Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG für die Dienstleistung ScanService

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1 Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG für die Dienstleistung ScanService Präambel Der Kunde (nachfolgend Auftraggeber genannt) und die Wolters Kluwer Deutschland GmbH, Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlag (nachfolgend WOLTERS KLUWER genannt) haben im Rahmen der Bestellung vom einen Vertrag über die Erbringung von ScanService- Dienstleistungen geschlossen. Im Rahmen der Vertragsdurchführung werden personenbezogene Daten des Auftraggebers an WOLTERS KLUWER übermittelt und verarbeitet. Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde ein Angebot des ScanService über erwirbt. WOLTERS KLUWER räumt dem Auftraggeber für die Laufzeit des Vertrages ein einfaches, nicht ausschließliches Recht zur Nutzung der Datenbanken im Rahmen seiner privaten, gewerblichen, selbständigen oder wissenschaftlichen Tätigkeit für dessen eigenen Gebrauch ein. Diese Vereinbarung konkretisiert die datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der Vertragsparteien bei der Durchführung des ScanServices, welches auf Grundlage des Angebots von WOLTERS KUWER auf den Produktseiten unter nach Maßgabe der Auftragsbestätigung des Auftraggebers realisiert wird. Diese Vereinbarung schließen die Vertragspartner in Erfüllung der datenschutzrechtlichen Verpflichtungen, die sich daraus ergeben, dass WOLTERS KLUWER Leistungen zur technischen Abwicklung bestimmter, abgegrenzter Geschäftsprozesse des Auftraggebers erbringt. Zur Wahrung der Rechte der Betroffenen gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen und zur Durchführung der Datenverarbeitung unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen vereinbaren die Parteien was folgt: 1. Gegenstand des Vertrages und Umfang der Datenverarbeitung Gegenstand dieser Vereinbarung ist der Schutz der personenbezogenen Daten des Auftraggebers (nachstehend Daten genannt), die der Auftraggeber WOLTERS KLUWER zur Erbringung von Leistungen gemäß Vertrag zugänglich macht. Wenn und soweit der Auftraggeber WOLTERS KLUWER Daten zugänglich macht, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten durch WOLTERS KLUWER ausschließlich im Auftrag und nach Maßgabe der vereinbarten vertraglichen Leistungen der Parteien. Im Rahmen der Bereitstellung, des Betriebes und Supports des ScanServices (im Folgenden: Scan- Service ) erhält WOLTERS KLUWER Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers und Dritter. Die personenbezogenen Daten werden nachfolgend einheitlich Kundendaten genannt. Der Auftraggeber hat über den ScanService die Möglichkeit, Belege einzuscannen, diese in ein ausschließlich online verfügbares Archiv (nachstehend: digitales Archiv) zu übermitteln und dort abzuspeichern. Die Nutzung des ScanService und die Verwaltung der in dem digitalen Archiv gespeicherten Belege erfolgen über das Kundenkonto auf das bei Nutzung des Scan- Services durch den Auftraggeber um den Bereich "Belege" erweitert wird. Die Registrierung bei Steuertipps.de ist Voraussetzung für den Erwerb der ScanService-Dienstleistungen. Das Scannen

2 der Belege umfasst die vollständige und ggf. beidseitige Erfassung und Konvertierung in das pdf- Format der vom Auftraggeber eingesandten Belege. Hinsichtlich des Kreises der Betroffenen sowie der Art der Daten sind insbesondere nachfolgende Angaben zu treffen: Kreis der Betroffenen: Kunde (nachfolgend Auftraggeber genannt) Beschäftigte des Kunden Sonstige Dritte Art der Daten: Systemdaten zur Nutzerverwaltung Benutzerkennung/Passwort Log-Daten Protokoll-Daten Kontaktdaten Registrierungs- und Kontaktdaten zur Kundenkommunikation Adressdaten (Titel, Vorname, Name, Anschrift, Telefon, , Fax) Daten zum Berufsstand, Ausbildung und Qualifikation Sonstige Angaben zu persönlichen Verhältnissen Daten für die Einkommenssteuererklärung Voranmeldungen Anmeldungen Steuererklärungen ebilanz sonstige Dokumentation im Bereich Steuern hochgeladene Dokumente, Urkunden, Belege, Bescheinigungen und Dateien Rechnungen und Angebote bereitgestellte Auswertungen sonstige Dokumentation im Bereich des Geschäftsverkehrs Besondere Arten von Daten Sensitive Daten gemäß 9 BDSG Bank- und Kreditkartendaten Allgemeine Zahlungsdaten Sonstige persönliche und allgemeine Informationen

