Vergabe von Leistungen in der Städtebauförderung

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1 Foto: Gernot Krautberger / fotolia.com HESSISCHES MINISTERIUM FÜR WIRTSCHAFT, VERKEHR UND LANDESENTWICKLUNG Vergabe von Leistungen in der Städtebauförderung Stand Januar 2013

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3 Vergabe von Leistungen in der Städtebauförderung I

4 Im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Wirtschaft, Verkehr und Landesentwicklung Kaiser-Friedrich-Ring Wiesbaden Verfasser: HA Hessen Agentur GmbH Konradinerallee Wiesbaden Karin Krökel Henning Schwarting Lektorat: Regina Giebel Wiesbaden, Januar 2013 II

5 INHALT 1 Allgemeine Vergabegrundsätze 2 2 Vergabe von Bauleistungen Vergabe von Bauleistungen ab EUR: Europaweite Ausschreibung Bauleistungen über bis unter EUR: Öffentliche Ausschreibung Bauleistungen über bzw. ab bis zu EUR: Beschränkte Ausschreibung Bauleistungen ab bis zu EUR: Freihändige Vergabe Bauleistungen unter EUR: Preiseinzugsverfahren Veröffentlichungspflicht 5 3 Vergabe von Lieferungen und Leistungen Vergabe von Lieferungen und Leistungen ab EUR: Europaweite Ausschreibung Lieferungen und Leistungen über bis unter EUR: Beschränkte Ausschreibung Lieferungen und Leistungen ab bis EUR: Freihändige Vergabe Lieferungen und Leistungen unter EUR: Preiseinzugsverfahren Veröffentlichungspflicht 9 4 Freiberufliche Leistungen Vergabe von freiberuflichen Leistungen ab EUR: Europaweite Ausschreibung Freiberufliche Leistungen ab bis unter EUR: Freihändige Vergabe Freiberufliche Leistungen unter EUR: Preiseinzugsverfahren 12 5 Weitere wichtige Hinweise zur Vergabe von Leistungen 13 Übersicht: Orientierungshilfe zu den Vergabeanforderungen 14 III

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7 VORBEMERKUNG Die Erläuterungen zur Vergabe von Leistungen sind keine Rechtsberatung, sondern lediglich eine Orientierungshilfe für die Vergabe von Leistungen, die mit Mitteln der Städtebauförderung finanziert werden. Die vorliegende Aktualisierung berücksichtigt den Gemeinsamen Runderlass zum Öffentlichen Auftragswesen in der Fassung vom 26. November 2012 (Staatsanzeiger 51-52/2012 S. 1397). Grundlage der Orientierungshilfe ist der Gemeinsame Runderlass vom 01. November 2007 mit den entsprechenden Änderungen (verfügbar im Web-Auftritt der Hessischen Ausschreibungsdatenbank - Auftragsberatungsstelle Hessen e.v. unter Menüpunkt Recht ) sowie weitere für Zuwendungsempfänger gültige Regelungen. Die vorliegenden Ausführungen verstehen sich als Hilfestellung. Die erläuterten Regelungen sind derzeit nur bis zum 31. Dezember 2013 gültig. Eine abschließende Darstellung aller vergaberechtlich zu berücksichtigenden Aspekte und möglichen Verfahren wird nicht vorgenommen. Eine genaue Kenntnisnahme sämtlicher Inhalte des aktuellen Runderlasses und des Zuwendungsbescheides sowie eine Rechtsberatung zur vergaberechtlichen Würdigung des Einzelfalls werden empfohlen. VERGABEREGELUNGEN FÜR ZUWENDUNGSEMPFÄNGER Für die Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen gelten die Bestimmungen, auf die im Zuwendungsbescheid hingewiesen wird, beziehungsweise die Regelungen des oben genannten Vergabebeschleunigungserlasses (befristet bis zum 31. Dezember 2013). Je nach Art und Wert der Leistung bestehen unterschiedliche Anforderungen an Vergabeverfahren. Eine Auswahl wesentlicher Vergabeanforderungen ist in der schematischen Übersicht auf Seite 14 Orientierungshilfe zu den Vergabeanforderungen des Landes in den Programmen der Städtebauförderung dargestellt. 1

