch die Browserversion auf den Arbeitsstationen der Regierungsräte benutzt, denn Erich von Rotz ist Administrativer Leiter der Staatskanzlei des Kantons Nidwalden. Der erste Schritt, die Einführung der Mobilen Sitzungsvorbereitung beim Regierungsrat, hat aus seiner Sicht gut funktioniert. das dafür bestimmte Tablet mit Windows 8.1 wurde gestaffelt ausgeliefert. Mittlerweile kommen bei den wöchentlichen Sitzungen nur noch die mobilen Geräte zum Einsatz. Erich von Rotz, Administrativer Leiter der Staatskanzlei des Kantons Nidwalden zu den Gründen der Einführung der Mobilen Sitzungsvorbereitung: «Unsere Regierungsräte sind schon einige Jahre CMI KONSUL-Benutzer und wir suchten nach einer Möglichkeit, ihnen einen mobilen Zugang zu den Unterlagen der wöchentlich stattfindenden Sitzungen zu ermöglich. Zusammen mit dem Informatik- LeistungsZentrum (ILZ) Obwalden/Nidwalden, welches für unsere IT-Infrastruktur zuständig ist, haben wir evaluiert und uns dann für die Lösung von CM Informatik AG entschieden. Es war, wie sich jetzt schon zeigt, die richtige Entscheidung, denn die Lösung ist für uns in der Staatskanzlei sehr einfach zu handhaben und die Benutzer profitieren von einer sehr übersichtlichen Darstellung und einfacher Bedienung.» In einem zweiten Schritt ist die Ausweitung der Mobilen Sitzungsvorbereitung auf den Landrat vorgesehen. Dabei geht es um 60 Ratsmitglieder, die auch in verschiedenen ständigen Kommissionen tätig sind, welchen die neue Art der Sitzungsvorbereitung zur Verfügung gestellt werden soll. Im Gegensatz zu den Regierungsräten sollen die Landräte ihre privaten mobilen Geräte benutzen. Dazu Erich von Rotz: «Die Erfahrungen im Regierungsratsgremium werden zeigen, ob sich diese Lösung 1:1 im Landrat umsetzen lässt. Ich bin mir aber sicher, dass wir damit in die richtige Richtung, nämlich weitgehend papierlosen Sitzungen, gehen.»

9 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER «Derzeit wird die Mobile Sitzungsvorbereitung im Rahmen eines Praxistests einzelnen interessierten, technikaffinen Grossräten bereits zur Verfügung gestellt. Ihr Feedback soll zur reibungslosen Einführung Ende Jahr bei allen Ratsmitgliedern beitragen.» Noch vor Ende dieses Jahres soll die Mobile Sitzungsvorbereitung für die Mitglieder des Grossen Rats des Kantons Bern für verschiedene Gremien und alle Kommissionen freigegeben werden. Dann können sich die über 160 Ratsmitglieder mobil auf ihre Sitzungen im Grossen Rat und in den jeweiligen Kommissionen vorbereiten. Seit der neuen Legislatur im Juni wird die neue Lösung im Ratssekretariat intensiv getestet und ein Handbuch zur Nutzung der Mobilen Sitzungsvorbereitung erstellt. Die Ratsmitglieder erhalten eine jährliche Infrastrukturpauschale und sind daher bei der Wahl des mobilen Endgeräts frei. Deshalb wird die ganze Palette der mobilen Geräte wie ipads, Android-Tablets, Windows-Tablets sowie Note- und Netbooks zum Einsatz kommen. Das alle diese Geräte unterstützt werden, war denn auch eine der wichtigen Anforderungen an die neue Lösung. Patrick Trees, Generalsekretär des Grossen Rats des Kantons Bern, der das Projekt Mobile Sitzungsvorbereitung als überzeugter Anhänger des «papierlosen Parlaments» angestossen hat, erläutert: «Seit 2009/2010 haben wir alle unsere Sitzungsprozesse mit der GEVER-Lösung CMI KONSUL strukturiert und standardisiert. Das läuft sehr gut und wird nun durch die Mobile