PC im Pfarramt. Evangelische Landeskirche in Württemberg Kirchengemeinden 2,2 Millionen Mitglieder

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1 Die Evangelische Landeskirche in Württemberg deckt mit rund Quadratkilometern ca. zwei Drittel der Fläche Baden-Württembergs ab. Die Landeskirche besteht aus rund Kirchengemeinden und 100 Gesamtkirchengemeinden. Rund 2,2 Millionen Bürgerinnen und Bürger sind Mitglieder der Evangelischen Landeskirche in Württemberg. Evangelische Landeskirche in Württemberg Kirchengemeinden 2,2 Millionen Mitglieder Anforderungen Effiziente, einheitliche, sichere und kostengünstige IT- Ausstattung Full Service des Betriebs Lösungen Lieferung von standardisierten IT- Arbeitsplätzen Rollout und Inbetriebnahme vor Ort Schulung der Anwender Betreuung der IT-Arbeitsplätze Betreuung der Anwender via Service Desk Betrieb der IT-Infrastruktur Nutzung des ISO-/BSIzertifizierten DATAGROUP- Rechenzentrums Ausgangssituation Bereits seit vielen Jahren setzen Pfarrämter in Kirchengemeinden IT breit gefächert ein und nutzen PC, Internet, und mobile Kommunikation als tägliches Werkzeug. Bis ins Jahr 2010 beschaffte und unterhielt jede Kirchengemeinde der Evangelischen Landeskirche Württemberg eigenverantwortlich ihre jeweilige IT-Umgebung von der Hard- und Software, über - und Kalenderfunktionalität bis hin zum Support des laufenden Betriebs. Aus IT-Sicht entstanden somit viele unverbundene Inseln. Eine Situation, die mehrere Schwierigkeiten mit sich brachte: Jedes Pfarramt musste sich mit der Auswahl und dem Betrieb seiner IT- Umgebung selbständig beschäftigen. Ein zeitraubendes Unterfangen, wenn man bedenkt, dass EDV ein komplexes System von Bausteinen darstellt, die für sich genommen bereits einen hohen Spezialisierungsgrad aufweisen und damit ein hohes Wissen auf diesem Gebiet voraussetzen. Mit der Beschaffung und der Inbetriebnahme der IT-Infrastruktur war für jedes Pfarramt nur der erste Schritt getan. Die Herausforderung bestand in Betrieb und Wartung der IT-Umgebung. Manche Pfarrämter arbeiteten mit lokalen Dienstleistern zusammen, an die sie sich mit Fragen und bei Problemen wenden konnten. Gab es keinen IT-Dienstleistungspartner, waren die Pfarrämter mit ihrer IT alleine gelassen und mussten bei Problemen mit hohem Zeitaufwand und manches Mal auch unter hohem Zeitdruck selbst versuchen, eine Lösung zu finden. Über alle Kirchengemeinden hinweg bestand eine äußerst heterogene IT-Landschaft mit einer großen Vielfalt an eingesetzter Hard- und Software. So wurde beispielsweise Software individuell ausgewählt und beschafft, ohne eine etwaige Kompatibilität zu anderen Pfarrämtern oder Dienststellen zu berücksichtigen. Datenablagestrukturen differierten und führten zu Problemen mit der Datenübergabe beim Stellenwechsel. Zudem waren viele Geräte mehr als vier Jahre alt und wartungsintensiv. Daher entschied sich die Evangelische Landeskirche Württemberg, ihren Kirchengemeinden mit dem Projekt PC im Pfarramt eine effiziente, sichere

2 und kostengünstige IT-Ausstattung inklusive Full Service des laufenden Betriebs anzubieten. Kerngedanke des Projektes war es, den Pfarrämtern alle Module eines funktionierenden IT-Betriebs in hoher Qualität aus einer Hand anzubieten. Partner des Projektes ist der IT-Dienstleister DATAGROUP. Projektziele des Projektes PC im Pfarramt : Arbeitszeitersparnis durch Standardisierung und zentralen Support (regelmäßige Wartung des Systems, zentraler Service Desk für Fragen der Anwender) Professioneller Support, damit IT ein verlässliches tägliches Hilfsmittel in den Pfarrämtern sein kann Unterstützung der Arbeit der Pfarrerinnen und Pfarrer durch ein gemeinsames -, Kalender- und Ablagesystem Erleichterung beim Stellenwechsel und einfachere Vertretungsregelung durch standardisierte Systeme, einheitliche Datenstruktur und zentrale Benutzerverwaltung Rechtskonforme Softwarenutzung Verwendung einheitlicher Programme und zentrale Wartung Bessere Vernetzung der kirchlichen Einrichtungen und sichere Kommunikation über das Internet Effizienter und einheitlicher Datenschutz sowie effektive Datensicherheit (Verschlüsselung, Backup etc.) Bewahrung der Schöpfung durch papierarmes Büro und Green-PC Hohe Akzeptanz bei der Pfarrerschaft Der übergeordnete Fokus des Projektes galt den Pfarrerinnen und Pfarrern: Ihnen sollte die tägliche Arbeit erleichtert und vor allem mehr Zeit verschafft werden für ihre wichtigen Aufgaben in der Gemeinde. Projektbeschreibung Vor der flächendeckenden Umsetzung fand ein Erprobungsprojekt PC im Pfarramt statt. Daran beteiligten sich 25 Pfarrerinnen und Pfarrer sowie 15 weitere Personen aus dem Sekretariat eines Evangelischen Kirchenbezirkes. Jeder Teilnehmer erhielt eine moderne Hard- und Software-Ausstattung (Notebook, Monitor, Windows 7, Office 2007 etc.), die vor Ort in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden wurde. Etwaig bereits vorhandene Peripheriegeräte wie Drucker wurden angebunden. Zudem fand eine Übernahme vorhandener Datenbestände in die neue Umgebung statt. Mit dem Projekt wurde eine einheitliche, zentrale Ablage für Daten der

