Strategische Messeplanung Gut geplant ist halb gewonnen

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1 Strategische Messeplanung Gut geplant ist halb gewonnen

2 Organisatorisches Moderator Daniel Gundelach Bereichsleiter Marketing & Consulting MEPLAN GmbH (Tochterunternehmen der Messe München) Kernkompetenzen von MEPLAN CONSULT Messeauftrittsberatung Projektunterstützung 2

3 Organisatorisches Co-Moderator Marlene Hösch Junior Project Manager Spielwarenmesse eg 3

4 Organisatorisches MEPLAN GmbH Abteilung DESIGN Florian Geiger Abteilungsleiter +49 (0) Abteilung SYSTEM Sandra Maier Abteilungsleiterin +49 (0) Abteilung CONSULT Daniel Gundelach Bereichsleiter +49 (0)

5 Organisatorisches Agenda Projektplanung Messeziele Messebotschaft Budgetplanung Weitere Informationen 5

6 Projektplanung 6

7 Projektplanung Fünf Erfolgsfaktoren der Messeplanung Learnings der Vorveranstaltungen Regelmäßige Kontrolle des Projektfortschritts Besuchermarketing vor und während der Messe Vorbereitung der Messenachbereitung Nutzung der Messe als Informationsplattform 7

8 Projektplanung Erste Schritte nach der Anmeldung Regelmäßige Projektmeetings Messeziele definieren Kick-off Meeting Zeitliche Planung / Deadlines Meilensteine setzen Projektplan erstellen Zuständigkeiten klären 8

9 Projektplanung Gantt Diagramm Beispiel MS Project 9

10 Projektplanung Gantt Diagramm Beispiel Excel 10

11 Messeziele 11

12 Messeziele Bedeutung klarer und messbarer Ziele Messeziele ermöglichen eine klare und durchgängige Messekommunikation einen Leitfaden für alle Messeaktivitäten eine Erfolgskontrolle nach der Messe Messeziele bilden eine solide Basis für Ihren Messeauftritt 12

13 Messeziele Messeziele - Die Basis für Ihren Messeerfolg Evaluation des Erfolgs Briefing von Dienstleistern Messeziele Messestand Marketingaktionen Standpersonal Messebotschaft Catering 13

14 Messeziele Mögliche Ziele einer Messebeteiligung Vertriebsziele: u.a. Anzahl der Verkaufsabschlüsse / Projekte, Ausbau Kundenstamm Kontaktziele: u.a. Anzahl Kontakte mit Neukunden, Qualität der VIP-Besuche Rechercheziele: u.a. Auftritt der Wettbewerber, Messetrends Motivationsziele: u.a. Mitarbeiteridentifikation mit der eigenen Marke Medienziele: u.a. Zahl der Medienberichte Imageziele: u.a. Wahrnehmung der Marke, Bekanntheitsgrad 14

15 Messeziele SMART Kriterien an die Ziele einer Messebeteiligung S pezifisch - Ziele müssen eindeutig definiert sein M essbar - Ziele müssen quantitativ darstellbar sein A kzeptiert - Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden und attraktiv sein R ealistisch - Ziele müssen erreichbar sein T erminiert - Klare Terminvorgabe für die Zielerreichung 15

16 Messeziele Ziele und deren Erreichung Quelle: AUMA 16

17 Messeziele Ziele der Messeaussteller Quelle: AUMA 17

18 Messeziele Ziele der Besucher Quelle: AUMA 18

19 Messebotschaft 19

20 Messebotschaft Messebotschaft Die Basis für Ihren Messeerfolg Leitfaden Messebotschaft Ansprache der Zielgruppen Durchgängige Messekommunikation Wiedererkennung 20

21 Messebotschaft AIDA Die goldene Regel der Messebotschaft Auf den Punkt Kurz und knapp, max. 3-7 Wörter Integriert Integration in gesamte Messekommunikation Durchdacht Abgestimmt auf Unternehmen, Produkte / Leistungen, Messeziele, Zielgruppe Ansprechend Emotionale Ansprache, bildliche Darstellung der Unternehmenswelt 21

22 Budgetplanung 22

23 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Quelle: AUMA 23

24 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Standgestaltung, Standbau, Standausstattung (39%) Gestaltung: Planung, kreativer Entwurf Standbau: Auf- und Abbau, Standmaterial, Miete, Abschreibungen Standausstattung: u.a. Möbel, Teppich, Beleuchtung, Küchenausstattung, audiovisuelle Medien, Präsentationstechnik, Pflanzen, Standbeschriftung / -displays, Grafik, Dekoration Personal- & Reisekosten (21%) Personalkosten (inkl. Spesen und Honorare), Hostessen, Dolmetscher, Hilfskräfte, etc. Hotel und Reisekosten Bewirtungskosten außerhalb des Standes Quelle: AUMA 24

25 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Grundkosten (20%) Standmiete Energie- und Wasserkosten Andere Grundkosten: u.a. Ausstellerausweise, Parkscheine Standservice und Kommunikation (12%) Standservice: u.a. Besucherbewirtung Kommunikation: u.a. Einladungen, Drucksachen, Katalogeintragung, Direktwerbung, Mailings, Pressemappen, Anzeigen, Übersetzungen, Eintrittsgutscheine für Besucher, Werbegeschenke Telefon, Fax, Internet Quelle: AUMA 25

26 Budgetplanung Zusammensetzung des Budgets Andere Kosten (5%) Schulung und Training der Mitarbeiter / des Standpersonals Messebezogene Kosten anderer Abteilungen: u.a. Marktforschung, Exponate Sonstige Kosten Transport, Handling und Entsorgung (3%) Transport und Handling: u.a. Leergutlagerung, Versicherung, Zoll Entsorgungskosten Quelle: AUMA 26

27 Weitere Informationen 27

28 Weitere Informationen Orientierungshilfen Checkliste für Ihre Messebeteiligung Messe Guide Online Service Center 28

29 Weitere Informationen Informationsquellen AUMA_Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.v. Informationen zu Messen in Deutschland und im Ausland, Tipps für Ihre Messeplanung und Wissenswertes über die Branche ( und FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation e.v. Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Partners für eine Messebeteiligung ( change.project gmbh Spezialisierung auf die Lösung interkultureller Kommunikation ( Xing Gruppe Messen Gedankenaustausch für Messeinteressierte ( m+a report Tipps, Erfahrungsberichte, Marktanalysen, Berichte über aktuelle Entwicklungen am Messemarkt ( Trade Fairs International Informationen über die dynamische Entwicklung im Messewesen ( FKM Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen Geprüfte Zahlen und Fakten zu Messen ( 29

30 Weitere Informationen Weitere Webinare für Ihren Messerfolg Messestandgestaltung Mit der richtigen Idee überzeugen , 14:00 Uhr Besuchermarketing Mehr qualifizierte Gesprächskontakte generieren , 14:00 Uhr Verhalten & Kommunikation auf dem Messestand Das Messegespräch als Erfolgsfaktor , 14:00 Uhr Messenachbereitung Nach der Messe ist Erntezeit , 14:00 Uhr Mehr Informationen unter: 30

31 MEPLAN CONSULT +49 (0)