Motivation für das Dokumentenmanagement

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1 Dokumentenmanagement Einführung und Begriffsbestimmung Motivation für das Dokumentenmanagement Aufgaben des Dokumentenmanagements Anforderungen an das Dokumentenmanagement Architektur von Dokumentenmanagement- Systemen 1

2 Motivation für das Dokumentenmanagement Dokumentenflut Neue Arbeitsformen (verteilt, kooperativ) Gesetzliche Vorschriften Medienbruch zwischen Papierdokumenten (z.b. Faxeingang, Rechnungen, etc.) Elektronischen Dokumenten (Dateien aus Büro-Anwendungen, Multimedia-Dokumente, etc.) Suche an unterschiedlichen Stellen ist unpraktikabel Lösung: Papierdokumente in elektronische Form konvertieren (Scannen, Indexieren, Archivieren): Übergreifende Recherche nach Information dadurch möglich 2

3 Dokumentenmanagement Definition: Dokumentenmanagement umfasst alle Prozesse, Abläufe und Verantwortlichkeiten, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen Kennzeichnung und Beschreibung der Dokumenten Fortschreibung und Historienverwaltung von Dokumenten Ablage, Archivierung Vernichtung von Dokumenten Regelung der Verantwortlichkeiten für den Inhalt 3

4 Dokumentenmanagement-Systeme Unterstützung für die Prozesse der Erzeugung/Erfassung Ablage Verwaltung Weiterbearbeitung Suche 4

5 Aufgaben des Dokumentenmanagements Unterstützung der knowledge worker'' Schneller und gezielter Zugriff auf Dokumente Unterstützung des parallelen Zugriffs auf Dokumente Verwaltung mehrerer Versionen und Varianten von Dokumenten (z.b. mehrsprachige Dokumente) Handhabung unterschiedlicher Formate Schutz vor unbefugtem Zugriff Langzeitarchivierung 5

6 Nutzen des Dokumentenmanagements Unabhängigkeit des Zugriffes von Ort und Zeit Verbesserung der Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen Redundanzfreie Ablage Schutz vor Verfälschung und Verlust Versionskontrolle Beschleunigung der Prozesse Schnelle Verfügbarkeit der Dokumente Kürzere Suchzeiten kürzere Dokumentdurchlaufzeiten Kostenreduktion Kürzere Bearbeitungszeiten Keine/Niedrige Archivkosten Keine Erstellung, Verteilung und Verwaltung von Papierdokumenten 6

7 Einteilung von Dokumentenmanagement- Systemen Retrievalsysteme Prozessunterstützungssysteme (Workflow-Systeme, Groupware-Systeme) Redaktionssysteme Archivierungssysteme 7

8 Retrievalsysteme Ziele Gezielter Zugriff auf Dokumente/Dokumentinhalte Bereitstellung von Informationen aus Dokumenten Technische Realisierung: Indexierung der Dokumente, Volltext-Recherche Klassifikation von Dokumenten Metadaten, Thesauri Anwendung internationale Literaturdatenbanken firmeninterne Informationssysteme 8

9 Prozessunterstützungssysteme Ziele Unterstützung von Prozessen bei denen Dokumente eine Rolle spielen Steuerung der elektronischen Weiterleitung von Dokumenten Mögliche Ausprägungen Workflow-Systeme Groupware-Systeme 9

10 Workflow Systeme Ziele Koordination von Prozessen, die sich aus verschiedenen Arbeitsschritten zusammensetzen (ggf. mit verschiedenen Werkzeugen zu erledigen und an denen mehrere Personen beteiligt sind) Kontrolle der Vorgangserledigung/Weiterleitung von Dokumenten Aufgaben Modellierung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen Anwendung Abwicklung von Vorgängen mit definiertem Ablauf, z.b. Auftragsabwicklung, Bestellungsbearbeitung 10

11 Groupware Systeme Ziele Bereitstellung von Funktionalität zur Unterstützung der Zusammenarbeit Aufgaben (vom Benutzer gesteuerte) Weiterleitung von Dokumenten Verteilung von Dokumenten Terminkoordination gemeinsames Erstellen von Dokumenten (joint editing) Kommunikation Anwendung Bürokommunikation Unterstützung bei wenig strukturierten oder in ihrem Ablauf variierenden Geschäftsprozessen 11

12 Archivierungssysteme Zielschwerpunkte Langfristige Ablage von Dokumenten Technische Realisierung: Mikrofilm, Digitalisierung von Papiervorlagen (Scanner) Speicherung in Massenspeichern: optische Massenspeicher, CD-ROM Anwendung Ablage von (Massen-) Belegen, Formularen, Korrespondenz Archivierung von Kundenunterlagen, Auftragsabwicklungen, Ein- und Ausgangspost Bestellungen in Versandhäusern Behörden und Versicherungen: Archivierung bestimmter (kundenbezogener) Dokumente aus rechtlichen Gründen 12