Sitzungsvorbereitung erweitert. Was mich besonders überzeugt, ist die übersichtliche Darstellung für die Benutzer und das sich die neue Lösung mit sehr geringem Aufwand betreiben lässt. Positiv ist auch, dass beim Einloggen in unser Extranet ein Download der Sitzungsunterlagen erfolgt, so können die Ratsmitglieder auch offline mobil arbeiten.» Derzeit wird die Mobile Sitzungsvorbereitung im Rahmen eines Praxistests einzelnen interessierten, technikaffinen Grossräten bereits zur Verfügung gestellt. Ihr Feedback soll zur reibungslosen Einführung Ende Jahr bei allen Ratsmitglie- Patrick Trees, MA / MAS Executive MPA, leitet in seiner Funktion als Generalsekretär des Grossen Rats des Kantons Bern die Parlamentsdienste. Die internen Tests mit der Mobilen Sitzungsvorbereitung laufen nach seinen Aussagen sehr gut. dern beitragen. Dazu Patrick Trees: «Bereits heute arbeiten 30 Grossräte bei den Sitzungen vollelektronisch. Ich rechne daher damit, dass mit der neuen, einfach zu bedienenden Mobil-Lösung die meisten Grossräte auf diese Art der Sitzungsvorbereitung wechseln werden.» /// KUNDENUMFRAGE 2014 DURCHWEGS GUTE NOTEN Im Februar und März dieses Jahres hat CM Informatik AG ihre Kunden nach den eingesetzten Produkten, der Zufriedenheit mit dem Support, fachintegrierten Lösungen, Mobiler Sitzungsvorbereitung und dem Kundenmagazin INTERNA befragt. Von den 82 Umfrageteilnehmern wurde insbesondere dem Support gute Noten erteilt: 87% stuften die Zufriedenheit mit der technischen Unterstützung seitens CM Informatik AG und ihrer Partner mit «Gut» respektive «Sehr gut» ein. «Auch die Kundenzeitschrift INTERNA erhielt gute Noten; sie wurde von 87% als gut bis sehr gut eingestuft. 70% der Leser wünschten sich beim Inhalt mehr Informationen zur Weiterentwicklung der Produkte und zu neuen Modulen.» Interessante Antworten gab es zur Nutzung der CMI-Produkte. So arbeiten über 30% der BenutzerInnen täglich 5 Stunden mit CMI AXIOMA/CMI KONSUL. Und immer noch 17% kommen auf beachtliche 4 Stunden tägliche Nutzung. Mit den CMI-Programmen erledigen 73% der BenutzerInnen die Protokollverwaltung von Ratsgeschäften; 53% haben sie zur Verwaltung aller Geschäfte in der Kanzlei im Einsatz. Ein grosser Teil der Umfrage befasste sich mit dem Support. Dabei zeigte sich, dass 60% der BenutzerInnen den Support telefonisch und 30% per kontaktieren. Die überwiegende Mehrheit, nämlich 86%, bewerteten die Erreichbarkeit mit «Gut» resp. «Sehr gut». Auch die Fachkompetenz wurde von 83% für gut befunden. Bei der Effizienz gaben 12% der Umfrageteilnehmer an, dass ihr Problem bereits beim Erstkontakt gelöst wurde und 47% konnte innerhalb eines Tages geholfen werden. Alles in allem resultierte daraus bei 87% eine gute bis sehr gute Bewertung der Gesamtzufriedenheit mit dem Support. Nach fachintegrierten Lösung befragt, gaben 23% an, solche bereits im Einsatz zu haben, 53% hatten schon davon gehört und 60% stuften integrierte Fachapplikationen als wichtig ein. Auch die Kundenzeitschrift INTERNA erhielt gute Noten; sie wurde von 87% als gut bis sehr gut eingestuft. 70% der Leser wünschten sich beim Inhalt mehr Informationen zur Weiterentwicklung der Produkte und zu neuen Modulen. Die Kundenumfrage hat neben den grösstenteils sehr positiven Resultaten auch aufgezeigt, wo es Verbesserungspotential gibt. Diese Hinweise werden sehr ernst genommen und in den betroffenen Bereichen entsprechend umgesetzt.