3 Kirchengemeinde und Pfarrämter geschaffen. Die Ablage der dienstlichen Daten folgt der gemeinsamen Archivordnung der Landeskirche, für persönliche Daten können die Anwender eine sichere und frei strukturierbare Datenablage nutzen. Mit dem Projekt PC im Pfarramt wurde zudem ein zentrales -, Kalender- und Adresssystem eingeführt, das die Kommunikation untereinander erheblich erleichtert. Damit lassen sich auch Ausrüstungsgegenstände wie Beamer und Räume, die von mehreren Personen bzw. Gruppen in der Gemeinde genutzt werden, besser verwalten. Die Daten der Pfarrämter wurden in das BSI- und ISO-zertifizierte Rechenzentrum der DATAGROUP transferiert. Dadurch sind sie bestens geschützt und hoch verfügbar für die berechtigten Benutzer auch offline. Datensicherungen finden automatisiert statt, zudem ist der Datenschutz für die sensiblen Daten nach allen Vorgaben des Datenschutzbeauftragten und des Datenschutzgesetzes vollumfänglich gewährleistet. Nach der Installation der neuen IT-Infrastruktur erhielten die Anwender eine Einweisung in das neue System und eine Schulung der neuen Office- Anwendungen. Ab diesem Moment stand der DATAGROUP Service Desk bereit, um sich um alle Fragen der Anwender zu kümmern und eine helfende Hand bei IT-Problemen zu reichen. Neben der Unterstützung am Telefon kümmern sich erfahrene Service-Techniker vor Ort um etwaige Reparaturen bzw. den Geräteaustausch.

4 Informationsportal Datenaustausch Persönliche Ablage Aktenplan Webshop Persönliche, geteilte oder öffentliche Kalender Veröffentlichungen Rechenzentrum Service Desk Anwender/in Technischer Kundendienst Schulungen PC im Pfarramt: Funktionierende IT-Arbeitsplätze aus einer Hand Das Pilotprojekt wurde durch eine systematische Evaluation begleitet. Die Teilnehmer sprachen sich mit einem klaren Votum für die flächendeckende Einführung des PC im Pfarramt in der gesamten Landeskirche aus. Besonders hoben sie unter anderem folgende Punkte hervor: Der Service Desk wurde sehr gut angenommen und als große Hilfe angesehen.

5 Die Kommunikation über Outlook sowie die Terminkoordination für Pfarramt und Gemeinde wurde durch das zentrale -, Kalender- und Adresssystem erheblich vereinfacht. Die standardisierte IT-Infrastruktur erleichterte den Datenaustausch zwischen den Einrichtungen der Kirchengemeinde und dem Kirchenbezirk erheblich. Ebenso den Stellenwechsel in einer Gemeinde: Dank einheitlicher IT-Arbeitsplätze und strukturierter, zentraler Datenablage konnte der Stellvertreter im Pfarramt bzw. die Nachfolgerin bzw. der Nachfolger unmittelbar auf die Pfarramts- und Gemeindedaten zugreifen. Die Erfahrungen des Erprobungsprojektes und die Fürsprache der Teilnehmer überzeugten die Landessynode der Evangelischen Landeskirche: Sie gab daraufhin die Freigabe für die flächendeckende Einführung des PC im Pfarramt auf IT-Arbeitsplätze. Sukzessive begann im Oktober 2011 die Ausstattung der Kirchengemeinden mit dem PC im Pfarramt. Darin enthalten sind alle im Zuge des Pilotprojektes eingesetzten Komponenten von der Lieferung der Hard- und Software über deren Inbetriebnahme vor Ort, die Schulung der Anwender, die Betreuung der Anwender und IT-Arbeitsplätze bis hin zum Betrieb der notwendigen IT-Infrastruktur und die Nutzung des DATAGROUP- Rechenzentrums. Alle Module stammen aus einer Hand, Reibungs- und Abstimmungsverluste entfallen dadurch. Das Projekt PC im Pfarramt kann sich perspektivisch auf insgesamt bis zu IT-Arbeitsplätze ausweiten. Kundenbewertung Auszug aus dem Abschlussbericht des Pilotprojektes: Das Projekt wird als hohe Wertschätzung der Pfarrerinnen und Pfarrer wie auch der Kirchengemeinden wahrgenommen. Ernst Börkircher aus dem Kirchenbezirk Blaubeuren: "Für mich ist bislang der Service bei Störungen über das Telefon weitgehend sehr gut verlaufen. Mit einem solchen verlässlichen, freundlichen und geduldigen Service habe ich nicht gerechnet. Ich erwartete das übliche "Abfertigen" des Kunden. Für mich ist dies bislang der beste Service über das Telefon."