Campus Management an der Freien Universität Berlin ZKI AK Verzeichnisdienste,

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1 Campus Management an der Freien Universität Berlin ZKI AK Verzeichnisdienste, Dr. Dirk Pape eas Projektleitung Campus Management Freie Universität Berlin Freie Universität Berlin, Projekt Campus Management

2 Campus Management an der Freien Universität - Ausgangssituation an der Freien Universität Berlin - Das Projekt Campus Management - Integration mit dem Identity Management - Weitere Integrationsanforderungen - Ausblick Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

3 Ausgangssituation IT Freie Universität Berlin, Projekt Campus Management

4 Ausgangssituation IT 2000/ Steigerung der Leistungsfähigkeit der Freien Universität bei abnehmenden Ressourcen ohne systematische Ausschöpfung der Potentiale der IT - Steigende Erwartungen an die Effizienzpotentiale des IT-Einsatzes - Wenig Erfahrung mit IT-Projekten in der Verwaltung - Gefahr des Productivity Paradox, weniger Produktivität durch IT - Mangelnde Zusammenarbeit der IT-Abteilungen (HRZ, Verwaltungs- IT, Universitätsbibliothek, Fachbereiche) Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

5 Strategische IT-Steuerung Seit 2001 neuer Ansatz (Gutachten Bode/Hegering) IT-Steuerung - CIO-Gremium - IT-Verantwortliche - Richtlinien und Standards für Projekte, Sicherheit und Organisation - Orientierung an Standards des BSI - Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Personalvertretungen und Datenschutzbeauftragten - Aufgabenteilung der IT-Abteilungen Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

6 Ergebnisse bis heute - Grundinventur der IT in der gesamten Freien Universität - Beschleunigung von Entscheidungsprozessen durch klare Rollen und Zuständigkeiten möglich - Projekt-, Sicherheits- und Organisationsstandards zunehmend akzeptiert - Wirtschaftlichkeit und strategische Rolle der IT erhöht - Risikomanagement möglich - Ausrichtung der IT an strategischen Zielen der Freien Universität möglich - Projektportfolio durch CIO verabschiedet - Bündelung von IT-Verfahren möglich, z. B. Sichere Bürokommunikation Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

7 Handlungsbedarf IT für Kernprozesse 2004: Die IT-Unterstützung mit heterogener, teilweise veralteter Softwarelandschaft war nicht ausreichend an die heutigen und zukünftigen Anforderungen angepasst - Höhere Prüfungsdichte in BM-Studiengängen - Gestiegene Anforderungen an Daten-, Rechts- und Verfahrenssicherheit - Verbesserung des Service für Lehrende, Lernende und Verwaltungsmitarbeiter - Effizienzsteigerung in der Verwaltung - Information für zentrale und dezentrale Steuerung Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

8 Das Projekt Campus Management Freie Universität Berlin, Projekt Campus Management

9 Integriertes Projekt Campus Management Bologna IT-Unterstützung Mit der Einführung einer Software ist die Arbeit nicht getan. Ein integriertes Projekt ist mehr als nur IT-Unterstützung! Organisatorische Abläufe Institute FBe ZUV Projekt Campus Management Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

10 Projektauftrag Campus Management (Start 12/2004) - Integration: die Projektstruktur legt eine breite Beteiligung aller Bereiche der Freien Universität Berlin fest - Wesentliche inhaltliche Zielsetzungen: - Einheitliche, fachbereichsübergreifende Geschäftsprozesse gestalten und umsetzen - Leistungsfähige und zukunftssichere integrierte IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse - Verlässlichen redundanzfreien Datenbestand herstellen, gewährleisten und rollenbasierten Zugriff ermöglichen - Zeitliche Vorgaben: - Universitätsweite Einführung unabdingbarer Funktionalitäten zum WS 05/06 - Gesamtfunktionalität bis zum WS 06/07 im Regelbetrieb bereitstellen Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

11 Projektorganisation Lenkungsausschuss Gesamtprojektleitung Projektcontrolling / Projektbüro / Kommunikation SAP Campus Rechenzentrum Geschäftsprozesse, Daten, Schulung Projekt sichere BK (Zedat ) Projekt Organisationsent -wicklung (Abt.II ) Applikation / Customizing Web- Entwicklung Testkoordi - nation SAP Basis Rechner - & Netzinfra - struktur Hotline & Support Identity Management & Auth. Geschäfts - prozesse Datenkon - solidierung & Migration Schulung & Coaching Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

12 Warum SAP? - Strategische Entscheidung - Perspektive Planungs- und Steuerung (ERP) - Einheitliche Entwicklungsplattform für Verwaltungsservices - Setzen auf starke Partner - Internationale Ausrichtung der Freien Universität Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

13 Phasenweises Vorgehen bei der IT-Unterstützung 1. Konsolidierung der Datenbasis für die Prüfungsverwaltung - Schnittstellen zu anderen Systemen (HIS SOS, LV-Management, IDM) - Start der Prozesse, die aktuelle Daten beschaffen - Beschaffung, Qualitätssicherung und Migration der Altdaten 2. Ausbau des Informationssystems für alle Rollen - Studierende - Lehrende - Prüfungsausschüsse und Prüfungsbüros - Studienfachberater - Dekanate und Präsidium - Controlling - 3. Unterstützung weiterer Prozesse in Studium und Lehre - Ressourcensteuerung und -planung - Integration mit elearning und Studierendenportal - Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