10 10 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014 PARTNER DER CM INFORMATIK AG Abplanalp-Ramsauer AG ( Graphax ( Greenshare AG ( i-web Innovative Web AG ( Neue Software Technologie Gemeinden GmbH (NEST) ( /// BESTATTUNGSWESEN/FRIEDHOFSVERWALTUNG (TOMBA) GRÄBERSUCHE PER TASTENDRUCK Vor 6 Jahren hat die Gemeinde Dietikon im Kanton Zürich seinen Friedhof Guggenbühl mit einem Computer-Terminal für die Lokalisierung der Gräber ausgestattet. Durch Eingabe des Namens des Verstorbenen wird der Standort des gesuchten Grabes angezeigt. Das Terminal ist über eine Standleitung mit der Gemeindeverwaltung Dietikon, respektive mit der Datenbank des dort installierten Friedhofsverwaltungsprogramm Tomba verbunden und liefert so stets aktuelle Informationen, auch über die am jeweiligen Tag anstehenden Bestattungen. Auf dem 30'000 Quadratmeter grossen Friedhof mit seinen 3'500 Gräbern kann die Suche nach einem bestimmten Grab recht anstrengend sein. Mit dem sogenannten Friedhofterminal geht das schnell und komfortabel. Nach Eingabe des Namens des Verstorbenen zeigt der Bildschirm Grabfeld und Grabnummer an und druckt diese Angaben als Ticket aus. Damit kann auf dem neben den Terminal befindlichen Friedhofsplan der genaue Standort identifiziert werden. Diese Dienstleistung wird von den Friedhofbesuchern rege genutzt, wurden doch bis dato über 15'000 Abfragen getätigt. Eine zweite Installation dieser Art befindet sich auf dem etwas kleineren Friedhof der Gemeinde Reinach in Kanton Baselland. Auch dort suchen jeden Monat rund 200 Friedhofbesucher nach Gräberstandorten. Tomba ist die Fachlösung für die effiziente Verwaltung von Gräber- und Verstorbenendaten. Von der Todesmeldung bis hin zur Grabräumung unterstützt Tomba die Verantwortlichen in der Verwaltung und die Mitarbeitenden auf den Friedhöfen bei ihrer täglichen Arbeit. OBT AG ( officeatwork ( Talus Informatik AG ( TCG Top Capture Group ( VRSG Verwaltungsrechenzentrum AG ( Besucherinnen und Besucher des Friedhofs Guggenbühl können sich am Friedhofterminmal einloggen und ein Ticket mit den Angaben des gesuchten Grabstandorts ziehen.

11 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER /// ROADSHOW 2014 GUT BESUCHTE INFORMATIONSANLÄSSE Impressionen der Roadshow-Veranstaltung in der Kartause Ittingen im Kanton Thurgau. Im Zeitraum vom März 2014 hat CM Informatik AG zusammen mit Greenshare AG, OBT AG, Talus Informatik AG und der VRSG Verwaltungsrechenzentrum AG St.Gallen in den Kantonen Aargau, Bern, Luzern, Obwalden, Schwyz, Thurgau, Zug und Zürich im Rahmen der Roadshow 2014 insgesamt 8 Informationsanlässe durchgeführt. Die Kurzveranstaltungen wurden von 130 TeilnehmerInnen besucht; 3/4 davon waren Kunden, 1/4 Interessenten. Das Feedback der Teilnehmer war durchwegs positiv, insbesondere die Präsentationen des Releases 14 von CMI AXIOMA sowie die Vorstellung der Mobilen Sitzungsvorbereitung stiessen auf grosses Interesse. Auch die anderen Schwerpunkte wie der Praxisbericht des Gastreferenten aus der Region über seine Erfahrungen mit CMI AXIOMA und den eingesetzten Fachmodulen. Weiter fanden die allgemeine Geschäftsverwaltung mit CMI AXIOMA, die fachintegrierten Lösungen Baugesuchsverwaltung (BauPro), Bestattungswesen/Friedhofverwaltung (Tomba) und Hundekontrolle/-register (HuKoReg) viel Beachtung. Die nächste Roadshow wird turnusgemäss erst im Frühjahr 2016 stattfinden, denn 2015 organisiert CM Informatik AG wieder eine Fachtagung.