13 Redaktionssysteme Ziele: Erstellung von Dokumenten Aufgaben Editieren und Formatierung von Dokumenten DTP Systeme, HTML/XML Editoren, Formatierer Werkzeuge zur Erstellung verschiedener Dokumenttypen Anwendung Erstellung von Web Sites Erstellung strukturierter Dokumenten 13

14 Architektur eines DMS (1) DMS-Client Präsentation/ Interaktion Version Management Access control DMS-Server Process Management Metadata & File Management Anwendungs- Logik Datenbank Daten Filesystem 14

15 Architektur eines DMS (2) Verzicht auf Dateisystem Dokumente als BLOB in der Datenbank teuer (riesige Datenbank nötig) Integrität und Sicherheit leichter zu erreichen Verzicht auf DM-Server: dickerer DM-Client"', direkter Zugriff auf Datenbank Integration anderer Anwendungen in den DM-Server, bzw. Verschiebung von Aufgaben des DM-Clients in den DM-Server und umgekehrt 15

16 Schnittstellen zwischen Anwendungen und DMS ODMA (Open Document Management API) Standard für die Schnittstelle zwischen Desktop-Anwendungen und dem DMS Vorteil Desktop-Anwendungen können über eine Schnittstelle mit beliebigen DMS kommunizieren 16

17 DMA (Document Management Alliance) Kommunikation zwischen verschiedenen DMS-Servern Vorteil: Koppelung mehrerer DMS im Unternehmen Server können untereinander kommunizieren, Benutzer muss sich nicht mehr darum kümmern in welchem DMS sich die gewünschten Dokumente befinden Zugriff auf mehrere DMS über eine Schnittstelle Austausch vom Dokumenten zwischen verschiedenen DMS DMA erfordert Änderungen in DMS-Architekturen 17

18 DM-Client Ausprägungen Fat clients: proprietäre DM-Clients als `standalone client application Thin clients: Benutzung eine Web Browsers zur Kommunikation mit dem DM-Server (HTML, ASP, JSP) DMS-Client sind oft integriert in andere Anwendungen (z.b. Textverarbeitungssystem) API (application programming interface) zur Entwicklung eines eigenen DM-Clients (zugeschnitten auf speziellen Bedürfnisse 18

19 DM-Server Schnittstelle zwischen DM-Client und Datenbank bzw. Dateisystem bearbeitet Anfragen des DM-Client verwaltet die Datenbank speichert und holt die Dateien aus dem Dateisystem stellt Funktionalität z.b. für Sicherheit Versionskontrolle Konfigurationsmanagement zur Verfügung 19

20 Datenbank speichert die Information über die Dokumente (Metadaten) (z.b. Datum, Autor, Titel, Schlagworte, Versionsnummern) Datenbank beinhaltet Zeiger auf das eigentliche Dokument in Dateisystemen gewährleistet Sicherheit ermöglicht Mehrfachzugriff Mögliche Datenbanktypen Relationale DB (werden meistens verwendet) Objektorientierte DB 20

21 Grundprozesse in DMS Eingang Indizieren Eingabe Administration Verwaltung Archivierung Ablage Recherche Präsentation Ausgabe 21

22 Eingabe - Eingang Physische Übernahme aller Arten von Dokumenten Briefe, EDIFACT, XML Word, Powerpoint, PDF,... Arten der Übernahme Manuelle Erfassung Scannen von Papierdokumentem ohne Nachbearbeitung (nur Image, Non-Coded Information - NCI) mit Nachbearbeitung (z.b. Umwandlung in Text durch OCR - Optical Character Recognition) COLD-Verfahren: Computer Output on Laser Disc Umwandlung von Dokumenten in NCI (z.b. TIFF) für Langzeitarchivierung Abspeicherung direkt aus einer Applikation explizit über ein Benutzerkommando in der Anwendung implizit durch Anwendung selbst 22

23 Eingabe - Indizierung Jedes Dokument in einem DMS besteht aus Nutzdaten (Dokumentinhalt) beschreibenden Metadaten Metadaten Attribute zur Beschreibung des Dokuments ermöglichen ein rasches Wiederauffinden von Dokumenten Voraussetzung: Eindeutige Indizierung Indizierung Festlegung der Metadaten zu einem Dokument 23

24 Eingabe - Indizierung Unterscheidung manueller und automatischer Indizierung Manuelle Indizierung: Eingabemaske Automatische Indizierung bei strukturierten Informationen z.b. EDIFACT bei eindeutiger Kodierierung, z.b. Barcode 24

25 Ablage - Archivierung Die Nutzdaten (Dokumente) werden in der Regel nicht zusammen mit den Metadaten gespeichert Unterschiedliche Anforderungen: Metadaten Metadaten werden in einer Datenbank verwaltet Für das eigentliche Dokument wird nur der Speicherort in der Datenbank abgelegt Nutzdaten Die eigentlichen Dokumente liegen z.b. auf optischen Speichermedien (z.b. Jukebox) 25

