Ein Produktkatalog zur externen Budgetplanung und zur internen Ressourcensteuerung? Joachim Kreische UB Dortmund

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1 Ein Produktkatalog zur externen Budgetplanung und zur internen Ressourcensteuerung? Joachim Kreische UB Dortmund Veranstaltung der dbv-management-kommission Vortrag auf dem deutschen Bibliothekartag Mai

2 Inhalt 1. Produktkataloge in Bibliotheken Szenarien und Möglichkeiten 2. Kostenrechnung mit Produktkatalogen Kostenrechnung Budgetplanung/Budgetverhandlung Ressourcenverteilung oder Prozessanalyse? 2

3 1. Produktkataloge in Bibliotheken Szenarien und Möglichkeiten Ziele Instrument zur Kosten- und Leistungsrechnung Marketing und Öffentlichkeitsarbeit, Rechenschafts- oder Jahresbericht Budget- und Bedarfsplanung Intern: Ressourcenallokation, Steuerungsprozesse, Bedarfsplanung gegenüber Unterhaltsträger/Hochschule: Produkthaushalt, Ziel- und Leistungsvereinbarung, etc. Extern: Leistungsvergleich/Benchmarking 3

4 2. Kostenrechnung und Produktkatalog Integration in übergeordnete Systeme Meist nach Einführung kaufmännischer Buchführung und Enterprise- Ressource-Planning-Systeme Normalfall Kostenstellenrechnung, ggf. mit nachfolgender Kostenträgerrechnung Prinzipien der Gemeinkostenverteilung Ziele Anforderungen/Möglichkeiten der kaufmännischen Buchführung Kostencontrolling, Kostentransparenz Hilfsmittel für interne Budgetplanung, Haushaltsüberwachung und Ressourcenallokation Gesamthaushaltsplanung Verbrauchsbezogene Kostenverrechnung / Leistungsverrechnung 4

5 2. Kostenstellenrechnung und Produktkataloge Von Kostenstellen zu Kostenträgern/Produkten Abteilung A Medien Personal Sachmittel Prozessanalyse / Ressourcenzuordnung Abteilung B Produkt / Kostenträger 1 Produkt / Kostenträger 2 Produktkosten Produktkosten Produktkatalog Systematik 5

6 Produktkatalog für die interne und externe Budgetplanung und Kostenrechnung Produktkatalog als primäres Instrument Ohne Kostenstellenrechnung Ohne Prozessanalyse Pragmatischer Umgang mit Gemeinkosten Externe Verwendung: Budgetplanung/Verhandlungen, Bedarfsanmeldung Interne Verwendung: Budgetplanung Kostenrechnung, Controlling Portfolioanalyse Personalbedarfsplanung 6

7 Matrix zur Ressourcenverteilung Nr. Produktgruppe Produkte Anteil Abt. am Produkt Kosten Abt. am Produkt Anteil Personalkosten am Produkt Anteil Abt. am Produkt Kosten Abt. am Produkt Anteil Personalkosten am Produkt Abteilung I Abteilung II 1. Produktgruppe 1.1 Produkt I 1.2 Produkt II 1.3 Produkt III 1.4 Produkt IV 1.5 Produkt V 7

8 Leistungen / Teilprozesse in der Produktbeschreibung Systematik Definition und Beschreibung der Einzelprodukte Aufzählung der Einzelleistungen Addition der aufgewandten Mittel (Kostenarten und Kostenstellen) Beschreibung der Einzelleistungen nach: Logischer Ordnung aus Sicht Kunden/Produkt (z.b. Fernleihe nach Kopien und rückgabepflichtigen Medien) Prozessablauf/Geschäftsgänge Wichtig: Vollständigkeit der Leistungen! Prinzip: Maximale Verteilung der Kosten auf Produkte 8

9 Abgleich Ressourcenmatrix - Leistungen Ressourcenanteile Organisationseinheit Leistungen zum Produkt In Prozent Abteilung I Leistungen/Teilprozesse Abteilung II Abteilung III 9

10 Mindestkategorien für Produkte Produkt Systematik Definition Leistungen Bezugsgrößen Mittel nach Kostenarten (Kosten und Erlöse) 10

11 Unmittelbare Kostenrechnung mit dem Produktkatalog Produkt Ressourcen durch Budgetverteilung Bezugsgrößen Stückkostenpreis Abteilung / Kostenstelle Abteilung / Kostenstelle Effekt Was wurde geleistet? Was wurde erreicht? Effizienz Personalbedarf Organisation Kapazitäten Prozessoptimierung Leistungskennzahlen 11

12 Stückkostenpreise: Verwendungszwecke Mit den Stückzahlen (Divisor) und den Produktkosten (Dividend) können Effizienzkennzahlen gebildet werden: Input/Aufwandsorientiert: Kosten pro Aufwand Output/Nachfrageorientiert: Kosten pro Nutzung Kalkulation: Preise/Preisschilder Berechnung von Entgelten oder Gebührensätzen Make or buy Entscheidungen Wirtschaftliche Tätigkeiten im Rahmen der Trennungsrechnung Stückzahlen als Cost driver für Prozesskostenrechnung 12

13 Budgetzuweisung mittels Produktkatalog : Praktische Varianten Produkthaushalt Produkte werden verhandelt und politisch bewertet ( wollen wir das?, wollen wir das für diesen Preis? ) Welche Wirkungen sollten mit den Produkten erzielt werden? Welcher Bedarf soll qualitativ und quantitativ gedeckt werden? Summe der Produktkosten = Bibliotheksbudget = Zuweisungsbetrag Trennung nach konsumtive und investiven Mitteln Produkte der Bibliothek werden in Rechnung gestellt: Verbrauchsabhängige Verrechnung, z.b. als Vorkostenstelle für Endkostenstellen Fakultäten/Einrichtungen als Kunden bezahlen Bibliotheksprodukte Produktkatalog als Teil von Ziel- und Leistungsvereinbarung 13

14 Ressourcenverteilung oder Prozessanalyse? Leistungsbeschreibungen in Produktkatalogen ersetzen keine Prozessanalysen, insbesondere wenn Prozesse z.b. für das Qualitätsmanagement dokumentiert werden sollen Optimierungen von Prozessen erreicht werden sollen Leistungsbeschreibungen in Produktkatalogen sind aber eine gute Basis für Prozessanalysen, weil Ressourcen lückenlos nachgewiesen sind Leistungen/Teilprozesse lückenlos nachgewiesen sind Zeiterfassungen, etc. pragmatisch überflüssig sind Vernetzungen zwischen Leistungen und Abteilungen/Kostenstellen dokumentiert sind 14

15 Personalaufwand nach Aufgaben AGUB NRW (Ausschnitt) 15

16 Bibliothekarische Schema DBS: Gar nicht, nur Einteilung nach Laufbahnen BIX: Kein System nur Personalressourcen für Medienbearbeitung, IT und Medienbereitstellungsdienste Extern, z.b. Landesrechnungshöfe: Zumeist nur sehr grob Kooperatives Benchmarking: Personalaufwand nach Aufgaben AGUB 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Dr. Joachim Kreische UB Dortmund 17