Das wasserdichte Fahrtenbuch

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1 Steuerberater I Rechtsanwalt Steuerberater. Rechtsanwälte Das wasserdichte Fahrtenbuch Hier erfahren Sie, wie Sie alle Steuervorteile erreichen: 1 MHP

2 Fahrtenbuch Warum sollten Sie ein Fahrtenbuch führen? Wenn ein betriebliches Fahrzeug auch für private Zwecke genutzt wird, so ist der geldwerte Vorteil aus der Nutzungsüberlassung der Lohnsteuer zu unterwerfen. Der geldwerte Vorteil aus der Nutzungsüberlassung kann entweder nach der 1% Regelung oder der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung eines Fahrzeuges kann durch das Führen eines Fahrtenbuches eindeutig nachgewiesen werden. Dabei wird aus den Aufzeichnungen im Fahrtenbuch ein individueller, geldwerter Vorteil ermittelt. Dies führt meist zu einer geringeren steuerlichen Belastung, als bei Anwendung der pauschalen 1% Regelung. Der private Nutzungswert wird als Anteil an den gesamten Kosten des Fahrzeuges berechnet, der sich aus dem Verhältnis von Privatfahrten und Gesamtfahrleistung ergibt. Zu den Gesamtkosten zählen nicht nur die Treibstoffkosten und das Parkentgelt, sondern auch Reparaturaufwendungen und die Bruttoabschreibung des Kfz. 2 MHP

3 Der Aufwand je Kilometer ergibt sich aus der Fahrleistung und den Gesamtkosten. Am Ende des Jahres wird dann der prozentuale Anteil der privat veranlassten Fahrzeugkosten als Verhältnis der privat und geschäftlich gefahrenen Kilometer bestimmt. Bei Anwendung der Fahrtenbuch-Methode muss mit der Führung des Fahrtenbuches am ersten Tag des Geschäftsjahres begonnen werden und es muss das gesamte Geschäftsjahr fortgeführt werden, damit das Fahrtenbuch als ordnungsgemäß anerkannt wird. Die Führung eines Fahrtenbuches kann somit nicht auf einen repräsentativen Zeitraum begrenzt werden. MHP 3

4 Fahrtenbuch Die formalen Anforderungen: - vollständige Aufzeichnung Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss lückenlos und ohne Unterbrechung über die Zuordnung jedes gefahrenen Kilometers zum betrieblichen bzw. privaten Bereich Aufschluss geben. Bei dienstlichen Fahrten müssen die notwendigen Angaben erfüllt werden. Bei privaten Fahrten sind Kilometerangaben ausreichend. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind als solche im Fahrtenbuch zu vermerken. - geschlossene Form der Aufzeichnung Das Fahrtenbuch ist in einer in sich geschlossenen Form, bestenfalls buch -förmig, zu führen, so dass nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar werden. Ein mittels Excel-Datei geführtes Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt als nicht ordnungsgemäß an, da der Datenbestand jederzeit geändert werden kann, ohne dass diese Änderungen dokumentiert werden. - zeitnahe Aufzeichnung Zum Nachweis des Verhältnisses der privaten und dienstlichen Fahrten muss eine zeitnahe Führung des Fahrtenbuches erfolgen. D.h. das Fahrtenbuch darf nicht erst im Nachhinein anhand von Notizzetteln oder dem Terminkalender erstellt werden. 4 MHP

5 Notwendige Angaben im Fahrtenbuch: Das Fahrtenbuch muss zunächst über die kraftfahrzeugbezogenen Daten informieren. Bei betrieblichen bzw. beruflichen Fahrten müssen diese Angaben zwingend im Fahrtenbuch enthalten sein: 1. Datum und Kilometerstand (zu Beginn und am Ende der Fahrt) 2. Ausgangspunkt (ein F für eigene Firma oder B für eigener Betrieb ist ausreichend) 3. Reiseziel mit Ort, Straße und Hausnummer (bei Umwegen ist auch die Reiseroute zu nennen) 4. Reisezweck sowie besuchte Geschäftspartner 5. Name des Reisenden Tipp: Legen Sie Ihr Fahrtenbuch in Reichweite und nehmen Sie die Eintragungen direkt bei Fahrtantritt und Fahrtende vor. MHP 5

