VERGABEORDNUNG DER KOLPINGSTADT KERPEN in der zuletzt geltenden Fassung der Beschlussfassung des Stadtrates vom

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1 VERGABEORDNUNG DER KOLPINGSTADT KERPEN in der zuletzt geltenden Fassung der Beschlussfassung des Stadtrates vom Geltungsbereich (1) Die Vergabeordnung ist bei der Vergabe sämtlicher Lieferungen, Leistungen und Bauleistungen der Kolpingstadt Kerpen anzuwenden. (2) Die Vergabeordnung gilt nicht für Ingenieur-, Architekten-, Gutachter- oder sonstige Honorarverträge sowie für Verträge über künstlerische Leistungen. 2 Allgemeine Vorschriften (1) Bei der Ausschreibung und Vergabe von Lieferungen und Leistungen ist die "Verdingungsordnung für Leistungen, ausgenommen Bauleistungen (VOL), bei der Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen ist die "Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)" sowie das Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG-NRW) in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden. (2) Alle Preisvereinbarungen müssen mit den jeweils geltenden preisrechtlichen Vorschriften in Einklang stehen. (3) Bei der Vergabe von Leistungen, denen nach den Bestimmungen der 3 und 4 ein förmliches Vergabeverfahren vorausgeht, werden die ggf. bestehenden Richtlinien etc. über die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber angewendet. Bieter, die aufgrund derartiger Regelungen bevorzugt berücksichtigt werden wollen, müssen den Nachweis, dass die Voraussetzungen vorliegen, spätestens bei Angebotsabgabe (Submissionstermin) führen. Vereinigt ein Bieter mehrere Bevorzugungsmerkmale auf sich, so findet jeweils die Bevorzugungsrichtlinie Anwendung, durch die das Angebot des Bieters die höchstmögliche Vergünstigung erhält. (4) Für gleichartigen Bedarf verschiedener städtischer Organisationseinheiten und zugeordneter Einrichtungen ist die gemeinsame Auftragsvergabe vorzusehen. Die/Der Bürgermeister/in bestimmt die für solche Sammelvergaben federführende Stelle. (5) Bei ständig wiederkehrenden Lieferungen und Leistungen ist nach Möglichkeit der voraussichtliche Jahresbedarf unter dem Vorbehalt eines zeitgerechten Abrufes von Teil- Lieferungen/-Leistungen auszuschreiben. 7 ist zu beachten. (6) Die in den nachfolgenden Vorschriften genannten Beträge verstehen sich ausschließlich als Nettobeträge (ohne Mehrwertsteuer). (7) Eine Binnenmarktrelevanz einer Vergabe liegt vor, wenn die Wertgrenze einer Öffentlichen Ausschreibung gem. 3 erreicht wird.

2 3 Öffentliche Ausschreibungen 2 (1) Eine öffentliche Ausschreibung findet in der Regel statt, wenn folgende Auftragswerte/ Kostenanschlagssummen überschritten werden: A. VOB Alle Baumaßnahmen ab einer Auftragssumme von mehr als ,00. B. VOL Alle Beschaffungen und Lieferungen von mehr als ,00 Abweichungen sind aktenkundig zu begründen. 5 Abs. 1 ist zu beachten. (2) Öffentliche Ausschreibungen sind wie folgt bekannt zu machen: a) in den Regionalausgaben für den Rhein-Erft-Kreis der Tageszeitungen "Kölner Stadtanzeiger" und Kölnische Rundschau" b) Sofern dies aufgrund von Richtlinien der EU vorgeschrieben ist, in den hierfür vorgesehenen Amtsblättern c) im Submissionsanzeiger sowie ggf. in weiteren Veröffentlichungsorganen. 4 Beschränkte Ausschreibung (1) Eine beschränkte Ausschreibung findet in der Regel statt, wenn bei VOB-Maßnahmen der/die Auftragswert/ Kostenanschlagssumme ,00 überschreitet und die in 3 festgelegten Summen nicht überschritten werden. Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen (VOL) bis zu einer voraussichtlichen Auftragssumme von ,00 wird alternativ entweder eine beschränkte Ausschreibung oder eine freihändige Vergabe durchgeführt. Die Entscheidung, welche Form der Vergabe erfolgt, trifft die Zentrale Vergabestelle in Abstimmung mit dem jeweiligen Fachamt nach pflichtgemäßen Ermessen. Die Entscheidung über die gewählte Vergabeart ist zu dokumentieren. (2) Bei beschränkten Ausschreibungen sind in der Regel mindestens 9 geeignete Firmen zur Abgabe von Angeboten schriftlich aufzufordern, davon mindestens 4 Firmen, die außerhalb des Rhein-Erft-Kreises angesiedelt sind. (3) Bei nicht ausreichender Anzahl geeigneter Firmen innerhalb des Rhein-Erft-Kreises (Region) wird die Minderzahl durch zusätzlich aufzufordernde Firmen außerhalb der Region aufgefüllt. Dies ist zu dokumentieren. Wird dennoch die o. a. jeweilige Mindest-Gesamtzahl aufzufordernder geeigneter Firmen nicht erreicht, ist dies gleichfalls aktenkundig zu machen.

