Excel für Windows. Peter Wies 1. Ausgabe, Mai Grundlagen

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1 Peter Wies 1. Ausgabe, Mai 2010 Excel 2010 für Windows Grundlagen EX2010

2 I Excel Grundlagen Zu diesem Buch...4 Erste Schritte mit Excel 1 Excel kennenlernen Tabellenkalkulation mit Excel Excel starten und beenden Das Excel-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Die Excel-Hilfe verwenden Schnellübersicht Übung Grundlagen der Tabellenbearbeitung Im Tabellenblatt bewegen Daten im Tabellenblatt eingeben Zellinhalte verändern und löschen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Zellen markieren Arbeiten rückgängig machen Arbeitsblätter drucken Arbeitsmappen speichern und schließen Arbeitsmappen erzeugen und öffnen Schnellübersicht Übung Mit Formeln arbeiten Aufbau und Eingabe von Formeln Die Funktion SUMME Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Formeln bearbeiten Schnellübersicht Übung Tabellenaufbau und -gestaltung 4 Die grundlegende Zellformatierung Formatierungsgrundlagen Schriftarten und Schriftattribute festlegen Zellinhalte ausrichten Zeilenumbrüche und verbundene Zellen verwenden Rahmen und Linien nutzen Hintergrundfarbe bzw. -muster zuweisen Zahlen formatieren Schnelle Formatierungsmöglichkeiten Schnellübersicht Übungen Ausfüllen, Kopieren und Verschieben Wiederholen und automatisches Vervollständigen Verschieben und Kopieren mittels Drag & Drop Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage Die Ausfüllfunktion nutzen Relative, absolute und gemischte Bezüge verwenden Schnellübersicht Übungen Tabellenstruktur bearbeiten Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen Zellen einfügen oder löschen Schnellübersicht Übungen...66 Funktionen 7 Mit einfachen Funktionen arbeiten Aufbau und Eingabe von Funktionen Auswahl einfacher Funktionen Die Funktionsbibliothek verwenden Fehler in Formeln finden Fehlerwerte in Formelzellen Die Formelüberwachung verwenden Schnellübersicht Übungen Spezielle Funktionen einsetzen Verschachtelte Funktionen erstellen Aufbau und Einsatzgebiete der WENN-Funktion Verschachtelte WENN-Funktionen einsetzen Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS Mathematische und statistische Funktionen nutzen Übungen Mit Datum und Uhrzeit arbeiten Datums- und Zeitangaben eingeben und formatieren Einfache Zeitberechnungen durchführen Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen arbeiten Praktische Anwendungen Schnellübersicht Übung...98 Professionelle Darstellung von Daten und Tabellen 10 Diagramme erstellen und schnell gestalten Grundlagen zu Diagrammen Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10.3 Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagrammobjekts ändern Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Diagramm mit einem vorgefertigten Layout gestalten Diagramm mit einer Diagrammformatvorlage gestalten Daten mit Sparklines veranschaulichen Schnellübersicht Übungen Diagramme bearbeiten Diagrammelemente markieren und bearbeiten Diagrammelemente formatieren Diagramme beschriften Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften Inhalt/Formatierung von Beschriftungselementen ändern Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern Diagramme drucken Schnellübersicht Übung Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten nutzen Bedingte Formatierung nutzen Bestimmte Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Werteverteilung mit bedingter Formatierung darstellen Was sind Formatvorlagen? Mit Formatvorlagen arbeiten Benutzerdefinierte Zahlenformate nutzen Formatcodes nutzen Datenüberprüfung bei der Eingabe vornehmen Tabellen mit Kommentaren versehen Schnellübersicht Übungen Tabellen und Arbeitsmappen 13 Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken Die Druckseiten kontrollieren Grundlegende Seitenlayouteinstellungen vornehmen Erweiterte Druckeinstellungen festlegen Seitenumbrüche definieren Kopf- und Fußzeilen verwenden Spalten- und Zeilentitel festlegen Schnellübersicht Übung Arbeitsmappen effektiv nutzen Mit Arbeitsmappen arbeiten Arbeitsblätter verschieben und kopieren Anzeige der Arbeitsblätter festlegen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen nutzen Hyperlinks nutzen Arbeitsmappen schützen Arbeitsblätter und Zellen schützen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Schnellübersicht Übungen Mustervorlagen/Arbeitsmappen verwalten Was sind Mustervorlagen? Dokumenteigenschaften festlegen bzw. entfernen Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen Arbeitsmappen in unterschiedlichen Excel-Versionen einsetzen Schnellübersicht Übung Besondere Techniken 16 Daten sortieren und filtern Tabellen nach Zellinhalten sortieren Tabellen nach Formatierungen sortieren Den AutoFilter verwenden Vordefinierte Filterkriterien im AutoFilter verwenden Die Liste des AutoFilters nutzen Nach Formatierungen filtern Schnellübersicht Übung Große Tabellen bearbeiten Schnell bestimmte Zellen markieren Tabellen zoomen Arbeitsmappenfenster in Ausschnitte teilen Zeilen und Spalten fixieren Die Rechtschreibprüfung verwenden Bestimmte Zellinhalte suchen und ersetzen Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 10 Excel Grundlagen 10 Diagramme erstellen und schnell gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie welche wichtigen Diagrammelemente und Diagrammtypen es gibt wie Sie ein Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen wie Sie die Größe bzw. Position eines Diagrammobjekts ändern wie Sie ein Diagrammobjekt in ein Diagrammblatt umwandeln wie Sie Diagrammlayouts und -formatvorlagen verwenden wie Sie mit Sparklines arbeiten Voraussetzungen Tabellen erstellen und bearbeiten 10.1 Grundlagen zu Diagrammen Wozu dienen Diagramme? Mithilfe von Diagrammen können Sie die Zahlenwerte einer Tabelle übersichtlich grafisch darstellen. So lassen sich z. B. komplizierte Zusammenhänge oder Entwicklungstrends schneller und besser erfassen als bei reinen Zahlenaufstellungen. Diagramme werden deshalb häufig in Präsentationen eingesetzt. Elemente eines Diagramms Diagrammelemente Diagrammtitel Beschriftung der y-achse (Wertachse) Titel der y-achse Erläuterung Der Diagrammtitel kann individuell eingegeben werden. Die Einteilung (Skalierung) und die Beschriftung der y-achse, der sogenannten Wertachse, erstellt Excel automatisch aus den jeweiligen Tabellenwerten. Für die y-achse können Sie bei Bedarf zusätzlich einen beschreibenden Titel eingeben. 100 HERDT-Verlag

