SUBITOMAIL DOKUMENTEN- MANAGEMENT- SYSTEM. Es gibt viele Gründe, über eine neue Strategie nachzudenken SERVICEMAGAZIN FÜR FINANZDIENSTLEISTER

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1 AUSGABE 49 DEZEMBER 2014 SUBITOMAIL SERVICEMAGAZIN FÜR FINANZDIENSTLEISTER DOKUMENTEN- MANAGEMENT- SYSTEM Es gibt viele Gründe, über eine neue Strategie nachzudenken KOOPERATIONSVERTRAG MIT REGIS24 Zusammenarbeit weiter intensiviert SCHNELL UND EINFACH KREDITE BEANTRAGEN Variable Online-Antragsstrecke bei der SKG BANK AG DARF ES EIN BISSCHEN MEHR SEIN? Vertriebspotenziale in der Baufinanzierung strukturiert erkennen

2 EDITORIAL DAS JAHR 2014 NEIGT SICH DEM ENDE ZU Rückblick auf spannende Themen und neue Kunden der SUBITO Gruppe 2 SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

3 EDITORIAL LIEBE LESERINNEN UND LESER, der Jahresendspurt hat bereits begonnen. Zeit um Ihnen wieder einen Überblick über aktuelle Themen aus der SUBITO Gruppe zu geben. Die letzten Quartale verliefen für uns sehr erfreulich. Der Auftragseingang konnte nochmals gesteigert werden und der Kundenkreis wächst weiter an. Wir heißen seit Mitte des Jahres weitere Inkassounternehmen im Forderungsmanagement-Bereich willkommen. Außerdem hat sich im Juni die BAG Bankaktiengesellschaft zur Ablösung ihrer Altanwendung durch SUBITO SFDK 2.0 für das Problemkreditmanagement entschieden. Um das Leistungsangebot unserer Anwendungen weiter auszubauen, ist die Zusammenarbeit mit Partnern für uns sehr wichtig. Seit 2013 kooperieren wir mit der Regis24 GmbH, einem Dienstleister zur Ermittlung von personenbezogenen Daten. Im August haben wir zur Diversifizierung des Angebotes mit Regis24 einen Kooperationsvertrag geschlossen. So können wir uns am Markt besser aufstellen und unsere Produkte stärker verbinden. Damit Kunden zukünftig Kredite schnell und einfach auch online beantragen können, stellt SUBITO der SKG BANK AG (SKG) eine variable Online-Antragsstrecke bereit. Die SKG kann so ihren Online-Antragsprozess beliebig konfigurieren und entsprechend anpassen. Auch im Consulting-Bereich stehen noch viele interessante und spannende Projekte an. Mit zunehmendem Wettbewerbsdruck wächst die Notwendigkeit von schlanken, standardisierten Prozessen. Um dies umzusetzen ist in der Regel eine Prozessberatung notwendig. Unsere Consultants unterstützen Kreditinstitute dabei umfassend. Zeitaufwendige Aktensuche, Archivzugriffe oder lange Postlaufzeiten sind häufige Zeitfresser in Instituten und erschweren zum Teil die tägliche Arbeit. Daher entscheiden sich immer mehr Institute für den Einsatz einer elektronischen Archivierung/Zentrales Dokumenten Archiv (ZDA), die von uns beratend begleitet und gemeinsam mit den Kunden umgesetzt wird. Um Prozesse zu vereinfachen, Doppelarbeiten zu vermeiden oder Fehler zu minimieren, führen Sparkassen die Geschäftsprozesssteuerung (GPS) unter OSPlus-Kredit ein. Aufgrund des umfassenden Fachwissens unserer Consultants in diesem Bereich nehmen Institute vermehrt die SUBITO-Unterstützungsleistungen in Anspruch. Zudem führen wir eine Vielzahl an Schulungen und Coachings durch, egal ob für ausgewählte Anwendungen der Finanz Informatik rund um das Kreditgeschäft, Prozesse oder für eigene und kundenindividuelle Software. Zusammen mit dem zur SUBITO Gruppe gehörenden österreichischen Beratungsunternehmen BranchConsult AJC GmbH haben wir einen Beratungsprozess in der Baufinanzierung entwickelt. Mit diesem werden die Berater sicher und effizient durch die Beratung geführt. Um das umfangreiche Angebot der SUBITO Gruppe zu präsentieren und Synergien zu nutzen, wird es zukünftig verstärkt gemeinsame Messeauftritte mit unserer Tochterfirma GENEVA-ID geben. Schon zum dritten Mal fand das FORUM Kredit- und Forderungsmanagement der SUBITO Gruppe in diesem Jahr statt. Das FORUM ist bereits zu einem festen Termin im Kalender unserer Kunden geworden, was uns sehr freut und auch zeigt, wie gut die Veranstaltung bei den Kunden ankommt. Ein Termin für 2015 steht bereits fest: das 4. FORUM Kredit- und Forderungsmanagement wird am 19. März 2015 stattfinden. Ich wünsche Ihnen ein besinnliches und frohes Weihnachtsfest, viel Glück, Erfolg und Gesundheit für das neue Jahr sowie viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe. MARTIN NUSSPICKEL Vorstand SUBITO AG SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER

4 IN DIESER AUSGABE IN DIESER AUSGABE AKTUELLES SEITE 10 ZUSAMMENARBEIT WEITER INTENSIVIERT SUBITO SCHLIESST KOOPERATIONSVERTRAG MIT REGIS24 SOFTWARE-NEUIGKEITEN SEITE 17 SCHNELL UND EINFACH KREDITE BEANTRAGEN SUBITO STELLT DER SKG BANK AG EINE VARIABLE ONLINE-ANTRAGSSTRECKE ZUR VERFÜGUNG CONSULTING SEITE 19 ES GIBT VIELE GRÜNDE, ÜBER EINE NEUE STRATEGIE NACHZUDENKEN DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM DER STRATEGISCHE WEG VON DER BELEGHAFTEN DOKUMENTENERSTELLUNG HIN ZUR OPTISCHEN ARCHIVIERUNG CONSULTING SEITE 22 DARF ES EIN BISSCHEN MEHR SEIN? VERTRIEBSPOTENZIALE IN DER BAUFINANZIERUNG STRUKTURIERT ERKENNEN 4 SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

