Leitfaden zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen

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1 Leitfaden zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen Ein öffentlicher Auftrag ist der zwischen einem öffentlichen Auftraggeber und einem Unternehmen geschlossene Vertrag über eine bestimmte entgeltliche Leistung. Das Vergaberecht erstreckt sich auf Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge. I. Rechtliche Grundlagen Die Vergabe öffentlicher Aufträge unterliegt zahlreichen Vorschriften, an die sich öffentliche Auftraggeber und private Anbieter gleichermaßen halten müssen. Die rechtlichen Grundlagen für die Beschaffung der öffentlichen Hand sind das Haushaltsrecht das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) die Vergabeverordnung (VgV) die Vergabe- und Vertragsordnungen (VOB, VOF, VOL) und zusätzliche rechtliche Bestimmungen auf Ebene der Bundesländer 1) Haushaltsrecht Nach 55 Landeshaushaltsordnung (LHO) NRW sowie 25 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) NRW muss der Vergabe von Aufträgen eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine beschränkte oder eine freihändige Vergabe rechtfertigen. Zu diesen Vorschriften hat das Innenministerium NRW Vergabegrundsätze erlassen, nach denen bei der Vergabe von Bauleistungen die allgemeinen Vergabebestimmungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) und bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen die allgemeinen Vergabebestimmungen der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) zu beachten sind. Öffentliche Förderungen erfolgen regelm. unter der Auflage, die geförderten Leistungen nach Maßgabe der VOB/A bzw. VOL/A zu beschaffen. 2) GWB Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) enthält in seinem 4. Teil ( ) Vorschriften über die Vergabe öffentlicher Aufträge, deren Wert einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Die Schwellenwerte sind in 2 der Vergabeverordnung (VgV) geregelt und bestimmen sich nach der Umsetzung des EU-Legislativpaketes gemäß 2 VgV wie folgt: für Liefer- und Dienstleistungsaufträge in den Sektoren: ,00 Euro; für Liefer- und Dienstleistungsaufträge der oberen und obersten Bundesbehörden sowie vergleichbarer Bundeseinrichtungen: ,00 Euro; für alle anderen Liefer- und Dienstleistungsaufträge: ,00 Euro; für Bauaufträge: ,00 Euro. Die in 98 GWB bezeichneten öffentlichen Auftraggeber haben bei der Vergabe eines öffentlichen Auftrags nach Maßgabe der Vergabeverordnung (VgV) die Vorschriften der Verdingungsordnungen anzuwenden. Welche Vergabebestimmungen konkret Anwendung finden, richtet sich nach der Art des öffentlichen Auftrags und der Art des öffentlichen Auftraggebers (dazu nachfolgend). 3) VOB/ A und VOL/A 1

