project biz EVM.biz Controlling & Management Projektleitstand & Cockpit Betriebshandbuch Handbuch Version Installation, Wartung und Update

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1 EVM.biz Controlling & Management Projektleitstand & Cockpit Betriebshandbuch Handbuch Version UtiLeads & EVM.biz Installation, Wartung und Update Düsseldorf, Beethovenstr Düsseldorf ; EVM.biz Seite 1 / 42 Seite 1 von 42

2 Betriebshandbuch Beethovenstr Düsseldorf fon: +49(0) fax: +49(0) Berliner Volksbank BLZ: Konto: Sitz: Düsseldorf; Berlin Geschäftsführer: Dr. Manfred Fitzner Amtsgericht Düsseldorf HRB Ust-IdNr.: DE Steuer-Nr.: 133/5859/2234 ; EVM.biz Seite 2 / 42 Seite 2 von 42

3 Inhalt: 1. EVM.BIZ UND UTILEADS ANFORDERUNGEN AN DIE PLATTFORM HINWEIS: WAS BEDEUTET ES, EVM.BIZ ZU INSTALLIEREN? VORBEREITUNG EXCEL INSTALLATION BEISPIEL EINER MULTI-USER-UMGEBUNG VORBEREITEN VON EXCEL 2003 UND XP, UM DAS TOOL ZU BENUTZEN VORBEREITEN VON EXCEL 2007, UM DAS TOOL ZU BENUTZEN INSTALLATION EVM.BIZ ERSTE SCHRITTE EVM.BIZ DAS TOOL EVM.BIZ & UTILEADS SYSTEMKOMPONENTEN Übersicht Start_xxx.exe (Start_EVM.biz.exe) Path_xxx.txt (Path-EVM.biz.txt) EVM.biz.xls config.biz personl.biz central.biz Daten C-Design_EVM.biz.exe FREIGABEN Freigabe der Start.exe Freigabe von EVM.biz.xls DE-INSTALLATION DES SYSTEMS UPDATE INSTALLATION DER ENTWICKLUNGSUMGEBUNG DATENSTRUKTUR Prinzipieller Aufbau einer Projektdatei Single- versus Multiprojekt Projektdaten vs. Datenbank Weitergabe von Daten Versionierung / History von Datenobjekten Weitere Files Daten-Sicherheit USER-KONZEPT Single-sign-On Berechtigungen auf dem Dateisystem Gruppen-Berechtigungen Nutzerberechtigungen BETRIEB ; EVM.biz Seite 3 / 42 Seite 3 von 42

4 20. ENTWICKLUNGS-, TEST- UND PRODUKTIVUMGEBUNG DATENÜBERNAHME PERFORMANCE ; EVM.biz Seite 4 / 42 Seite 4 von 42

5 Achtung: Bitte vorab zur Kenntnis nehmen project biz arbeitet laufend an der Verbesserung und Komplettierung von Funktionen und Merkmalen der Systeme. Die im Handbuch beschriebenen Funktionen stellen in ungefähr die Möglichkeiten des Systems dar, stellen aber keine zugesagten Eigenschaften dar im Sinne von einklagbaren Merkmalen. Abgrenzung Die Auslieferung an Kunden beinhaltet einen vereinbarten Funktionsvorrat, der nicht immer alle der beschriebenen Funktionen enthält. Wird eine neue Auflage des Handbuches ausgeliefert, ist damit kein automatisches Update der Auslieferung des Softwaresystems verbunden. Warenzeichen Die Rechte der Inhaber an den in diesem Dokument namentlich aufgeführten Markennamen, Warenzeichen und Produktnamen werde ohne Einschränkung anerkannt. Excel ist ein Warenzeichen der Microsoft Corporation, U.S.A.. Windows ist ein Warenzeichen der Microsoft Corporation, U.S.A.. ; EVM.biz Seite 5 / 42 Seite 5 von 42

6 1. EVM.biz und UtiLeads Alle Angaben zur Installation gelten analog für beide Systeme. 2. Anforderungen an die Plattform EVM.biz funktioniert prinzipiell dort, wo Excel gestartet werden kann. Windows Version ab 2000 Excel ab Version 2000 PC oder Notebook in typischer Ausstattung o ab 2 GByte RAM Hauptspeicher o ca. 250 MByte für den zentralen Platten- Speicherplatz o ca. 20 MByte persönlicher Plattenplatz Citrix: Funktioniert nach den entsprechenden Freigaben durch den Admin. (Serverinstallation) Im Netzwerk wird das Tool einmal abgelegt (kopiert): EVM.biz_.xls Version bis Excel 2003 EVM.biz_.xlsm Version ab Excel Bit Start_EVM.biz.exe Security-Mechanismus div. Excel-Files Gültigkeitslisten Weiterhin wird ein persönliches Laufwerk für den Lizenzschlüssel genutzt, dass für alle Nutzer eingerichtet ist. z.b. P:\ ; EVM.biz Seite 6 / 42 Seite 6 von 42

7 3. Hinweis: Was bedeutet es, EVM.biz zu installieren? Die Registry wird vom System nicht geändert. EVM.biz belässt Excel im Standard. Bei Installation werden nur Files des Systems EVM.biz innerhalb des angegebenen Ordners kopiert. Ein De-Installieren ist somit nicht notwendig. EVM.biz wird vom System Rückstandslos entfernt, indem der vorher ausgewählte Ordner samt Unterordnern gelöscht wird. 4. Vorbereitung Excel Excel muss installiert sein. Excel muss so konfiguriert sein, dass Makros ausgeführt werden können. Dies können Sie selbst einstellen. Fragen Sie eventuell Ihren IT-Support. 5. Installation kopieren Sie die Quellen in ein neues Verzeichnis starten Sie das Tool mit einem Doppelklick auf die Start_EVM.biz.exe ; EVM.biz Seite 7 / 42 Seite 7 von 42