8 1 ALLGEMEINE VERGABEGRUNDSÄTZE Unabhängig vom Vergabeverfahren sind bei allen Vergabevorgängen die allgemeinen Vergabegrundsätze zu beachten (vgl. 97 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB): Wettbewerbs- und Transparenzgebot: Öffentliche Auftraggeber beschaffen im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren. Diskriminierungsverbot: Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln. Mittelständische Interessen sind vornehmlich zu berücksichtigen, daher ist eine Aufteilung in Teil- bzw. Fachlose notwendig. Hiervon kann nur abgewichen werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Aufträge werden an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen vergeben. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot (bestes Preis- Leistungsverhältnis) erteilt. Die Unternehmen haben Anspruch darauf, dass der Auftraggeber die Bestimmungen über das Vergabeverfahren einhält. Grundsätzlich gilt darüber hinaus, dass für jedwede Vergabevorgänge Vergabevermerke zu dokumentieren sind. 2 VERGABE VON BAULEISTUNGEN Die Vergabe von Bauleistungen erfolgt grundsätzlich auf Basis der Verdingungs- und Vertragsordnung VOB/A. Diese gilt für Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instand gehalten, geändert oder beseitigt wird ( 1 VOB/A). Zu den Bauleistungen zählen ebenfalls Baukonzessionen, Planung und Ausführung eines Bauvorhabens oder Bauwerks und Verträge über die Bauleistungserbringung durch Dritte gemäß den vom Auftraggeber genannten Erfordernissen (z.b. Bauträgervertrag, Mietkaufoder Leasing-Verträge). 2

9 2.1 VERGABE VON BAULEISTUNGEN AB EUR: EUROPAWEITE AUSSCHREIBUNG Die Europäische Kommission legt Schwellenwerte fest, ab denen eine europaweite Ausschreibung von Leistungen erforderlich ist. Der EU-Schwellenwert für Bauleistungen beträgt ,- Euro (netto). Der Schwellenwert bezieht sich dabei auf den Gesamtauftragswert, also die Summe aller Bauaufträge für eine bauliche Anlage, auch bei Aufteilung in Fachlose. 1 Die Verfahrensregelungen für eine europaweite Ausschreibung von Bauleistungen sind in Abschnitt 2 der VOB/A, Teil A festgelegt. Die dort festgelegten Einzelheiten sind verbindlich. Hinweis: Zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen verwenden Sie bitte die kostenfreie HAD-Erfassungssoftware unter www. had.de/vergabestellenerfassungssoftware.html. 2.2 BAULEISTUNGEN ÜBER BIS UNTER EUR: ÖFFENTLICHE AUSSCHREIBUNG Auch unterhalb der genannten EU-Schwellenwerte muss die Vergabe von Bauleistungen die allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts einhalten (siehe oben). Um diesen gerecht zu werden, ist bei Leistungen im Sinne der VOB/A auch unterhalb der EU-Schwellenwerte in der Regel eine öffentliche Ausschreibung erforderlich, wenn ein Auftragswert von EUR je Fachlos überschritten wird. Im Unterschied zum Bereich oberhalb der EU-Schwellenwerte ist jedoch eine Ausschreibung auf nationaler Ebene ausreichend. Auch bestehen Unterschiede insofern, dass lediglich die eher allgemeinen Bestimmungen des ersten Abschnitts der VOB/A Anwendung finden. Hinweis: Zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen verwenden Sie bitte die kostenfreie HAD-Erfassungssoftware unter www. had.de/vergabestellenerfassungssoftware.html. 1 Für die in Abschnitt 1.4.2, Absatz 2 der im Gemeinsamen Runderlass genannten Fälle ist eine nationale Ausschreibung ausreichend. 3