2 Die VOB/A (Teil A der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen/Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen) gilt für die Vergabe von Bauleistungen. Dies sind Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instand gehalten, geändert oder beseitigt wird, 1 VOB/A. Die VOL/A (Teil A der Verdingungsordnung für Leistungen) gilt für Lieferaufträge, gewerbliche Dienstleistungsaufträge und (nur oberhalb der Schwellenwerte) freiberufliche Dienstleistungen, soweit diese nicht dem Anwendungsbereich der VOF unterfallen. Lieferaufträge sind Verträge zur Beschaffung von Waren, die insbesondere Kauf, Ratenkauf, Leasing, Miete oder Pacht mit oder ohne Kaufoption betreffen, 99 Abs. 2 GWB. Die VOB/A und VOL/A sind jeweils in vier Abschnitte untergliedert. Die Abschnitte 1 gelten nur für die Vergabe von Aufträgen, deren Auftragswert den jeweils maßgeblichen Schwellenwert unterschreitet. Die Abschnitte 2-4 regeln das Vergabeverfahren für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte. 4) VOF Die VOF (Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen) gilt für Dienstleistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden, soweit Gegenstand der Dienstleistungen eine Aufgabe ist, deren Lösung nicht vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann (vgl. 5 VgV). Die VOF gilt nur für Auftragsvergaben über den Schwellenwerten. Die 3. Änderungsverordnung der Vergabeverordnungen ist am 01. November 2006 in Kraft getreten. Damit findet die Ausgabe 2006 der Teile A der Verdingungsordnungen VOB/A, VOL/A und VOF ab diesem Zeitpunkt Anwendung. Auch die Teile B der Verdingungsordnungen gelten ab dem 01. November 2006 in einer neuen Fassung. Die aktuelle Fassung der Verdingungsordnung sowie eine Gegenüberstellung zu der bisherigen Version sind unter VOB_-VOL-und-VOF.pdf abrufbar. II. Vergabearten Für den Ablauf öffentlicher Auftragsvergaben unterhalb der Schwellenwerte gibt es drei verschiedene Verfahrens- bzw. Vergabearten: die Öffentliche Ausschreibung, die Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Öffentlichem Teilnahmewettbewerb sowie die Freihändige Vergabe. Bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte entsprechen dem das Offene Verfahren, das Nichtoffene Verfahren sowie das Verhandlungsverfahren. Zusätzlich ist mit dem ÖPP-Beschleunigungsgesetz in 6 a VgV der Wettbewerbliche Dialog eingeführt worden. Dieser stellt oberhalb der Schwellenwerte - ein eigenständiges Vergabeverfahren für besonders komplexe Aufträge dar, wie integrierte Verkehrsinfrastrukturprojekte, große Computernetzwerke oder Vorhaben mit einer komplexen und strukturierten Finanzierung. Hierdurch soll es dem Auftraggeber ermöglicht werden, über Lösungen in den Dialog zu treten, falls technische, rechtliche oder finanzielle Bedingungen noch nicht feststehen. In 3 a Nr. 4 Abs. 1 VOB/A und 3 a Nr. 1 Abs. 1 S. 3 VOL/A wird jeweils auf diese Vergabeart Bezug genommen. Daneben ist das Präqualifikationsverfahren in 8 Nr. 3 Abs. 2 als Verfahren zum Eignungsnachweis eingeführt worden. Die Neufassung dieser Vorschrift öffnet die Anerkennung des Nachweises auftragsunabhängiger Leistungskriterien mittels einer Eintragung in die Liste präqualifizierter Bauunternehmen des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.v. Dieser privatrechtlich organisierte Verein führt die bundesweit einheitliche Liste präqualifizierter Unternehmen gemäß den Vorgaben der Leitlinie für die Durchführung eines Präqualifizierungsverfahrens vom

3 Welche Vergabeart im konkreten Fallzulässig ist, ergibt sich bei der Vergabe von Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen aus den 3, 3a, 3b VOB/A bzw. VOL/A. Die VOF kennt nur das Verhandlungsverfahren. Öffentliche Auftraggeber haben zur Gewährleistung eines möglichst großen Wettbewerbs um die zu vergebende Leistungen grundsätzlich eine Öffentliche Ausschreibung bzw. ein Offenes Verfahren durchzuführen. Die Wahl einer anderen Vergabeart ist nur unter den in der VOB/A bzw. VOL/A abschließend aufgeführten Voraussetzungen zulässig und muss in dem Vergabevermerk begründet werden. Lediglich die sog. privaten Sektorenauftraggeber i.s.d. 98 Nr. 4 GWB könnendie Vergabeart frei wählen. 1) Die Öffentliche Ausschreibung (Offenes Verfahren) Bei der Öffentlichen Ausschreibung (Offenes Verfahren) ist die Teilnahme am Vergabeverfahren allein an die Bedingung geknüpft, dass sich die Unternehmen gewerbsmäßig mit der Ausführung von Leistungen der ausgeschriebenen Art befassen. Im uneingeschränkten Wettbewerb soll das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden. Öffentliche Ausschreibungen sind etwa in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder Fachzeitschriften bekannt zu machen, um einen möglichst großen Kreis potenzieller Bieter anzusprechen. Beim Offenen Verfahren (oberhalb der Schwellenwerte) muss die Bekanntmachung des Verfahrens im EG-Amtsblatt erfolgen. Die aktuellen Bekanntmachungsmuster sind unter erhältlich. Die Veröffentlichung der Ausschreibung muss im Gegensatz zu privatwirtschaftlichen Ausschreibungen grundlegende Informationen über den Ausschreibenden, den Ausschreibungsgegenstand, den Zeitpunkt des Angebots und der Lieferung, besondere Qualifikationsansprüche an den Lieferanten, besondere Konditionen des Auftrags sowie (bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte) die Möglichkeit einer Rechtsbeschwerde mitteilen. Hat ein potenzieller Bieter Interesse am Auftrag, muss er die Ausschreibungsunterlagen einschließlich Leistungsbeschreibung beim Auftraggeber anfordern, mit welchen er dann sein konkretes Angebot einreichen kann. 2) Die Beschränkte Ausschreibung (Nichtoffenes Verfahren) An einer Beschränkten Ausschreibung (Nichtoffenes Verfahrens) können - ebenso wie an einer Freihändigen Vergabe (Verhandlungsverfahren) - nur solche Unternehmen teilnehmen, die hierfür zuvor vom Auftraggeber ausgewählt und namentlich zur Abgabe eines Angebots aufgefordert wurden. Sind dem Auftraggeber nicht genügend Unternehmen bekannt, so kann er sich an Auftragsberatungsstellen oder IHKs wenden. Diese führen sog. Bieterdateien, welche Unternehmen aller Branchen und Größenklassen in einem Bundesland enthalten, die sich grundsätzlich für eine Teilnahme am Zubenennungsverfahren interessieren. Um in die Bieterdatei aufgenommen zu werden, müssen die Unternehmen grundlegende Informationen über ihre Fachkunde, ihre wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit, ihre Zuverlässigkeit und über ihre Produkt- und Leistungspalette zur Verfügung stellen. Im Fall einer bestimmten beschränkten Ausschreibung sucht die Auftragsberatungsstelle bzw. IHK in ihrer Bieterkartei nach dem geeigneten Unternehmen und fragt bei diesem nach, ob Interesse an einer Zubenennung besteht. Besteht ein Zubenennungsinteresse, so wird dem öffentlichen Auftraggeber dieses Unternehmen benannt und erhält vom Auftraggeber die Ausschreibungsunterlagen zugesandt. Im Übrigen kann der Auftraggeber durch eine Vergabebekanntmachung öffentlich dazu auffordern, sich formal um die Teilnahme am Vergabeverfahren zu bewerben (Teilnahmewettbewerb). Bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte (Nicht offenes Verfahren) ist zwingend ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb durchzuführen, der im EG-Amtsblatt bekannt gemacht werden muss. 3