12 12 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014 /// GEMEINDE WETTINGEN 15 JAHRE CMI AXIOMA UND LUST AUF MEHR Seit über 15 Jahren hat die Gemeinde Wettingen das Geschäfts- und Protokollverwaltungsprogramm CMI AXIOMA im Einsatz. In dieser Zeit wurden damit insgesamt über 45'000 Geschäfte des Gemeinde- und des Einwohnerrats verwaltet. Nun ist ein Ausbau dieser als strategisches Produkt eingestuften Lösung angesagt: CMI AXIOMA soll flächendeckend in der gesamten Verwaltung eingesetzt und dem Vorlagenwildwuchs mittels der Vorlagenmanagement-Applikation officeatwork entgegen getreten werden. Zudem steht die Migration der Fachlösung BauPro und die Einführung weiterer fachintegrierten Lösungen auf der Agenda. Im Laufe der Jahre wurde das GEVER-Programm mit einer NEST-Schnittstelle zum Behördenverzeichnis und dem Modul Sitzungsgeldabrechnung ausgestattet. Und vor drei Jahren erhielten die Mitglieder des Gemeinderats und die Abteilungsleiter der verschiedenen Verwaltungsbereiche das Leserecht für CMI AXIOMA, d.h. sie können online Einblick in die Ratsgeschäfte nehmen. Auf seine langjährigen Erfahrungen mit CMI AXIOMA und CM Informatik AG angesprochen, meint Gemeindeschreiber Urs Blickenstorfer: «Ich kann nur schwärmen, mit dem Produkt bin ich sehr zufrieden. Und unsere Ansprechpartner bei CM Informatik AG aus den Bereichen Verkauf, Technik und Support betreuen uns wirklich sehr gut.» «Ich kann nur schwärmen, mit dem Produkt CMI AXIOMA und der Firma CM Informatik AG bin ich sehr zufrieden.» Urs Blickenstorfer, seit 17 Jahren Gemeindeschreiber von Wettingen und Leiter Stab/Dienste. CMI AXIOMA BEWÄHRT SICH SEIT ÜBER 15 JAHREN Bis Ende 1997 wurden die Ratsgeschäfte der Gemeinde Wettingen mit den Microsoft-Produkten Word und Explorer administriert. Im Jahr darauf wurde im Zuge einer Umstellung im IT-Bereich auch eine neue Geschäftsverwaltungslösung evaluiert. Der Entscheid fiel auf CMI AXIOMA. Die Einführung umfasste die Hinterlegung eines neuen Archivplans sowie die Migration bestehender Geschäftsdaten und erfolgte auf 8 Arbeitsplätzen in der Kanzlei. Gemeindeschreiber Urs Blickenstorfer erinnert sich: «Die Einführung verlief damals absolut problemlos; genauso wie die Datenmigration, die Übernahme der Metadaten der bestehenden Geschäfte. Auch die Benutzerinnen und Benutzer haben das Programm schnell und gut angenommen, dafür sorgten eine solide Schulung und die einfachen Prozesse.» CMI AXIOMA läuft wie alle in der Gemeindeverwaltung Wettingen eingesetzten Programme in einer MS-Server-Umgebung mit einer Citrix-Desktop-Lösung. Die Arbeitsstationen der Benutzerinnen und Benutzer sind daher alle Terminals einer zentralen IT-Infrastruktur. Informatik- Leiter Andreas Ruch: «Unsere Infrastruktur ist auf der Benutzerseite sehr schlank. Durch die zentrale Steuerung haben wir Sicherheit und Release-Anpassungen voll im Griff. CMI AXIOMA läuft in diesem Umfeld von Anfang an sehr stabil.» AUSBREITUNG, MOBILE SITZUNGSVOR- BEREITUNG UND MEHR «Anfang dieses Jahres haben wir uns Gedanken über eine Ausbreitung von CMI AXIOMA in unserer Verwaltung gemacht. Wir möchten nicht nur abteilungsübergreifend und damit effizienter arbeiten und die Medienbrüche in unseren Prozessen eliminieren. Uns geht es auch darum, den Anteil an ausgedruckten Dokumenten stark zu reduzieren», erläutert Gemeindeschreiber Urs Blickenstorfer die Gründe für eine verwaltungsinterne Analyse. Dabei wurden die Bedürfnisse und Wünsche aller Abteilungen untersucht. Basierend auf diesen Erkenntnissen hat CM Informatik AG ein Konzept für die Ausbreitung der GEVER-Lösung, neuen fachintegrierten Applikationen und der Einführung der Mobilen Sitzungsvorbereitung und der Vorlagenmanagement- Lösung officeatwork ausgearbeitet. Derzeit läuft der Budgetierungsprozess. Wird das Budget bewilligt, kann anfangs 2015 mit der schrittweisen Einführung begonnen werden, zuerst im Bereich Bauverwaltung und Planung mit der Migration von BauPro und der gleichzeitigen Installation von CMI AXIOMA. Wie lange die Ausbreitung in der gesamten Verwaltung dauern wird, lässt sich derzeit noch nicht abschätzen, sicher ist, dass schlussendlich CMI AXIOMA auf rund 50 Arbeitsplätzen installiert sein wird. Bei den Fachapplikationen ist der Einsatz der Friedhofsverwaltungssoftware TOMBA vorgesehen und auch beim Posteingang kann man sich eine integrierte, medienbruchfreie Lösung vorstellen.