5 INHALT INHALT AKTUELLES Neuzugang im Forderungsmanagement-Bereich SEITE 6 SUBITO überzeugt mit SUBITO SFDK 2.0 bei der BAG Bankaktiengesellschaft AKTUELLES Leistungsstarke Software für das Forderungsmanagement SEITE 7 Einführung von SUBITO Forderungsmanagement bei prego services GmbH AKTUELLES Zusammenarbeit weiter intensiviert SEITE 10 SUBITO schließt Kooperationsvertrag mit Regis24 AKTUELLES Neuerungen im Insolvenzrecht SEITE 12 Die Bedeutung der Reform des Privatinsolvenzverfahrens für Gläubiger SOFTWARE-NEUIGKEITEN Qualität entscheidet SEITE 15 Kunden berichten über den Einsatz der neuen Version 1.12 in SUBITO SFDK 2.0 SOFTWARE-NEUIGKEITEN Schnell und einfach Kredite beantragen SEITE 17 SUBITO stellt der SKG BANK AG eine variable Online-Antragsstrecke zur Verfügung CONSULTING Es gibt viele Gründe, über eine neue Strategie nachzudenken SEITE 19 Dokumentenmanagementsystem Der strategische Weg von der beleghaften Dokumentenerstellung hin zur optischen Archivierung CONSULTING Darf es ein bisschen mehr sein? SEITE 22 Vertriebspotenziale in der Baufinanzierung strukturiert erkennen HOCHSCHULARBEIT Theoretisches Wissen praktisch einsetzen SEITE 26 SUBITO ist Partnerunternehmen der Hochschule Darmstadt im Kooperativen Studiengang Informatik VERSICHERUNG Flexibel und leicht zu bedienen SEITE 29 Anforderungen an eine moderne Vertriebssoftware KOMMENTAR Gut aufgestellt mit Joachim Löw SEITE 31 Was Manager von guten Trainern lernen können VERANSTALTUNGEN Überzeugt durch Qualität und Kontinuität SEITE 34 Termin für das 4. FORUM Kredit- und Forderungsmanagement der SUBITO Gruppe steht fest INFO Unternehmenstermine SEITE 35 INFO Impressum SEITE 35 SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER

6 Aktuelles AKTUELLES NEUZUGANG IM FORDERUNGSMANAGEMENT- BEREICH SUBITO ÜBERZEUGT MIT SUBITO SFDK 2.0 BEI DER BAG BANKAKTIENGESELLSCHAFT Die effiziente, webbasierte Beitreibungssoftware SFDK 2.0 (Softwarelösung zur Bearbeitung von Sonderfällen für das Kreditgeschäft) unterstützt Kreditinstitute im gesamten Prozess des Forderungsmanagements. Die Zahl der Kunden in diesem Bereich wächst weiter an. Im Juni 2014 hat sich die BAG Bankaktiengesellschaft (BAG) zur Ablösung ihrer Altanwendung durch SUBITO SFDK 2.0 für das Problemkreditmanagement entschieden. Die BAG Bankaktiengesellschaft steht zu 99,9% im Eigentum des Bundesverbandes der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken e. V. (BVR). Als Spezialkreditinstitut mit Vollbanklizenz ist die BAG das Kompetenzzentrum der genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken für das Servicing und den Ankauf von problembehafteten Risikoaktiva. Hierzu gehören neben dem klassischen Kreditgeschäft auch Immobilien, Beteiligungen und sonstige Aktiva einer Bankbilanz. Dabei bestehen keine Beschränkungen hinsichtlich Branche, Lage, Volumen oder Anzahl; die BAG bietet ihr Produktportfolio bereits ab einem Fall an. Aufgrund der Neuausrichtung der gesamten IT-Strategie der BAG soll auch die Anwendung für das Problemkreditmanagement ausgetauscht werden. Bisher hatte die BAG eine Eigenanwendung zur Bearbeitung von Problemkrediten im Einsatz, die durch eine prozessorientierte, automatisierte Standardsoftware abgelöst werden soll. Ziel ist es, mit der Ablösung der Altanwendung vor allem die internen Prozesskosten deutlich zu reduzieren. INTEGRATION IN VORHANDENE IT-LANDSCHAFT SOWIE MIGRATION DES DATENBESTANDES Im Rahmen des Einführungsprojektes wird es eine tiefe Integration in die bestehende IT-Landschaft der BAG geben. Außerdem werden Datenbestände in einem Migrationsprojekt in die neue Software SUBITO SFDK 2.0 übertragen. Das Projekt ist für 18 Monate geplant und soll Ende 2015 abgeschlossen sein. SFDK 2.0 DIE SOFTWARELÖSUNG FÜR EFFIZIEN- TES PROBLEMKREDITMANAGEMENT Besonderes Merkmal der Software ist die Möglichkeit, maßgeschneiderte Workflows zu administrieren und dabei eine höchstmögliche Unterstützung für den Anwender zu erreichen. Unterstützt werden u.a. vorgerichtliches Mahnverfahren, Titulierung, Insolvenz und Zwangsvollstreckungsmaßnahmen. SUBITO SFDK 2.0 basiert auf modernsten Technologien und Methoden. Die Forderungsmanagement-Software ist durchgängig in einer serviceorientierten Architektur (SOA) und Web-2.0-Technologie entwickelt und ist als Web-Anwendung mit allen gängigen Internet-Browsern lauffähig. ANSPRECHPARTNER SUBITO AG Jörg Gurzawski Key Account Manager SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