4 3) Die Freihändige Vergabe (Verhandlungsverfahren) Bei der Freihändigen Vergabe (Verhandlungsverfahren) ist der Bieterkreis noch weiter eingeschränkt. Auch hier wählt der Auftraggeber einzelne Unternehmen aus, die er zur Abgabe eines Angebots auffordert. Bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte hat diese Auswahl grds. im Rahmen eines öffentlichen Teilnahmewettbewerbs zu erfolgen, der im EG-Amtsblatt bekannt zu machen ist. Wesentliches Merkmal der Freihändigen Vergabe (bzw. des Verhandlungsverfahrens) ist, dass anders als bei Öffentlicher Ausschreibung/Offenem Verfahren und Beschränkter Ausschreibung/Nicht offenem Verfahren Verhandlungen mit dem Bieter über den Inhalt wie insbesondere den Preis des Angebots zulässig sind, solange diese nicht dem Grundprinzip eines lauteren Wettbewerbs zuwiderlaufen und der Gleichbehandlungsgrundsatz gewahrt bleibt. 4) Der Wettbewerbliche Dialog In dem neuen Verfahren des wettbewerblichen Dialoges wird nach einer europaweiten Bekanntmachung mit in einem Teilnahmewettbewerb ausgewählten Unternehmen ein Dialog eröffnet, in welchem mit den Bewerbern Lösungsvorschläge erörtert werden, auf deren Grundlage dann die Bewerber ein Angebot abzugeben haben. Der wettbewerbliche Dialog ist als Verfahrensart nur dann zulässig, wenn der Auftraggeber nicht in der Lage ist, die technischen Mittel anzugeben, mit denen seine Bedürfnisse und Ziele erfüllt werden können oder er die rechtlichen und finanziellen Bedingungen des Vorhabens noch nicht angeben kann. III. Vergabegrundsätze Die wesentlichen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Vergabe ergeben sich bei Auftragsvergaben oberhalb der Schwellenwerte vorrangig aus 97 GWB, unterhalb der Schwellenwerte aus 2 VOL/A bzw. 2 VOB/A sowie einer Vielzahl von Einzelbestimmungen. Wettbewerbsgrundsatz: Der Wettbewerbsgrundsatz besagt, dass die Leistung in einem möglichst breiten Wettbewerb zu vergeben ist. Daraus folgt der Vorrang der Öffentlichen Ausschreibung. Bestandteil des Wettbewerbsgrundsatzes ist auch der Grundsatz einer eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung sowie das Gebot einer hersteller- und produktneutralen Ausschreibung. Gleichbehandlungsgebot: Alle am Auftrag interessierten Bewerber um die zu vergebende Leistung sind grundsätzlich gleich zu behandeln, indem sie die Möglichkeit erhalten, zu gleichen Konditionen, d.h. innerhalb gleicher Fristen und zu gleichen Anforderungen ein Angebot abzugeben. Verhandlungsverbot: Auftraggebern ist es grundsätzlich verboten, mit den Bietern zu verhandeln. Zulässig sind jedoch Gespräche mit den Bietern zu dem Zweck, Zweifel über Angebote oder Bieter im Rahmen eines Aufklärungsgesprächs auszuräumen. Gebot der Wirtschaftlichkeit: Dem wirtschaftlichsten Angebot ist der Zuschlag zu erteilen. Zu beachten ist jedoch, dass das wirtschaftlichste Angebot nicht das preisgünstigste sein muss. Bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte sind die Kriterien für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots sowie ihre Gewichtung bekannt zu geben. Gebot der Transparenz: Die Entscheidungskriterien des Auftraggebers müssen vorhersehbar und die Vergabeentscheidung im Ergebnis nachvollziehbar sein. Das gesamte Verfahren ist so zu dokumentieren, dass sowohl der Verfahrensablauf als auch die jeweiligen Zwischenentscheidungen und die Schlussentscheidung mit ihren Gründen nachvollziehbar sind. 4