13 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER Die Mobile Sitzungsvorbereitung soll kommen und zwar für den Gemeinde- und den Einwohnerrat. Noch nicht entschieden ist, auf welchen Endgeräten diese Applikation laufen soll und ob die Gemeindeverwaltung diese Mobile Devices stellt oder die App auf den privaten Geräten der Ratsmitglieder installiert wird. «Wir müssen den neusten Release von CMI AXIOMA installieren, unsere Server-Umgebung anpassen und eine neue Datenbank aufsetzen. Dies, um das künftig deutlich höhere Datenaufkommen zu bewältigen.» Andreas Ruch ist seit 2010 Informatik-Leiter. Er ist aus der Privatwirtschaft zur Gemeinde Wettingen gekommen. CMI AXIOMA hat ihn durch die Stabilität im Betrieb überzeugt. Auch die Einführung des Publikators ist ein Thema, künftig sollen die öffentlichen Ratsbeschlüsse per Mausklick auf der Homepage der Gemeinde Wettingen publiziert werden. Mittels Publikator soll auch die Veröffentlichung der Behörden-, Kommissions- und Gremienverzeichnisse im Internet erfolgen. Ein weiteres Projekt ist die drastische Reduktion der über 1'000 Dokumentenvorlagen, welche derzeit in der Wettinger Gemeindeverwaltung im Einsatz sind. Weil das bestehende Vorlagentool veraltet ist, wird mit der Implementierung von Office 2013 auch gleich die Vorlagenmanagement-Lösung officeatwork eingeführt. «Alle diese Vorhaben wirken sich auch auf unsere IT-Infrastruktur aus», fügt Informatik-Leiter Andreas Ruch an, «wir müssen den neusten Release von CMI AXIOMA installieren, unsere Server-Umgebung anpassen und eine neue Datenbank aufsetzen. Dies, um das künftig deutlich höhere Datenaufkommen zu bewältigen.» WETTINGEN STERN AN DER LIMMAT Die Gemeinde Wettingen liegt im Bezirk Baden im Kanton Aargau. Sie hat sich vom ehemaligen Klosterdorf zu einer attraktiven Gemeinde mit einem intakten Gewerbe-, Vereins- und Wirtschaftsleben entwickelt. Die Fläche des Gemeindegebietes beträgt 1'059 Hektaren, davon sind 417 Hektaren bewaldet und 398 Hektaren überbaut. Mit über 20'000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist Wettingen die bevölkerungsreichste Gemeinde des Kantons. Am 31. Dezember 2013 lebten 20'265 Menschen in Wettingen, der Ausländeranteil betrug 26,4 %. Die etwas über 900 Betriebe Wettingens, in denen rund 8'000 Personen beschäftigt sind, zeigen, dass die Gemeinde auch ein attraktiver Standort für Unternehmen ist.

14 14 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014 /// ENERGIE WASSER BERN CMI AXIOMA VERWALTET GL- UND VR-SITZUNGEN JETZT AUCH ONLINE Die Geschäftsverwaltungslösung CMI AXIOMA bewährt sich nicht nur im Bereich der Öffentlichen Verwaltung, sondern auch bei anderen Unternehmen und Organisationen. So auch seit Jahren bei Energie Wasser Bern (ewb) bei der Verwaltung der Geschäfte, welche bei den Geschäftsleitungs- und Verwaltungsrats-Sitzungen behandelt werden. Seit kurzem werden die Sitzungsprozesse mit CMI AXIOMA, dem Publikator und einer CMSbasierten Internet-Applikation von Talus Informatik AG ausschliesslich online abgewickelt. Word-Dokument zusammen gestellt, stehen allen Sitzungsteilnehmern zur Verfügung und dienen fallweise externen Referenten als Input für ihre Präsentationen. Nach der Sitzung wird ein Protokoll mit den Beschlüssen abgefasst und die Pendenzen als Aktivitäten aufgenommen. Zu Beginn arbeitete das Generalsekretariat zur Vorbereitung der GL-Sitzungen mit dem Tool. Später kamen weitere dazu: Bereichsleitung, Rechtsdienst, Interne Revision, Unternehmensentwicklung, Personalmanagement, Unternehmenskommunikation und deren Stellvertretung sowie Assistenz. Damit die mit CMI AXIOMA erstellten Dokumente auch der ewb-corporate Identity entsprechen, wurde schon vor Jahren das Vorlagen- und Content-Management-Tool officeatwork installiert. Andrea Olujic, Assistentin des CEOs, die seit der Einführung vor 6 