3 2. Weisungen des Auftraggebers WOLTERS KLUWER verarbeitet die vom Auftraggeber übermittelten Daten einzig in Übereinstimmung mit den Weisungen des Auftraggebers in Anlehnung an die vertraglichen Leistungen und der in dieser Vereinbarung enthaltenen Regelungen und Bestimmungen. Die Weisungen des Auftraggebers gehen aus den an WOLTERS KLUWER übermittelten Daten bzw. schriftlichen Anforderungen hervor. Schriftliche Weisungen hat der Auftraggeber so zugestalten, dass der Weisungsberechtigte für WOLTERS KLUWER unmittelbar erkennbar ist, d. h. es ist stets die Kundennummer, der Firmenstempel sowie der verantwortliche Ansprechpartner der Weisung kenntlich darzustellen. Weisungen, die ohne vorgenannte Merkmale bei WOLTERS KLUWER eingehen, werden vom WOLTERS KLUWER abgelehnt. WOLTERS KLUWER vertraut auf die gültige Weisungsbefugnis des angegebenen Ansprechpartners. Ist WOLTERS KLUWER der Ansicht, dass eine Weisung gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. 3. Pflichten des Auftraggebers Der Auftraggeber ist für die gesetzlich zulässige Verarbeitung der Daten verantwortlich. Er ist allein verantwortlich für die Wahrung der Rechte der Betroffenen. Der Auftraggeber übermittelt die Daten an WOLTERS KLUWER. Der Auftraggeber ist Herr der Daten und aus diesem Grund verantwortlich für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der personenbezogenen Datenverarbeitung. 4. Pflichten von WOLTERS KLUWER WOLTERS KLUWER stellt sicher, dass die Datenverarbeitung in Übereinstimmung mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetztes (nachfolgend: BDSG ) erfolgt. WOLTERS KLUWER hat sicherzustellen, dass die Verarbeitung der Daten ausschließlich im Namen des Auftraggebers, in Übereinstimmung mit dessen Weisungen und den Bestimmungen dieses Vertrages erfolgt. WOLTERS KLUWER führt die Verarbeitung und Nutzung der Daten ausschließlich zu den Zwecken durch, zu denen ihm die Daten durch den Auftraggeber übermittelt wurden, insbesondere zu den in dieser Vereinbarung beschriebenen Zwecken. Die Nutzung der Daten für andere als die oben beschriebenen Zwecke sind nicht vorgesehen. WOLTERS KLUWER darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung durch den Auftraggeber keine weiteren Kopien oder Duplikate der Daten anfertigen; es sei denn, dies ist für die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erforderlich. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung, zur Erfüllung von gesetzlichen Auskunfts- oder Aufbewahrungslisten oder zu Beweis-