5 Gebot der Losvergabe: Umfangreiche Aufträge sollen in einzelne Fach- und Teillose aufgeteilt werden, um kleineren und mittleren Unternehmen die Möglichkeit zu eröffnen, sich im Rahmen ihrer Leistungsfähigkeit zu bewerben. IV. Nachprüfungsverfahren Bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte hat der Bieter einen subjektiven Anspruch auf Einhaltung der Vergabevorschriften. Er kann in einem Nachprüfungsverfahren die ordnungsgemäße Einhaltung der Vergabevorschriften überprüfen lassen und erreichen, dass der Zuschlag an ihn erteilt wird. Voraussetzung ist, dass der Bieter im laufenden Verfahren der Ausschreibung Vergabeverstöße unverzüglich, d.h. innerhalb von 3-5 Tagen nach Kenntnis des Vergabeverstoßes, gerügt hat. In Nordrhein-Westfalen ist bei jeder Bezirksregierung eine Vergabekammer eingerichtet worden. Die Vergabekammer, in deren Regierungsbezirk die Vergabestelle des öffentlichen Auftraggebers ihren Sitz hat, ist zuständig. Für Vergaben regionaler öffentlicher Auftraggeber im Bereich der IHK Düsseldorf ist im Normalfall folgende Vergabekammer zuständig: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Düsseldorf Fischerstraße Düsseldorf Tel.: 0211/ Fax: 0211/ Für Vergaben des Bundes ist die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt Kaiser-Friedrich-Straße Bonn Tel.: Fax: zuständig. Hinweis: Die Zuständigkeit ist in jedem Fall vorab rechtlich zu überprüfen, da im Einzelfall geänderte Zuständigkeiten vorliegen können. 5

6 Virtuelle Auftragsberatungsstelle in NRW Nachdem die Auftragsberatungsstelle in NRW zum ihren Geschäftsbetrieb eingestellt hat, ist eine virtuelle Auftragsberatungsstelle (Virtuelle ABSt. NRW) in Vorbereitung. Die virtuelle Auftragsberatungsstelle soll in Zusammenarbeit mit der Landesregierung und privaten Partnern einen Internet-Marktplatz eröffnen, auf dem jedes Unternehmen die Möglichkeit hat, sich als Partner öffentlicher Auftraggeber zu präsentieren. Die virtuelle ABSt wird Profildienste zur Verfügung stellen. So sollen Ablaufschemata für das öffentliche Auftragswesen und Musterausschreibungen vorhanden sein. Die Vermittlung von Vergabeunterlagen soll ermöglicht, sowie ein schnellerer Kontakt zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern gewährleistet werden. Der Marktplatz soll weiterhin zum Erfahrungs- und Informationsaustausch dienen. Der Zugang zu diesem virtuellen Marktplatz soll an ein vorab durchzuführendes gebührenpflichtiges Präqualifizierungsverfahren geknüpft sein. Das Präqualifizierungsverfahren knüpft an die freiwillige Selbstauskunft der Unternehmen an. Die örtlich zuständige IHK prüft nach einem vorgegebenen Katalog das Vorhandensein aller einzustellenden notwendigen Informationen und erteilt erst nach Prüfung der Betriebsdaten dem Marktteilnehmer ein Passwort. Durch dieses Präqualifizierungsverfahren soll jedem Marktteilnehmer die gleiche Wettbewerbschance gegeben und den potentiellen öffentlichen Auftraggebern verlässliche Informationen geliefert werden. Die Einbringung der Daten und deren Aktualisierung im Marktplatz liegt in der alleinigen Zuständigkeit der Unternehmen. Beratungs- und Informationseinrichtungen Auftragsberatung in NRW e-government-plattform für NRW Auftragsberatungsstellen (in den Ländern) forum vergabe e.v. Wegweiser (Leitfaden öffentliche Aufträge) (im Aufbau) Unterlagen zum Öffentlichen Auftragswesen - Bezugsquellen Verdingungsordnungen VOL / VOF, GWB, VgV; EU-Richtlinien VKR/SKR VOB (über Wirtschaft> Wirtschaftspolitik> Öffentliche Aufträge> Vergabevorschriften) (über Bauwesen> Bauauftragsvergabe) Bezugsquelle: Bundesanzeiger Verlag Köln; 6

