Departement Bau, Verkehr und Umwelt Abteilung Tiefbau

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1 Departement Bau, Verkehr und Umwelt Abteilung Tiefbau Anleitung "Neue IMS-Version 2012" Dokumenttyp: Anleitung Autor: ZD/sf, Version: 1.2 Gültig ab: Änderungskontrolle Version Datum Erstellt von Bemerkungen Zentrale Dienste Severin Frei Zentrale Dienste Severin Frei Zentrale Dienste Severin Frei Erstellung Anleitung Erklärung Controlling-Liste Prozesse und Wissen und Beschreibung Kurz-URL für IMS-Einstieg IMS-Mitteilung für Externe Benutzer (Kap 4.5) Seite 1/8

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Architektur des IMS Prozesse (Startmaske) Wissen (Startmaske) Leere Register Neue Nummerierung Bedeutung der Ziffern Was es über die neue Nummerierung noch zu wissen gibt Versionen Weitere Erneuerungen Bedienung des neuen IMS Rechte auf die Dokumente Dokumenten-Bezeichnung Controlling-Liste Prozesse und Wissen IMS-Mitteilung Fragen?... 8 Seite 2/8

3 1. Einleitung Seit mehr als 10 Jahren ist die Abteilung Tiefbau ISO 9001 zertifiziert. Im Jahr 2003 wurde mit der Informatiklösung Integrales Management System (IMS) ein weiterer Schritt im Bereich des Qualitätsmanagements gemacht. Nun steht am 8. März 2012 ein Umbau der Informatiklösung IMS an. Diese Anleitung erklärt Ihnen die wichtigsten Funktionen der neuen IMS-Version. 2. Architektur des IMS Im bisherigen IMS wurden die Dokumente nach der Dokumentenart strukturiert (Normen, Standard-Dokumente, Fachdokumente usw.). Mit der neuen IMS-Version wird diese Gliederung abgelöst. Dokumente sind neu nach Prozessen und Wissen strukturiert. Seite 3/8

4 2.1 Prozesse (Startmaske) Seite 4/8

5 Die Prozesse unterteilen sich in die Führungsprozesse (gelb), Kernprozesse (orange) und unterstützenden Prozesse (blau). Diese werden wiederum in Hauptgruppen und anschliessend in Untergruppen unterteilt. Durch einen Klick auf die jeweilige Bezeichnung erhalten Sie die dazugehörigen Dokumente. Sie haben zum Beispiel dadurch die Möglichkeit, mit einem einzigen Mausklick alle Dokumente der Kernprozesse (P200) aufzurufen, nur diejenigen der Beschaffung (P240) zu sehen oder in der Beschaffung sogar nur die Dokumente zum Thema Dienstleistungen (P241) anzuschauen. 2.2 Wissen (Startmaske) Seite 5/8

6 Nebst der Prozessarchitektur gibt es auch eine Wissensarchitektur (grün). Hier finden Sie Dokumente, die einen technischen Inhalt (z. B. Ausführungsdetails) und/oder einen normativen Charakter haben und eindeutig einem Begriff gemäss den Wissensgruppen zugewiesen sind. 2.3 Leere Register Es besteht die Möglichkeit, dass einzelne Register keine Dokumente enthalten. Dies kann sein, wenn dort Dokumente sind, auf die Sie keinen Zugriff haben oder wenn neue Dokumente erst in den nächsten Monaten folgen. 3. Neue Nummerierung 3.1 Bedeutung der Ziffern Mit der neuen IMS-Version erhalten alle Dokumente eine neue Nummer. Diese ist 6-stellig und ist wie folgt aufgebaut: Beispiel Organigramm ATB (neue Dokumenten-Nr ) Ziffer 1: Die erste Ziffer (1) steht in diesem Fall für den Führungsprozess. Weitere Nummern sind die 2 für Kernprozesse, die 3 für die unterstützenden Prozesse und die 4 für das Wissen. Ziffer 2: Mit der zweiten Ziffer wird die Hauptgruppe beschrieben. In diesem Fall wäre es die Abteilungsführung. Ziffer 3: Mit der dritten Ziffer wird die Untergruppe beschrieben. In diesem Fall ist es die Organisation. Die ersten 3 Ziffern findet man hinter jeder Bezeichnung auf der Hauptseite. Ziffer 4: Mit der vierten Ziffer werden die Untergruppen in Bereiche unterteilt. Diese sind im IMS unter der Spalte "Bereich" ersichtlich. In diesem Fall steht die 1 für Organigramme. Die vierte Ziffer wurde so bestimmt, damit in einer Untergruppe themenähnliche Dokumente zusammenstehen. Ziffer 5 und 6: Die fünfte und sechste Ziffer sind fortlaufende Nummern. Teilweise wurden für zukünftige Dokumente absichtlich Lücken gelassen. Seite 6/8