7 Aktuelles LEISTUNGSSTARKE SOFTWARE FÜR DAS FORDERUNGSMANAGEMENT EINFÜHRUNG VON SUBITO FORDERUNGSMANAGEMENT BEI PREGO SERVICES GMBH Für die deutsche Wirtschaft wird das professionelle Management von Forderungen durch spezialisierte Inkassopartner immer bedeutsamer. Das zeigt auch der Neugründungsboom von Inkassounternehmen. Parallel zum Umfang der outgesourcten Forderungsmanagementleistungen wachsen die Anforderungen an die Dienstleister und ihre IT-Infrastruktur. Daher steigt die Nachfrage nach leistungsstarker, prozessorientierter Software. So gibt es aktuell einen regelrechten Run auf das Produkt SUBITO Forderungsmanagement. Der wesentliche Grund für den erhöhten Bedarf an Inkassodienstleistungen: Vor allem kleine und mittlere Firmen haben immer mehr Schwierigkeiten, Forderungsmanagement intern angemessen zu bewältigen. Ihnen fehlen häufig die Kapazitäten, um Inkasso selbstständig effizient zu betreiben. Daher wird das Forderungsmanagement zunehmend ausgelagert. Die Kunden wissen das outgesourcte Forderungsmanagement dabei in guten Händen, denn seriöse Inkassounternehmen verfügen über das nötige Know-how, die notwendigen personellen sowie administrativen Mittel und die technischen Ressourcen moderne IT-Systeme und Infrastruktur für den effizienten Forderungseinzug unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben. Besonders in der Energiebranche stellt das Forderungsmanagement hohe Anforderungen an Prozesse, Datenschutz und -sicherheit. Auch durch organisatorische Umstellungen wächst die Komplexität der Anforderungen. Das führt dazu, dass immer mehr Unternehmen dieses Wirtschaftszweigs den Forderungseinzug auslagern. Aktuell vergibt schon etwa die Hälfte der kleineren Energieversorgungsunternehmen zumindest einzelne Teilprozesse innerhalb des Forderungsmanagements an Inkassounternehmen. Deshalb setzen auch die Inkassodienstleister der Energiewirtschaft auf leistungsstarke Software, welche die Umsetzung der Rahmenbedingungen einschließlich der besonderen branchenspezifischen Anforderungen durch optimale, durchgängige Prozesse ermöglicht. PREGO SERVICES: PROZESSOPTIMIERUNG MIT SUBITO FORDERUNGSMANAGEMENT Ein Beispiel dafür ist die prego services GmbH, ein langjähriger und erfahrener Dienstleister in der Energieversorgungsbranche. Das Unternehmen unterstützt energiewirtschaftliche Services nach Marktrollen vom Lieferantenwechsel über die Abrechnung bis zum Forderungsmanagement. prego services ist eine der führenden Shared-Services-Gesellschaften in Deutschland und bietet neben energiewirtschaftlichen Services außerdem Dienstleistungen und Lösungen in den Bereichen Informationstechnologie, Personal und Materialwirtschaft. Als leistungsfähiger Inkassodienstleister ist prego services für eine effiziente Forderungsbearbeitung auf moderne IT-Systeme und -Infrastruktur angewiesen. Aktuell wurde die Software-Landschaft des Unternehmens durch die Einführung von SUBITO Forderungsmanagement (kurz: SUBITO FMM) für Energiedienstleister optimiert. Vor der Entscheidung für SUBITO FMM stand prego services vor folgenden Herausforderungen. Die von dem Dienstleister betreuten Portfolios waren in den letzten Jahren in ihrem Umfang stark gewachsen und damit einhergehend auch der Forderungsbestand. Notwendig für den Forderungseinzug war eine Software, die Schnittstellen zu dem führenden energiewirtschaftlichen System SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER

8 Aktuelles SAP IS-U und zu entsprechenden Dienstleistern z. B. für die Adress- und Bonitätsrecherche hatte. Darüber hinaus sollte der manuelle Aufwand in der Sachbearbeitung durch Workflows bzw. automatisierte Prozesse reduziert werden. Das Unternehmen traf daher die Entscheidung, seine Prozesse zu optimieren und sich für eine neue effiziente Softwarelösung zu entscheiden. Die konkreten Anforderungen an das zukünftige Forderungsmanagementsystem waren: Hoher Automatisierungsgrad über definierte Workflows Zentrales, mehrmandantenfähiges Cockpit Onlineportal für die Mandanten (für Abfragen zu den Fall-Sachständen) Abrechnung der Inkassoverträge Berichtswesen Schnittstellen zu SAP und zu Drittdienstleistern (für die Adress- und Bonitätsrecherche etc.) Die Softwarelösung SUBITO FMM für Energiedienstleister erfüllt die genannten Anforderungen und verfügt über einen Leistungsumfang, der die ideale Basis für die Gestaltung einer modernen Prozesslandschaft und Prozesssteuerung bietet. Ein weiteres Entscheidungskriterium des Kunden war auch die Usability des SUBITO-Produkts. Die hohe Nutzerfreundlichkeit der Anwendungsoberfläche einschließlich des Onlineportals für die Auftraggeber hat für ein Dienstleistungsunternehmen wie prego services einen hohen Stellenwert. Die einfache Bedienbarkeit auch in der Administration ist ebenfalls ein Plus: Beispielsweise können Workflows individuell und schnell auf die entsprechenden Anforderungen hin angepasst werden. In Gesprächen mit Referenzkunden aus der Branche, wie z. B. der DRECOUNT GmbH, konnte prego services sich davon überzeugen, mit SUBITO auf den richtigen Partner zu setzen. Das Einführungsprojekt lief gut und SUBITO FMM konnte zügig eingeführt werden. Die Projektlaufzeit bis zur ersten Produktion betrug sechs Monate, nach drei weiteren Monaten war die vollständige Produktion aller Mandanten erreicht. 8 SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

9 Aktuelles Eine wesentliche Aufgabe des Projekts war die Realisierung der Automatisierung von Prozessen. Dafür wurden die entsprechenden Prozessketten definiert, optimiert, als System-Workflows ausgestaltet und der Ausbau der Schnittstellen vorgenommen. Insbesondere im Umfeld der SAP-Schnittstelle gab es Abstimmungsbedarf und umfangreiche Anforderungen des Kunden aufgrund der Besonderheit, dass gleich mehrere SAP-Systeme und Mandanten an die Anwendung anzubinden waren. Hieraus resultierte ein Ausbau der SAP-Schnittstelle. Weiterentwicklungen der Schnittstelle zu Drittdienstleistern im Hinblick auf eine weitere Automatisierung sind geplant. Auch hinsichtlich der Datenmigration von circa elektronischen Akten gab es Abstimmungsbedarf. Die Kundenanforderungen konnten hier ebenfalls in guter, partnerschaftlicher Zusammenarbeit erfüllt werden. Nach Testmigrationen mit verschiedenen Chargen fand zum die Produktivsetzung statt. Kevin Pelgen, Teamleiter Gerichtliches Mahnwesen und Projektleiter von prego services, lobt die gute Zusammenarbeit mit SUBITO während des Einführungsprojektes sowie die Kompetenz der Ansprechpartner und bekräftigt, dass mit dem Einsatz von SUBITO FMM die angestrebte Prozessoptimierung bei prego services erfolgreich realisiert wurde: Durch die neuen Automatismen werden nun Massenprozesse mit einer schnellen Taktung und Schlagkraft bewältigt. Somit können die Mitarbeiter ihre Kompetenzen verstärkt in anderen Bereichen nutzen. die Anwendung sich an vorhandene Software anbinden lässt, moderne Schnittstellen zu SAP-Bestandssystemen und Drittdienstleistern vorhanden sind, die Besonderheiten des Geschäftsfeldes umfangreich abgebildet werden. Die Forderungsmanagement-Software der SUBITO gibt es aber nicht nur für die Energiewirtschaft. Sie steht auch in Ausprägungen für weitere Branchen zur Verfügung. Denn SUBITO FMM ist überall dort einsetzbar, wo große Mengen säumiger Forderungen bearbeitet werden müssen. Mit der Anwendung können Beitreibungsquoten und Liquidität gesteigert, Zeit- und Kostenaufwände gesenkt und durch Services der kundenerhaltende Forderungseinzug garantiert werden. Sollten Sie weitere Fragen zur Anwendung haben, kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner. Er steht Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Hoher Automatisierungsgrad, moderne Prozesssteuerung und Schnittstellen sowie das Onlineportal sind Merkmale, die das Produkt SUBITO FMM auszeichnen. Der Projektleiter ist überzeugt: Aus unserer Sicht war es die richtige Entscheidung, sich für die Zusammenarbeit mit SUBITO zu entscheiden. Durch die Anwendung sind wir nunmehr zeitgemäß und zukunftsweisend für ein effizientes Forderungsmanagement im Segment gerichtliches Mahnwesen aufgestellt. FAZIT Das Beispiel prego services zeigt: Die SUBITO AG ist auch im Umfeld der Energieversorger der richtige Partner. Mit SUBITO FMM für Energiedienstleister können die Kundenanforderungen bestens erfüllt werden, da ANSPRECHPARTNER SUBITO AG Jochen Hartig Teamleiter Competence Center Forderungsmanagement SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER

10 Aktuelles ZUSAMMENARBEIT WEITER INTENSIVIERT SUBITO SCHLIESST KOOPERATIONSVERTRAG MIT REGIS24 Partnerschaften und Kooperationen spielen für beide Unternehmen seit Beginn eine wichtige Rolle, einerseits um die Dienstleistungen zu erweitern sowie die Produkte zu stärken, andererseits aber auch um externes Know-how zu nutzen. Seit 2013 arbeiten SUBITO und Regis24 im Bereich Adressrecherche zusammen, eine Schnittstelle zu Regis-Produkten in SUBITO Forderungsmanagement besteht bereits. Nun haben beide Unternehmen ihre Zusammenarbeit intensiviert. Zur Diversifizierung des Angebots hat die SUBITO AG im Oktober 2014 mit der Wirtschaftsauskunftei Regis24 GmbH einen Kooperationsvertrag geschlossen und die Regis24 Produkte CONTACT und RISK in die Anwendung SUBITO Forderungsmanagement integriert. Über eine Standardschnittstelle zu Regis24 erhalten Kunden die Möglichkeit, personenbezogene Daten und Bonitätsinformationen über Privatpersonen zu ermitteln. Das Ziel beider Unternehmen ist es, aufgrund einer Partnerschaft die Produkte SUBITO Forderungsmanagement und CONTACT sowie RISK noch stärker zu verbinden und sich gemeinsam am Markt zu platzieren. VOLLAUTOMATISCHE SYSTEMSEITIGE ADRESS- UND BONITÄTSABFRAGE Die Anwendung SUBITO Forderungsmanagement ist eine Lösung zur hochautomatisierten Bearbeitung notleidender Forderungen für Inkassodienstleister, Energieversorger und Industrieunternehmen sowie die öffentliche Hand. Enthält eine Akte aus einem Forderungsportfolio Datensätze von Privatpersonen mit unbekannten oder ungültigen Adressen oder auch nicht vollständigen Bonitätsinformationen, erfolgt über die Schnittstelle zu Regis24 automatisch eine Anfrage zur Adressrecherche oder Bonität dieser Person. Diese personenbezogenen Daten werden vollautomatisiert in die Anwendung SUBITO Forderungsmanagement zurückgespielt. Mit Regis24 haben wir einen zuverlässigen und erfolgreichen Partner im Bereich der Adressrecherche und Bonitätsauskunft gefunden. Damit können wir das Leistungsangebot unserer Anwendung SUBITO Forderungsmanagement weiter ausbauen, um unseren Kunden eine noch schnellere Bearbeitung der Forderungsfälle zu ermöglichen, so Holger Müller, Bereichsleiter Produkte & Services und Mitglied der Geschäftsleitung bei der SUBITO AG. Auch für Ragnar Graetz, Director Sales & Marketing sowie Prokurist bei der Regis24 GmbH, ist der neue Kooperationsvertrag ein wichtiger Meilenstein: "Durch die Intensivierung der Kooperation mit SUBITO gelingt es uns, unser Dienstleistungsspektrum für bestehende und künftige Kunden weiter auszubauen und in den für uns relevanten Industrien weiter zu wachsen. Regis24 unterstützt Unternehmen aus verschiedenen Branchen (z. B. Versicherungen, Banken, Inkassounternehmen, Rechtsanwälte, Energieversorger) und öffentlichen Einrichtungen dabei, Kundendaten zu aktualisieren und zu vervollständigen. Mögliche Risiken im Geschäftsverkehr werden frühzeitig erkannt und minimiert. Regis24 hat sich vom Spezialisten zur Einholung von Melderegisterauskünften zu einer führenden Wirtschaftsauskunftei entwickelt, die für jede Phase des Kundenlebenszyklus die notwendigen Informationen ermittelt und die für die Prozesssteuerung erforderlichen Lösungen bereit hält. ANSPRECHPARTNER SUBITO AG Holger Müller Bereichsleiter Produkte & Services, Mitglied der Geschäftsleitung SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

11 Anzeige UNSERE TOCHTERUNTERNEHMEN STELLEN SICH VOR DIE EXPERTEN FÜR IHRE FORDERUNGEN BIG Berliner Inkasso Gesellschaft mbh Das Kerngeschäft ist das Forderungsmanagement für Finanzdienstleister. Im Umfeld des Kaufs von Non Performing Loans hat sich BIG als seriöser und kompetenter Partner etabliert. Über die Jahre wurde eine Kernkompetenz im Bereich der immobilienbesicherten Forderungen aufgebaut. MAX Deutschland GmbH MAX Deutschland ist der Spezialist für Insolvenzen in Deutschland und bietet kosteneffiziente und gleichzeitig ertragreiche Komplettlösungen für Privat- und Gewerbeinsolvenzen, neue Insolvenzforderungen wie auch Bestände mit älteren Forderungen. SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER

12 Aktuelles NEUERUNGEN IM INSOLVENZRECHT DIE BEDEUTUNG DER REFORM DES PRIVATINSOLVENZVERFAHRENS FÜR GLÄUBIGER In Deutschland gibt es rund 6,6 Mio. überschuldete Personen. Davon sind 4,2 Mio. Schuldner männlich. Die stärkste Zunahme von Verbraucherinsolvenzen gibt es in der Altersgruppe der 18- bis 25-Jährigen. Die Verschuldung beträgt im Schnitt Euro gab es rund Anträge auf Privatinsolvenzen. 80% der Verbraucherinsolvenzverfahren sind Null-Masse-Verfahren. Bei einem Großteil der Verfahren erfolgt die Stundung der Verfahrenskosten für den Insolvenzschuldner. Nur 2,1% der Verfahren führen zu einem gerichtlichen Schuldenbereinigungsplan. Laut einer Studie der Uni Chemnitz aus dem Jahr 2012 sind rund 30% der Insolvenz-Schuldner nach erteilter Restschuldbefreiung bereits wieder neu verschuldet. Dies sind ein paar Rahmenparameter zur Verschuldungssituation in Deutschland, vor deren Hintergrund am 1. Juli 2014 die zweite Stufe der Insolvenzrechtsreform in Kraft trat. Wichtige Neuerungen mit Relevanz für Gläubiger werden im Folgenden kurz dargestellt. 1. Inkrafttreten Die neuen Gesetzesregelungen finden keine Anwendung auf laufende Verfahren, sondern nur auf ab dem 1. Juli 2014 beantragte neue Privatinsolvenzverfahren. Eine Ausnahme gilt für das Insolvenzplanverfahren, das erstmalig auch für Verbraucherinsolvenzen gilt. In einem Insolvenzplan können alle Schuldner zusammen mit ihren Gläubigern die Voraussetzungen für die Entschuldung individuell und unter Berücksichtigung der besonderen Gegebenheiten des Einzelfalls festlegen und zwar unabhängig von einer gesetzlich festgelegten Quote oder einer bestimmten Verfahrensdauer. Ein Insolvenzplan wird nicht nur in Verbraucherinsolvenzverfahren beschlossen werden können, die nach dem 1. Juli 2014 beantragt werden, sondern auch in Verfahren, die früher beantragt wurden. 12 SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

