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1 17. Wahlperiode Drucksache 17/ Mitteilung zur Kenntnisnahme Einführung der eakte und Einheitliche, verbindliche DMS-Standards im Land Berlin Drucksache 17/0400 (Nrn. II.A.14.5, II.A.14.3 d) Zwischenbericht

2 Abgeordnetenhaus von Berlin 17. Wahlperiode Seite 2 Drucksache 17/0823

3 Senatsverwaltung für Inneres und Sport ZS C 2 Bo 9(0) An das Abgeordnetenhaus von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Mitteilung - zur Kenntnisnahme - über Einführung der eakte und Einheitliche, verbindliche DMS-Standards im Land Berlin - Drucksache Nr. 17/0400 (Nrn. II.A.14.5, II.A.14.3 d) - Zwischenbericht Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport legt nachstehende Mitteilung dem Abgeordnetenhaus zur Besprechung vor: Das Abgeordnetenhaus hat in seiner Sitzung am Folgendes beschlossen: Der Senat wird beauftragt, zusammen mit den Bezirken für die unmittelbare und die mittelbare Verwaltung und die nachgeordneten Behörden einheitliche, verbindliche Standards für das Dokumentenmanagement festzulegen. Für den Haushalt 2014/15 sind nur Mittel für den Einsatz solcher DMS-Systeme bereitzustellen, die den gemeinsamen Standards entsprechen. Dem Abgeordnetenhaus ist bis zum 31. Januar 2013 zur Entwicklung der DMS-Standards zu berichten. (Nr. II.A.14.5)...- die Einführung der e-akte... Der Senat wird aufgefordert darzustellen, in welchem Zeitraum und mit welchem finanziellen und personellen Aufwand diese Ziele zu erreichen sind. Dem Abgeordnetenhaus ist bis zum 31. Januar 2013 über das Ergebnis des Prüfauftrages zu berichten. (Nr. II.A.14.3 d) Auf Basis eines einheitlichen und für die gesamte Verwaltung verbindlichen DMS ist das Projekt eakte zügig voranzutreiben. Der Senat wird aufgefordert, rechtzeitig zu den Haushaltsberatungen ein Konzept - inkl. Kostenschätzung - vorzulegen, auf dessen Grundlage bis zum Ende des Jahres 2016 bis zu 50 Prozent der Aktenführung der Berliner Verwaltung (Hauptverwaltung, nachgeordnete Behörden und Bezirke) auf die elektronische Akte umgestellt werden kann. Für die Archivierung der elektronischen Akten ist ein Konzept mit entsprechenden Standards, Meilensteinen und den finanziellen Auswirkungen vorzulegen. (Nr. II.A.14.7) 1