3 3 Die Namen und Anschriften aller aufgeforderten geeigneten Firmen sind schriftlich zu vermerken. (4) Der Bieterkreis wird von der/vom Bürgermeister/in auf der Grundlage der von der Zentralen Vergabestelle geführten Zentralen Unternehmensdatei bestimmt, soweit der Bieterkreis nicht vom zuständigen Fachausschuss festgelegt wird. (5) Die Bieter, deren Fachkunde, Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit aktuell nicht mehr gewährleistet ist, werden in der Zentralen Unternehmensdatei gestrichen. Gründe hierfür sind aktenkundig zu machen. Positive Veränderungen sind vom Bieter zu gegebener Zeit zu belegen. (6) 5 Abs. 1 ist zu beachten. 5 Ausnahme von den Vergabegrundsätzen (1) Von einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung darf nur abgesehen werden, wenn die Bestimmungen der GemHVO ( 31 Abs. 1) und der VOL bzw. VOB (jeweils Teil A - 3) das rechtfertigen. Die Entscheidung trifft unter Berücksichtigung der in der Hauptsatzung geregelten Betragsgrenzen die/der Bürgermeister/in bzw. der zuständige Fachausschuss. Die Gründe sind aktenkundig festzuhalten. (2) Ist in einem Bewilligungsbescheid eine bestimmte Vergabeart vorgeschrieben, so ist hiernach zu verfahren. (3) Bei regelmäßig wiederkehrendem Bedarf, bei dem nach den Wertgrenzen der 3 und 4 ein förmliches Ausschreibungsverfahren durchzuführen wäre, wegen drohender Preissteigerungen Zeitverzögerungen jedoch vermieden werden müssen (z.b. Heizöllieferungen), ist ein vereinfachtes Vergabeverfahren zulässig. Die dabei eingeholten Angebote sind mit Zeitangabe exakt zu erfassen und als Akte zu führen. Über die Vergabe ist nach den Regelungen über einfache Geschäfte der laufenden Verwaltung zu entscheiden. 6 Freihändige Vergabe (1) Eine Freihändige Vergabe kann stattfinden, wenn die Auftragswerte/ Kostenanschlagssummen unter dem in 4 Abs. 1 genannten Betrag bleiben. (2) Vor Auftragserteilung sind bei Aufträgen von 500,00 bis 1.500,00 mindestens zwei Angebote einzuholen (auch fernmündlich möglich), wenn sich nicht aus anderen Unterlagen (Angebote ähnlicher Leistungen, Preislisten usw.) zeitnahe Preisvergleiche ergeben. Sie sind verwaltungsintern zu submitieren. Bei telefonischer Einholung der Angebote ist das Ergebnis (Firmenname und -sitz, Betrag, Preisnachlässe) aktenkundig festzuhalten. (3) Bei voraussichtlichen Auftragssummen von mehr als 1.500,00 bis ,00 sind in der Regel mindestens 3 geeignete Firmen schriftlich zur Abgabe von Angeboten aufzufordern. (4) Bei voraussichtlichen Auftragssummen von mehr als ,00 bis ,00 sind in der

4 4 Regel mindestens 5 geeignete Firmen schriftlich zur Abgabe von Angeboten aufzufordern, davon mindestens 2 Firmen, die außerhalb des Rhein-Erft-Kreises angesiedelt sind. (5) Bei voraussichtlichen Auftragssummen von mehr als ,00 bis ,00 sind in der Regel mindestens 7 geeignete Firmen schriftlich zur Abgabe von Angeboten aufzufordern, davon mindestens 3 Firmen, die außerhalb des Rhein-Erft-Kreises angesiedelt sind. (6) 4 Abs. 5 ist entsprechend anzuwenden. 