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1 ELOBusinessBreakfastBreakfast Herausforderung Dokumentenmanagement Herausforderung in Ihrem Unternehmen Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen Oliver Demcik ELO Digital Office GmbH Oliver Demcik

2 ELO Digital Office GmbH: Archivierung mit Tradition Made-in-Germany Leitz-Historie: Archivierung seit über 100 Jahren inhabergeführte und eigenfinanzierte GmbH seit 1998 über Lizenzen im Markt konstantes Umsatzwachstum um ca. 20% p.a. führender DMS-Hersteller in Deutschland über 350 operative Einheiten vor Ort Lokalisierung in 18 Ländern weltweit 2

3 Preise und Auszeichnungen DMS-Expo 2006 und 2008: Innovations-Preis gewählt durch die Messe-Besucher Innovationspreise der Initiative Mittelstand 2008: ELO Business-Logic-Provider in der Kategorie Technologie / SOA 2009: ELO for SmartPhone BARC ECM-Tagung 2010: Sieger im direkten Vergleich mit 15 führenden ECM-Herstellern mit einer Note von 1,5 PentadocBenchmarktest für Mailarchivierungslösungen 2010: Sieger mit einer Erfüllungsquote der Anforderungen von 95% 3

4 ELO Referenzen 4

5 Anforderungen des Marktes Wunsch nach Transparenz und Informationsverfügbarkeit -> strukturierte Ablage (Ordner) in Kombination mit intelligenter Recherche (Google) einheitliche Dokumentenablage mit Versions- und Dublettenkontrolle -> Redundanzen werden vermieden einheitlicher Zugriff auf ganzheitliche Informationen aus gewohnten Arbeitsumgebungen -> Aufhebung von Medienbrüchen durch ECM als zentrale Informationsplattform Liegezeiten minimieren bzw. Durchlaufzeiten optimieren und Dokumentenverluste vermeiden -> eskalationssichere Abbildung von Standard- und ad hoc-prozessen (Workflows) rechtskonforme Gesamtkonzeption (Compliances) -> revisionssichere Archivierung gemäß GDPdU, GoB, GoBS, IDEA, FDA & Co Planungssicherheit und Investitionsschutz durch multikompatible und skalierbare Architektur -> Nachhaltigkeit durch Plattform-, Technologie- und Herstellerunabhängigkeit 5

6 Anforderungen des Marktes überlaufende Mailboxen bzw. Missbrauch eines Mailprogramms als Archiv -> Mail-Management mit vorgangsspezifischer Ablage und Volltextrecherche Mobilität -> Dokumente/Ordner auf Notebooks, CITRIX, VPN, Internet, Portal, Smartphones, Tablets Sicherheit -> Schutz gegen unbefugten Zugriff und Datenverlust mit Recovery- und Backup-Szenarien abteilungs- und branchenspezifische Anforderungen -> Vertragswesen, CAD, QM/QS, digitale Personalakte, etc. intuitive Bedienbarkeit -> gewohnte Strukturen, wie Explorer, Schränke, Ordner und Register Aufwandsoptimierung -> Effizienzsteigerung, minimierter Suchaufwand, kein Informationsverlust bei Fluktuation 6

7 ELO Produktfamilien 7

8 Neue Releaseversion: ELO ECM-Suite

9 ELOprofessional 2011 Vollständig überarbeiteter Windows- Client mit Ribbon-Bar 9

10 Multifunktionsleiste (Ribbon-Bar) und Navigationsbereich im Archiv 10

11 konfigurierbares Menü und Anzeige zuletzt verwendeter Dokumente 11

12 Trefferliste, Gruppierung und Filter 12

13 ELOprofessional 2011 neuer Browser-Client ELO Web-Access Access 13

14 ELO Web-Access (browserbasiert) 14

15 Neue.NET-basierte Microsoft Office Integration ELO DMS Desktop inklusive ELO Outlook-Client

16 Das Lösungspaket 16

17 ELO FS für die Darstellung im Filesystem 17

18 DMS Funktionalität direkt integriert in Microsoft Office 18

19 ELO vollständig integriert in Microsoft Outlook 19

20 Parallele Suche in ELO und Outlook 20

21 Prozessbeschleuniger ELOsmartphone 21

22 ELOsmartphone 22

23 ELOsmartphone for iphone 23

24 ELOsmartphone for ipad 24

25 Funktionsübersicht ELO 2011 File- System Web Access Java Client ToDo Windows Client Outlook Smartphone Ansehen Suchen Bearbeiten Workflow Annotations Scannen Scripte 25