8 6. Beispiel einer Multi-User-Umgebung ; EVM.biz Seite 8 / 42 Seite 8 von 42

9 Beispiel für die Ablage der Projekte: Server_z: \---EVM.biz +---Tiefbaumassnahmen +---Bauleiter Kunze Königsallee_2008_08_22_Version_022.xls Schrebergasse_2008_06_20_Version_044.xls +---Bauleiter Mueller Hauptstr_A_2008_08_22_Version_012.xls Hauptstr_B_2008_07_12_Version_032.xls \---Bauleiter Schulze Verlegung-Bahn_2008_08_03_Version_003.xls Beispiel für die Ablage der persönlichen Daten: M: \---EVM.biz\PERSONL PERSONL.BIZ (Lizenz) Zusätzlich zu den Projekt-Daten, die im Netzlaufwerk für den Multi-Projektmanager oder den Hauptabteilungsleiter lesbar abgelegt werden, hat jeder Nutzer von EVM.biz auf einem von der config.biz vorgegebenen Bereich die Datei personl.biz, die den Lizenzschlüssel sowie persönliche Einstellungen enthält. Alte Versionen der Projekte können unter einem Ordner History abgespeichert werden. (Bei jedem Speichern eines Projektes erzeugt EVM.biz eine neue Version, die alte Version wird in einen History-Ordner verschoben. ) Admin alles Admin nichts Bauleiter (User) alles Bauleiter (User) alles ; EVM.biz Seite 9 / 42 Seite 9 von 42

10 7. Vorbereiten von Excel 2003 und XP, um das Tool zu benutzen 1. Excel starten. 2. Excel-Menu Extras / Makros / Sicherheit i. Reiter Sicherheitsstufe Mittel auswählen ii. Reiter Vertrauenswürdiger Herausgeber Zugriff auf Visual Basic vertrauen 3. Excel schließen ; EVM.biz Seite 10 / 42 Seite 10 von 42

11 8. Vorbereiten von Excel 2007, um das Tool zu benutzen. 1. Excel starten. 2. Officebutton (oben links) anklicken. 3. Im Dialogfenster unten auf den Button Excel Optionen klicken. ; EVM.biz Seite 11 / 42 Seite 11 von 42

12 4. In der linken Navigationsleiste auf Vertrauensstellungscenter klicken. ; EVM.biz Seite 12 / 42 Seite 12 von 42

13 5. Im Dialog auf den Button Einstellungen für das Vertrauenscenter klicken. ; EVM.biz Seite 13 / 42 Seite 13 von 42

14 6. In der linken Navigationsleiste auf Einstellungen für Makros klicken. ; EVM.biz Seite 14 / 42 Seite 14 von 42

15 7. Hier die Option Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren auswählen und bei der Option Zugriff auf das VBA-Projektobjektmodell vertrauen ein Häkchen setzen. 8. Excel schließen ; EVM.biz Seite 15 / 42 Seite 15 von 42

16 9. Installation EVM.biz Bitte entpacken Sie die 3 Dateien: 1) Start_EVM.biz.exe 2) Validationlist_EVM.biz_<Versionsnummer>.xls 3) EVM.biz_<Versionsnummer>.xls für Excel 2000 bis 2003 oder 3) EVM.biz_<Versionsnummer>.xlsm für Excel 2007 in einen neuen Ordner. Beispiel: C \ Benutzer \ Ihr Benutzername \ EVM_Light_Office_2007 (Bitte nicht C:\ oder Desktop wählen!) Dieser Ordner darf nach dem ersten Start nicht mehr verschoben oder umbenannt werden (sonst besser neu installieren). Das neue Sicherheitskonzept von Excel 2007 erlaubt die Ausführung von Makros in Kennwortgeschützten Excelmappen nur, wenn Ihr Virenscanner durch eine bestimmte DLL von Microsoft unterstützt wird. Es gibt keine Liste der Virenscanner welche diese Unterstützung erhalten. Falls Sie beim Starten des Tools Fehlermeldungen erhalten, haben Sie keinen derartigen Virenscanner installiert. In der ZIP-Datei finden Sie eine Datei mit dem Namen "XL2007.bat" mit der Sie einen Eintrag in der Registrierungs-Datenbank vornehmen können, durch welchen die Ausführung von Makros in kennwortgeschützten Excelmappen trotzdem möglich ist. Sie benötigen dazu Administratorenrechte auf Ihrem Rechner. Unter Windows Vista und Windows 7: Setzen Sie einen Rechtsklick auf die Datei und wählen Sie im Kontextmenü "Als Administrator ausführen". Das Betriebssystem verlangt daraufhin eine Bestätigung, ob Sie die Änderung zulassen wollen. Unter den anderen Windows - Versionen: Setzen Sie einen Doppelklick auf die Datei. Starten Sie das Tool mit einem Doppelklick auf die Datei Start_EVM.biz.exe Beim ersten Start führt Sie die Start_EVM.biz.exe durch die Lizenzierung. Zum Ende dieser Routine können Sie eine Lizenzanforderung generieren. ; EVM.biz Seite 16 / 42 Seite 16 von 42