26 Ablage - Verwaltung (1) Eingehende Dokumente werden entsprechend ihrer Indizierung abgelegt Index wird in einer speziellen Meta-Datenbank verwaltet, er enthält eine Referenz auf das Dokument Zur Weiterverarbeitung muss das Dokument für gleichzeitige Änderungen durch andere Benutzer gesperrt werden (vgl. Datenbank-Transaktionen) 26

27 Ablage - Verwaltung (2) Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten Dokumente werden oft von mehreren Personen bearbeitet Problem: gleichzeitiger schreibender Zugriff auf ein Dokument Die Dokumentverwaltung muss die Integrität eines Dokuments sicherstellen. Der Benutzer teilt dem System mit, wenn er/sie Dokumente ändern will check-out <datei> sperrt die Datei für schreibenden Zugriff anderer Benutzer andere Benutzer können die alte Version weiterhin lesen check-in <datei> speichert die geänderte Datei ins DMS gibt sie frei für Zugriff anderer Benutzer 27

28 Ablage - Verwaltung (3) Versionsverwaltung Viele Dokumente werden ständig weiterverarbeitet, z.b. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Lizenzvertrag: Der Standardvertrag ändert sich im Laufe der Zeit Produktdokumentation: Wird an die Weiterentwicklungen eines Produkts angepasst Anforderungen: Entwicklungszustände müssen zeitbezogen protokolliert werden Zugriff auf frühere Versionen ist gezielt möglich, z.b. AGB vom Versionsverwaltung Speicherung eines geänderten Dokuments unter Beibehaltung der vorherigen Version(en) Im Dateisystem nicht möglich! In Dateisystem muss für jede Version eine neue Datei erzeugt werden, der Bezug zur Vorgängerversion geht verloren 28

29 Ablage - Verwaltung (4) Statusverwaltung Dokumente haben Lebenslauf Zugriffsrechte können vom Dokumentstatus abhängen Replikation Das gleiche Dokument kann an mehreren Servern im Netzwerk gespeichert sein Replikation gewährleistet, dass alle Exemplare gleichen Stand haben Links Das gleiche Dokument kann an mehreren Stellen in der Ablagenhierarchie gespeichert werden Container Mehrere Dokumente können zu einer logischen Einheit zusammengefasst werden, z.b. Angebot mit Kalkulationen 29

30 Ablage - Verwaltung (5) Langzeitarchivierung Rechtliche Vorgaben verlangen, dass bestimmte Dokumente über mehrere Jahre unveränderbar archiviert werden DMS können ebenfalls um eine Archivkomponente erweitert werden. Konvertierung in NCI-Format Wahl eines nicht veränderbaren Speichermediums (WORM) 30

31 Ausgabe - Recherche Strukturierte Suche Suche über Metadaten Volltextsuche DMS bieten in der Regel auch Volltextsuche (meist durch Einbinden externer Suchmaschinen (z.b. Verity,...) Suche kann gleichzeitig über mehrere Dokumenttypen erfolgen 31

32 Ausgabe - Reproduktion Drucken Am Bildschirm anzeigen Anschluss an Internet/Intranet 32

33 Administration Installation und Pflege Verwaltung von Zugriffsberechtigungen auf Dokument(typen) auf Metadaten Schnittstellenintegration mit anderen Anwendungen z.b. Office-Anwendungen, Scanner, OCR, ERP Statistische Auswertungen, z.b. Protokolle Zugriffshäufigekeit Daten- und Dokumentensicherung Backup und Recovery 33

34 Architekturebenen 34

35 Konzeptionelle Ebene Definition grundlegender Objekttypen für die Organisation der Ablagenstruktur Repository Cabinet Folder Dokumenttypen 35

36 Dokumenttypen 36

37 Logische Ebene Bündelung bestimmter Funktionen in logischen Einheiten 37

38 Physikalische Ebene Konkrete Hardware-Implementierung eines DMS Typische Komponenten: DM-Server Datenbank Index Server 38

39 EDMS Framework: Phasen und Beziehungen 39

40 EDMS Framework: Phasen 40

41 Sichten auf das DMS Dokumentenorientiert Benutzerorientiert Prozessorientiert Technologieorientiert 41

42 Dokumentorientierte Sicht Dokumentarten, Bestandteile Inhalt Struktur Layout Meta-Information 42

43 Dokumentorientierte Sicht: Datenmodell 43

44 Dokumentorientierte Sicht 44

45 Benutzerorientierte Sicht Definition der relevanten Rollen im Dokumentenmanagement Autor Leser / Sucher Genehmiger Qualitätsmanager Administrator 45

46 Prozessorientierte Sicht Prozesse der Dokumentenbearbeitung Business Prozesse 46

47 Technologieorientierte Sicht Werkzeuge (zur Dokumentenverwaltung und Bearbeitung) Medien (Papier,CD-ROM,Internet...) Multimedia-Technologie 47

48 Systemorientierte Sicht (Administration) 48

49 Dokumenten-Lebenszyklus 49