Jahren zu den Power Usern von CMI AXIOMA gehört, fasst ihr Meinung so zusammen: «Für mich ist CMI AXIOMA wirklich ein sehr gutes Programm. Es vereinfacht und optimiert das Sitzungsmanagement der GL- und VR- Gremien nicht zuletzt dadurch, dass bei dieser Anwendung strukturierte Prozesse vorgegeben sind. Die Energiezentrale Forsthaus ist ein Meilenstein auf dem Weg zum Atomausstieg: Die Anlage produziert mit einer Kehrichtverwertungsanlage, einem Holzheizkraftwerk und einem Gas- und Dampf-Kombikraftwerk Strom, Wärme und Dampf für die Stadt Bern. Die Energiezentrale Forsthaus deckt rund ein Drittel des städtischen Stromverbrauchs. Foto: Energie Wasser Bern, Adrian Moser 2008 hat ewb nach einer Evaluation die Geschäftsverwaltungslösung CMI AXIOMA mit Fokus auf das Sitzungsmanagement für die Geschäftsleitung, den Verwaltungsrat sowie den Verwaltungsratsausschuss eingeführt. Die bestehenden Sitzungsunterlagen dieser Gremien wurden in die neue GEVER-Lösung migriert. Bis heute wurden insgesamt über 2'300 Geschäfte mit CMI AXIOMA verwaltet. Viele davon stammen von der Geschäftsleitung, die an 20 Sitzungen pro Jahr an die 160 Geschäfte bearbeitet. Der Prozess dabei ist vergleichbar mit den Abläufen in der Öffentlichen Verwaltung: Die verschiedenen Bereiche reichen ihre Geschäfte samt Unterlagen ans CEO-Sekretariat ein, wo dann die Traktandenliste für die nächste GL-Sitzung erstellt und samt den dazugehörenden Unterlagen an alle Sitzungsteilnehmer verteilt wird. Zur Sitzungsvorbereitung haben sich die Teilnehmer dann diese Dokumente ausgedruckt. Bei ewb erfolgte darauf ein besonderer Prozessschritt: Die Sitzungsteilnehmer mussten noch vor der Sitzung eine Beurteilung zu den anstehenden Traktanden abgeben. Diese Kommentare, in einem Andrea Olujic, CEO Assistenz, gehört zu den CMI AXIOMA-Benutzern der ersten Stunde. Toll auch, dass mit wenigen Klicks das Protokoll erstellt werden kann, kein Vergleich zu früher! Dass CMI AXIOMA bei uns gut funktioniert, hat auch mit Talus Informatik AG zu tun, deren Support ist schnell und kompetent.» NOCH EFFIZIENTER UND PAPIERLOS DIE ONLINE SITZUNGSVORBEREITUNG Ende letztes Jahr wurde ewb an einem Informationsanlass von Talus Informatik AG auf die Online Sitzungsverwaltung aufmerksam. In der Folge kam es zu einer Präsentation beim CEO und dem Generalsekretariat sowie deren Assistentinnen und bald darauf zum Entscheid, dieses Tool einzuführen. Dabei werden die für die Sitzungen relevanten Inhalte mittels der CMI AXIOMA-Erweiterung Publikator in einer von Talus Informatik AG entwickelten, CMS-basierten Internet-Applikation exportiert und so den Sitzungsteilnehmern zugänglich gemacht. Weil ewb sehr hohe Anforderung an ihre IT-Sicherheit stellt, wurde auch diese Applikation einem strengen, von einer externen Firma durchgeführten Sicherheitsaudit unterzogen. Nach einigen Anpassungen durch alle beteiligen Stellen CM Informatik AG (Publikator), Talus Informatik AG (Internet-Applikation) und der ewb IT-Abteilung, auf deren Infrastruktur diese Lösung betrieben wird konnte die Online Sit-

15 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER zungsvorbereitung im April 2014 in Betrieb genommen werden. In einem ersten Schritt wurde der neue Prozess für die Geschäftsleitungssitzungen eingeführt. Ob dieses Verfahren auch bei den Sitzungen des Verwaltungsrats zur Anwendung kommt, wird noch geprüft. Für die meisten, an der Vorbereitung der GL-Sitzungen beteiligten CMI AXIOMA- Benutzer, ändert sich durch die Einführung der Online Sitzungsvorbereitung praktisch nichts. Ausser, dass sich der Publikationsprozess, also das Verteilen der Sitzungsunterlagen an die Sitzungsteil- WIR GEBEN ENERGIE WEITER Energie Wasser Bern ist als selbständiges, öffentlich-rechtliches Unternehmen der Stadt Bern eines der fünf grössten städtischen Energieversorgungsunternehmen der