17 Die Start_EVM.biz.exe kopiert nur Files innerhalb des Ordners, den Sie ausgewählt haben. Ein Eintrag in die Registry erfolgt nicht. Zum Löschen des Tools müssen Sie nur den Ordner bzw. die EVM.biz-Files in diesem Ordner löschen. In dem erscheinenden 1. Dialog klicken Sie auf den Button Weiter. Nach der Zustimmung zu den Lizenzbestimmungen im 2. Dialog können Sie den Lizenzschlüssel in das Textfeld des 3. Dialoges kopieren. Dieser Vorgang muss nur einmalig ausgeführt werde. Beim ersten Öffnen des Tools wird ím Ordner CENTRAL eine Datei angelegt. (bei Netzwerkinstallationen nur für den Admin) Sollten Sie Fragen haben, mailen Sie diese gerne an ; EVM.biz Seite 17 / 42 Seite 17 von 42

18 10. Erste Schritte EVM.biz 1. Anlegen Single-Projekt Im Menupunkt Datei / neu können Sie ein Projekt anlegen / speichen können Sie dieses Projekt speichern 2. Plan-Daten eingeben Legen Sie ein Projekt mit der Planungsmethode Start-Dauer an Tragen Sie das erste Startdatum ein; z.1, 1.3 Tragen Sie die Dauer für jeden Vorgang ein z.b. 10 Tragen Sie ab dem zweiten Vorgang für jeden Vorgang die Vorgängerbeziehungen ein o Eingabe der Nummer des Vorgängers, z.b. 5;7 lassen Sie die Terminkette berechnen Menu / Controlling & Reporting / Planung / Vorgänger berechnen sehen Sie sich die Planung an: Menu / Zeit / Zeitplanung geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter ein, die pro Vorgang arbeiten Menu / View / Ressourcenplanung, z.b. 4,5 EVM.biz errechnet einen Vorschlag für die Plankosten Spalte Ressourcen; Budget kopieren Sie diese Werte in die Spalte Summe Aufwand geben Sie Punkte für das zu erzielende Ergebnis ein Menu / View / Ergebnisplanung, z.b Ist-Daten eingeben Wählen Sie entsprechende View, um Ist-Daten einzutragen Sie können alle Plandaten für Termine aus der Planung ins Ist kopieren o Menu / Tools / Copy 4. Projekte erzeugen für Demo ändern Sie Plan und / oder Ist-Daten ändern Sie den Projektnamen Menu / Kopfdaten / Projektname ändern speichern Sie ein neues Projekt Menu / Datei / speichern wiederholen Sie diese Punkte, um mehrere versch. Projekte zu haben ; EVM.biz Seite 18 / 42 Seite 18 von 42

19 5. Erzeugen einer Multiprojektliste Im Menupunkt Multiprojecting / Kriterien für Multiprojektlisten festlegen können Sie eine Auswahleinschränkung für die automatische Generierung der Multiprojektliste angeben Tip: tragen Sie den Namen alle ein, drücken Sie den Button eintragen und bestätigen sie mit ok / Multiprojektliste erstellen können Sie eine vorher angelegte Liste auswählen; EVM.biz sucht nun alle Projekte, die unterhalb des Ordners Multiprojektpfad zu finden sind Einstellung der Pfade: (EVM.biz / Systemeinstellungen / Pfade 1) 6. Ressourcenauswertung lassen Sie sich eine Ressourcen-Ganglinie erstellen Menu / Ressourcenmanagement / Tagesauswertung selektieren Sie die aktiven Projekte zu einem peak Mausklick auf die Spitze in der Ganglinie 7. Cube sehen Sie sich alle Einzelprojekte im Datenwürfel an Menu / Multiprojektliste erstellen wählen Sie die Ansicht Datenwürfel Menu / Navigation / Cube bzw. Icon Cube in der Menuleiste schauen Sie sich die Zeitplanung an Menu / Zeit / Zeitplanung --- weitere Infos im Handbuch --- ; EVM.biz Seite 19 / 42 Seite 19 von 42

20 11. Das Tool EVM.biz & UtiLeads Das Tool besteht im Wesentlichen aus einer Excel-Arbeitsmappe. Diese Mappe enthält Tabellen, Formeln, Diagramme und Programmcode. Anwender kennen die Excel-typischen Möglichkeiten der Eingabe. Damit ist eine grundlegende Basis für Akzeptanz gesichert. Das Tool bietet die Möglichkeit, Daten in einer vorstrukturierten Art und Weise anzulegen, zu speichern, zu laden und zu bearbeiten. Daten sind zum Beispiel Informationsobjekte wie Projekte, Maßnahmen, Verträge, Aufgaben, Kunden etc. Ein Informationsobjekt selbst setzt sich aus zwei Bereichen zusammen: Bereich der Kopfdaten zum Informationsobjekt (Beispiel: Kostenstelle, Ansprechpartner, Summe der Plan-Kosten, Summe der Ist-Kosten, Informationstexte) Tabelle mit zeilenorientierten Daten zum Informationsobjekt (Beispiel: Vorgänge, Aufträge jeweils mit Terminen, Kosten, Notizen, Ampeln etc.) Jedes Informationsobjekt wird in einer eigenen Excel-Mappe abgelegt und optional verschlüsselt. (z.b. pro Projekt ein Excel-File) Die Daten eines Informationsobjektes werden nach dem Laden im Tool aufgespannt und zur komfortablen Weiterverarbeitung und Auswertung zur Verfügung gestellt. Um eine sichere Führung von Excel zu gewährleisten, hat project biz einen speziellen Security-Mechanismus entwickelt. Dieser Security-Mechanismus verhindert, dass Formeln, Formate, Daten und Diagramme unbefugt oder auch ungewollte verändert werden können. ; EVM.biz Seite 20 / 42 Seite 20 von 42

21 12. Systemkomponenten EVM.biz ist ein System, welches insgesamt aus folgenden Hauptkomponenten besteht: ; EVM.biz Seite 21 / 42 Seite 21 von 42

