Word 2010 Änderungen nachverfolgen

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1 WO.019, Version Kurzanleitung Word 2010 Änderungen nachverfolgen Bearbeiten mehrere Personen gemeinsam Dokumente, sollten alle Beteiligten nachverfolgen können, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Word bietet mit der Überarbeitungsfunktion ein Werkzeug, das diese Anforderung erfüllt. Damit lassen sich Änderungen im Text protokollieren und anschliessend komfortabel ins Dokument einarbeiten. Die Überarbeitung eines Dokuments besteht aus folgenden Schritten: 1. Änderungsmodus einschalten 2. Korrekturen durchführen 3. Änderungsmodus ausschalten 4. Korrekturen einarbeiten (annehmen oder verwerfen) Dokument überarbeiten > Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf den oberen Teil des Symbols Änderungen nachverfolgen. Das Symbol wird gelb dargestellt, was bedeutet, dass der Änderungsmodus aktiv ist. Schneller sind Sie mit der Tastenkombination Ctrl + Shift + e. > Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. > Ihre Textkorrekturen werden mit sogenannten Markups gekennzeichnet. Löschungen und Einfügungen sowie Verschiebungen und Ersetzungen von Text werden in Farbe hervorgehoben, Formatänderungen mit Sprechblasen am Blattrand dokumentiert. Zusätzlich wird jede Zeile, die eine Korrektur enthält, am linken Rand mit einem Rahmenstrich versehen. > Nachdem die Korrekturarbeit abgeschlossen ist, schalten Sie den Änderungsmodus wieder aus, indem Sie auf den oberen Teil des Symbols Änderungen nachverfolgen klicken oder die Tasten Ctrl + Shift + e betätigen.

2 Word Änderungen nachverfolgen 2 Der Änderungsmodus lässt sich auch in der Statusleiste anzeigen, wenn Sie diese mit der rechten Maustaste anklicken und den Eintrag Änderungen nachverfolgen aktivieren. Nun können Sie mit einem Klick auf diese Anzeige den Änderungsmodus einoder ausschalten. > Zusätzlich zu den Markups im Dokumenttext lassen sich die protokollierten Änderungen in einem speziellen Überarbeitungsbereich gesondert auflisten. Klicken Sie in der Gruppe Nachverfolgung auf das Symbol Überarbeitungsbereich. Standardmässig wird der Überarbeitungsbereich am linken Rand des Programmfensters eingeblendet. Wenn Sie auf den Pfeil des Symbols Überarbeitungsbereich klicken, können Sie bestimmen, ob er stattdessen am unteren Rand eingeblendet werden soll (horizontal statt vertikal). Die durchgeführten Änderungen werden im Überarbeitungsbereich aufgelistet und nach Haupttext, Kopf-/Fusszeilen, Textfeldern und Fussnoten gruppiert. Sie sind immer vollständig sichtbar. Hier ist auch ersichtlich, welche Textstellen von mehreren Personen bearbeitet wurden. Im Kopfbereich finden Sie ausserdem eine Zusammenfassung der Überarbeitungen. Ein Doppelklick auf den Titel einer Korrektur im Überarbeitungsbereich führt Sie direkt zur korrigierten Textstelle im Dokument. Eingefügte Textstellen können auch im Überarbeitungsbereich verändert oder ergänzt werden.

3 Word Änderungen nachverfolgen 3 > Einzelne Überarbeitungskennzeichnungen lassen sich auch ausblenden, beispielsweise die Anzeige von Änderungen der Formatierung. Klicken Sie dazu auf das Symbol Markup anzeigen in der Gruppe Nachverfolgung und deaktivieren Sie die betreffende Kennzeichnungsart. Mit dem Befehl Sprechblasen lässt sich bewirken, dass sämtliche Änderungen in Form von Sprechblasen im Seitenrand dargestellt werden. Mit dem Befehl Bearbeiter können Sie sich die Änderungen auch nach Bearbeitern getrennt anzeigen lassen. Dieser Befehl blendet eine Liste aller Personen ein, welche das Dokument im Änderungsmodus bearbeitet haben. Deaktivieren Sie die Namen derjenigen Personen, deren Korrekturen Sie ausblenden möchten. > Ein überarbeitetes Dokument lässt sich in verschiedenen Versionen darstellen. Dies steuern Sie mit der Schaltfläche Für Überarbeitung anzeigen in der Gruppe Nachverfolgung. Standardmässig ist die Version Abgeschlossen: Markups anzeigen aktiv. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, werden Ihnen weitere Versionen angeboten. Mit den Versionen Abgeschlossen und Original können Sie sich das überarbeitete Dokument entweder in der geänderten Fassung oder in der Originalfassung, aber ohne Änderungsmarkierungen anzeigen lassen. Wählen Sie die Version Abgeschlossen: Markups anzeigen oder Original: Markups anzeigen, werden zusätzlich die Änderungsmarkierungen zur jeweiligen Fassung eingeblendet. Auch wenn die Korrekturmarkierungen nicht sichtbar sind, sind sie noch immer im Dokument vorhanden und können jederzeit eingeblendet werden. Die Ansicht Abgeschlossen bedeutet also nicht, dass das Dokument abgeschlossen ist, sondern lediglich, dass es so aussieht.