14 Schon jetzt erreicht! Weitgehende Standardisierung der BM-Prozesse Integration und Sicherheit der Daten und Infrastruktur dramatisch verbessert Wirtschaftlichkeit des IT-Verfahrens durch striktes Projektmanagement, Standardisierung und Synergieeffekte mit dem Hochschulrechenzentrum 60 BM-Studiengänge / 160 Prüfungsordnungen im System abgebildet Alle BM-Studierende (3.500) haben Online-Zugang zum ecampus (Perspektive: ) Online-Anmeldung zu Modulen und Lehrveranstaltungen, Stundenplan, Bescheinigungen Online-Noteneingabe durch Prüfer/innen, Einrichtung von Vertretungen vollständige Altdaten für Leistungsübersicht und Studienabschlüsse Transcript of Records, Einsicht in Noten- und Punktekonten Volle Funktionalität erst im Zeitverlauf - Optimierung der Studierbarkeit - klassische Studiengänge - Bewerbung, Zulassung und Einschreibung mit CM Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

15 Der Student Lifecycle Anwerbung Alumni Bewerbung Exmatrikulation Zulassung Studienabschluss Anrechnung Leistungserfassung Immatrikulation Rückmeldung Mobilität In/Out Modulzugang Anmeldung Abmeldung / Rücktritt Prüfung / Teilnahme Abschlussarbeit Beratung Modulabschluss Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

16 Integration mit dem Identity Management Freie Universität Berlin, Projekt Campus Management

17 IT-Verfahrenslandschaft an der Freien Universität Internet-PC Online Bewerbung HIS ZUL E-Learning Personalverwaltung SAP HR Sichere Bürokommunikation Identitäts- Management FUDIS Lehrver- anstaltungs- Management Lehrenden-PC Digitale Information Stud.- verwaltung HIS SOS Finanzen Controlling SAP FI/CO Prüfungsverwaltung Noten,... (Web) Anmeldungen,... (Web) Studierenden-PC Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

18 IT-Verfahrenslandschaft an der Freien Universität Account-Aktivierung Online Bewerbung HIS ZUL Stammdaten adressen Identitäts- Management FUDIS Login Stud.- verwaltung HIS SOS Stammdaten Studienverläufe Prüfungsverwaltung Noten,... (Web) Anmeldungen,... (Web) Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

19 IT-Verfahrenslandschaft an der Freien Universität Andere Quellen für Identitäten Rollenfestlegung: Dozent/in, LV-Pflege, etc. Personalverwaltung SAP HR Personalstammdaten Identitäts- Management FUDIS login Accounts +Rollen Zentrale Benutzervert. SAP Personendaten Accounts +Rollen Prüfungsverwaltung Noten,... (Web) Anmeldungen,... (Web) Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

20 Ausblick: Integration mit anderen IT-Verfahren Freie Universität Berlin, Projekt Campus Management

21 Szenario 1: Integration der IT-Anwendungen an der Freien Universität Internet-PC Online Bewerbung HIS ZUL E-Learning: Blackboard Personalverwaltung SAP HR Sichere Bürokommunikation Identitäts- Management FUDIS Exchange Cyrus Lehrver- anstaltungs- Management Lehrenden-PC Digitale Information: Aleph, Metalib NPS Stud.- verwaltung HIS SOS Finanzen Controlling SAP FI/CO Prüfungsverwaltung Noten,... (Web) Anmeldungen,... (Web) Studierenden-PC Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

22 Szenario 2: Integration der IT-Nutzer an der Freien Universität Internet-PC Online Bewerbung HIS ZUL E-Learning: Blackboard Personalverwaltung SAP HR Sichere Bürokommunikation Identitäts- Management FUDIS Exchange Cyrus Lehrver- anstaltungs- Management Lehrenden-PC Digitale Information: Aleph, Metalib NPS Stud.- verwaltung HIS SOS Finanzen Controlling SAP FI/CO Prüfungsverwaltung Noten,... (Web) Anmeldungen,... (Web) Studierenden-PC Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

23 Ausblick: Integrationstechniken - Anwendungsintegration - Webservices - Web Service Security - Datenaustausch von Geschäftsdaten in XML - Transformationen mit XSLT - Nutzerintegration - Enterprise Portal (noch keine Produktentscheidung) - JSR 168,... - SSO-Authentisierung - SAP - Netweaver Entwicklungsplattform für ESA (SOA) - Weitere CM-Funktionalitäten (Student-Life-Cycle) Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

24 Universitäre Herangehensweise - Aneignung des Know-Hows - Aufbau eigener Entwicklungskompetenz - Komponenten - Services - Workflow Umsetzung innovativer Integrationskonzepte Freie Universität Berlin, Campus Management, Dr. Dirk Pape,

25 Vielen Dank! Freie Universität Berlin, Projekt Campus Management