10 2.3 BAULEISTUNGEN ÜBER EUR BZW. AB EUR BIS ZU EUR: BESCHRÄNKTE AUSSCHREIBUNG Nach Maßgabe des Gemeinsamen Runderlasses 2 ist bei Auftragswerten von über EUR bis zu EUR je Fachlos eine beschränkte Ausschreibung ausreichend. In diesem Verfahren wird nur eine beschränkte Anzahl von Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. In der Regel ist die Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht auf ein oder immer dieselben Unternehmen zu beschränken, sondern unter mehreren geeigneten Unternehmen zu streuen. Es sollen wenigstens drei bis fünf geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden; dabei sollen wenigstens ein bis zwei nicht am Ort der Ausführung der Beschaffung ansässig sein. Die Bestimmungen des Abschnitts 1 der VOB/A, Teil A sind bei der beschränkten Ausschreibung zu beachten. Ab EUR Auftragswert soll zur Auswahl dieser Bieter ein formloses Interessenbekundungsverfahren (außerhalb förmlicher Vergabeverfahren nach 97ff. GWB) vorgeschaltet werden. Das Interessenbekundungsverfahren ist öffentlich in der HAD bekannt zu machen und steht allen Marktteilnehmern offen. Es stellt dabei eine reine Eignungsprüfung dar, in der auf Grundlage der angefragten Eignungsnachweise eine Vorauswahl unter den Bewerbern getroffen wird. Soweit nicht alle geeigneten Bewerber zur anschließenden Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, ist die beabsichtigte Anzahl der Bekanntmachung anzugeben, die nicht unter 3 Bewerbern liegen sollte. Hinweis: Zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen verwenden Sie bitte die kostenfreie HAD-Erfassungssoftware unter www. had.de/vergabestellenerfassungssoftware.html. Alternativ kann sich die ausschreibende Kommune von der Auftragsberatungsstelle Hessen e.v. auf Anforderung kostenfrei geeignete Unternehmen (ohne Haftung für die Ausführung der Leistungen des auftragnehmenden Unternehmens) benennen lassen. Deren Eignung ist gegebenenfalls vorab besonders zu prüfen oder ein Prüfungsvorbehalt in die Aufforderung zur Bewerbung aufzunehmen. 2 Erlass vom 26. November 2012 (Staatsanzeiger 2012, S. 1397) 4

11 2.4 BAULEISTUNGEN AB EUR BIS ZU EUR: FREIHÄNDIGE VERGABE Nach den Bestimmungen des Gemeinsamen Runderlasses 3 können Bauleistungen bis zu EUR je Fachlos freihändig vergeben werden. Bei der freihändigen Vergabe sind mehrere Bewerber (in der Regel mindestens 3) zu einem Angebot aufzufordern. Voraussetzung ist, dass deren Eignung vorab geprüft wurde. Wie bei der beschränkten Ausschreibung gilt, dass die Aufforderung zur Angebotsabgabe in der Regel nicht auf ein oder immer dieselben Unternehmen zu beschränken ist, sondern unter mehreren geeigneten Unternehmen gestreut werden muss. Dabei sollen auch Unternehmen berücksichtigt werden, die nicht am Ort der Ausführung der Beschaffung ansässig sind. Die einschlägigen Bestimmungen des Abschnitts 1 der VOB/A sind zu beachten. 2.5 BAULEISTUNGEN UNTER EUR: PREISEINZUGSVERFAHREN Bis zu einem Auftragswert von unter EUR können Bauleistungen ohne Pflicht zur Einholung von formalen Vergleichsangeboten beauftragt werden. Gleichwohl ist notwendig, in angemessenem Umfang Preise für die angefragten Leistungen einzuholen. Hierzu können beispielsweise telefonische Anfragen durchgeführt werden. Gemäß dem Grundsatz des wirtschaftlichsten Angebots (bestes Preis-Leistungsverhältnis) muss der Zuschlag dem wirtschaftlichsten Bieter erteilt werden. Die Preiseinholung muss dokumentiert werden. 2.6 VERÖFFENTLICHUNGSPFLICHT Nach Zuschlagserteilung hat der Auftraggeber in der HAD zu informieren, wenn bei 1. Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb der Auftragswert Euro ohne Umsatzsteuer 2. Freihändigen Vergaben der Auftragswert Euro ohne Umsatzsteuer übersteigt (siehe 20 (3) VOB/A/1 2009). 3 Erlass vom 26. November 2012 (Staatsanzeiger 2012, S. 1397) 5

