Kurzanleitung Umstellung Scalix auf Office365 (Nur für FH Student*innen)

Transkript

1 Kurzanleitung Umstellung Scalix auf Office365 (Nur für FH Student*innen) Short guide for the migration of Scalix to Office365 (Only for FH students) Autor: Martin Hochreiter Stand: Dezember 2018 Version 5

2 Inhaltsverzeichnis 1 Webmail Office365 auf Gmail einrichten Office365 auf Apple Mail (IOS) einrichten Outlook Web App im Browser Andere Apps oder Apple Mail, Outlook, WindowsMail Imap Zugang für zb. Thunderbird Cis LV Kalender in Office365 integrieren Achtung neue Filterfunktionen... 9 Content (English Version) 1 Webmail Configure Office365 on Gmail Office365 on Apple Mail (IOS) Outlook Web App in a browser Other Apps or Apple Mail, Outlook, WindowsMail Imap and SMTP access e.g. for Thunderbird Integrate CIS time table calendar in Office Caution new Filter features... 17

3 1 Webmail Die neue Webmailadresse ist: (nicht auf den langen Usernamen vergessen: zb. ) 2 Office365 auf Gmail einrichten Altes Imap Konto vorher deaktivieren oder löschen Neues Konto einrichten und Exchange und Office365 wählen FH adresse eingeben und weiter klicken. FH Passwort eingeben und weiter klicken.

4 Es kommt zweimal eine Anfrage wegen Umleitung ( & ex.fhstp.ac.at) OK Gmail weißt hier darauf hin, dass über das Office365 Mailkonto Sicherheitsmaßnahmen aktiviert werden können (zb. Einbruchversuche, oder ob ein Pin gesetzt ist) bzw. erlaubt auch, das Handy zu löschen (Wipe) wenn es gestohlen wurde. Dem muss hier mit ok und bei der zweiten Frage Geräteadministrator aktivieren mit aktivieren bestätigt werden. Um auch Kalender und Kontakte mit Office365 Mailkonto zu synchronisieren, wird Android auch um die Erlaubnis zum Zugriff auf den Gerätekalender und Gerätekontakte fragen. Zumindest Kalenderdaten wäre sinnvoll, Office365 hat einen sehr guten Kalender!

5 3 Office365 auf Apple Mail (IOS) einrichten Altes imap Konto vorher deaktivieren oder löschen Neuen Account hinzufügen Exchange. FH adresse und Beschreibung (zb. FH ) eingeben Du wirst auf die Webanmeldung umgeleitet - Anmelden. Das FH Passwort eingeben.

6 ACHTUNG ist das Iphone konfiguriert keine Cookies zu akzeptieren, kann die Einrichtung nicht abgeschlossen werden! Bitte dazu in den Einstellungen -> Safari für die Zeit der Einrichtung die Cookies erlauben. Bei den Tests war ein Neustart des Iphone notwendig damit dies aktiv wurde. Office365 fragt ob dein Iphone zugreifen darf. Was soll synchronisiert werden? Zumindest Kalender zusätzlich zu Mail wird empfohlen.

7 4 Outlook Web App im Browser Die meisten Apps unter IOS und Android verlangen bei Einrichtung der Mailbox die Rechte zur Verwendung des Geräte Administrators. Damit kann vom Administrator verlangt werden z.b. dass der Pin X Stellen hat, oder dass das Gerät verschlüsselt sein muss ABER auch, dass die Daten des Gerätes gelöscht werden können zb. im Falle vom Diebstahl oder Verlust. Ist dies für den User persönlich nicht in Ordnung, kann entweder SMTP oder IMAP verwendet werden (ohne Kalender und Kontakte) oder simpel die Outlook Web App im Browser (Link siehe Kaptitel 1) 5 Andere Apps oder Apple Mail, Outlook, WindowsMail Die Einrichtung ist meist sehr einfach, bestimmte Vorgaben bitte beachten: Es ist immer Exchange/Office365 als Typ auszuwählen. Die adresse und der Benutzername ist gleich (username@fhstp.ac.at) Bei manchen Apps ist die Eingabe vom Servername nötig: outlook.office365.com Die Synchronisierung von Mails und Kalender wird empfohlen. 6 Imap Zugang für zb. Thunderbird Wir empfehlen Active Sync / Exchange zu verwenden, wo immer es möglich ist wenn Imap dennoch notwendig ist, bitte folgende Daten verwenden: Imap Server: outlook.office365.com, Port 993 SMTP Server: smtp.office365.com, Port Cis LV Kalender in Office365 integrieren Office365 erlaubt es auch ICAL Kalender wie vom CIS LV-Plan zu integrieren und auch mit vielen Apps zb. am Smartphone anzuzeigen. Dazu muss der Link aus dem CIS kopiert werden:

8 Dieser kann dann im Webmail von Office365 einfach eingefügt werden: Zuerst Kalender öffnen, dann Kalender hinzufügen und Aus dem Internet auswählen. Danach die URL vom CIS eintragen und einen aussagekräftigen Namen verwenden. Nach dem speichern taucht der Kalender als weiterer Kalender auf. Je nach App wird der Kalender auch automatisch mitgeliefert (hier Beispiel Gmail)

9 8 Achtung neue Filterfunktionen Outlook Web sowie einige Apps am Smartphone (wie Outlook mobile) versuchen mithilfe von lernfähigen Filtern zu erkennen, welche Nachrichten wichtig oder nicht so wichtig sind. Je nachdem sind diese in Relevant oder Sonstige zu finden. Der Filter kann auch bei jeder Nachricht trainiert werden mit rechter Maustaste und Immer in Posteingang Sonstige verschieben Sollten mal Mails erwartet werden, bitte auch immer in Sonstige nachsehen. Diese Ansicht kann generell auch deaktiviert werden indem der Posteingang mit Relevanz nicht angezeigt wird. Konversationen werden automatisch nicht als einzelne Mails angezeigt, sondern gruppiert. Auch dies kann bei Filter Anzeigen als aktiviert oder deaktiviert werden.

10 1 Webmail Please use this URL for Webmail: (Don t forget the needed long username: e.g. username@fhstp.ac.at ) 2 Configure Office365 on Gmail Deactivate or delete the old FH Imap account first. Then add a new account. Choose Exchange and/or Office 365 as mailbox type.

11 Enter the address of the FH and klick next. Enter the password of the FH and klick next. Two times a notice will appear asking for permission to redirect ( Gmail gives note to you that while configuring an Office 356 mailbox some securitymeasures will be needed on your device (eg. Automatic lock when detecting intrusion attempts or a pin must be set on your device) and the device can be wiped from the user and the administrator (eg. If the device is stolen). This must be allowed together with the second question for the Activation of the device administrator. If you don t want that, consult chapter 4. If you want to synchronize the calendar and the contacts of the mailbox, Android asks for permission to do that. Calendar is useful as minimum Office365 does use a very good calendar system.

12

13 3 Office365 on Apple Mail (IOS) Deactivate or delete the old FH Imap account first. Then add a new account. Add new account - type Exchange. Enter FH mail address and a description like FH You will be redirect to the browser for login. Enter the FH password.

14 Caveat! If the iphone is configured to not allow Cookies you have to allow it temporarily. Please go to the settings and Safari and set block Cookies to allow always for the configuration. On a test Iphone a restart of the device was needed. Office365 asks for permission for the iphone. What do you want to synchronize? Mail (of course) and Calendar is recommended as minimum.

15 4 Outlook Web App in a browser Most of the apps on IOS or Android asking for permission to use the Device Administrator during the setup of the mailbox. This enables security features like the administrator forces to have a Pin with x numbers in place or the device has to be encrypted BUT it offers the possibility to wipe the device in case of loss or it gets stolen. This can be done from the user and the administrator as well. If you don t want that personally you can simply configure the mailbox via IMAP and SMTP (chapter 6) or use the Outlook Web App in the browser (chapter 1) 5 Other Apps or Apple Mail, Outlook, WindowsMail The configuration is very simple, please have keep in mind as follows below: You need to choose Exchange or Office365 as account type. address and FH username is the same (username@fhstp.ac.at) Some apps asking for a servername: outlook.office365.com The synchronisation of mail (or course) and calendar is recommended as mininum. 6 Imap and SMTP access e.g. for Thunderbird We definitly recommend Active Sync / Exchange wherever possible but if you want/need to use IMAP please use the settings: Imap Server: outlook.office365.com, Port 993 SMTP Server: smtp.office365.com, Port Integrate CIS time table calendar in Office365 Office365 is able to integrate ICAL calendar like the CIS time table and publish the calendar to your smartphone automatically within many apps Please copy the ical URL from the CIS:

16 Afterwards, add the calendar to your Office365 Webmail: At first, click on the calendar symbol and choose Add calendar and From Internet. Then paste the URL from the CIS into the URL field and enter a name for the calendar (e.g. LV-Plan FH). After saving you can see the calendar as other calendar when finished. Depending on the mail app, the calendar will be shown as second calendar in your mail app (e.g. Gmail)

17 8 Caution new Filter features Outlook Web and some Apps on Smartphones (like Outlook mobile) seek to recognize which mails are important or not as important ( Focused inbox and other ) with the help of train-able filters. This filter feature can be trained by right mouse click on an and Always move to focused/other inbox. If you are expecting s and you don t find them please keep in mind to take a look into focused or other filter. This feature can be turned on or of in the Filter dropdown ( show focused inbox ) Conversations are not displayed as unique mails automatically. They are shown in groups. This can be actived/deactived too within the Filter dropdown and show as messages/conversations.