5 Diagramme erstellen und schnell gestalten 10 Diagrammelemente Zeichnungsfläche Datenreihen Legende Gitternetzlinien Beschriftung der x-achse (Kategorieachse) Titel der x-achse Erläuterung In diesem Bereich befindet sich das eigentliche Diagramm. Zusammengehörige Daten werden im Diagramm in einer Datenreihe abgebildet. Alle Elemente einer Datenreihe (Datenpunkte) werden mit der gleichen Farbe dargestellt. In der Legende wird angezeigt, welche Farben den einzelnen Datenreihen zugeordnet sind. Mithilfe von (horizontalen) Gitternetzlinien lässt sich etwa die Größe der einzelnen Datenreihen leichter ablesen. Daneben können Sie auch vertikale Gitternetzlinien anzeigen, um die Zuordnung der dargestellten Werte zu den einzelnen Kategorien zu erleichtern. Die Unterteilung und die Beschriftung der x-achse, der sogenannten Kategorieachse, werden in der Regel automatisch aus den Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen der Tabelle erzeugt. Wie für die y-achse können Sie bei Bedarf auch für die x-achse einen zusätzlichen beschreibenden Titel eingeben. Wenn Sie mit der Maus auf ein Diagrammelement zeigen, blendet Excel eine Infobox mit dem Namen des entsprechenden Elements ein. In Excel besteht zwischen dem Diagramm und den zugrunde liegenden Tabellendaten eine Verknüpfung. Ändern sich die dem Diagramm zugrunde liegenden Daten in der Tabelle, wird das Diagramm automatisch entsprechend angepasst. Was sind Diagrammtypen bzw. Diagrammuntertypen? Über die Elemente im Register EINFÜGEN (Gruppe DIAGRAMME) können Sie eine Vielzahl verschiedener Diagrammtypen (z. B. Säulen- oder Liniendiagramme) nutzen, um aus den Zahlen Ihrer Tabellen aussagekräftige Diagramme zu erstellen. Für jeden dieser Diagrammtypen lassen sich zusätzlich verschiedene Varianten (Diagrammuntertypen ) wählen. So haben Sie die Möglichkeit, genau die passende Darstellung für Ihre Daten auszusuchen - z. B. abhängig davon, welche Sachverhalte durch das Diagramm veranschaulicht werden sollen, welche Ausgangsdaten im Diagramm angezeigt werden sollen, wie die Daten interpretiert werden sollen. Für fast alle Diagrammtypen stehen Ihnen neben den zweidimensionalen Diagrammuntertypen auch dreidimensionale zur Verfügung. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über wichtige Diagrammtypen und deren typische Einsatzgebiete. HERDT-Verlag 101