22 12.1. Übersicht 1. Komponente: Master-Dateien (sind bei Citrix-Nutzung explizit freizugeben) Start_xxx.exe startet das Tool, sucht dafür die Datei Path_xxx.txt (auf dem gleichen Pfad). in Path_xxx.txt steht der Pfad auf das Tool (und die CONFIG.BIZ). 2. Komponente: CONFIG.BIZ enthält den Pfad für die nutzerspezifischen Daten z.b. M:/project-biz/Projektleitstand Enthält den Namen des aufzurufenden Tools 3. Komponente: Tool EVM.biz ist eine mit Lese-/Schreibkennwort geschützte Excel-Mappe. Die Mappe ist nicht änderbar, Projektdaten werden außerhalb der Mappe gespeichert. 4. Komponente: PERSONL.BIZ Diese Konfigurationsdatei enthält den persönlichen Lizenzschlüssel sowie weitere Einstellungen. 5. Komponente: CENTRAL.BIZ Diese Konfigurationsdatei enthält Vorgaben, die für alle Nutzer gültig sind. Hier sind z.b. die (vom Admin online änderbaren) Berechtigungen für alle User abgelegt. 6. Die Datenbank Alle mit dem EVM.biz erstellte Datenobjekte (Projekte, Mitarbeiterprofile, Kundendaten, Baumaßnahmen, Produktdaten etc) werden einzeln in Excel-Files abgelegt. Die Datenbank von EVM.biz ist demnach ein Filesystem. Spezielle Mechanismen sichern die Konsistenz der Datenablage. Die Art und Weise der Ablage kann weitgehend konfiguriert werden. Z.B. wird jedes Datenobjekt verschlüsselt abgelegt, um maximale Sicherheit zu garantieren. ; EVM.biz Seite 22 / 42 Seite 22 von 42

23 12.2. Start_xxx.exe (Start_EVM.biz.exe) Die Sicherheitskomponente Start.exe ruft die fachliche Komponente EVM.biz.xls auf. Ist das Tool lizenziert, so stellt die Start.exe das Tool dem Anwender zur Nutzung zur Verfügung. Start.exe Weiterhin unterstützt die Sicherheitskomponente auch den Lizenzierungsprozess: Bei fehlender Lizenz erhält der Nutzer die Möglichkeit, das Tool mit Unterstützung zu lizenzieren Path_xxx.txt (Path-EVM.biz.txt) In dieser Datei steht nur der Pfad auf das eigentliche Tool und die config.biz Hintergrund: Sichert maximale Flexibilität bei Wartung und Update bei Nutzung unter Citrix ab. Nur die Start.exe und die Path.txt müssen freigegeben bzw. veröffentlicht werden. Tool und Konfigurationsdatei können vom Fachverantwortlichen ohne IT-Unterstützung geändert werden. xxx muss ersetzt werden durch den tatsächlichen Namen der Excel-Arbeitsmappe, also des Tools. Beispiel: 1. Name der Datei: Path_Beteiligungscontrolling.txt 2. Inhalt der Datei: Im File steht der Pfad auf das Tool, bei Citrix-Nutzung ist das UNC-Format zu verwenden \\SVRES24\DataEVM.biz\Beteiligungscontrolling ; EVM.biz Seite 23 / 42 Seite 23 von 42

24 12.4. EVM.biz.xls EVM.biz.xls ist eine Excel-Mappe, die hauptsächlich Standard- Funktionen der Excel-Plattform nutzt. project biz hat auf Basis dieser Plattform eine hochprofessionelle Entwicklungsumgebung implementiert die es ermöglicht, Funktionen wie Berechtigungskonzepte, Menuführung oder auch einen Workflow über Tabellen einzustellen. Damit können Anpassungen an Kundenwünsche über ein Customizing der Anwendung eingestellt werden, eventuell aufwendige Programmierung entfällt. Kundenwünsche können in Kürze umgesetzt werden. Excel im Standard Die Mappe EVM.biz.xls enthält den gesamten Funktionsvorrat, der geschützt ist und nicht ungewollt verändert werden kann. Die vom Nutzer angelegten Daten werden außerhalb dieser Mappe gespeichert. EVM.biz.xls ist durch ein Passwort sicher verschlüsselt. Die fachlichen Funktionalitäten sind auf Basis des integrierten Entwicklungs-Kernels innerhalb von EVM.biz abgebildet. EVM.biz unterscheidet folgende Gruppen von Funktionen: 1) Funktionen zum Handling von Daten (laden, speichern, Projekt anlegen, Multiprojekte zusammenstellen, Datenwürfel erstellen, etc) 2) Funktionen zum Berechnen von Kennzahlen: hier werden vorwiegend native Excel-Formeln verwendet. In der erweiterten Funktion ist es auch möglich, zeitabhängige Lastgangkurven zu ermitteln. 3) Funktionen zum automatischen Skalieren von Diagrammen (Größe, Anzahl von Vorgängen / Projekten). 4) Funktionen zur Vereinfachung des User-Interfaces zu Excel (Menüs, Navigation, Views, Autofit, Autofilter, Eingabeformulare, etc) 5) Funktionen zum Betreiben von offenen Schnittstellen zum System. SPU: Softwareproduktionsumgebung inklusive Hinweis: Der Programmcode enthält ein qualitätssicherndes Exception-Handling. ; EVM.biz Seite 24 / 42 Seite 24 von 42