7 Schätzung der Auftragswerte Es sind die jeweils geltenden rechtlichen Vorgaben zu beachten. Zum Zeitpunkt des In Kraft Tretens der 6. Änderung der Vergabeordnung gelten im wesentlichen folgende Regelungen des 3, Absätze 3 und 4, der Vergabeverordnung unmittelbar bzw. analog: (3) Bei zeitlich begrenzten Lieferaufträgen mit einer Laufzeit bis zu zwölf Monaten sowie bei Dienstleistungsaufträgen bis zu 48 Monaten Laufzeit, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, ist bei der Schätzung des Auftragswertes der Gesamtwert für die Laufzeit des Vertrages zugrunde zu legen. Bei Lieferaufträgen mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten ist der Gesamtwert einschließlich des geschätzten Restwertes zugrunde zu legen. Bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer folgt der Vertragswert aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48. (4) Bei regelmäßigen Aufträgen oder Daueraufträgen über Lieferungen oder Dienstleistungen ist bei der Schätzung des Auftragswertes entweder der tatsächliche Gesamtauftragswert entsprechender Aufträge für ähnliche Arten von Lieferungen oder Dienstleistungen aus den vorangegangenen zwölf Monaten oder dem vorangegangenen Haushaltsjahr, unter Anpassung an voraussichtliche Änderungen bei Mengen oder Kosten während der auf die erste Lieferung oder Dienstleistung folgenden zwölf Monate oder der geschätzte Gesamtwert während der auf die erste Lieferung oder Dienstleistung folgenden zwölf Monate oder während der Laufzeit des Vertrages, soweit diese länger als zwölf Monate ist, zugrunde zu legen. 8 Bewerberkreis (1) Die bei der Zentralen Vergabestelle geführte, nach Fachgewerken geordnete, Zentrale Unternehmensdatei wird u.a. unter ausdrücklicher Mitwirkung der Fachämter/-abteilungen und Nutzung aller Informationen permanent aktualisiert. (2) Bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben sind die Bewerber nach Möglichkeit abwechselnd zu berücksichtigen.

5 5 9 Aufhebung einer Ausschreibung Über die Aufhebung einer Ausschreibung entscheidet unter Berücksichtigung der in der Hauptsatzung geregelten Betragsgrenzen die/der Bürgermeister/in bzw. der zuständige Fachausschuss. 10 Vergabe der Aufträge (1) Für die Vergabe nach dieser Vergabeordnung sind die nach der Hauptsatzung bzw. der Zuständigkeitsordnung für die Ausschüsse des Rates zuständigen Ausschüsse bzw. die/der Bürgermeister/in zuständig. (2) Über Auftragserweiterungen und Zusatzaufträge (Nachträge) entscheidet die für die Vergabe der Gesamtauftragssumme (Ursprungsauftrag plus Auftragserweiterung bzw. Zusatzauftrag) zuständige Stelle unter Berücksichtigung der in der Hauptsatzung geregelten Betragsgrenzen (Bürgermeister/in bzw. Fachausschuss). 11 Unbedenklichkeitsbescheinigungen (1) Bei Leistungen und Bauleistungen mit einer Auftragssumme über ,00 sind vor der Vergabe von den Bietern folgende Unterlagen neuesten Datums beizubringen: 1. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, 2. Bescheinigung der zuständigen Krankenkasse über die Entrichtung der Beiträge zur Sozialversicherung, 3. Bescheinigung über die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft, 4. Bescheinigung einer Versicherungsgesellschaft über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Die für die Vergabe zuständige Stelle kann Ausnahmen zulassen, deren Begründung aktenkundig zu machen ist. (2) Falls der Bieter die in Abs. 1 aufgeführten Unterlagen in der von der Kolpingstadt Kerpen gesetzten Frist nicht vorlegt, ist die Kolpingstadt Kerpen berechtigt, Abschlagszahlungen erst zu leisten, wenn die vorstehend geforderten Bescheinigungen vorliegen oder den Auftrag an den nächstgünstigsten Bieter zu vergeben. Hierauf sind die Bieter hinzuweisen. 