7 3.2 Was es über die neue Nummerierung noch zu wissen gibt Im IMS steht vor den Dokumentennummern jeweils der Buchstabe P (Prozessarchitektur) oder W (Wissensarchitektur). Diese Buchstaben erscheinen nur im IMS, nicht aber in den Dokumenten (Fusszeile). Bei einigen Untergruppen konnte die Gliederung mit den letzten drei Ziffern der Nummerierung noch nicht fix definiert werden. Aus diesem Grund lautet die vierte Ziffer dort 9 und die fünfte und sechste beginnt erst mit 50. So wird sichergestellt, dass bei der definitiven Gliederung die vordersten Nummern nicht schon belegt sind. Es ist das Ziel, dass diese Dokumente in neue integriert oder umgeschrieben werden. 3.3 Versionen Mit der neuen IMS-Version und der daraus entstehenden neuen Nummerierung wurde entschieden, mit der Version 1 bei den Dokumenten zu beginnen. Dies widerspiegelt den letzten Stand vor der Aufschaltung. Das Datum wurde ebenfalls einheitlich auf den 23. Dezember 2011 festgesetzt. 4. Weitere Erneuerungen 4.1 Bedienung des neuen IMS An der Bedienung des IMS hat sich mit der neuen Version wenig verändert. Durch einen Klick auf der Hauptmaske (Beschreibung siehe Punkt 2 auf Seite 3) gelangen Sie auf die gewohnte Übersicht: Hier haben Sie die Möglichkeit, über die Register zu navigieren. Wenn Sie mit der Maus über das jeweilige Register fahren, erscheint die komplette Bezeichnung. Seite 7/8

8 4.2 Rechte auf die Dokumente Mit der neuen Version des IMS wird der Zugriff für Sie erleichtert. Neu benötigen Sie keinen Login mehr, um auf die Dokumente zuzugreifen. Durch den neuen Internetauftritt des Kantons Aargau ändert sich die Einstiegsseite für Sie. Diese befindet sich neu unter: Dokumenten-Bezeichnung Im Zusammenhang mit der neuen IMS-Version wurden die Dokumenten-Bezeichnungen überprüft. Einige Dokumente erhalten mit der Aufschaltung der neuen IMS-Version deshalb zusätzlich eine neue Bezeichnung. Die bisherige Dokumentenart (z. B. StD, RM usw.) fällt weg. Ausnahme bilden Weisungen, Normen und Prozesse. Diese sind im Dokumentennamen ersichtlich. 4.4 Controlling-Liste Prozesse und Wissen Im Bereich IMS-Grundlagen P113 findet man die Controlling-Liste Prozesse und Wissen (Ingenieurbüros). Hier sind alle Dokumente aufgelistet die Sie im IMS finden. In dieser Liste finden Sie auch die alten Dokumenten-Nummern. So können Sie schnell den Bezug der alten zur neuen Nummer herstellen. 4.5 IMS-Mitteilung Ab sofort steht Ihnen die IMS-Mitteilung zur Verfügung (Dokument P ). Dieses Dokument wird jeweils monatlich aktualisiert und zeigt Ihnen auf, an welchen Dokumenten Mutationen (neu, gelöscht, überarbeitet) vorgenommen wurden. 5. Fragen? Haben Sie Fragen, dann wenden Sie sich bitte an: Severin Frei Leiter Qualitäts- und Informationsmanagement Telefon / severin.frei@ag.ch Seite 8/8