12 3 VERGABE VON LIEFERUNGEN UND LEISTUNGEN Die Vergabe von Lieferungen und Leistungen erfolgt grundsätzlich auf Basis der Verdingungsordnung VOL/A. Diese gilt für alle Lieferungen und Leistungen ohne Bauleistungen im Sinne der VOB, freiberufliche Leistungen oder Leistungen, die im Wettbewerb mit Freiberuflern angeboten werden, unterhalb der EG-Schwellenwerte, freiberufliche Leistungen oder Leistungen, die im Wettbewerb mit Freiberuflern angeboten werden, oberhalb EG-Schwellenwerte, sofern ihr Gegenstand eine Leistung ist, die nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann (diese fallen unter die VOF). 3.1 VERGABE VON LIEFERUNGEN UND LEISTUNGEN AB EUR: EUROPAWEITE AUSSCHREIBUNG Ab dem von der Europäischen Kommission festgelegten Schwellenwert von EUR müssen Aufträge zur Beschaffung von Lieferungen und Leistungen europaweit ausgeschrieben werden. Bei Aufträgen, die für einen langen Zeitraum vergeben werden, ist dabei nicht das jährliche Entgelt für den Beauftragten, sondern die Gesamtsumme des Auftrages über seine Laufzeit ausschlaggebend (siehe auch 3 VgV 4 ). Wenn unklar ist, ob über die Laufzeit einer Einzelmaßnahme ein EU-Schwellenwert erreicht wird, empfiehlt sich aus Gründen der Rechtssicherheit die vorsorgliche europaweite Ausschreibung. Die Verfahrensregelungen für Lieferungen und Leistungen oberhalb der EU- Schwellenwerte sind in Abschnitt 2 der Verdingungsordnung für Lieferleistungen (VOL/A) festgelegt. Hinweis: Zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen verwenden Sie bitte die kostenfreie HAD-Erfassungssoftware unter www. had.de/vergabestellenerfassungssoftware.html. 4 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) 6

13 3.2 LIEFERUNGEN UND LEISTUNGEN ÜBER EUR BIS UNTER EUR: BESCHRÄNKTE AUSSCHREIBUNG Nach Maßgabe des Gemeinsamen Runderlasses 5 ist bei Auftragswerten von über EUR bis unter EUR eine beschränkte Ausschreibung ausreichend. Dies bedeutet, dass nur eine beschränkte Anzahl an Bietern zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Zur Auswahl der Bieter soll ein Interessenbekundungsverfahren (außerhalb förmlicher Vergabeverfahren nach 97ff. GWB) vorgeschaltet werden. Das Interessenbekundungsverfahren ist öffentlich in der HAD bekannt zu machen und steht allen Marktteilnehmern offen. Es stellt dabei eine reine Eignungsprüfung dar, in der auf Grundlage der angefragten Eignungsnachweise eine Vorauswahl unter den Bewerbern getroffen wird. In der Regel werden nachfolgend mindestens 3 Bewerber zu einem Angebot aufgefordert. Hinweis: Zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen verwenden Sie bitte die kostenfreie HAD-Erfassungssoftware unter www. had.de/vergabestellenerfassungssoftware.html. Alternativ kann sich die ausschreibende Kommune von der Auftragsberatungsstelle Hessen e.v. auf Anforderung kostenfrei geeignete Unternehmen ohne Haftung für die Ausführung der Leistungen des auftragnehmenden Unternehmens benennen lassen. Deren Eignung ist gegebenenfalls vorab besonders zu prüfen oder ein Prüfungsvorbehalt in die Aufforderung zur Bewerbung aufzunehmen. Die Bestimmungen des ersten Abschnitts der VOL/A, Teil A sind bei der beschränkten Ausschreibung zu beachten. 5 Erlass vom 26. November 2012 (Staatsanzeiger 2012, S. 1397) 7