4 sicherungszwecken. Solche Kopien und Duplikate werden von WOLTERS KLUWER sorgfältig verwahrt. WOLTERS KLUWER setzt für die ordnungsgemäße Erfüllung der vom Auftraggeber in diesem Vertrag niedergelegten Verpflichtungen ausschließlich interne und externe Mitarbeiter ein, die auf das Datengeheimnis gemäß 5 BDSG schriftlich verpflichtet worden sind. WOLTERS KLUWER stellt sicher, dass vor Verarbeitung der übermittelten Daten die im Anhang aufgeführten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen gemäß 9 BDSG implementiert sind. Dies gilt insbesondere für die Sicherstellung der Leistungsfähigkeit des Systems sowie die Protokollierung der Systemleistungen. WOLTERS KLUWER erledigt die Anfragen des Auftraggebers betreffend der Verarbeitung der Daten gemäß diesem Vertrag unmittelbar und ordnungsgemäß. WOLTERS KLUWER hat den Auftraggeber unverzüglich zu unterrichten, falls bei der Prüfung der Datenverarbeitung oder deren Ergebnissen Störungen, Probleme, Fehler oder Unregelmäßigkeiten festgestellt werden. Dies gilt insbesondere für Vorfälle, die eine Informationspflicht des Auftraggebers nach 42a BDSG nach sich ziehen. WOLTERS KLUWER wird im Rahmen des Möglichen Störungen, Schwierigkeiten, Fehler oder Unregelmäßigkeiten unverzüglich, sofern solche bei der Kontrolle der Datenverarbeitung und/oder deren Ergebnisse festgestellt werden, beseitigen. WOLTERS KLUWER unterstützt den Auftraggeber bei Kontrollen durch die Aufsichtsbehörde, soweit diese Kontrollen die Datenverarbeitung durch WOLTERS KLUWER betreffen. WOLTERS KLUWER wird den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde nach 38 BDSG informieren. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde nach 43, 44 BDSG bei WOLTERS KLUWER ermittelt. Etwaiges Testmaterial muss bis zur Vernichtung durch WOLTERS KLUWER in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzvorschriften, auf Anweisung des Auftraggebers oder bis zur Rückgabe an den Auftraggeber geheim gehalten werden. Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, dürfen nur auf Anweisung des Auftraggebers und unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes vernichtet werden. 5. Datengeheimnis/Vertraulichkeitsverpflichtung WOLTERS KLUWER ist verpflichtet, das Datengeheimnis gemäß 5 BDSG zu wahren. WOLTERS KLUWER ist verpflichtet, seinen Mitarbeitern, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut sind, auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG zu verpflichten. Die Vertragsparteien verpflichten sich zur strikten Geheimhaltung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen oder anderen geheimhaltungsbedürftigen Informationen der jeweils anderen Partei. Diese Verpflichtungen behalten über die Laufzeit dieses Vertrages hinaus Gültigkeit.

5 6. Datensicherheit WOLTERS KLUWER verpflichtet sich, die Prinzipien der Datenverarbeitung zu beachten und deren Einhaltung zu kontrollieren. WOLTERS KLUWER verpflichtet sich vor Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Implementierung der im Anhang aufgelisteten technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. 9 BDSG. Die aufgelisteten Maßnahmen können aufgrund des technischen Fortschritts und der Weiterentwicklung einer Anpassung bedürfen. WOLTERS KLUWER ist berechtigt, adäquate alternative Maßnahmen umzusetzen, sofern sie das im Anhang festgelegte Sicherheitsniveau nicht unterschreiten. Die durchgeführten Änderungen sind von WOLTERS KLUWER zu dokumentieren und dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung zustellen. 7. Berichtigung/Löschung/Sperrung WOLTERS KLUWER hat nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an WOLTERS KLUWER zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird WOLTERS KLUWER diesen Antrag unverzüglich an den Auftraggeber weitergeben. 8. Unterauftragsverhältnisse WOLTERS KLUWER ist berechtigt, für die gesamte Abwicklung der ScanService-Dienstleistung nach dieser Vereinbarung Dritte als Unterauftraggeber einzusetzen. WOLTERS KLUWER hat die vertraglichen Vereinbarungen mit Unterauftragnehmern so zu gestalten, dass diese den in dieser Vereinbarung zwischen den Parteien getroffenen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Bei der Unterbeauftragung sind dem Auftraggeber Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend dieser Vereinbarung und des 11 BDSG i.v.m. Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG bei WOLTERS KLUWER einzuräumen. Dies umfasst auch das Recht des Auftraggebers, von WOLTERS KLUWER auf schriftliche Anforderung Auskunft über die vertragliche Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen im Unterauftragsverhältnis, erforderlichenfalls durch Hinweis auf relevante Vertragsunterlagen, zu erhalten. 9. Kontrollrechte des Auftraggebers Der Auftraggeber ist berechtigt, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Datenverarbeitungsprozesse im Hause von WOLTERS KLUWER regelmäßig zu prüfen, um sicherzustellen, dass die Prozesse bei WOLTERS KLUWER mit den Bedingungen dieser Vereinbarung und insbesondere mit den geltenden Datenschutzbestimmungen übereinstimmen. WOLTERS KLUWER verpflichtet sich, dem Beauftragten des Auftraggebers unter Berücksichtigung der betrieblichen Richtlinien von WOLTERS KLUWER Zugang zu den Datenverarbeitungseinrichtungen, Dateien und anderen Dokumenten zu gewähren, um die Kontrolle und Überprüfung aller Datenverarbeitungseinrichtungen, Dateien und anderer Dokumentationen zur Verarbeitung und Nutzung der vom Auftraggeber übermittelten Daten zu ermöglichen, sofern dies nicht durch die Einholung von Auskünften erfolgen kann. WOLTERS KLUWER stellt dem Beauftragten des Auftraggebers alle für die Kontrolle für notwendig erachteten Informationen zur Verfügung.