12 Bürgschaftserklärung (1) Wenn die Kolpingstadt Kerpen zu Vorleistungen verpflichtet ist, hat das Unternehmen zur Sicherung des Anspruchs auf Rückgewähr der Vorleistung eine selbstschuldnerische Bürgschaft einer Bank, einer öffentlich-rechtlichen Sparkasse oder eines einschlägigen Versicherungsunternehmens mit Sitz im Währungsgebiet des Euro beizubringen, in der auf die Einrede der Anfechtbarkeit und der Aufrechenbarkeit verzichtet wird. (2) Auf Bürgschaften jeglicher Art soll ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn Mängel der Leistungen voraussichtlich nicht eintreten. Die Einforderung einer Bürgschaft ist nur in einem begründeten Ausnahmefall möglich.

6 6 (3) Bei Bauleistungen ab ,00 kann die Kolpingstadt Kerpen eine Vertragserfüllungsbürgschaft der in Abs. 1 beschriebenen Art in Höhe von 5 % der Auftragssumme verlangen. Die Bürgschaft muss für alle Ansprüche übernommen werden, die der Kolpingstadt Kerpen aus dem erteilten Auftrag und den im Zusammenhang damit auftretenden oder verursachten Schäden und/oder der Nichtdurchführung entstehen. Die Kolpingstadt Kerpen ist erst nach vollständiger Erfüllung aller vorgenannten Ansprüche zur Rückgabe der Bürgschaftsurkunde verpflichtet. Mit der Rückgabe der Bürgschaftsurkunde erlischt die Verpflichtung des Bürgen. Die Forderung einer Vertragserfüllungsbürgschaft ist nur im begründeten Einzelfall möglich. Jeder Einzelfall ist vom Fachamt unter Nennung des konkreten Risikos schriftlich zu begründen. Die Forderung einer Vertragserfüllungsbürgschaft unter einer Auftragssumme von ,00 ist nicht zulässig. (4) Bei Bauleistungen kann als Sicherheit für Mängelbeseitigungsansprüche 3 % der Abrechnungssumme einbehalten werden. Der Auftragnehmer kann stattdessen eine entsprechende Bürgschaft in dieser Höhe stellen. Die Forderung einer Sicherheitsleistung ist nur im begründeten Einzelfall möglich. Jeder Einzelfall ist unter Nennung des konkreten Risikos vom Fachamt schriftlich zu begründen. 13 Form der Auftragserteilung (1) Die Aufträge im Rahmen dieser Vergabeordnung sind schriftlich durch förmliche Bestellscheine bzw. durch Auftragsschreiben unter Beachtung der Vertragsbedingungen bzw. Musterverträge der Kolpingstadt Kerpen zu erteilen. (2) Ausnahmen von Abs. 1 sind zulässig a) bei Gefahr im Verzuge oder b) zur 'Vermeidung eines der Kolpingstadt Kerpen sonst entstehenden Schadens. Die Aufträge sind unverzüglich in der nach Abs. 1 vorgeschriebenen Form zu bestätigen. Die Gründe sind aktenkundig festzuhalten. (3) Bei Aufträgen über termingebundene Lieferungen/Leistungen/Bauleistungen ist der Zeitpunkt der Zustellung an den Auftragnehmer in geeigneter Form nachzuweisen. (4) Es ist unzulässig, eine wirtschaftlich einheitliche Lieferung/ Leistung/Bauleistung in mehrere Aufträge zu teilen, um dadurch die Ausschreibungs- und Vergabegrenzen zu umgehen (Auftragssplittung). 14 Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes Die Prüfung von Vergaben obliegt dem Rechnungsprüfungsamt, wobei wie folgt zu verfahren ist: (1) Die Leistungsverzeichnisse sind vor der Angebotsaufforderung mit dem Rechnungsprüfungsamt abzustimmen, wenn die Auftragssumme voraussichtlich ,00 übersteigen wird.