14 3.3 LIEFERUNGEN UND LEISTUNGEN AB EUR BIS EUR: FREIHÄNDIGE VERGABE Nach den Bestimmungen des Gemeinsamen Runderlasses 6 können Lieferungen und Leistungen im Sinne der VOL/A bis zu einem Auftragswert von EUR freihändig vergeben werden. Bei der freihändigen Vergabe sind mehrere Bewerber (in der Regel mindestens 3) zu einem Angebot aufzufordern. Voraussetzung ist, dass deren Eignung vorab geprüft wurde. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe ist in der Regel nicht auf einen oder immer dieselben Unternehmen zu beschränken, sondern muss unter mehreren geeigneten Unternehmen gestreut werden. Dabei sollen auch Unternehmen berücksichtigt werden, die nicht am Ort der Ausführung der Beschaffung ansässig sind. Ab einem Nettobetrag von EUR je Lieferauftrag beziehungsweise EUR bei (Dienst-) Leistungen soll zur Vorauswahl der aufzufordernden Bieter ein Interessenbekundungsverfahren (außerhalb förmlicher Vergabeverfahren nach 97ff. GWB) durchgeführt werden. Das Interessenbekundungsverfahren ist in der HAD bekannt zu machen und steht allen Marktteilnehmern offen. Es stellt dabei eine reine Eignungsprüfung dar, in der auf Grundlage der angefragten Eignungsnachweise eine Vorauswahl unter den Bewerbern getroffen wird. In der Regel werden nachfolgend mindestens 3 Bewerber zu einem Angebot aufgefordert. Hinweis: Zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen verwenden Sie bitte die kostenfreie HAD-Erfassungssoftware unter www. had.de/vergabestellenerfassungssoftware.html. Alternativ kann sich die ausschreibende Kommune von der Auftragsberatungsstelle Hessen e.v. auf Anforderung kostenfrei geeignete Unternehmen ohne Haftung für die Ausführung der Leistungen des auftragnehmenden Unternehmens benennen lassen. Deren Eignung ist gegebenenfalls vorab besonders zu prüfen oder ein Prüfungsvorbehalt in die Aufforderung zur Bewerbung aufzunehmen. Die Bestimmungen des Abschnitts 1 der VOL/A sind bei der freihändigen Vergabe zu beachten. 6 Erlass vom 26. November 2012 (Staatsanzeiger 2012, S. 1397) 8

15 Bei der Vergabe von Druckaufträgen über Euro ist vor Erteilung des Auftrags die Oberfinanzdirektion Frankfurt - Referat Beschaffungswesen - (OFD) zu beteiligen. Kontakt: HCC-Zentrale Beschaffung Ansprechpartnerin: Frau Eva Ritter Rheingaustraße Wiesbaden Telefon: / Telefax: / Beschaffung@hcc.hessen.de 3.4 LIEFERUNGEN UND LEISTUNGEN UNTER EUR: PREISEINZUGSVERFAHREN Bis zu einem Auftragswert von unter EUR können Lieferungen und Leistungen ohne Pflicht zur formalen Einholung von Vergleichsangeboten beauftragt werden. Gleichwohl ist es notwendig, in angemessenem Umfang Preise für die angefragten Leistungen einzuholen. Hierzu können beispielsweise telefonische Anfragen durchgeführt werden. Gemäß dem Grundsatz des wirtschaftlichsten Angebots muss der Zuschlag dem wirtschaftlichsten Bieter erteilt werden. Die Preiseinholung muss dokumentiert werden. 3.5 VERÖFFENTLICHUNGSPFLICHT Die Auftraggeber informieren nach Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Freihändigen Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb für die Dauer von 3 Monaten über jeden vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von EUR ohne Umsatzsteuer in der HAD (siehe 19 (2) VOL/A/1 2009). 9

