Verwaltungsreform Hessen

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1 Verwaltungsreform Hessen Landesweite Einführung eines einheitlichen elektronischen Dokumentenmanagementsystems mit ressortübergreifenden Prozessen Friedrich Ebner, Leiter Stabsstelle E-Government, Hessisches Ministerium des Innern und für Sport Berlin, 02. September Ministerialkongress, Workshop 2b

2 Agenda Dokumentenmanagement: Das Herz des E-Government Projekterfahrung mit DOMEA Registratur Ressortübergreifende Prozesse: egesetz und ekis Integration von Fachverfahren: ebeihilfe 2

3 Agenda Dokumentenmanagement: Das Herz des E-Government Projekterfahrung mit DOMEA Registratur Ressortübergreifende Prozesse: egesetz und ekis Integration von Fachverfahren: ebeihilfe 3

4 Fürst von Hardenberg und Steve Jobs waren Vorreiter... Akte Akte I2a Ia I II M1 I2a Ia I II M1 Akte I2a Ia I II M1 A-B C-F G-I HMdF II/092.2 K-L HMdF II/ ) Vermerk 1808: Fürst von Hardenberg schafft die Grundlagen unserer heutigen Verwaltung. 1983: Steve Jobs bringt mit dem Apple-Lisa den ersten PC auf den Markt. 1) Vermerk 2) Eo ipsum roma eoieioew eiu eofeoe oi euoewiuofe Unterschrift HMdF II/ ) Vermerk 2) Eo ipsum roma eoieioew eiu eofeoe oi euoewiuofe Unterschrift 2) Eo ipsum roma eoieioew eiu eofeoe oi euoewiuofe Unterschrift HMdF II/ ) Vermerk 2) Eo ipsum roma eoieioew eiu eofeoe oi euoewiuofe Akte I2a Ia I Unterschrift II M1 leider sind ihre Errungenschaften technisch inkompatibel. Akte HMdF II/092.2 HMdF I2a Ia I II/092.2 M1 1) Vermerk M-O P-R S-V X-Z 1) Vermerk 2) Eo ipsum roma eoieioew eiu 2) Eo ipsum roma eofeoe oi eoieioew eiu euoewiuofe eofeoe oi euoewiuofe Unterschrift Unterschrift 4

5 Neue IT-Infrastruktur und die sichtbaren Auswirkungen Justizvollz. eeinbürg. egesetz ekis Tagesarbeit ebeihilfe eakte Registratur Poststelle Anwendungen & Fachverfahren Technische Schnittstellen DMS GIS SAP HCN 2004 gemeinsame Kommunikation Verzeichnis Signatur HCN 2000 gemeinsames Netz 5

6 DMS Die Optionen Mehr Sicherheit Zugriff nur mit Berechtigung Protokollierung der Zugriffe (optional) Abläufe effizient gestalten Paralleler Zugriff auf alle Informationen, unabhängig vom Ort. Weiterleitung von Dokumenten und Akten in Sekundenschnelle. Übernahme von Daten aus Vorgängen in Fachsysteme (z.b. StaLa) Jederzeit Zugriff auf alle Akten Volltextrecherche Unabhängig von Öffnungszeiten Weniger Archive, weniger Poststellen eigentlich reicht ein Archiv und eine Poststelle. Weniger Registraturen eigentlich braucht man nur noch eine Registratur. Bewerbungen und Förderanträge nur online und Bewerberbögen direkt in SAP / HR übertragen 6

7 Agenda Dokumentenmanagement: Das Herz des egovernment Projekterfahrung mit DOMEA Registratur Ressortübergreifende Prozesse: egesetz und ekis Integration von Fachverfahren: ebeihilfe 7

8 Wesentliche Meilensteine mit DOMEA Seit Februar 2004 Umstellung von Pilotregistraturen in der StK und allen Ministerien Dezember 2004 Alle Registraturen der StK / Ministerien sind auf ein Zentralsystem in der HZD auf Basis von DOMEA umgestellt Dezember 2004 Scanning u. elektronische Ablage sind in den Poststellen voll verfügbar August 2005 Die elektronische Akte ist allgemein verfügbar 8

9 Agenda Dokumentenmanagement: Das Herz des egovernment Projekterfahrung mit DOMEA Registratur Ressortübergreifende Prozesse: egesetz und ekis Integration von Fachverfahren: ebeihilfe 9

10 Ziele von egesetz und ekis egesetz Vollständige elektronische Unterstützung des Gesetzentstehungsgangs - vom Referentenentwurf bis zur Veröffentlichung im Internet (Pilotphase) ekis Elektronische Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Kabinettssitzungen sowie Information des Kabinetts online über DOMEA (Produktivphase) Neugestaltung der Abläufe: schneller, einfacher, wirtschaftlicher und transparenter Verbesserung der Informationsbeschaffung Vermeidung von Medienbrüchen Sicherstellung der Zugriffsberechtigung auf Informationen 10

11 Dokumentenmanagement das Herz von egovernment StK HMdI HMdF HMWVL HKM HSM HMdJ HMWK HMULV HLT ekis egesetz eakte eregistratur Dokumenten-Management-System (DMS) Abbildung der Verwaltungswirklichkeit: HMdF II/ ) Vermerk 2) Eo ipsum roma eoieioew eiu eofeoe oi euoewiuofe Unterschrift Akte I2a Ia I II M1 StK HMdI HMdF Dokumente, Vorgänge, Akten Aktenschränke im zentralen Archiv an jedem Ort verfügbar Volltext-Recherche.. Kontrollierter Zugriff (E-Signatur) 11

12 Agenda Dokumentenmanagement: Das Herz des egovernment Projekterfahrung mit DOMEA Registratur Ressortübergreifende Prozesse: egesetz und ekis Integration von Fachverfahren: ebeihilfe 12

13 ebeihilfe Integration von Fachverfahren Zweite Stufe der DMS Anwendung: Abwicklung von standardisierten Fachverfahren über DMS und Workflow (DOMEA) Elektronische Erfassung der Beihilfe-Belege Interaktives Formularmanagement einschl. elektronische Signatur Einscannen der Belege Klassifizierung und Abgleich mit Datenbanken Elektronische Speicherung der Beleg-Images Übernahme von Daten in andere Systeme (ELBA) Digitale Verarbeitung und Anstoß von nachfolgenden Workflows Übernahme der Daten in SAP FI und CO Bescheiderstellung 13

14 Vielen Dank.