6 Der Auftraggeber muss WOLTERS KLUWER innerhalb einer angemessenen Frist über alle zur Durchführung der Inspektion notwendigen Umstände informieren. Die Inspektion kann durch den Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers oder eine aufgrund berufsständischer Vorschriften zur Verschwiegenheit verpflichteten Person durchgeführt werden. Gemäß den Bestimmungen des BDSG unterliegen der Auftraggeber und WOLTERS KLUWER öffentlichen Kontrollen durch die zuständige Aufsichtsbehörde. Auf Anforderung durch den Auftraggeber muss WOLTERS KLUWER die gewünschten Informationen an die Aufsichtsbehörde liefern und dieser die Möglichkeit zur Prüfung im gleichen Umfang einräumen, wie die Aufsichtsbehörde Prüfungen beim Auftraggeber durchführen darf. Davon umfasst sind Inspektionen im Hause von WOLTERS KLUWER durch die Aufsichtsbehörde oder von ihr benannten Personen. 10. Rechte der Betroffenen Die Rechte der durch die Datenverarbeitung betroffenen Personen gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind gegenüber dem Auftraggeber geltend zu machen. WOLTERS KLUWER erkennt die Pflichten des Auftraggebers gegenüber den betroffenen Personen an und verpflichtet sich, alle Weisungen des Auftraggebers betreffend diese Personen zu befolgen. Für den Fall, dass eine betroffene Person ihre Rechte auf Korrektur, Löschung oder Sperrung von Daten sowie auf Auskunft über die gespeicherten Daten, den Zweck der Speicherung und die Personen und Orte, an die solche Daten regelmäßig übermittelt werden, geltend macht, ist WOLTERS KLUWER verpflichtet, den Auftraggeber bei der Erfüllung dieser Anforderungen zu unterstützen. 11. Laufzeit Die Laufzeit dieser Vereinbarung richtet sich nach dem Vertrag. WOLTERS KLUWER ist verpflichtet, nach Beendigung dieser Vereinbarung auf Weisung des Auftraggebers alle vom Auftraggeber gespeicherten Daten zu löschen. Die Parteien vereinbaren, dass bei Beendigung dieses Vertrages WOLTERS KLUWER auf Anweisung des Auftraggebers alle Daten löscht und dem Auftraggeber diese Löschung bescheinigt. Dokumentationen und Kopien der gespeicherten Daten, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung und Auftragserfüllung dienen, können von WOLTERS KLUWER nach den jeweils einschlägigen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufbewahrt werden. 12. Schlussbestimmungen Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden oder eine Lücke enthalten, so bleiben die übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die Parteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen Regelung eine solche gesetzlich zulässige Regelung zu treffen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Regelung am nächsten kommt bzw. diese Lücke ausfüllt. Stand