13 Aktuelles 2. Insolvenzverwalter Künftig erfolgt die Eröffnung und Durchführung des Insolvenzverfahrens durch einen Insolvenzverwalter. Die bisher vorhandenen Aufgabenbegrenzungen sind entfallen. Dies führt dazu, dass der Insolvenzverwalter anfechtungsbefugt ist. Deshalb wird gerade von Kreditinstituten befürchtet, dass häufiger Anfechtungsansprüche geltend gemacht werden. 3. Nachträgliche Versagung der Restschuldbefreiung Neu eingefügt in die InsO wurde der 297 a InsO, der es Insolvenzgläubigern ermöglicht, auch nach dem Schlusstermin die Versagungsgründe des 290 Absatz 1 InsO (z. B. falsche Angabe über wirtschaftliche Verhältnisse) geltend zu machen. Allerdings muss der entsprechende Antrag sechs Monate nach Kenntnisnahme des Versagungsgrundes erfolgen und es muss glaubhaft gemacht werden, dass zum Schlusstermin noch keine Kenntnis über den Versagungsgrund bestand. 4. Erweiterte Vertretung durch geeignete Personen Zukünftig kann sich der Schuldner im ganzen Insolvenzverfahren als auch den Nebenverfahren vertreten lassen (z. B. durch Schuldnerberatungsstellen). Inkassobüros können Gläubiger weiterhin gemäß 305 Absatz 4 Satz 2, 174 Absatz 1 Satz 3 InsO vertreten. 5. Planverfahren Entgegen der ursprünglichen Absicht des Gesetzgebers bleibt das bereits bekannte Schuldenbereinigungsplanverfahren erhalten. Der Vorteil des Schuldenbereinigungsplans ist für den Schuldner unter anderem, dass er eine Schufa-Eintragung der Insolvenzeröffnung vermeiden kann. Hinzu kommt die neue Möglichkeit eines Insolvenzplanverfahrens. Dieses Verfahren ermöglicht es dem Schuldner aber auch dem Insolvenzverwalter als Beauftragter der Gläubigerversammlung einen Plan darüber aufzustellen, wie die Entschuldung durchgeführt werden soll. Nach der Annahme des Insolvenzplans durch die Beteiligten ( 244 bis 246a InsO) und der Zustimmung des Schuldners bedarf der Plan der Bestätigung durch das Insolvenzgericht. 6. Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens Die Erteilung der Restschuldbefreiung erfolgt in der Regel nach Ablauf der Abtretungsfrist, also nach Ablauf von sechs Jahren, gerechnet vom Zeitpunkt der Eröffnung des Insolvenzverfahrens. Abweichend davon eröffnet die Gesetzesnovelle künftig verschiedene Möglichkeiten einer vorzeitigen Restschuldbefreiung: nach fünf Jahren, wenn die Verfahrenskosten und sonstigen Masseverbindlichkeiten (insbesondere Kosten, die durch die Verwaltung, Verwertung und Verteilung der Insolvenzmasse begründet werden) berichtigt sind, oder nach drei Jahren, wenn die Verfahrenskosten und sonstigen Masseverbindlichkeiten berichtigt sind und auf die angemeldeten Forderungen der Insolvenzgläubiger eine Quote von mindestens 35% gezahlt wurde. Nach überwiegender Meinung muss die Quote exakt drei Jahre nach Verfahrenseröffnung erreicht, das heißt den Gläubigern zugeflossen sein. Bei einer Befriedigung aus massefremden Mitteln ist vom Schuldner ein Herkunftsnachweis zu erbringen. Voraussetzung für die Gewährung der Verkürzung des Verfahrens: Den Antrag auf Verkürzung muss der Schuldner stellen. Es darf keine Versagung der Restschuldbefreiung vorliegen. 7. Erstrangige Lohnpfändung Pfändbare Löhne und Gehälter fallen mit der Verfahrenseröffnung in die Masse. Damit partizipieren alle Gläubiger von Beginn an. Die Privilegierung des Abtretungsgläubigers für 24 Monate nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens entfällt. 8. Ausweitung der Erwerbspflicht des Schuldners Die Erwerbsobliegenheit für den Schuldner ist nach den Neuerungen des Insolvenzrechts erweitert worden. Es obliegt ihm, ab Eröffnung des Insolvenzverfahrens bis zu dessen Beendigung eine angemessene Erwerbstätigkeit auszuüben und, wenn er ohne Beschäftigung ist, sich um eine solche zu bemühen und keine zumutbare Tätigkeit abzulehnen ( 287 b InsO). Nach Auslegung einiger Amtsgerichte muss sich der Schuldner selbst aktiv um eine Arbeitsstelle bemühen, etwa durch die kontinuierliche Lektüre von Stellenanzeigen und entsprechende Bewerbungen. Als ungefähre Richtgröße für aktive Arbeitsplatzsuche können zwei bis drei Bewerbungen in der Woche gelten, sofern die entsprechenden Stellen angeboten werden. Die Erwerbsobliegenheit nach der Insolvenzordnung ist unter Umständen weitgehender als die Verpflichtungen aus einer Eingliederungsvereinbarung mit der Bundesagentur für Arbeit oder dem Jobcenter. Aufgrund der Erwerbspflicht hat der Insolvenzverwalter eine Berichtspflicht zu den Bemühungen des Schuldners, ein pfändbares Einkommen zu erzielen. Der Insolvenzverwalter ist nicht verpflichtet, einzelne Gläubiger über Obliegenheitsverletzungen zu informieren, er darf dies jedoch auf Nachfrage. Der Schuldner trägt die Beweispflicht dafür, dass er sich um eine Tätigkeit bzw. um eine besserbezahlte Tätigkeit bemüht, so dass pfändbare Beträge für die Gläubiger entstehen. Ein klassisches Beispiel dafür ist der Schuldner, der im Unternehmen eines Verwandten arbeitet und dort genau den Betrag unterhalb der Pfändungsgrenze verdient. 9. Steuerhinterziehung und Unterhaltsforderungen Der Katalog der Ansprüche, die von der Restschuldbefreiung ausgeschlossen sind, wurde erweitert. Bisher waren Ansprüche aus vorsätzlich unerlaubter Handlung sowie Geldstrafen und Ordnungsgelder u. a. von der Restschuldbefreiung ausgenommen. SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER

14 Aktuelles Jetzt gilt dies auch für: Verbindlichkeiten aus rückständigem gesetzlichem Unterhalt, den der Schuldner vorsätzlich pflichtwidrig nicht gewährt hat. Verbindlichkeiten aus einem Steuerschuldverhältnis, sofern der Schuldner im Zusammenhang damit wegen einer Steuerstraftat nach den 370, 373 oder 374 der Abgabenordnung rechtskräftig verurteilt worden ist. 10. Kündigung Genossenschaftswohnung Generell erhalten Insolvenzverwalter nun die Möglichkeit, Mietverträge für Genossenschaftswohnungen zu kündigen. Allerdings wird die Verwertung von Genossenschaftsanteilen beschränkt. Die Mitgliedschaft des Insolvenzschuldners in der Genossenschaft darf nicht gekündigt werden, wenn diese die Voraussetzung für die Nutzung und Miete der Genossenschaftswohnung ist und das Geschäftsguthaben geringer als Euro oder das Vierfache des aktuellen monatlichen Kaltnutzungsentgelts ist ( 66 a, 67 c GenG). FAZIT Mit den neuen Regelungen ist die Privatinsolvenz speziell für Insolvenzverwalter und Amtsgerichte insgesamt komplizierter geworden. Die mit der Reform in Aussicht gestellte Stärkung der Gläubigerrechte scheint nicht signifikant. Im Gegenteil: Viele Banken verlieren die Sicherheit der erstrangigen Lohnabtretung. Zahlreiche Verfahren werden aufgrund der Verfahrenskostendeckung künftig bereits nach fünf Jahren enden, was die Rückflüsse an die Gläubiger reduziert. Gleichzeitig blieben die Anforderungen an Insolvenzschuldner weitgehend unverändert und die notwendigen Kontrollpflichten und Sanktionsmöglichkeiten der Treuhänder wurden nicht erweitert. Der Umstand, dass der Insolvenzverwalter/Treuhänder keinen Antrag auf Versagung der Restschuldbefreiung stellen kann, stellt weiterhin einen gravierenden Konstruktionsfehler der Insolvenzordnung dar. Die kontrovers diskutierte Mindestquote für die Verkürzung der Verfahrensdauer auf drei Jahre wird jedoch vermutlich aufgrund der hohen geforderten Befriedigungsquote keine praktische Relevanz haben. In vier Jahren sollen die jetzt geänderten Regeln wieder überprüft werden. ANSPRECHPARTNER MAX Deutschland GmbH Dr. Udo Kords Geschäftsführer SUBITO AG Kerstin Nußpickel Recht SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

15 Software-Neuigkeiten SOFTWARE-NEUIGKEITEN QUALITÄT ENTSCHEIDET KUNDEN BERICHTEN ÜBER DEN EINSATZ DER NEUEN VERSION 1.12 IN SUBITO SFDK 2.0 Seit dem zweiten Quartal 2014 steht den Nutzern die erweiterte Version 1.12 in SUBITO SFDK 2.0 zur Verfügung. Bereits eine Vielzahl zufriedener Institute setzt die neue Version in ihrer täglichen Bearbeitung der Forderungen erfolgreich ein. Erfahren Sie im folgenden Artikel mehr über die neue Version und die Erfahrungen einiger Kunden. Neu ist in der Version 1.12 unter anderem, dass in der Phase Engagement die Forderungsaufstellungen zu allen Konten eines Schuldners oder eines Engagements automatisch erzeugt werden. Auch können jetzt in der Phase Buchhaltung alle Einzel-Forderungsaufstellungen zu einem Schuldner in einem Dokument gedruckt werden, wenn dies in der Combobox der Forderungen eingetragen wird. Für Dokumente, welche in der Phase Schriftverkehr erstellt wurden, besteht nun die Möglichkeit, diese sofort nachzubearbeiten und direkt in der entsprechenden Schuldnerakte abzuspeichern. Weiterhin können im Modul SUBITO Textprozessor die Microsoft Office Produkte nahtlos eingefügt werden. Somit besteht keine Abhängigkeit mehr zu einer bestimmten Microsoft Office Version. Vorhandene Word-Dokumente werden ohne administrative Aufwände in die neue Version übertragen. Dank moderner Versionierungsfunktionen können die Dokumente direkt in SFDK 2.0 bearbeitet und revisionssicher abgelegt werden. Neu ist auch die Implementierung einer dynamischen Personensuche in OSPlus, um weitere Beteiligte eines Wirtschaftsverbundes, Insolvenzverwalter, Prozessbevollmächtigte oder Rechtsanwälte und Kanzleien einzufügen. In der Umsatznachbearbeitung wurde in der Version 1.12 die Möglichkeit geschaffen, die Buchung automatisch bei der Bearbeitung auf sonstige Forderungen zu spiegeln. Somit wird die Buchhaltung weiter vereinfacht und die Effizienz der Bearbeitung gesteigert. Durch die Erweiterung des Bereichs der Kontokennzeichnung ist es für Darlehen nun möglich, die Produktvariante bei der Kennzeichnung kontenindividuell zu verändern. Auch können in der neuen Version bei der Übergabe eines Engagements an die Rechtsabteilung die Ausfallgründe zu Engagements-Mitgliedern personenbezogen angegeben und nach OSPlus übertragen werden. Die Anwendung SFDK 2.0 stellt ein effizientes Werkzeug für alle Phasen der Betreuung notleidender Forderungen dar. Der jeweilige Automatisierungsgrad wird anhand der SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER

16 Software-Neuigkeiten Für uns besonders wichtig in der neuen Version 1.12 waren die Anpassungen der Stammdatenimporte und der Anwendung zur Abbildung von Verbundänderungen und Gemeinschaftspersonen. Die Umsetzungen sind sehr gut gelungen, insbesondere auch extrem komplexe Sachverhalte werden jetzt transparent dargestellt und erleichtern die Bearbeitung ungemein. MARÉN SCHMIDT ABTEILUNG KREDITMANAGEMENT, SPARKASSE CHEMNITZ Ziel war es, mit der neuen Version die Effizienz der Forderungsbearbeitung weiter zu steigern. Dabei wurden seitens SUBITO viele kleinere Verbesserungen vorgenommen. Die Rückmeldung der Sachbearbeiter zeigte, dass in der Version 1.12 viele Anpassungen nicht nur indirekt im System, sondern auch direkt in den Masken selbst umgesetzt wurden. Damit kann man mit der Anwendung noch besser und effizienter arbeiten. MANFRED STEINERT TEAMLEITER RECHTS- UND KREDIT-CONSULTING, SPARKASSE FÜRSTENFELDBRUCK Unser Hauptaugenmerk in der Version 1.12 galt der Umsetzung im AGMV-Bereich (automatisiertes gerichtliches Mahnverfahren). Nach dem wir den Umfang der geplanten Änderungen gesehen hatten, waren wir zuerst skeptisch, ob die Umsetzung in der gewünschten Qualität möglich ist. Nach der Pilotierung der Anwendung wurden wir jedoch bereits vom ersten Stand positiv überrascht. Wir sind nach wie vor von der Stabilität und dem Leistungsumfang der Anwendung begeistert. HELMUT SPEER ABTEILUNGSLEITER IT-SUPPORT UND SOFTWARE, SPARKASSE PFORZHEIM CALW individuellen Institutsanforderungen definiert. Eine hohe Automatisierung erlaubt die standardisierte Bearbeitung auch komplexer Fälle. Die Bandbreite reicht von der fast kompletten Automatisierung der definierten Prozesse bis zur Systemunterstützung bei weitgehend individueller Bearbeitung. Dabei schätzen Kunden unter anderem die folgenden Vorteile der Anwendung: Individuelle Festlegung des Automatisierungsgrades Integrierter, bausteinorientierter Textprozessor (mit MS Office Word Anbindung) Grafischer Workflow-Konfigurator Schlanke, automatisierte Prozesse bei einfacher Bedienbarkeit Hohe Investitionssicherheit durch State of the Art-Technologie Direkte Einsetzbarkeit durch Plug- and Play-Auslieferung Portalintegration im individuellen Look & Feel Tiefgehende OSPlus-Integration Immer mehr Institute entscheiden sich für einen Einsatz von SUBITO SFDK 2.0. Nachdem die Stadtsparkasse Augsburg seit Mai 2014 mit der Anwendung arbeitet, migrierte im Juni die Sparkasse Werra-Meißner auf das neue System und hat damit die Strategie für eine effiziente Bearbeitung im Forderungsmanagement festgelegt. Wünschen Sie weitere Informationen zur Anwendung, dann steht Ihnen Ihr Ansprechpartner für Fragen jederzeit gerne zur Verfügung. ANSPRECHPARTNER SUBITO AG Vasily Panov Teamleiter Competence Center SFDK SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

17 Software-Neuigkeiten SCHNELL UND EINFACH KREDITE BEANTRAGEN SUBITO STELLT DER SKG BANK AG EINE VARIABLE ONLINE-ANTRAGSSTRECKE ZUR VERFÜGUNG Beispielansicht SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER

18 Software-Neuigkeiten Anfang 2014 entschied sich die SKG BANK AG (SKG) zur Online-Vergabe und Bearbeitung der Konsumentenkredite für die Anwendung SUBITO KREDIT 2.0. Seit dem vierten Quartal 2014 stellt SUBITO der SKG nun eine variable Online-Antragsstrecke zur Beantragung von Konsumentenkrediten bereit. Die Technologie der Antragsstrecke baut dabei auf ein responsives Webdesign auf. Somit ist die Beantragung bequem auch auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones möglich. Die hohe Flexibilität der Antragsstrecke besteht neben der Nutzbarkeit auf verschiedensten Geräten in dem modularen Aufbau der Antragsstrecke. Die Phasen und Feldgruppen sind durch das Kreditinstitut selbst administrierbar und können daher auf neue Anforderungen, welche sich zum Beispiel über A/B-Testing-Auswertungen oder Marketing-Analysen ergeben haben, bequem angepasst werden. Haushaltsrechnung-Prüfungen können Scoring- oder Bestandskunden-Prüfungen eingebunden werden. Am Ende des Online-Antrages können die für den Vertragsabschluss relevanten Dokumente aufgerufen werden auch das Herunterladen der vorvertraglichen Informationen vor dem finalen Download des Kreditvertrages kann hierbei administriert werden. Das Setzen von Zählpixeln zur Messung und Auswertung des Nutzerverhaltens rundet die Online-Antragsstrecke ab. Für das Kreditinstitut tätige Vermittler können die Antragsstrecke ebenfalls nutzen und verschiedene Informationen zu Auswertungszwecken mitgeben. Nach der personalisierten Kreditentscheidung wird der Antrag in das Workflowsystem übertragen und steht für die weitere Bearbeitung durch die Sachbearbeitung zur Verfügung. Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, steht Ihnen Ihr Ansprechpartner jederzeit gerne zur Verfügung. Konfiguration Online-Antragsstrecke Im Backendsystem besteht die Möglichkeit beliebig viele Antragsstrecken zu konfigurieren und jeweils mit einem eigenen Template auszustatten. Die Templates werden i.d.r. von einer Agentur erstellt und können somit verschiedene Zielgruppen ansprechen. Jede Antragsstrecke wird mit einem im Backendsystem hinterlegten Produkt und dessen Konditionen inkl. RSV-Tarifen verknüpft, auf welche im Zuge der Kreditbeantragung zugegriffen wird. Weiterhin kann konfiguriert werden, an welcher Stelle im Online-Antragsprozess eine erste anonymisierte und an welcher Stelle eine personalisierte Kreditentscheidung durchgeführt werden soll. Auch der Umfang der Kreditentscheidung ist administrierbar neben Schufa- und ANSPRECHPARTNER SUBITO AG Steven-Douglas Baacke Key Account Manager SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