Schweiz. Zu unseren Kunden zählen rund 70'000 Haushalte, 8'000 kleine und mittlere Unternehmen sowie 100 Grosskunden. Das Unternehmen stellt die Versorgung der Stadt Bern und der umliegenden Gemeinden mit Strom, Erdgas, Biogas und Wasser sicher, verwertet den Abfall zu Energie, bietet Dienstleistungen im Bereich der Elektro- und Erdgasmobilität an und baut in der Stadt Bern das Glasfasernetz. Energie Wasser Bern ist Partner von Swisspower. Energie Wasser Bern bekennt sich zur Nachhaltigkeit und damit zu einer Unternehmensführung, welche wirtschaftliche, ökologische und soziale Aspekte vereint. Als zukunftsorientiertes Unternehmen beschäftigt Energie Wasser Bern über 600 Mitarbeitende und setzt jährlich mehr als 400 Mio. Franken um. «Als ich 2008 von einem internationalen Konzern zu ewb kam, war es für mich normal, GL-Sitzungen im Ad hoc-prinzip abzuwickeln. Ich habe dann schnell festgestellt, dass es hier bei der Komplexität der Geschäfte und den vielen Schnittstellen nach aussen so nicht funktioniert. Wir haben daher mit CMI AXIOMA eine informatikgestützte Geschäftsverwaltungslösung eingeführt, die sich gut bewährt hat. Im Laufe der Jahre hat mich der Umstand, dass diese Lösung zu wenig nachhaltig ist, immer mehr gestört. Denn die GL-Mitglieder kamen jeweils mit oft über 100 Seiten Unterlagen zur Sitzung, durch die wir uns dann mühsam durchgearbeitet haben. nehmer, wesentlich vereinfacht hat. Sie erhalten per eine Nachricht, dass die Sitzungsunterlagen für die nächste GL-Sitzung bereit liegen. Dann loggen sie sich mit persönlichem Passwort in die Online Sitzungsverwaltung ein und sehen die Traktanden samt den dazugehörenden Unterlagen als PDF-File. Und auch die Beurteilung der Traktanden, welche früher mit einem separaten Word-Dokument erfasst wurde, erfolgt nun online. Dazu wird bei jedem Traktandum Zustimmung, Ablehnung, Verschiebung oder Kenntnisnahme angekreuzt und der angeforderte Kommentar eingegeben. Die Lösung überzeugt auch dadurch, dass die Sitzungsteilnehmenden bei der Wahl der benutzen Endgeräte frei sind. Die einen nutzen dazu ein ipad-tablet, andere ein Notebook resp. Netbook und in den Sekretariaten kommen vorwiegend PCs zum Einsatz. Grundsätzlich kann jedes Gerät mit Internetzugang und Internet- Browser eingesetzt werden. Mit der neuen Online Sitzungsverwaltung haben wir nun einen grossen Schritt in die richtige Richtung getan. Alle Mitglieder der erweiterten Geschäftsleitung haben heute alle Sitzungsunterlagen auf einem Gerät ihrer Wahl wie ipad oder Notebook zur Verfügung und sie können jederzeit und überall darauf zugreifen. Wir wollen mit dieser Lösung ohne grossen IT-Aufwand Nachhaltigkeit, Nutzen und Mehrwert realisieren. Das ist uns gelungen. Unsere GL-Sitzungen sind heute praktisch papierlos.» Daniel Schafer, CEO bei Energie Wasser Bern seit 2008, Ing. él. dipl. EPFL Nach einigen GL-Sitzungen mit der neuen Online Sitzungsverwaltung ergibt sich ein durchaus positives Fazit: Bei allen Sitzungsteilnehmenden wurde das neue Tool gut angenommen und die Sitzungsprozesse laufen einwandfrei. Nur ganz papierlos wird denn doch noch nicht gearbeitet. Einige Teilnehmer der Geschäftsleitungssitzung kommen mit Ausdrucken zur Sitzung allerdings nur mit einzelnen Ausdrucken und nicht mit den vollständig ausgedruckten Sitzungsunterlagen. Wie beurteilt Andrea Olujic die neue Online Sitzungsvorbereitung? «Super, wirklich sehr gut. Wir können nun noch effizienter arbeiten, da wir die Beurteilungen der Traktanden nun direkt auf der Onlineplattform haben. Denn die Teilnehmenden der GL-Sitzung können nun von überall ihre Beurteilung abgeben. Und dass sich das Ausdrucken der Sitzungsunterlagen nun erübrigt, ist nicht nur für unsere Umwelt gut, es macht uns in unseren Abläufen auch produktiver.» Seit 2007 ist das traditionsreiche Berner Kraftwerk Matte wieder in Betrieb.