25 12.5. CONFIG.BIZ Die Hauptaufgabe der CONFIG.BIZ ist es, eine Multi-User-Nutzung des Tools zu ermöglichen. Voraussetzung: Die Anwender haben einen persönlichen Speicherbereich, der z.b. für jeden User so aussieht: M:\eigene Dateien\project biz\evm.biz Das Laufwerk M ist dabei nur (ausschließlich) vom User nutzbar. Syntax der CONFIG.BIZ Zeile 1: Name der Ausprägung von EVM.biz Zeile 2: Zeile 3: Version, die geladen wird. Normaler Weise die aktuelle Version: Wert = 0 Vorgängerversion: Wert = -1 Wenn zentrale Nutzung im Netz: Wo liegt die PERSONL.BIZ? Zeile 4: Wenn lokale Nutzung: Wo liegt die PERSONL.BIZ? Zeile 5: Zeile 5: Optional I: Stop und Message Startmöglichkeit für alle Anwender gestoppt Optional II: Message Message an Anwender, die nach dem Starten mit ok bestätigt werden muss Beispiel: Toolname = CRM Versionnumber = 0 Networkpath = M:\eigene Dateien\project biz\evm.biz Localpath = C:\eigene Dateien\project biz\evm.biz MSG = Bitte anrufen: xxxxx. Stop = Wegen Wartung kein Zugriff > diese Zeile kann Zeile 5 ersetzen < ; EVM.biz Seite 25 / 42 Seite 25 von 42

26 12.6. PERSONL.BIZ Diese Datei wird vom System automatisch beim Erst-Start für jeden Nutzer getrennt angelegt. Das Verzeichnis wird von der CONFIG.BIZ vorgegeben. Hier wird der Lizenzschlüssel gehalten. Weiterhin werden dort nutzerspezifische Einstellungen (Views, Schnittstellen, Strukturmerkmale, persönliche Verzeichnisstruktur etc.) abgelegt CENTRAL.BIZ Diese Datei wird vom System automatisch angelegt, wen keine CENTRAL.BIZ gefunden wird. In der CENTRAL.BIZ werden unternehmensweite Daten, die für jeden Anwender gelten, abgelegt. Auch die Ablage der Berechtigungen erfolgt in der CENTRAL.BIZ: Berechtigungen können online vom Admin eingestellt werden. Zurzeit ist es möglich, 10 unterschiedliche Gruppen zu verwalten. Dabei werden vorab beim Customizing den Gruppen zugeordnet: Menu-Funktionen (nur erlaubte Funktionen im Menu- Baum werden angezeigt) Spaltenzugriff (einschränken der View-Auswahl) weitere Berechtigungen Daten Die Daten der Anwender sind in separaten Excel-Mappen organisiert. Jede Datei ist verschlüsselt. Daten sind Projekt-, Aufgaben-, Kundenlisten oder andere Tabellen mit den dazugehörigen Kopfdaten zu Organisation, Kostenstellen, Verantwortlichkeiten, Erläuterungen und Bildern. Im Gegensatz zu anderen Systemen am Markt enthält eine Projektdatei zusätzlich zu den Daten auf der Ebene Kopf und Vorgang auch Entwicklungsdaten. Damit kann, sowohl für Planung als auch Ist-Erfassung, die Entwicklung von der ersten Version des Projektes bis zum aktuellen Stand nachvollzogen werden. ; EVM.biz Seite 26 / 42 Seite 26 von 42

27 12.9. C-Design_EVM.biz.exe Diese Zusatzkomponente kann von project biz auf Kundenwunsch installiert werden, um schnell vor Ort Änderungsanforderungen im Customizing umsetzen zu können. Auch für Erweiterungen des Funktionsvorrates wird die C- Design_EVM.biz.exe benötigt. Welche Funktionen beinhaltet die C-Design_EVM.biz.exe? Die Design_EVM.biz.exe öffnet die Fachkomponente EVM.biz.xls im Exklusivmodus, so dass im Gegensatz zur Start_EVM.biz.exe Änderungen speicherbar sind. Wozu benötigt project biz die C-Design_EVM.biz.exe beim Kunden? Änderungen im Tool werden normalerweise in der Entwicklungsumgebung bei project biz vorgenommen. Um beim Kunden effizient und schnell Änderungen einbringen zu können ist es vorteilhaft, die Design_EVM.biz.exe auch unter der jeweiligen Plattform / Umgebung nutzen zu können. Abgrenzung zur Start_EVM.biz.exe Die Design_EVM.biz.exe selbst legt keinerlei Files an, triggert keinen Mail-Verkehr und nimmt auch sonst keine Aktionen im bestehenden File-System vor. Einzige Funktion ist die Öffnung der Fachkomponente. ; EVM.biz Seite 27 / 42 Seite 27 von 42

28 13. Freigaben Freigabe der Start.exe Die Vorbereitung der Installation des Systems beinhaltet eine Aktivität, die eventuell vom internen IT-Dienstleister unterstützt werden muss: Das Kopieren der Start.exe auf das Zielverzeichnis. Eventuell wird eine Freigabe der Start_EVM.biz.exe verlangt. Übliches Verfahren zur Freigabe der Start.exe: project biz sendet das Executable per CD oder per Mail an eine vorgegebene Adresse. Dort hat ein Mitarbeiter mit Administrator-Rechten Zugriff sowohl auf das File als auch auf den festgelegten Projektlaufwerkspfad. Kopieren der Start.exe Freigabe der Start.exe Freigabe von EVM.biz.xls Das Tool EVM.biz.xls enthält ca Zeilen Code. Einige der Anwender schicken das Tool vor Freigabe durch ein Testcenter. Freigabe von EVM.biz.xls project biz ist gern bereit, für Kunden ein Code-walk-through zu präsentieren. Dabei wird auf jede Frage eingegangen. Voraussetzung: Aufwand wird erstattet. ### Zertifikat ### Ein autorisiertes Zertifikat vom TÜV kostet a) einmalig ca Euro b) ca / Jahr und kann für interessierte Kunden beschafft werden. ; EVM.biz Seite 28 / 42 Seite 28 von 42