6 10 Excel Grundlagen Auswahl wichtiger Diagrammtypen Säulendiagramme Säulendiagramme eignen sich besonders, um einzelne Werte (z. B. die Umsätze verschiedener Filialen) miteinander zu vergleichen. Daneben lassen sich Schwankungen oder Trendverläufe gut in Säulendiagrammen darstellen. Säulendiagramme stellen die Datenreihen parallel zur y-achse (Wertachse) dar. Diagrammuntertyp GRUPPIERTE SÄULEN Balkendiagramme Balkendiagramme dienen dazu, einzelne Werte schnell miteinander zu vergleichen (z. B. die Anzahl von Kundenterminen). In Balkendiagrammen repräsentiert die x-achse die Wertachse und die y-achse die Kategorieachse. Die Datenreihen werden folglich parallel zur x-achse angezeigt. Gestapelte Säulen-/Balkendiagramme Die Werte der einzelnen Datenreihen werden gestapelt dargestellt, wobei alle Säulen/Balken gleich hoch/lang sind (100 Prozent) - unabhängig von den jeweiligen "realen" Summen der Einzelwerte. So lässt sich der prozentuale Anteil der Einzelwerte (z. B. der über Fax eingegangenen Bestellungen) am Gesamtergebnis einer Kategorie (z. B. aller Bestellungen im ersten Quartal) darstellen. Liniendiagramme Mit Liniendiagrammen können Sie gut Entwicklungen über einen bestimmten Zeitraum veranschaulichen. Die Datenreihen werden als Linien angezeigt, auf denen sich die einzelnen Datenpunkte befinden. Abhängig vom gewählten Diagrammuntertyp werden die Datenpunkte im Diagramm angezeigt oder nicht. Mit Liniendiagrammen lassen sich (im Gegensatz zu Säulen-/Balkendiagrammen) auch viele Einzelwerte darstellen. Diagrammuntertyp GRUPPIERTE 3D-BALKEN Diagrammuntertyp GESTAPELTE SÄULEN (100%) Diagrammuntertyp LINIE 102 HERDT-Verlag

7 Diagramme erstellen und schnell gestalten 10 Kreisdiagramme Mit Kreisdiagrammen lässt sich die Verteilung der Werte innerhalb einer bestimmten Kategorie verdeutlichen. Ein klassisches Beispiel für ein Kreisdiagramm ist die grafische Darstellung von Wahlergebnissen, bei der die Anteile der einzelnen Parteien schnell erfasst werden können. Beachten Sie, dass Sie innerhalb eines Kreisdiagramms lediglich eine Datenreihe (eine Zeile bzw. Spalte innerhalb der Tabelle) abbilden können. Diagrammuntertyp KREIS 10.2 Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen Beispiel: Ein gruppiertes Säulendiagramm erstellen Sie haben die Aufgabe, in einer Teambesprechung zu präsentieren, wie sich im ersten Quartal die variablen Kosten auf die einzelnen Abteilungen verteilt haben. Hierzu möchten Sie die entsprechenden Daten in einem gruppierten Säulendiagramm veranschaulichen. Markieren Sie den Bereich der Tabelle, der als Diagramm dargestellt werden soll - inklusive der Zeilen- und Spaltenüberschriften. Im Beispiel markieren Sie den Bereich A3:D7. Klicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe DIAGRAMME auf das Symbol des gewünschten Diagrammtyps, um die Liste der zur Verfügung stehenden Diagrammuntertypen einzublenden. Im Beispiel klicken Sie auf das Symbol. Wählen Sie in der geöffneten Liste den Diagrammuntertyp, im Beispiel wählen Sie GRUPPIERTE SÄULEN. Excel fügt das entsprechende Diagramm als sogenanntes eingebettetes Diagramm (Diagrammobjekt) auf dem aktuellen Tabellenblatt ein. Nach dem Einfügen befindet sich das Diagramm im Bearbeitungsmodus (erkennbar am doppelten Rahmen um das Diagramm), und Excel zeigt im Menüband die zusätzlichen Register ENTWURF, LAYOUT und FORMAT an. Mithilfe der Werkzeuge dieser Register können Sie sämtliche Aktionen durchführen, um das Diagramm gemäß Ihren Wünschen anzupassen bzw. zu formatieren. HERDT-Verlag 103