16 4 FREIBERUFLICHE LEISTUNGEN Unter freiberuflichen Leistungen werden (Dienst-)Leistungen verstanden, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden. Hinweise darüber, was im Allgemeinen unter freiberuflicher Tätigkeit verstanden wird, ergeben sich aus 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG: Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit, die selbständige Berufstätigkeit der Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen und ähnliche Berufe. Ein Angehöriger eines freien Berufs im Sinne der Sätze 1 und 2 ist auch dann freiberuflich tätig, wenn er sich der Mithilfe fachlich vorgebildeter Arbeitskräfte bedient; Voraussetzung ist, dass er auf Grund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig wird. Eine Vertretung im Fall vorübergehender Verhinderung steht der Annahme einer leitenden und eigenverantwortlichen Tätigkeit nicht entgegen. 4.1 VERGABE VON FREIBERUFLICHEN LEISTUNGEN AB EUR: EUROPAWEITE AUSSCHREIBUNG Ab des von der Europäischen Kommission festgelegten Schwellenwertes von EUR (voraussichtlicher Auftragswert ohne Umsatzsteuer) müssen Aufträge zur Beschaffung von freiberuflichen Leistungen europaweit ausgeschrieben werden. Bei Aufträgen, die für einen langen Zeitraum vergeben werden, ist nicht das jährliche Entgelt für den Beauftragten, sondern die Gesamtsumme des Auftrages über seine Laufzeit ausschlaggebend (siehe auch 3 VgV). Wenn unklar ist, ob über die Laufzeit einer Einzelmaßnahme ein EU-Schwellenwert erreicht wird, empfiehlt sich aus Gründen der Rechtssicherheit die vorsorgliche europaweite Ausschreibung. Die Vergabe von freiberuflichen Leistungen ab dem EG-Schwellenwert von EUR wird durch die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) geregelt. Ausnahme sind eindeutig und erschöpfend beschreibbare Leistungen von Freiberuflern oberhalb des EU-Schwellenwerts. Diese sind nach der VOL/A zu vergeben. Hinweis: Zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen verwenden Sie bitte die kostenfreie HAD-Erfassungssoftware unter www. had.de/vergabestellenerfassungssoftware.html. 10

17 4.2 FREIBERUFLICHE LEISTUNGEN AB BIS UNTER EUR: FREIHÄNDIGE VERGABE Unterhalb des EG-Schwellenwerts von EUR findet die VOF keine Anwendung. Die allgemeinen Grundsätze des 97 GWB (siehe oben) sind gleichwohl zu berücksichtigen. Bei der freihändigen Vergabe sind ab EUR mehrere Bewerber (in der Regel mindestens 3) zu einem Angebot aufzufordern. Voraussetzung ist, dass deren Eignung vorab geprüft wurde. Die Aufforderung zur Angebotsabgabe ist in der Regel nicht auf ein oder immer dieselben Unternehmen zu beschränken, sondern muss unter mehreren geeigneten Unternehmen gestreut werden. Dabei sollen auch Unternehmen berücksichtigt werden, die nicht am Ort der Ausführung der Beschaffung ansässig sind. Ab einem Nettoauftragswert von EUR Leistungen soll nach Maßgabe des Gemeinsamen Runderlasses 7 zur Vorauswahl der aufzufordernden Bieter ein Interessenbekundungsverfahren (außerhalb förmlicher Vergabeverfahren nach 97ff. GWB) durchgeführt werden. Das Interessenbekundungsverfahren ist in der HAD bekannt zu machen und steht allen Marktteilnehmern offen. Es stellt dabei eine reine Eignungsprüfung dar, in der auf Grundlage der angefragten Eignungsnachweise eine Vorauswahl unter den Bewerbern getroffen wird. In der Regel werden nachfolgend mindestens 3 Bewerber zu einem Angebot aufgefordert. Hinweis: Zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen verwenden Sie bitte die kostenfreie HAD-Erfassungssoftware unter www. had.de/vergabestellenerfassungssoftware.html. Alternativ kann sich die ausschreibende Kommune von der Auftragsberatungsstelle Hessen e.v. auf Anforderung kostenfrei geeignete Unternehmen ohne Haftung für die Ausführung der Leistungen des auftragnehmenden Unternehmens benennen lassen. Deren Eignung ist gegebenenfalls vorab besonders zu prüfen oder ein Prüfungsvorbehalt in die Aufforderung zur Bewerbung aufzunehmen. 7 Erlass vom 26. November 2012 (Staatsanzeiger 2012, S. 1397) 11