29 14. De-Installation des Systems Da sich das System nirgendwo automatisch einträgt, müssen die Files zur De-Installation lediglich gelöscht werden. Ausnahme: Bei Nutzung von Citrix müssen die veröffentlichten Dateien entfernt werden. 15. Update Gründe für Updates: a) Kundenanforderungen Erweiterungen und spezielle Anpassungen von Funktionen/Formeln/Formaten führt project biz im Auftrag von Kunden durch. Entsprechende Ergebnisse werden per Update ausgeliefert. b) Weiterentwicklung durch project biz project biz arbeitet laufend an der Erweiterung der Funktionen von EVM.biz.xls, bei einem entsprechenden Vertrag werden diese Zusatzfunktionalitäten per Update ausgeliefert. Auslieferung von Updates: Die Auslieferung von Updates beinhaltet das Versenden ( ) der aktuellen Excel-Mappe EVM.biz.xls. IT-Unterstützung ist nicht erforderlich. 16. Installation der Entwicklungsumgebung Sollen Anpassungen und Erweiterungen durch project biz vor Ort umgesetzt werden, muss die C-Design_EVM.biz.exe auf ein Laufwerk kopiert werden, von dem aus das Tool EVM.biz.xls erreichbar ist. Die eigentliche Softwareproduktionsumgebung ist integraler Bestandteil des Tools. ; EVM.biz Seite 29 / 42 Seite 29 von 42

30 17. Datenstruktur Prinzipieller Aufbau einer Projektdatei Eine Projektdatei besteht aus (mindestens) 4 Tabellen: a) Die Tabelle Projektinformationen (in alten Versionen: Projektkennzahlen) beinhaltet beliebige Informationen zum gesamten Projekt. Weiterhin werden dort berechnete, komplexe Kennzahlen, Bilder und Texte abgelegt. Kopfdaten Diese Daten werden als Kopfdaten bezeichnet. b) Die Tabelle Eingabe beinhaltet die vorgangsbezogenen Informationen. Pro Vorgang wird eine Zeile genutzt. Über der Tabelle werden in einer Headerzeile Kopfdaten gebildet wie z.b. Summen-, Mittel-, Max- oder Minimalwerte. Diese Kopfdaten über den Spalten werden in die Tabelle Projektinformationen übergeben. c) Die Tabelle Phasen beinhaltet (wenn vorhanden) das Phasenmodell des Projektes. d) Die Tabelle Development beinhaltet die Fortschreibung von ausgewählten Kennzahlen in Abhängigkeit von Datum und Speicheraktion. In der Tabelle Development wird für jedes markierte Kopfdatum (siehe a, b) pro Speichervorgang der aktuelle Wert mit abgespeichert. So kann von Version 1 bis zur aktuellen Version die Entwicklung von Werten oder auch organisatorischen Zuordnungen (Projektleiter) verfolgt werden. Tabelle genutztes Phasenmodell Entwicklung der Kopfdaten EVM.biz.xls ist in der Lage, aus der Projektdatei die Struktur des Projektes und in Abhängigkeit davon die Struktur des Menü- Baums und der angebotenen Funktionen zu generieren. Damit können mit einer fachlichen Anwendung verschiedene Typen von Projekten bearbeitet werden. ; EVM.biz Seite 30 / 42 Seite 30 von 42

31 17.2. Single- versus Multiprojekt Ein Singleprojekt enthält in der Tabelle Eingabe Vorgänge, die Daten werden per Hand oder über Schnittstellen eingetragen. Das Multiprojekt enthält in der Tabelle Eingabe die Kopfdaten einzelner Singleprojekte. Die Daten werden durch das Tool nach Anforderung automatisch eingetragen. (Aus den über Namen zugeordneten Singleprojekten gelesen.) skalierbare hierarchische Struktur Für beide Strukturen wird das gleiche Eingabeblatt verwendet. Über das Festlegen und die Wahl verschiedener Views können so sinnvolle Informationen ausgewählt werden: Beispielsweise für das Single-Projekt eine View mit Soll-Ist- Vergleich, im Multiprojekt eine View mit Organisation, Projektleiter und Budgetüberschreitung. Damit ist es z.b. möglich, dass die Single-Projekte einer Hauptabteilung zu einem Multiprojekt verdichtet werden, und alle Multiprojekte des Unternehmens wiederum zu einem Multi(- Multi)projekt verdichtet werden Projektdaten vs. Datenbank EVM.biz nutzt in der Standardversion KEINE Datenbank. Projektdaten werden versioniert in Standard-Excel-Files abgelegt. Im Tool wird ein leistungsfähiger Datei-Explorer zur Verfügung gestellt, der Vorselektionen etc. ermöglicht. Vorteile einer verteilten Datenhaltung Beispiel: 1. Selektiere alle Projekte mit Plan-Ende = 2010 und Budget > 1 Mio auf 2. Selektiere alle Projekte des Projektleiters Müller auf 3. Selektiere alle Projekte mit einem Löschkennzeichen auf 4. selektiere alle Projekte auf, die den workflow-status beantrag haben. Zur Realisierung hat project biz einen speziellen Mechanismus entworfen, der schnelle Abfragen an die Datenbank erlaubt, ohne einzelne Excel-files öffnen zu müssen, um die Daten zu lesen. ; EVM.biz Seite 31 / 42 Seite 31 von 42