6 Fahrtenbuch Wer geniesst Erleichterungen bei der Führung eines Fahrtenbuches? a) Handelsvertreter Handelsvertreter mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten brauchen im Fahrtenbuch nur anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben über die Reiseroute und Entfernungen sind nur dann erforderlich, wenn zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern eine größere Differenz besteht. Es empfiehlt sich dabei regelmäßig besuchte Kunden in einem separaten Verzeichnis mit Nummern aufzulisten. Im Fahrtenbuch können diese dann mit der entsprechenden Nummer abgekürzt werden. b) Taxifahrer, Fahrlehrer und Kuriere Taxifahrer, Fahrlehrer und Kuriere müssen täglich zu Beginn und zum Ende den Kilometerstand als Fahrten im Pflichtfahrgebiet bzw. als Lehr- oder Fahrschulfahrten im Fahrtenbuch angeben. Bei Fahrten über dieses Gebiet hinaus muss zusätzlich das Reiseziel eingetragen werden. c) Berufsgeheimnisträger Berufsgeheimnisträger, wie beispielsweise Anwälte, Notare, Steuerberater, Ärzte oder ähnliches, dürfen Erleichterungen hinsichtlich Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner in Anspruch nehmen. Hier genügt lediglich eine Eintragung "Mandantenbesuch bzw. "Patientenbesuch". Die aufgesuchten Mandanten bzw. Patienten müssen jedoch in einem gesonderten Verzeichnis festgehalten werden, sodass eine Verknüpfung von Fahrtenbuch und Verzeichnis leicht und einwandfrei möglich ist. 6 MHP

7 In welcher Form kann das Fahrtenbuch geführt werden? 1. Handschriftlich und in Papierform Das handschriftlich geführte Fahrtenbuch in Papierform wird neben den formalen Anforderungen als sicher anerkannt und ist kaum manipulierbar, da jede Änderung von Zeilen und Daten sofort nachvollzogen werden kann. Fehler beim Eintrag in das Fahrtenbuch oder Schreibfehler sollten (leserlich bleibend) gestrichen werden. Das Überschreiben falscher Einträge sowie die Verwendung von Tipp- Ex kann das Finanzamt als nachträgliche Änderung ansehen und die Fahrt als ungültig werten. 2. Elektronisches Fahrtenbuch Das Finanzamt bietet kein Zertifizierungsverfahren für ordnungsgemäße elektronische Fahrtenbücher an, sondern prüft erst im Einzelfall, d. h. bei einer anstehenden Betriebs- oder Außenprüfung. Ein computergeführtes Fahrtenbuch wird nur als ordnungsgemäß anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen am Datenbestand technisch ausgeschlossen sind oder vorgenommene Änderungen mit Zeitangabe dokumentiert werden. Die formalen Anforderungen müssen auch hier beachtet werden. Praxistipp: Vor der Anschaffung einer solchen Software muss diese dahingehend überprüft werden, ob sie den Anforderungen entspricht und ob die Software vom Hersteller als "betriebsprüfungssicher" ausgezeichnet wird. MHP 7

8 Fahrtenbuch 3. Elektronisches GPS-Fahrtenbuch Hier werden die Fahrdaten und die Koordinaten des Fahrzeuges permanent anhand eines GPS-Signales und einer hochwertigen Software protokolliert. Die formalen Anforderungen müssen hier ebenso erfüllt sein. Bestenfalls werden die vom Finanzamt vorausgesetzten Formalien am Anfang der Fahrt von der Menüführung des Fahrtenbuches abgefragt. Mit Hilfe der Software kann anschließend ein Ausdruck der Berichte nachweislich erfolgen. Wichtig: Die Daten elektronischer Fahrtenbücher müssen von der Finanzverwaltung bzw. von der Betriebsprüfung elektronisch geprüft werden können. Eine Ausgabe der Daten im GDPdU-Format oder nach Excel ist dabei Voraussetzung. Datum Abfahrt von nach Reiseroute Ankunft Graben-Neudorf Karlsruhe, B Fahrt Wohnung - Büro Karlsruhe, B Stuttgart, Münzstr. 2, A5 bis Dreieck Karlsruhe, Steuerberaterkammer A8 bis Dreieck Stuttgart, dann bis Messe Stuttgart, Münzstr. 2 Böblingen 8 MHP