18 4.3 FREIBERUFLICHE LEISTUNGEN UNTER EUR: PREISEINZUGSVERFAHREN Bis zu einem Auftragswert von unter EUR können freiberufliche Leistungen ohne Pflicht zur Einholung von Vergleichsangeboten beauftragt werden. Gleichwohl ist notwendig, in angemessenem Umfang Preise für die angefragten Leistungen einzuholen. Gemäß dem Grundsatz des wirtschaftlichsten Angebots muss der Zuschlag dem wirtschaftlichsten Bewerber erteilt werden. Die Preiseinholung muss dokumentiert werden. 12

19 5 WEITERE WICHTIGE HINWEISE ZUR VERGABE VON LEISTUNGEN GÜLTIGKEIT DER REGELUNGEN DES GEMEINSAMEN RUNDERLASSES Die vorgenannten Regelungen des Gemeinsamen Runderlasses 8 hinsichtlich der Freigrenzen für freihändige und beschränkte Vergaben sind befristet bis zum 31. Dezember 2013 gültig. VERZICHT AUF INTERESSENBEKUNDUNGSVERFAHREN / ZUBENENNUNG DURCH HAD Wird in Fällen, in denen ein Interessenbekundungsverfahren oder eine Zubenennung von Bietern durch die HAD erfolgen soll, hiervon abgesehen, sind die Gründe hierfür sowie die Gründe für die Auswahl der aufgeforderten Bieter im Vergabevermerk aktenkundig zu machen. BEKANNTMACHUNG VON AUSSCHREIBUNGEN Mit dem aktuellen Erlass 9 wurden nachträgliche Veröffentlichungspflichten eingeführt. Demnach ist bei VOL-Leistungen ab Euro (netto), die freihändig ohne Interessenbekundungsverfahren oder im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung vergeben wurden, eine nachträgliche Veröffentlichung in der HAD vorzunehmen. Bei Bauleistungen gilt dies für freihändige Vergaben über Euro (netto) sowie für Aufträge, die in einer beschränkten Ausschreibung ohne Interessenbekundungsverfahren und einem Auftragswert über Euro (netto) vergeben wurden. Ausschreibungen und Interessenbekundungsverfahren (europaweit und national) sind in der Hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD) bekannt zu machen. Software, Passwort und Einweisung stellt die Auftragsberatungsstelle Hessen e.v. zur Verfügung. UNTERSCHIED ZWISCHEN INTERESSENBEKUNDUNGSVERFAHREN UND TEILNAHMEWETTBEWERB Das Interessenbekundungsverfahren ist ein nationaler Teilnahmewettbewerb und ist der Freihändigen Vergabe oder der Beschränkten Ausschreibung vorgeschaltet. Er dient ausschließlich der formlosen Ermittlung von Bietern. Der Teilnahmewettbewerb hingegen ist ein förmliches EU-Verfahren (siehe 3 Abs. 3 VOL/A/2, 3 VOF). Soweit nicht die Voraussetzungen für ein offenes oder nichtoffenes Verfahren vorliegen, ist er ab Erreichen der EU-Schwellenwerte EU-weit bekanntzumachen und unterliegt dem EU-Nachprüfungsverfahren (siehe 102ff. GWB); er dient ebenfalls der Ermittlung geeigneter Bieter, die als potenzielle Auftragnehmer in Frage kommen. 8,9 Erlass vom 26. November 2012 (Staatsanzeiger 2012, S. 1397) 13