32 weiterer Vorteil: EVM.biz bietet eine objektorientierte Datenhaltung an. Die Verantwortung für die Daten ist dezentralisiert, das Controlling auf Plausibilität und Abweichungen zentralisiert. Datenblätter können direkt 1:1 an organisatorische oder technische Objekte angebunden werden, so dass jederzeit die Kalkulation oder andere Informationen zum Objekt wieder aufrufbar ist. (Beispiel: Unternehmen, Hausanschluss, Aufzug etc) Weitergabe von Daten Projektdaten können aus dem Tool heraus per Mail an beliebige Personen versendet werden, denn jedes Projekt ist eine (optional verschlüsselte) Excel-Mappe. Datenaustausch Es ist möglich, ein Lesen und Ändern außerhalb explizit zugelassener Nutzer zu verhindern. So kann organisiert werden, dass Preislisten nur von speziellen Personen gelesen werden können Versionierung / History von Datenobjekten Jedes Projekt, jede Aufgabe etc wird in einer Excel-Mappe gespeichert. siehe auch Prinzipieller Aufbau einer Projektdatei. Diese Datei ist das Datenobjekt. EVM.biz nimmt automatisch eine Versionierung der Datenobjekte vor. Beim Speichern wird jeweils eine neue Version der Datei erzeugt, die alte Version wird in einen History-Ordner verschoben. Files und Sicherungskopien Achtung: Diese Datei-Versionierung hat nichts zu tun mit der Abspeicherung der alten Kopfdaten im Blatt Development. Dort werden innerhalb des Datenobjektes die alten Daten aufgehoben und die Entwicklung der Kennzahlen dargestellt, hier werden die Datenobjekte selbst historisiert. ; EVM.biz Seite 32 / 42 Seite 32 von 42

33 17.6. Weitere Files Je nach Ausprägung des Systems werden weitere Informationen wie Gültigkeits- oder Preislisten mit dem System ausgeliefert. Diese Listen werden üblicherweise als unverschlüsselte Excel-Files ausgeliefert. Bei der Grundeinrichtung des Systems (siehe Anwenderhandbuch), werden Preislisten allerdings verschlüsselt, um Datenschutz zu gewährleisten. Validation.xls Pricelist.xls Daten-Sicherheit EVM.biz eröffnet dem Anwender, die Sicherheit des Excelinternen Mechanismus Lese-/Schreibkennwort zu nutzen. Dieser Mechanismus ist im Gegensatz zum Blattschutzkennwort sehr sicher. (Ein Blattschutzkennwort ist bis einschließlich Excel XP ohne weiteres zu knacken.) Damit ist die gesamte Datenbank des Systems verschlüsselt. Sollten Daten gestohlen werden, können diese ohne Nutzung des speziellen Tools mit dementsprechender Berechtigung nicht gelesen werden. (Entsprechend hohe Sicherheitseinstellung von EVM.biz vorausgesetzt.) Bei Nutzung der maximalen Sicherheitsoptionern: Daten sind sicher, selbst bei Datenklau ; EVM.biz Seite 33 / 42 Seite 33 von 42

34 18. User-Konzept Single-sign-On Der Lizenzierungsmechanismus von EVM.biz ermöglicht ein Single-Sign-On. Die Windows-Anmeldung (Benutzerkonto und Kennwort) ist Voraussetzung zum Ausführen der Start.exe. Dies bedeutet, dass nach der Lizenzierung keine gesonderte Anmeldung mehr erfolgen muss. Single- Sign-On Berechtigungen auf dem Dateisystem Einzelplatz-Nutzung Im einfachsten Fall nutzt EVM.biz das vorhandene Rechtekonzept der Systeminstallation. (Windows) EVM.biz kann von einem Nutzer auf seinem PC / Notebook ohne Probleme installiert werden, vorausgesetzt der Nutzer hat dort Administratorrechte. (Dies ist bei jedem persönlich verwalteten PC/Notebook gegeben.) Nutzung als unternehmensweite Lösung (ERP) Soll EVM.biz als Leitstand genutzt werden, sollten folgende Vorgaben erfüllt sein: Es wird ein zentraler Bereich auf einem Dateiserver im Netz reserviert für die Ablage von Tool und Daten Beispiel: (Server_1)Z:\EVM.biz Darunter wird für jede Organisationseinheit (OE) ein eigener Pfad angelegt. Pro OE werden Nutzer zugeordnet, die auf den entsprechenden Ordnern Schreib- und Lese-Rechte besitzen. Alle Ordner können vom Multiprojektmanager gelesen und evtl. auch beschrieben werden. Nutzung der üblichen Abbildung der Organisations -struktur auf Laufwerken typische Baumstruktur Im zentralen Verzeichnis liegt die Start.exe, die config.biz und das Tool EVM.biz.xls Hier haben alle Nutzer Lese-Rechte, der Admin auch Schreibrechte. ; EVM.biz Seite 34 / 42 Seite 34 von 42

35 Löschen: Für revisionssichere Anwendungen sollte das Löschen von Dateien für den normalen Anwender auf seinem eigenen Projektverzeichnis verboten werden. Dateien werden dann nur durch den Multi-Projektmanager gelöscht. wenn erforderlich Gruppen-Berechtigungen Die Zuordnung von Funktionen zu Nutzergruppen (komplexes Berechtigungskonzept) wird im Customizing definiert. Jede Funktion im Menubaum kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden. Zuordnung von Funktionen zu Berechtigungs -gruppen Nutzerberechtigungen Wurden im Customizing den Menupunkten Berechtigungsgruppen zugeordnet, muss im Administratordialog User und Zuordnung zur Berechtigungsgruppe angegeben werden. (siehe Anwenderhandbuch) Zuordnung der Nutzer zu Berechtigungs -gruppen Die Zuordnung einzelner Anwender des Systems zu den Nutzergruppen kann per Online-Dialiog eingestellt werden (siehe auch Anwenderhandbuch). Dieser Dialog ist nur dem Adminsistrator zugänglich, er muss einen speziellen Schlüssel (Lizenzkey) dafür besitzen. Es ist möglich, einzelne Funktionen einzelnen Personen zuzuordnen (z.b. Unterschriftsberechtigung). Beispiel für Online-Berechtigungszuordnung Nutzer hinzufügen und per Click einer oder mehreren Gruppen zuordnen. ; EVM.biz Seite 35 / 42 Seite 35 von 42