7 Ort, Datum (Auftraggeber) Firmenstempel, Unterschrift (Auftraggeber)

8 Anhang: Technische und organisatorische Maßnahmen gem. 9 BDSG WOLTERS KLUWER ist verpflichtet, die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes zu ergreifen: Zutrittskontrolle In allen Gebäuden von WOLTERS KLUWER sind Zutrittskontrollsysteme (Haupteingang der Gebäude) installiert. Technische bzw. organisatorische Maßnahmen zur Zutrittskontrolle, insbesondere auch zur Legitimation der Berechtigten sind wie folgt geregelt: - Zutrittskontrollsystem - Elektrische Türschlösser - Schlüssel/ Schlüsselvergabe - Empfang/ Besucherregelungen/ Besucherbuch - Werkschutz - Überwachungseinrichtungen (Alarmanlage, Video-/ Fernsehmonitor) Zugangskontrolle Der Zugang zu Netzwerk, Betriebssystemen, Benutzerverwaltung und Anwendungen wird durch ein Benutzerberechtigungskonzept festgelegt. Maßnahmen der Zugangskontrolle sind u.a.: - Kennwortverfahren (u.a. Zeichen-Mix, Sonderzeichen, Mindestlänge, regelmäßiger Kennwortwechsel) - Automatische Sperrung (u.a. Zugangssperre bei mehr als 3 Anmeldeversuchen, Pausenschaltung) - Einrichtung eines Benutzerstammsatzes pro Anwender (keine Gruppenpasswörter ) - Verschlüsselung von Datenträgern/ Festplatten - Hardware-/ Software-Firewall - Einsatz von Anti-Viren-Software - Einsatz von VPN-Technologie - Regelmäßiges Einspielen von Sicherheits-Updates Zugriffskontrolle Die Zugriffskontrolle ist nach Internal Control Richtlinien ausgeführt, wozu Zugangsrichtlinien zu Informationen der Organisation, Umsetzung einer Benutzerverwaltung und deren Zugriffsrechten, Sensibilisierung der Mitarbeiter im Umgang mit Informationen und Ihrem Passwort, Zugangskontrolle zu Netzen, inklusive Trennung von sensiblen Netzen, sowie die Zugriffskontrolle auf das Betriebssystem und die darunter liegenden Anwendungen gehören. Konkrete Maßnahmen sind u.a.: - Schriftliches/ Programmtechnisches Berechtigungskonzept - Differenzierte Berechtigungen (u.a. für Kenntnisnahme, Veränderung, Löschung) - Rollendefinitionen - Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten - physische Löschung von Datenträgern vor Wiederverwendung - Einsatz von SSL verschlüsselter Kommunikation bei Zugriff über das Internet - Anzahl der Administratoren ist auf das Notwendigste reduziert

9 Weitergabekontrolle Im Sinne der Weitergabekontrolle werden personenbezogene Daten ausschließlich gesichert sowie verschlüsselt übertragen. Die Speicherung der Daten wird ausschließlich dediziert auf dem dafür vorgesehenen System in einem Geschützen und überwachten Bereich durchgeführt. Jeglicher administrativer Zugriff erfolgt auf Basis der Zugangs- und Zugriffskontrolle. Einzelne Maßnahmen sind u.a.: - Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS, SFTP, VPN, Citrix) - Elektronische Signatur - Protokollierung - Transportsicherung Eingabekontrolle Die Eingabekontrolle wird auf Basis von Auditing-Mechanismen sowie Logfiles auf den einzelnen Systemen überwacht. Folgende Systeme sind implementiert: - Protokollierungs- und Protokollauswertungssysteme Auftragskontrolle Die Auftragskontrolle wird im Sinne des 11 BDSG durchgeführt. Hierzu ist sichergestellt, dass personenbezogene Daten nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers - z.b. zu Abrechnungszwecken - verarbeitet werden können. Zu den getroffenen Maßnahmen gehört u.a.: - Eindeutige Vertragsgestaltung - Formalisierte Auftragserteilung - Kontrolle der Vertragsausführung - Auswahlkriterien Verfügbarkeitskontrolle Die Verfügbarkeitskontrolle wird anhand einer permanenten Netzwerküberwachung sichergestellt. Zum Schutz vor Datenverlusten wird täglich eine Datensicherung mit definierten Aufbewahrungszeiten durchgeführt. Weitere Maßnahmen sind u.a.: - Backup-Verfahren - Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)/ Überspannungseinrichtungen - Räumlich getrennte Aufbewahrung von Sicherungsdatenträgern - Spiegeln von Server-Festplatten (RAID-Verfahren) - Virenschutz/ SPAM-Filter/ Firewall/ Intrusion Detection System/ Notfallplan - Brand-/Wasserschutzeinrichtungen (u.a. Feuerlöschanlage, Brandschutztüren, Rauch- /Brandmelder) Trennungskontrolle Die Erfassung von Daten erfolgt stets zweckgebunden und in getrennten Systemen. Eine Datentrennung erfolgt in den Rechenzentren. U.a. wird folgendes umgesetzt: - Funktionstrennung (Produktion-, Testdaten)

10 - Trennung besonders sensibler Daten - Interne Mandantenfähigkeit/ Zweckbindung/ Abschottung - Regelungen/ Maßnahmen zur Sicherung der getrennten Speicherung, Veränderung, Löschung und Übermittlung von Daten Stand

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