26 Neu: Formularbasierter Workflow Musterlösungen 26

27 Urlaubsantrag 27

28 Rechnungsprüfung 28

29 Bestellanforderung (Purchase-Order-Request) 29

30 Prozessdesign der Bestellanforderung 30

31 Formulareditor 31

32 ELOcontract: Vertragsmanagement 32

33 Anforderungen an ELOcontract individuelles Handling der Vertragsarten -> Kauf-, Miet-, Leasing-, Arbeitsvertrag Trennung von eigenen und Fremdverträgen -> Dokumentenvorlagen als Vertragsgeber und Automatisierung von Eingangsverträgen Genehmigungsworkflows -> mit Versionsgeschichte und vorgangsbezogenem Routing Wiedervorlage -> Berücksichtigung der Kündigungsfristen mit adäquater Reaktionszeit Rechtskonformität (Compliances) -> PDF/A, Aufbewahrungsfristen Fixe und dynamische Strukturen -> Aktenplan versus Echtzeitstati Anbindung an Drittsysteme -> ERP, Warenwirtschaft, FiBu, Sharepoint, etc. 33

34 ELOcontract: Kündigungsfristen per Wiedervorlage 34

35 ELOcontract: fixe und dynamische Registerstrukturen 35

36 ELOcontract Controlling 36

37 ELO isearch GooglenSie Ihr internes Know-how 37

38 ELO isearch Finden statt Suchen Herausforderung Finden Wiederauffinden der relevanten Informationen trotz unscharfer Suche Zeit- und Kostenersparnis durch selbstlernende Suchprozesse Eingrenzung und Annäherung durch unterstützende Anzeigevarianten 38

39 ELO isearch Basis Paket Autovervollständigung (Search-as-you-type) Tippfehlerkorrektur (meinten Sie vielleicht?) 39

40 ELO isearch Basis Paket Synonymthesaurus boolschesuchfunktionalität inklusive Phrasensuche 40

41 ELO isearch Basis Paket Fundstellentext 41

42 ELO isearch Basis Paket Linguistik für eine Sprache einfache Lemmatisierung und Kompositazerlegung 42

43 ELO isearch- Erweiterungspaket SymFinder und OntologyNet(inhaltlich verwandte Dokumente) 43

44 ELO isearch- Erweiterungspaket Wissenslandkarten (Stöbern statt Suchen) 44

45 Portal-Lösungen Sharepoint & Co. 45

46 ELO for Sharepoint 46

47 Airbus-Portal mit ELO Archiv 47

48 Südzucker Portal SAP 48

49 Mail-ManagementManagement Motivation und Strategien 49

50 Anforderungen an eine moderne Mail-Management-Lösung rechtliche Aspekte gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.b. GDPdU) Sicherstellung einer Revisionssicherheit Datenschutz Nachweisbarkeit bei juristischen Auseinandersetzungen technische Aspekte verfügbare Ressourcen wachsende Volumina Performance Datensicherung wirtschaftliche & organisatorische Aspekte Kosten der Ressourcen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Transparenz von Vorgängen Zeitersparnis bei der Recherche Zugriffsvarianten 50

51 klassische Mail-Archivierung ergänzt vorhandenes Backup und Clustering Insellösung unkomfortabel bei der Recherche erfüllt lediglich die rechtlichen Anforderungen Hinterlassen von Links = Wachstum der Datenbank und sinkende Performance des Exchangeservers Man macht es, weil man muss. Antrieb: Ergebnis: Notwendigkeit Kostensicht dominiert -> Archivierung ohne Mehrwerte 51