7 7 (2) Alle Submissionstermine mit Auftragssummen ab ,00 sind dem Rechnungsprüfungsamt rechtzeitig mitzuteilen. Ein/e Prüfer/in des Rechnungsprüfungsamtes hat an der Submission teilzunehmen. (3) Bei Aufträgen ab ,00 sind die Submissionsniederschrift, der Preisspiegel und der Vorschlag für die Zuschlagserteilung dem Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung und Gegenzeichnung vorzulegen. Eine abweichende Auffassung des Rechnungsprüfungsamtes zu einem Vergabevorschlag ist der für die Vergabe zuständigen Stelle vor der Entscheidung bekannt zu geben. (4) Vergaben unter ,00 werden im Rahmen der (stichprobenartigen) Belegprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt im Rahmen der zeitlichen und personellen Kapazitäten - geprüft. 15 Mitwirkung der Zentralen Vergabestelle Die Zentrale Vergabestelle ist für die Durchführung der Vergabeverfahren mit voraussichtlichen Auftragssummen von mehr als ,00 einschl. der Vertragsabwicklungen zuständig. Im Rahmen dieser Tätigkeit werden von der Zentralen Vergabestelle insbesondere folgende Aufgaben wahrgenommen: - Wahl der Vergabeart - Vorbereitung und Abwicklung aller Ausschreibungen einschl. Submission - Vergaberechtliche Prüfung aller eingehenden Angebote - Wertung der Angebote in Abstimmung mit den Fachämtern/-abteilungen und dem Rechnungsprüfungsamt einschl. Auftragserteilung - Vorbereitung der erforderlichen Beschlüsse in den städtischen Gremien - Durchführung der Vertragsangelegenheiten - Erarbeitung von Vergabeberichten - Gewährleistungsüberwachung - Führung und permanente Fortschreibung der Zentralen Unternehmensdatei sowie der Zentralen Architekten-/Ingenieur- und Gutachterdatei - Anfragen beim Vergaberegister vor Auftragsvergabe zu Bietern, die für einen Zuschlag vorgesehen sind, sowie Anzeigen über Auftragsvergaben an die Gemeindeprüfungsanstalt ( 8 und 16 des Korruptionsbekämpfungsgesetzes NRW). 16 Haushaltsmittel Aufträge dürfen nur vergeben werden, wenn die Mittel haushaltsrechtlich zur Verfügung stehen oder im Haushaltsplan eine Verpflichtungsermächtigung veranschlagt ist. Auch das vorausgehende Ausschreibungsverfahren bzw. die freihändige Vergabe darf nur dann beginnen, wenn Haushaltsmittel zur Verfügung stehen oder die Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel innerhalb der Zuschlagfrist sichergestellt ist. 17 Veröffentlichungen von Auftragsvergaben Bei beschränkten Ausschreibungen ab einem Auftragswert von und freihändigen Verga-

8 8 ben ab einem Auftragswert von ist nach Zuschlagserteilung über die Vergabe auf der Internetplattform der Kolpingstadt Kerpen ( zu informieren. Diese Information muss mindestens folgende Angaben enthalten: 1. Name, Anschrift, Faxnummer und adresse Kolpingstadt Kerpen, 2. gewähltes Vergabeverfahren, 3. Auftragsgegenstand, 4. Ort der Ausführung 5. Name des beauftragten Unternehmens. 18 Dienstanweisung Die/Der Bürgermeister/in kann nähere Einzelheiten in Form einer Dienstanweisung regeln. 19 Inkrafttreten Die 11. Änderung der Vergabeordnung tritt nach der Beschlussfassung im Stadtrat am in Kraft.