19 Consulting CONSULTING ES GIBT VIELE GRÜNDE, ÜBER EINE NEUE STRATEGIE NACHZUDENKEN DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM DER STRATEGISCHE WEG VON DER BELEGHAFTEN DOKUMENTENERSTELLUNG HIN ZUR OPTISCHEN ARCHIVIERUNG Bislang vertrauen viele Institute der althergebrachten Dokumentenerstellung und Bearbeitung, drucken alle gewünschten Unterlagen aus, heften diese in Akten/Ordnern ab und legen Archive an. Von der Technik weitgehend unabhängig kann auf diese Weise alles mitgenommen oder kopiert werden. Andere wiederum wagen sich an die neuen, digitalen Möglichkeiten, um den Nachteilen bisheriger Arbeitsweisen entgegenzuwirken. Doch was ist der Königsweg? Auf welcher validen Grundlage können zukunftsweisende Entscheidungen getroffen werden? Protagonisten schätzen an der optischen Archivierung die einheitlichen Strukturen, Vermeidung von Mehrfach-Ablagen, den standortunabhängigen Zugriff und die automatisierte Datenpflege. Die Antagonisten wollen hingegen ein lang bewährtes System nicht opfern, fühlen sich in der vertrauten Papierwelt wohl und tun sich schwer, die Haptik weitgehend gegen die Optik zu tauschen. Warum und wann sollte man sich also mit dem Thema beschäftigen? Worauf sollte man Wert legen? Welche Aspekte gilt es dabei zu beleuchten? Wie stellen sich Kosten und die Mehrwerte hinsichtlich der Qualität, des Handlings sowie der Einsparungen unproduktiver Tätigkeiten dar? Zum Teil lange Wege für die Aktenzugriffe, die häufig zeitaufwändige Aktensuche sowie ebenso unproduktive Kopierarbeiten sind die ersten Anhaltspunkte, das bis dato bewährte Verfahren zu hinterfragen, zumal die technischen Möglichkeiten heutzutage einen hohen Reifegrad haben. Der Anspruch an die Verfügbarkeit von Akten oder einzelnen Dokumenten (wie z. B. Verträgen) wächst angesichts der von Öffnungszeiten zunehmend unabhängigen Beratungszeiten sowie neuer Arbeits(zeit)modelle. Häufig wird erst im Rahmen eines Umstellungsprozesses erkannt, welche Dokumente für eine qualitativ hochwer- SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER

20 Consulting tige Beratung und Bearbeitung ad-hoc nur schwer zugänglich sind oder tatsächlich fehlen. Sollen angesichts geringer Margen für die Zukunft weitere Kostentreiber, z. B. für die Unterhaltung von Archivräumen (verbunden mit aufwändigen Einbauten und den datenschutzkonformen Sicherungseinrichtungen) auf den geringstmöglichen Umfang reduziert werden, ergeben sich weitere Gründe, über den Status Quo nachzudenken. Die Führung von Schattenakten, häufige Nachfragen des Marktes in der Marktfolge sowie der Aktenpendelverkehr sind weitere Zeitfresser und erhebliche Kostenfaktoren. Besteht der Anspruch, die Kommunikation zwischen Markt und Marktfolge auf das Wichtige und Wesentliche zu reduzieren, stellt sich schon fast gar nicht mehr die Frage, über eine optische Archivierung nachzudenken. Wenn dann noch das optische Archiv in das jeweilige Kernbanksystem eingebunden und somit Teil eines einheitlichen Datenpools ist, so dass auch eine direkte Archivierung (ohne Drucken und Scannen) möglich ist, dann ist man von einer Entscheidung zur Durchführung einer Vorstudie, z. B. für ein Zentrales Dokumenten Archiv (ZDA) in OSPlus für Sparkassen, nicht mehr weit entfernt. DIE VORTEILE DES OPTISCHEN ARCHIVS AUF EINEN BLICK: Standardisierte Aktenstrukturen erleichtern die Recherche und das Auffinden von Dokumenten auch im Vertretungsfall, sie sorgen für ein hohes Maß an Transparenz und Datenqualität. Die Nutzung eines Datenpools, z. B. die Verzweigung im Workflow der Anwendungen der Finanz Informatik mit direkten Einstiegsmöglichkeiten/Sprungpunkten aus anderen Anwendungen, erhöht die Datenqualität und die Effizienz bei der Archivierung und der Recherche. Die multiple Verfügbarkeit und der direkte Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus machen Schattenakten in der Kundenberatung überflüssig. Der Aufruf der Originale am Bildschirm in Echtzeit bietet eine neue Beratungsqualität und fördert ein positives, modernes Image. Die Reduzierung nicht wertschöpfender Tätigkeiten unterstützt einen qualifizierten Mitarbeitereinsatz in Markt und Marktfolge. Die Kommunikation zwischen Markt und Marktfolge konzentriert sich auf das Wesentliche. Telefonische An- und Rückfragen zur Beschaffung von Dokumenten, z. B. aus Kreditakten, werden vermieden, Wartezeiten, Kopierarbeiten, Postlaufzeiten und Faxe sind Geschichte. Ein optisches Archiv schafft die Voraussetzungen für innovative und flexible Betreuungs- und Arbeits(zeit/ Organisations)modelle. Die Zugriffe auf Dokumente in der Kundenberatung können unabhängig von Öffnungszeiten und Präsenz der Marktfolge stattfinden. Elektronische Wartungs- und Löschungsläufe reduzieren die Kosten und erhöhen die Datenqualität. Sie vermindern das Fehlerpotenzial und den Vernichtungsaufwand nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Institute besitzen damit eine vollumfängliche Back-up- Lösung im Katastrophenfall. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass für die gedeckte Refinanzierung die Dokumente für das Deckungsregister bereits elektronisch vorliegen. UM DIESE VORTEILE ZU NUTZEN, MUSS DAS RAD NICHT NEU ERFUNDEN WERDEN Viele Institute sind noch zurückhaltend, wenn es darum geht, Impulse in Richtung Digitalisierung zu setzen. Mögliche Aufwände und Ressourcenengpässe in der Umstellungsphase, Besitzstandswahrung, Investitionskosten etc. sind die am häufigsten genannten Argumente, einen Weg nicht einzuschlagen. Doch bildet die richtige Herangehensweise und die Qualität der Konzeption die Grundlage für eine erfolgreiche und zukunftsorientierte Weichenstellung. Als fundierte Entscheidungsgrundlage empfehlen wir eine Vorstudie, in die wir unsere Erfahrungen aus zahlreichen Projekten mit lösungsorientierten Best-Practice-Ansätzen einbringen. Im Einzelnen beleuchten wir folgende Aspekte: Ob es um das Passiv- und Dienstleistungsgeschäft (mit oder ohne Pen Pad), das Aktivgeschäft, das elektronische Rechnungsbuch oder die Archivierung von s geht, die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung bilden zuerst die fundierte Analyse des Akten-/Dokumentenbestands sowie valide Prognosen des Dokumentenumfangs aus dem Tagesgeschäft. Im Rahmen von Dokumenten-, Scan-Strategie- und Prozess-Workshops werden die institutsindividuellen Anforderungen für die künftige, strategische Ausrichtung sowie die operative Umsetzung erarbeitet. Das Resultat einer Vorstudie ist eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, in der die möglichen Stellhebel untersucht werden und eine individuelle Umsetzungsempfehlung erarbeitet wird. In der Umsetzungsphase liegt der Fokus auf einer chronologisch exakten Planung in der Zusammenarbeit mit Scan-Dienstleistern, der Finanz Informatik sowie der Hard- und Software-Beschaffung. Die Qualität der Feinkonzeption des Archivplans, der IT-Unterstützung sowie der Prozesse sichert auf Jahre die Qualität des Archivs bzw. der Dokumente. 20 SUBITOMAIL AUSGABE 49 DEZEMBER 2014

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