4 Word Änderungen nachverfolgen 4 > Um die Änderungen zu bereinigen, die Korrekturen einzuarbeiten und damit die endgültige Fassung des Dokuments zu erstellen, schalten Sie den Änderungsmodus mit einem Klick auf das Symbol Änderungen nachverfolgen oder mit den Tasten Ctrl + Shift + e aus. > Springen Sie mit den Symbolen Weiter und Zurück der Gruppe Nachverfolgung von einer Änderung zur andern und entscheiden Sie und von Fall zu Fall, ob Sie die Änderung akzeptieren (Symbol Annehmen) oder verwerfen (Symbol Ablehnen) wollen. Eine Änderung annehmen bedeutet, dass diese in den Text übernommen wird und nicht mehr als Änderung gekennzeichnet ist. Eine Änderung ablehnen bedeutet, dass diese aus dem Dokument entfernt und der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt wird. > Um alle Änderungen in einem Schritt zu akzeptieren oder abzulehnen, klicken Sie auf den unteren Teil des Symbols Annehmen oder Ablehnen und anschliessend auf Alle Änderungen im Dokument annehmen oder ablehnen. > Speichern Sie das Dokument. Erst jetzt ist die endgültige Fassung erstellt und alle Änderungskennzeichnungen sind definitiv aus dem Dokument entfernt. Voreinstellungen Die Darstellung der überarbeiteten Stellen im Text regeln Sie wie folgt: > Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Nachverfolgung auf den unteren Teil des Symbols Änderungen nachverfolgen und wählen Sie dann den Befehl Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen ändern.

5 Word Änderungen nachverfolgen 5 > Im Fenster Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen können Sie die Farbe für jeden Änderungstyp einzeln auswählen. In der Einstellung Nach Autor erhalten die Korrekturen der einzelnen Bearbeiter jeweils automatisch eine andere Farbe. Auch die Darstellung der Sprechblasen lässt sich hier anpassen. > Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Beachten Sie, dass die Korrekturen ein- und desselben Dokuments bei verschiedenen Personen unterschiedlich angezeigt werden können, da jede Person die Anzeige-Einstellungen selber definieren kann. Markups drucken Solange die Änderungen noch nicht definitiv ins Dokument eingearbeitet wurden, werden die Änderungsmarkierungen also die Markups mit dem Dokument ausgedruckt und zwar auch, wenn sie ausgeblendet wurden. Möchten Sie das Dokument ohne Markups ausdrucken, wählen Sie im Register Datei den Befehl Drucken, klicken im Bereich Einstellungen auf den Befehl Alle Seiten drucken und deaktivieren im Abschnitt Dokumenteigenschaften die Option Markup drucken. Auch der Inhalt des Überarbeitungsbereichs lässt sich ausdrucken. Wählen Sie im Register Datei den Befehl Drucken, klicken Sie im Bereich Einstellungen auf Alle Seiten drucken und anschliessend auf den Eintrag Markupliste. Dadurch wird anstelle des Dokuments die Liste der Änderungen ausgedruckt. Überarbeitungsschutz Möchten Sie sicherstellen, dass Änderungen in einem Dokument, welches Sie zur Bearbeitung weitergeben, im Überarbeitungsmodus vorgenommen werden, schalten Sie vor der Weitergabe im Dokument den Überarbeitungsschutz ein.

6 Word Änderungen nachverfolgen 6 > Klicken Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Schützen auf das Symbol Bearbeitung einschr. > Am rechten Fensterrand wird der Bereich Formatierung und Bearbeitung einschränken eingeblendet. > Aktivieren Sie unter Bearbeitungseinschränkungen die Option Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen, klicken Sie ins Feld darunter und wählen Sie den Schutz Überarbeitungen. > Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden, geben Sie im Fenster Dokumentenschutz anwenden ein Kennwort ein und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK. Nun ist im Dokument der Änderungsmodus eingeschaltet. Er kann nur über die Eingabe des Kennworts ausgeschaltet werden. Es ist auch möglich, Textstellen zu kommentieren, statt sie direkt zu bearbeiten. Die Beschreibung der Kommentarfunktion von Word ist in unserer Anleitung "Kommentare einfügen" enthalten.

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