7 Formulare für Ausschreibungen EU / national Vergabehandbuch VHB-VOL-NRW Vergabehandbuch für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes- VHB DIN / ISO Normen Bezugsquelle: JVA Geldern, Möhlendyck 50, Geldern (über Bauwesen> Bauauftragsvergabe) Bezugsquelle: Deutscher Bundes-Verlag, Bonn Beuth Verlag: Leitfaden zur Angebotserstellung, nationale u. europäische Rechtsgrundlagen, Hinweis auf Ausschreibungsmedien, Auftragsbera- (Beschaffungsstelle BMWi) tungsstellen Euro-Info-Center (EIC) Unterlagen zum öffentlichen Auftragswesen in den EU-Staaten, Förderbestimmungen, Kooperationshilfen Online-Dienste für Ausschreibungen Supplement des Amtsblattes der EU/SIMAP Bundesausschreibungsblatt Ausschreibungs-ABC cosinex Ausschreibungsplattform my-con.com Branchenplattform (VOB) Hessische Ausschreibungsdatenbank bfai-ausschreibungen bi-online Subreport TIL-Ausschreibungsdatenbank Medien Pool Öffentliche Auftraggeber Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung 7

8 Beschaffungsamt des BMI Zentrale Polizeitechnische Dienste in NRW Bundesministerium für Wirtschaft u. Technologie Literaturhinweise Handbuch Öffentliche Aufträge von Harald Bartl, 2. Aufl. 2000, Nomos-Verlag Handbuch Vergaberecht von Thomas Ex, Matthias Schneider, 2002, Beck Juristischer Verlag Public Private Partnership, Meyer-Hofmann/Riemenschneider/Weihrauch, 2005, Carl Heymanns Verlag Vergabepraxis, Weihrauch/Meyer-Hofmann, 2003, Otto Schmidt Verlag Vergaberecht kompakt. Der Ablauf des Vergabeverfahrens von Rainer Noch, 2. Aufl Werner Verlag Kulartz/Kus/Portz (Hrsg.), Kommentar zum GWB-Vergaberecht, 2006, Werner Verlag Kulartz/Portz (Hrsg.), VOL und VOF Kurzerläuterungen für die Praxis, 4. Aufl. 2004, Kohlhammer Rechtsanwälte und Beratungsunternehmen aus Düsseldorf, die sich mit den öffentlichen Auftragswesen befassen (ohne Gewähr und Anspruch auf Vollständigkeit): Rechtsanwaltskanzlei Lovells Ansprechpartner: Dr. Martin Sura (Vergaberecht EU / national) Kennedydamm Düsseldorf Tel: 0211/ Fax: 0211/ Rechtsanwälte Kapellmann und Partner Ansprechpartner: Dr. Hendrik Röwekamp Stadttor Düsseldorf Tel.: Fax: Mütze Korsch Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Ansprechpartner: Dr. Bettina Meyer-Hofmann Trinkausstraße Düsseldorf Tel.: Fax: meyer-hofmann@mkrg.com 8

9 UDF Consulting AG Ansprechpartner: Harald Schwarz Berliner Allee Düsseldorf Tel: 0211/ Ansprechpartner bei den Industrie- und Handelskammern: Industrie- und Handelskammer zu Düsseldorf Ansprechpartner: Frau Tanja Lesch Ernst-Schneider-Platz Düsseldorf Tel.: 0211/ Fax: 0211/ Deutscher Industrie- und Handelkammertag Ansprechpartner: Frau Annette Karstedt-Meierrieks Breite Straße Berlin Tel.: 030/ Fax: 030/ Stand: März