4 Hierzu wird berichtet: Seit dem Jahr 2009 wurden Maßnahmen auf dem Weg zur flächendeckenden Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems in der Berliner Verwaltung ergriffen und es wurden verwaltungsübergreifend DMS- Standards erarbeitetet. Mit der Änderung der GGO I wurde die rechtliche Grundlage für die Einführung geschaffen und mit einem dazugehörigen Organisations- und Umsetzungshandbuch zu einzelnen Aspekten Informationen technisch-organisatorischer Art, z.b. Aktenrelevanz, Umgang mit s, Langzeitspeicherung etc., zusammengefasst. Es wurde geklärt, welche organisatorischen Handlungsbedarfe es im Fall einer Einführung eines DMS gibt und ein Kriterienkatalog für Behörden erarbeitet, der sie beim Einführungsprozess unterstützen kann. Es wurden technische Anforderungen und Empfehlungen an einen landesweiten IT-Dienst für die elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in einem Fachkonzept zusammengefasst und ergänzend dazu einzelne Prozesse musterhaft beschrieben. Ebenso wurde ein Leitfaden für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in Behörden, die ein DMS/VBS einsetzen möchten, erarbeitet. Das Szenario einer flächendeckenden Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der Berliner Verwaltung wurde einer fundierten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung unterzogen, mit dem Ergebnis eines positiven Kapitalwerts. Da diese Standards für ein einheitliches Vorgehen im Land Berlin in technischer und organisatorischer Sicht noch nicht ausreichend waren und Dokumentenmanagementund Vorgangsbearbeitungssysteme unterschiedlich in der Berliner Verwaltung implementiert wurden, formulierten der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung und der Senat im Jahr 2012 die Zielvorgabe, bis zum Jahr 2016 etwa 50 % der IT-gestützten Büroarbeitsplätze der Berliner Verwaltung auf eine einheitliche elektronische Aktenführung umzustellen. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport erhielt am vom Senat den Auftrag, ein Umsetzungskonzept zur landesweiten Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der unmittelbaren Berliner Verwaltung (unter dem oben genannten Ziel) zu erarbeiten. Im Zeitraum April bis Oktober 2012 wurde dieses Umsetzungskonzept gemeinsam mit der Bietergemeinschaft Accenture GmbH / INFORA GmbH und Vertretern aus etlichen Senats- und Bezirksverwaltungen, nachgeordneten Behörden und dem ITDZ Berlin erstellt. Dabei wurden die bisher definierten organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen evaluiert und den aktuellen Standards angepasst. In dem Umsetzungskonzept wurden einheitliche, verbindliche Standards festgelegt, es wurden alle organisatorischen und technologischen Anforderungen an ein landesweites System zur elektronischen Aktenführung erfasst und die Einführung eines Systems zur elektronischen Aktenführung als gemeinsame und landesweit einheitliche Infrastruktur der Berliner Verwaltung vorgeschlagen. Dies stellt einen entscheidenden Unterschied zum bisher verbreiteten Vorgehen dar, bei dem Dokumentenmanagement-Systeme in voneinander unabhängigen Einzelprojekten behördenweise realisiert werden. 2

5 Die landeseinheitliche eakte ist konzeptionell in die vorhandene serviceorientierte IT- Architektur des Landes integriert. Dadurch können leichter vorhandene IT-Dienste nachgenutzt und IT-Fachverfahren, mobile Anwendungen und Portale einfacher und effizienter integriert werden. Das System wird ausreichend performant, skalierbar und flexibel erweiterbar aufgebaut. Zudem ist eine stufenweise Einführung vorgesehen. Zunächst erfolgt die Einführung eines eakte-basisdienstes, der die Kernfunktionalitäten einer GGO-konformen Aktenführung beinhaltet, so dass damit Papierakten abgelöst werden und landesweit auf eine elektronische Aktenführung umgestellt werden kann. Gleichzeitig wird die Lösung auch für einen anschließenden Ausbau konzipiert, der schrittweise weitere behördenspezifische Anpassungen und Integrationen ermöglicht. Zudem wurde in dem Umsetzungskonzept ein konkreter Umsetzungsplan erstellt, der detaillierte Angaben zu finanziellen und personellen Aufwänden enthält. Am 29. Oktober 2012 stimmte der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung als Entscheidungsinstanz des Projektes den Inhalten des Umsetzungskonzeptes zu und bat die Senatsverwaltung für Inneres und Sport, einen Senatsbeschluss unter Beteiligung des Rates der Bürgermeister zur landesweiten Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung herbeizuführen. Diese Senatsvorlage, verbunden mit einer Mitteilung zur Kenntnisnahme zu den Beschlüssen des Abgeordnetenhauses zur Drs. 17/0400, Nrn. II.A.14.5, II.A.14.3 d, II.A.14.7 befinden sich derzeit im Geschäftsgang. Vor diesem Hintergrund bitte ich, den Bericht als Zwischenbericht zur Kenntnis zu nehmen. Den Schlussbericht werde ich nach Vorliegen des Senatsbeschlusses vorlegen. Ich bitte daher um eine Fristverlängerung zu den Beschlüssen Drucksache 17/0400 Nrn. II.A.14.5 und II.A.14.3 d bis zum III. Quartal Berlin, den 9. Januar 2013 in Vertretung Andreas Statzkowski Senatsverwaltung für Inneres und Sport 3

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