52 kombinierbare Lösungsszenarien mit ELO XC clientseitig (Mailbox) serverseitig (Mailbox) Journaling Mailbox Mailboxen Gateway Archiv Mailserver 52

53 Lösung: Mail-Management Management mit ELO durchgängige Nachvollziehbarkeit -> vollständige Vorgangshistorie durchgängige Transparenz -> Wert der Information kann von allen relevanten Personen genutzt werden Lifecycle-Management -> Liegezeit in Postfächern und Aufbewahrungsfrist kann individuell eingestellt werden kontextbezogene Verarbeitung -> Herr Müller schickt Frau Meier eine wichtige Mail zum Projekt Schulze einheitliches Repository -> Konzeption, Storage-Hardware, Langzeitarchivierung, Ablösung von pst-files, etc. 53

54 Lösung: Mail-Management mit ELO tatsächliche Entlastung des Exchangeservers (keine Linksammlung) -> vollständiges Löschen der Postfächer hält die Performance auf einem hohen Niveau erhöhte Verfügbarkeit -> Volltextsuche in der Mail und den Attachments Dublettenprüfung -> Mehrfacharchivierung von Attachments kann vermieden werden direkte Multi-Client-Verfügbarkeit -> aus Outlook sowie über alle eingesetzten Frontends (ELO-Client, Sharepoint, etc.) mobiler Zugriff -> über das Internet, per Synchronisation auf dem Notebook oder per Smartphone 54

55 Lösung: Mail-Management Management mit ELO erweiterte Content-Archivierung -> Kalendereinträge, Aufgaben, Notizen und Kontakte nahtlos in vorhandene Prozesse integrierbar -> ELO-Workflow benutzerfreundliche und intuitive Anwendung (Drag & Drop oder vollständig im Hintergrund) -> hohe Akzeptanz kombinierbare Szenarien -> client- und serverbasiert Nutzensicht dominiert Antrieb: Prozessoptimierung Ergebnis: Nutzensicht dominiert -> Wertschöpfung statt Kosten 55

56 Sicherheit 3-Schalen-Konzept: Windows, ELO und Verschlüsselung Zugriffsverwaltung von Personen, Gruppen & Dokumentbereichen Active Directory, LDAP, Single-Sign-On Digitale Signatur 128bit-Verschlüsselung (Blowfish) für sensible Informationen softwareseitig revisionssichere Ablage Datenauslagerung inkl. Metadaten und Strukturinformationen mittels Backup-Manager Hochverfügbarkeit / Cluster inkl. Load-Balancing und Fail-Over-Szenario (Hot-Stand-By) Virtualisierung 56

57 ELO Highlights im Überblick robuste und ausgereifte Produkte auf Standards basierend antiproprietär starkes Userinterface mit integrierten Funktionen, wie Scanoption und Workflow individuelle Zugriffsarten (Multi-Client-Strategie) intuitive Bedienerführung ohne großen Schulungsaufwand ganzheitlich integriertes Produkt aus Archivserver, DMS und Workflow auf einer SQL-Datenbank nahtlose MS-Office-Integration modulare und offene Architektur und somit flexibel und auf alle Anforderungen anpassbar durchgängig skalierbar umfassende und variable Replikationsfähigkeit Jukebox- und Massenspeicher-Anbindung für eine ( revisionssichere ) Langzeitarchivierung Versionsverwaltung der Dokumente inklusive Versionsvergleich (alt/neu) Erstellung von selbsttragenden Archiven auf CD oder DVD selbstlernende Suche für Dokumente und s automatisiertes Scannen mit Datenextraktion und Validierung Vermeidung von physikalischen Doppelablagen und Datenredundanzen durch logische Kopien und Dublettenprüfung Anzeige von verschiedensten Dokumententypen (Office-Dokumente, CAD-Zeichnungen, Bild-, Ton- und Video-Dokumente etc.) variable und flexible Abbildung von Organisations- und Ablagestrukturen kundenfreundliches Lizenzmodell integrierte Automatisierung durch ELOscript(API) Plattformunabhängigkeit & Mandantenfähigkeit schneller Return On Invest(ROI) Made in Germany 57

58 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Oliver Demcik

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