9 Folgen eines nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs: Wird das Fahrtenbuch vom Finanzamt als nicht ordnungsgemäß eingestuft, so wird nachträglich der private Pkw-Nutzungsanteil anhand der 1% Regelung berechnet. Dies führt in der Regel zu höheren Steuern. Ein Fahrtenbuch kann unabhängig von einigen wenigen und formalen Mängeln als ordnungsgemäß anerkannt werden. Häufen sich die Fehler und sind mehrere Angaben nicht nachvollziehbar oder ergeben sich Widersprüche zwischen den Eintragungen und den vorhandenen Belegen, so wird das Fahrtenbuch auch nicht als Schätzungsgrundlage für die Ermittlung des betrieblichen Nutzungsanteils herangezogen. Reisezweck / Gesprächspartner Seminar Umsatzsteuer Gefahrene Kilometer geschäftlich privat Wohnung/ Arbeitsstätte Tachostand Beginn Ende privat MHP 9

10 Fahrtenbuch Die zehn häufigsten Fehler, die zu einer Verwerfung führen könnten: 1. Die im Fahrtenbuch eingetragene Entfernung zwischen zwei Tanktagen liegt entweder deutlich über oder deutlich unter der normalen Reichweite des Kraftfahrzeugs. 2. Der Ölverbrauch lässt Rückschlüsse auf die gefahrenen Kilometer zu und passt oft nicht zu den Angaben im Fahrtenbuch. 3. Es existieren Tankbelege von einem Ort, der laut Fahrtenbuch nicht besucht wurde und Privatfahrten sind an diesem Tag nicht vorhanden bzw. die privat gefahrenen Kilometer zur Erreichung dieses Ortes sind zu gering. 10 MHP

11 4. Es existieren Tankbelege oder Parkquittungen von Tagen, an denen das Fahrzeug laut den Aufzeichnungen nicht bewegt wurde - auch kurze Fahrten zur Tankstelle müssen daher eingetragen werden. 5. Der auf der Werkstattrechnung oder TÜV-Untersuchungen verzeichnete Kilometerstand stimmt nicht mit dem Stand im Fahrtenbuch überein. 6. Jede Unterbrechung und jede nebensächliche Fahrt ist gesondert zu dokumentieren. 7. Quittungen oder Rechnungen über den Einkauf von Büromaterial müssen identisch sein mit dem Fahrtenbuch. 8. Schriftverkehr aus Ihrer Buchhaltung mit Anwälten, z. B. in Ordnungswidrigkeitsdelikten muss übereinstimmen. 9. Fahrten zum Tanken stellen betriebliche Fahrten dar, d. h. die Fahrt Wohnung - Tanken - Büro ist nicht nur eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sondern auch eine Betriebsfahrt. 10. Strafzettel mit Foto von der Polizei müssen vom Aufnahmeort her zum Fahrtenbuch passen. Diese können ebenfalls ein Hinweis über gefahrene Strecken sein. MHP 11

12 Fahrtenbuch Führen Sie das Fahrtenbuch zeitnah und vollständig, damit das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch als ordnungsgemäss anerkennt! Für Sie erreichbar: Maisenbacher Hort & Partner Karlsruhe Rintheimer Str. 63a Tel Ettlingen Wilhelmstr. 3-7 Tel Baden-Baden Quettigstr. 12 Tel Landau Untertorplatz 3/Deutsches Tor Tel Verantwortlich i. S. d. 55 Abs. 2 RStV: Steuerberater Steffen Hort, Rintheimer Str. 63a, Karlsruhe. 12 MHP