36 Prinzipdarstellung Gruppenberechtigungen Dateihandling Multi- Projektmanagement Single- Projektmanagement nicht genutzt SAP-Administration nicht genutzt nicht genutzt Customizing Budget Personal Admin-Gruppe Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 4 Gruppe 5 Gruppe 6 Gruppe 7 Gruppe 8 Gruppe 9 Gruppe 10 Funktion 1 Dateien x x x Funktion 2 Reporting x x x Funktion 2.1 Multi x x Funktion 2.2 Single x x Funktion 3 Schnittstelle x x Funktion 4 Unterschriften x x Funktion 4.1 Budget x Funktion 4.2 Personal x Funktion 5 Administrator x x Zuordnung der Nutzer zu den Gruppen Online-Konfiguration Manager Budget x Manager Personal x SAP-Verantwortlicher x Admin Chef-CTRL x x x Nutzer 1 x x Nutzer 2 x x Nutzer 3 x x Nutzer 4 x x x x x x ; EVM.biz Seite 36 / 42 Seite 36 von 42

37 Spezielles Anwendungsbeispiel Freigabeprozess: Es ist festgelegt, dass ein Projekt mit 5 verschiedenen Unterschriften versehen werden muss. Für jede Unterschrift gibt es ein Feld in den Kopfdaten, dessen Bedienung je an einen Dialog geknüpft ist. Jeder der fünf Dialoge ist je einer Berechtigungsgruppe zugeordnet. Diesen Berechtigungsgruppen wiederum wird je ein Verantwortlicher zugeordnet Unterschriftsprozess als Workflow oder verteilte Gruppenarbeit ausprägbar Somit können notwendige Unterschriften fälschungssicher durch verschieden Verantwortliche in das Projekt eingetragen werden. 19. Betrieb EVM.biz stellt keine gesonderten Ansprüche an den Betrieb. Eine gültige Excel-Lizenz ist Voraussetzung pro User müssen ca. 15 MB vorgehalten werden als Grundausstattung pro Projekt muss mit einer Dateigröße von 200 KB bis 2 MByte gerechnet werden Diese Größe ist abhängig von der Anzahl von Vorgängen Vorhandenes Betriebskonzept für Word- oder Excel-dateien kann genutzt werden. Der Admin sollte die Konfiguration des Tools so einstellen, das Backup- und History-Ordner automatisch aufgeräumt werden (siehe Anwenderhandbuch). Auf Wunsch bietet project biz einen Wartungsvertrag an. 20. Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung Das Dateikonzept (wie oben beschrieben) ermöglicht vollkommen unproblematisch, getrennte Entwicklungs-, Testund Produktivumgebung zu installieren. Zur Freigabe von einer in die andere Umgebung muss nur das File EVM.biz.xls kopiert werden. ; EVM.biz Seite 37 / 42 Seite 37 von 42

38 Um ein Verwechseln der Test- mit in der Produktivumgebung zu verhindern, kann eine Kennzeichnung gesetzt werden, die der Administrator selbst umschalten kann. Beispiel: Visualisierung des Testsystems ; EVM.biz Seite 38 / 42 Seite 38 von 42

39 Dialog zum Umschalten von Test- auf Produktivsystem Eine weiter optionale Einstellung im Tool verhindert, dass Daten versehentlich von einem in das andere System übertragen werden können. Da das System auch lokal installierbar ist (Notebook nutzen), kann jede Anforderung aus Sicht Entwicklung, Test, Demonstration, Schulung und Produktiveinsatz problemlos abgedeckt werden. 21. Datenübernahme Eine Datenübernahme kann sehr schnell und einfach auf Basis der offenen Schnittstellen erfolgen: Möglichkeit I: Die Daten liegen in einer oder mehreren Listen vor. Zum Laden einer Liste ist ein eindeutiger Schlüssel Voraussetzung. Vorteilhafter Weise können nacheinander verschiedene Schlüssel zum Nachladen verschiedener Daten aus weiteren Listen definiert werden (Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Quellen). ; EVM.biz Seite 39 / 42 Seite 39 von 42

40 Möglichkeit II: Die Daten können auch als Excel-Formblätter mit mehreren Reitern vorliegen (Excel-Mappen). Hier ist es notwendig, aus den Dateinamen dieser Mappen eine Liste zu generieren, die dann als Schlüssel fungieren kann. Möglichkeit III: Die Daten liegen in einer Datenbank vor. Kombination: Alle Möglichkeiten können unproblematisch kombiniert werden. So kann mit Unterstützung von EVM.biz eine Vielzahl von Listen und Datenbanken zu einem Datenpool zusammengeführt werden. 22. Performance EVM.biz arbeitet mit Listen auf Basis von 200 bis 2000 Einzelprojekten ausreichend performant. Sollen größere Datenmengen verarbeitet werden, können spezielle Tuninglösungen angefordert werden. Im Einzelfall kann project biz für Interessenten einen Systemtest mit jeder beliebigen Menge an Daten innerhalb von 2-3 Tagen demonstrieren, vorausgesetzt die Datei liegen in Listenform und maschinenlesbar vor. ; EVM.biz Seite 40 / 42 Seite 40 von 42

41 Anlage 1: Inbetriebnahme aus Anwendersicht ; EVM.biz Seite 41 / 42 Seite 41 von 42

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