20 Vergabe von Leistungen in der Städtebauförderung Orientierungshilfe zu den Vergabeanforderungen des Landes in der Städtebauförderung Leistung Bei jeder Entscheidung ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Darüber hinaus besteht die Verpflichtung, die allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts einzuhalten: > Wettbewerbsgrundsatz > Transparenzgebot > Diskriminierungsverbot > vornehmliche Berücksichtigung mittelständischer Interessen > Grundsatz des wirtschaftlichsten Angebots Auftragssumme (netto) In EUR > Vergabe an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen > Anspruch der Bewerber auf Einhaltung der Vergabebestimmungen Freihändige Vergabe mit Vergleichsangeboten (i.d.r. mind. 3) Gültig bis zum Dezember 31. Dezember 2013 Preiseinzugsverfahren Interessenbekundungsverfahren in HAD/Zubenennung durch HAD Beschränkte Ausschreibung / nicht offenes Verfahren mit i.d.r. mindestens 3 Bietern Interessenbekundungsverfahren in HAD/Zubenennung durch HAD Öffentliche Ausschreibung / offenes Verfahren dabei zu beachtendes Vergabeverfahren national in HAD europaweit in HAD VOB/ A VOL/ A VOF Bauleistungen < 7.500,- X > s Abschn ,- bis ,- 4 X > s Abschn. > ,- bis < ,- 4 X > s Abschn ,- bis ,- 4 X > s Abschn. > ,- bis < ,- X > s Abschn ,- 2 X > s Abschn. Lieferleistungen < 7.500,- X > s Abschn ,- bis < ,- 5 X > s Abschn ,- bis ,- 5 X > s Abschn. > ,- bis < ,- 5 X > s Abschn ,- X > s Abschn. Druckaufträge 7.500,- X >s Abschn. > 7.500,- Beteiligung des Referates Beschaffungswesen, Oberfinanzdirektion Frankfurt (OFD) > s /2. Abschn. Dienstleistungen, die von nicht freiberuflich Tätigen angeboten werden < 7.500,- X > s Abschn ,- bis < ,- 5 X > s Abschn ,- bis ,- 5 X > s Abschn. > ,- bis < ,- 5 X > s Abschn ,- 3 X > s Abschn. Dienstleistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden. Eindeutig und erschöpfend beschreibbare Dienstleistungen Nicht vorab eindeutig beschreibbare Dienstleistungen (z.b. Gutachten / Konzepte, Planungen, HOAI-Leistungen) < 7.500,- X > s ,- bis < ,- X > s ,- bis < ,- X > s ,- 3 X > s Abschn. < 7.500,- X > s ,- bis < ,- X > s ,- bis < ,- X >s ,- 3 X > s. 4.1 X Anmerkungen: - Die Inhalte der Orientierungshilfe stellen keine Rechtsberatung sondern lediglich eine Orientierungshilfe aus Sicht der Städtebauförderung dar. Eine Rechtsberatung zur vergaberechtlichen Würdigung des Einzelfalls wird empfohlen. - Die Orientierungshilfe ist kein abschließender Überblick, sondern dient lediglich der Orientierung zu Vergabeanforderungen für ausgewählte Sachverhalte. - Vergaben sind in jedem Fall in einem Vergabevermerk zu dokumentieren. 1 je Fachlos. 2 Bei Unterteilung in Teil-/Fachlose gilt: Bei Losen EUR ist eine EU-weite Ausschreibung notwendig; bei Losen < EUR können bis unter 20 % der Gesamtsumme nach nationalem Recht vergeben werden. 3 Bei Unterteilung von Dienstleistungsaufträgen in Teil-/Fachlose gilt: Bei Losen EUR ist eine EU-weite Ausschreibung notwendig; bei Losen < EUR können bis unter 20 % der Gesamtsumme nach nationalem Recht vergeben werden. 4 Nach Zuschlagserteilung hat der Auftraggeber auf geeignete Weise zu informieren, wenn bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb der Auftragswert Euro ohne Umsatzsteuer oder bei Freihändigen Vergaben der Auftragswert Euro ohne Umsatzsteuer übersteigt (siehe 20 (3) VOB 2009). 5 Der Auftraggeber hat nach Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb oder Freihändigen Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb über jeden vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von Euro ohne Umsatzsteuer zu informieren (siehe 19 (2) VOL/A 2009) 14