16 16 NEWSLETTER DER CM INFORMATIK AG JAHRGANG 10 SEPTEMBER 2014 /// CMI STAR HILFT BEIM UMZUG VON ARCHIVGUT CMI STAR-STANDORTVERWALTUNG UNTERSTÜTZT ZÜGELAKTION DES ARCHIVS FÜR ZEITGESCHICHTE Beim Archiv für Zeitgeschichte wurden im Sommer 2014 im Hinblick auf den Umbau der Liegenschaft am Hirschengraben rund 4'000 Laufmeter Archivgut und Bibliothek aus verschiedenen Standorten gezügelt. Hierbei erwiesen sich die Standortverwaltung und das Reporting-Tool in CMI STAR als ebenso hilfreich wie flexibel. Innert weniger Minuten waren zusätzliche administrative Felder für die Zielstandorte hinzuparametriert, über welche die Feinplanung der weit über 800 Einzeltransfers erfasst werden konnte. Mittels Reporting-Tool konnten farbige Planungs- und Checklisten (z.b. auch zur Kontrolle der voraussichtlichen Füllgrade der Zielanlagen) sowie Umzugszettel generiert werden, durch welche die Zügelaktion effizient vollzogen und akribisch kontrolliert werden konnte. Praktisch zeitgleich mit dem Transfer konnte in der CMI STAR-Standortverwaltung der neue Standort festgehalten werden. So war der Erfolg des Umzugs innert nützlicher Frist nachvollziehbar. Jonas Arnold sagt: «Uns war es wichtig, die Informationen zur Aktion an einem zentralen Ort für alle Beteiligten greifbar zu pflegen. Dies konnte mit CMI STAR sichergestellt werden.» «Uns war es wichtig, die Informationen zur Aktion an einem zentralen Ort für alle Beteiligten greifbar zu pflegen. Dies konnte mit CMI STAR sichergestellt werden.» Jonas Arnold, Leiter IT /// NEUE KUNDEN: CMI AXIOMA Gemeinde Altdorf Gemeinde Egolzwil Gemeinde Eschlikon Gemeinde Feuerthalen Gemeinde Hallwil Gemeinde Krattigen Gemeinde Lauperswil Gemeinde Lyss Gemeinde Linden Gemeinde Lungern Gemeinde Münchwilen Gemeinde Ottenbach Gemeinde Pontresina Gemeinde Pratteln Gemeinde Rüti ZH Gemeinde Sachseln Gemeinde Seewen Gemeinde St. Margrethen Gemeinde Thal Stadt Wädenswil Swisscofel Verband des Schweizerischen Früchte-, Gemüseund Kartoffelhandels Verband St. Galler Gemeindepräsidenten (VSGP) BAUGESUCHSVERWALTUNG (BAUPRO) Gemeinde Adliswil Gemeinde Altdorf Gemeinde Arosa Gemeinde Bauma Gemeinde Bonstetten Gemeinde Büsserach Gemeinde Hüttwilen Gemeinde Ottenbach Gemeinde Lichtensteig Gemeinde Rorschacherberg Gemeinde Thal OFFICEATWORK Gemeinde Frauenfeld Gemeinde Rüti ZH Gemeinde Wettingen Stadt Bülach Umzug in sommerlichen Farben: Auszug aus der beliebig sortierbaren Checkliste für die Zügelaktion. Die Farben stehen für Zielanlagen für den Hinzug und den Rückzug nach dem Umbau, rechts die aktuelle Lokatur. MIGRATIONEN AXIOMA > CMI AXIOMA Gemeinde Luterbach /// AGENDA SAVE THE DATE: FACHTAGUNG 2015 Die CMI Fachtagung 2015 findet am Mittwoch, 29. April 2015 im Swissôtel in Zürich-Oerlikon statt. Reservieren Sie sich das Datum in Ihrer Agenda, denn Sie werden von einer Fülle an Erfahrungen, Informationen, Premieren und Hintergrundinformationen aus den Bereichen GEVER, egovernment, Archivierung, Bauverwaltung, Mobile Clients und weiteren Fachlösungen profitieren können. Die Veranstaltung richtet sich an GEVER-, egovernment-, Archiv-, Organisations-, Fach- und Informatikverantwortliche, Entscheidungsträger, Führungspersonen und Sachbearbeiter aus der Öffentlichen Verwaltung. Die Einladung mit detailliertem Programm wird Ihnen anfangs 2015 zugeschickt. 20 JAHRE TALUS INFORMATIK AG Am Freitag, 12. Dezember 2014, ab 16:00 Uhr am Stückirain 10 in 3266 Wiler bei Seedorf.