8 10 Excel Grundlagen Möchten Sie (wie im vorigen Beispiel) die gesamte Tabelle als Diagramm darstellen, genügt es, vor dem Einfügen des Diagramms eine beliebige Zelle innerhalb der Tabelle zu markieren. Die Tabelle darf hierzu jedoch keine leeren Zeilen bzw. Spalten enthalten. Sollen in Ihrem Diagramm mehrere nicht zusammenhängende Bereiche angezeigt werden, können Sie die entsprechenden Bereiche bei gedrückter S-Taste markieren. Mögliche unerwünschte Effekte bei der Diagrammerstellung Befinden sich in der ersten Spalte Zahlen und eine Überschrift, stellt Excel diese Werte im Diagramm als eigene Datenreihe dar (vgl. linke Abbildung). Möchten Sie dies vermeiden, löschen Sie die entsprechende Spaltenüberschrift vor Erstellung des Diagramms (vgl. rechte Abbildung). Automatische Erstellung einer unerwünschten Datenreihe verhindern 10.3 Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Diagrammdaten spalten- oder zeilenweise anordnen Excel ordnet in einem Diagramm die Daten automatisch an, d. h., abhängig von den darzustellenden Daten werden diese spalten- oder zeilenweise angezeigt. Bei der spaltenweisen Darstellung richtet sich die Einteilung der Wertachse nach den jeweiligen Zeilenüberschriften. Bei der zeilenweisen Darstellung richtet sich die Einteilung der Wertachse nach den jeweiligen Spaltenüberschriften. Ausgangsdaten Spaltenweise Anordnung Zeilenweise Anordnung 104 HERDT-Verlag

9 Diagramme erstellen und schnell gestalten 10 Sie können die automatisch vorgenommene Anordnung der Daten innerhalb eines Diagramms bei Bedarf ändern. Möchten Sie beispielsweise, dass die Daten im eingangs erstellten Säulendiagramm zeilenweise angeordnet werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie eine freie Stelle des Diagramms an, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren. Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe DATEN auf das Symbol ZEILE/SPALTE WECHSELN, um die Anordnung der Daten im Diagramm zu vertauschen Größe und Position eines Diagrammobjekts ändern Diagrammobjekt vergrößern bzw. verkleinern Klicken Sie eine freie Stelle des Diagramms an, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren. Legen Sie im Register FORMAT in der Gruppe GRÖSSE die Höhe bzw. Breite des Diagrammobjekts im Eingabefeld bzw. fest. oder Ziehen Sie einen der Anfasser, um die Größe des Diagramms zu ändern. Durch Ziehen eines Eckanfassers bei gedrückter H-Taste können Sie das Diagrammobjekt proportional vergrößern/verkleinern. Halten Sie beim Ziehen eines Eckanfassers die A-Taste gedrückt, wird das Diagrammobjekt so vergrößert bzw. verkleinert, dass die Objektränder an den Gitternetzlinien des Tabellenblatts einrasten. Diagrammobjekt verschieben Zeigen Sie auf eine freie Stelle des Diagrammobjekts (Mauszeiger: ). Der Bearbeitungsmodus muss hierzu nicht aktiviert sein. Ziehen Sie das Diagramm per Drag & Drop an die neue Position auf dem Tabellenblatt. Wenn Sie beim Verschieben des Diagrammobjekts die A-Taste gedrückt halten, richtet sich die neue Position des Diagramms nach den Gitternetzlinien des Tabellenblatts. Automatische Positions- und Größenanpassung verhindern Standardmäßig ist ein Diagrammobjekt abhängig von der Position bzw. der Größe der Zellen, die sich "hinter" dem Diagramm befinden. Dies kann eventuell zu unerwünschten Effekten führen. So wird das Diagramm beispielsweise nach unten verschoben, wenn Sie über dem Diagramm neue Zeilen einfügen, breiter, wenn Sie eine Spalte verbreitern, über deren Zellen sich das Diagramm befindet. HERDT-Verlag 105

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