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1 Grundfunktionen von Mail-System der KPH Wien/Krems das Mailsystem der KPH Wien/Krems, bietet Ihnen mit seiner Microsoft Web-Outlook- Oberfläche zahlreiche Funktionalitäten, die Ihre tägliche Arbeit erleichtern können. Über den Webzugang können Sie in Ihr persönliches Outlook E- Mail-Konto einsteigen und von dort s abrufen und senden, wo immer Sie Zugang zum Internet haben. Diese Anleitung beschreibt die grundlegenden Funktionen von Outlook die zum Versenden und Bearbeiten von s nötig. Außerdem erfahren Sie, wie Sie den Kalender mit anderen Personen teilen können, um Terminabsprachen zu vereinfachen. Inhalt Einstiegsseite nach erfolgtem Login... 2 Benutzeroberfläche des Bereichs Basisfunktionen zum Senden / Bearbeiten von s... 4 Kalender... 6 Freigeben des Kalenders... 7 Geteilten Kalender hinzufügen... 9 Stand: März 2011

2 2 Einstiegsseite nach erfolgtem Login Rufen Sie in Ihrem Browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox etc.) die Anmeldeseite für auf. ( und melden Sie sich mit Ihrer -Adresse und Ihrem Passwort an. Nach erfolgreichem Login sehen Sie die folgende Darstellung: Sie können hier bereits einige grundlegende Einstellungen zu Ihrem Konto vornehmen: Änderung des Kennworts für (siehe Pfeil): Beachten Sie bitte, dass Ihr Kennwort mindestens 6 Zeichen umfassen muss, auf Groß- und Kleinschreibung wird geachtet. Ein sicheres Passwort sollte aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen (z.b.!+ etc.) bestehen und möglichst kein sinnvolles Wort ergeben. Damit Sie Ihr Passwort zurücksetzen können (z.b. weil Sie es vergessen haben), sollten Sie einige Felder im Bereich Information zum Zurücksetzen Ihres Kennworts ausfüllen (z.b. eine Mobiltelefonnummer, eine Geheimfrage etc.).

3 3 Benutzeroberfläche des Bereichs Durch Klicken auf Posteingang in der oberen Menüzeile gelangen Sie in den -Bereich von Button zum Abmelden Posteingang Ordnerstruktur Wechsel zwischen , Kalender, Kontakten und Aufgaben Vorschaufenster

4 4 Basisfunktionen zum Senden / Bearbeiten von Mails Um ein neues Mail zu erstellen, klicken Sie im Posteingang auf Neu. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem das Mail erstellt werden kann. Durch Klicken auf wird das jeweils markierte Mail gelöscht. Verschieben ermöglicht das Kopieren / Verschieben von Mails in andere Ordner. Mit Hilfe der Funktion Filter können Sie sich Mails aus dem jeweils aktuellen nach vordefinierten Kriterien anzeigen lassen. Anzeigen legt fest, ob Sie das markierte Mail rechts als Vorschau (so wie in der Abbildung oben) anzeigen lassen wollen.

5 5 Durch Klicken auf können Sie dem Verfasser / der Verfasserin des Mails direkt antworten. Die Funktion ermöglicht das Antworten zusätzlich an jenen Personenkreis, die das Mail erhalten haben. (Jene Personen, die das Mail als CC erhalten haben.) Mit können Sie das Mail weiterleiten. Das Adressbuch finden Sie durch Klicken auf. Mit Hilfe des Suchfensters können Sie eine Personensuche durchführen. Die Visitenkarte wird in einem neuen Fenster geöffnet. Hinweis: Bei all diesen Funktionen öffnet sich ein neues Browserfenster. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten des Mails erhalten Sie, wenn Sie auf klicken (siehe Pfeil in oben stehender Abbildung) Durch Klicken auf (neben ) öffnet sich das jeweilige Mail in einem neuen Fenster. Damit stehen Ihnen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Vor allem finden Sie hier auch die Druckfunktion. Das Hilfesymbol, das Sie in Outlook rechts oben finden, öffnet die Hilfedateien, die Anleitungen und Hinweise für zahlreiche Themen bieten.

6 6 Kalender Durch Klicken auf Kalender in der Menüleiste links, gelangen Sie zur Kalenderansicht. Sie können zwischen der Ansicht Heute, Tag, Arbeitswoche, Woche und Monat wählen. Über können Sie weitere Kalender erstellen so ist beispielsweise eine Trennung von privaten und beruflichen Terminen durch zwei Kalender durchaus möglich. Um einen neuen Eintrag zu erstellen, doppelklicken Sie auf den Tag, für den Sie den Termin erstellen wollen. Sie können dann alle erforderlichen Angaben im neuen Fenster eintragen. Abschließend klicken Sie auf Speichern und schließen, um wieder zur Kalenderansicht zurückzukommen.

7 7 Freigeben des Kalenders Häufig ist es hilfreich, den Kalender mit einer anderen Person zu teilen, damit Termine ausgemacht werden können. bietet hier einige Möglichkeiten, den eigenen Kalender freizugeben. Klicken Sie auf, Kalender freigeben. (Sollten Sie mehrere Kalender haben, können Sie auswählen, welchen Kalender Sie freigeben möchten.) Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie einige Eintragungen vornehmen müssen bzw. einige Einstellungen treffen können. Tragen Sie die -Adresse jener Person(en) ein, mit der/denen Sie den Kalender teilen möchten. Sie können hierzu auch die im Adressbuch gespeicherten Kontakte nutzen. Im Bereich Freigabe können Sie drei verschiedene Einstellungen treffen: Frei/Gebucht-Informationen: Hier sieht der Empfänger nur, zu welchen Zeitpunkten / Zeiträumen Sie bereits Termine haben bzw. noch zur Verfügung stehen. Frei/Gebucht-Informationen (einschließlich Betreff und Standort): Hier ist auch der Betreff und der Ort (sofern von Ihnen eingetragen) für den jeweiligen Termin sichtbar. Alle Informationen: Mit dieser Einstellung geben Sie alle Ihre Einträge (auch Notizen zu einem Termin) frei. Sie können noch zusätzlich ein Häkchen bei Ich möchte die Berechtigung zur Anzeige des Kalenderordners des Empfängers anfordern. setzen, wenn Sie den Kalender des Empfängers ebenfalls einsehen wollen. Natürlich muss der Empfänger diesem zustimmen und kann dabei genau dieselben Einstellungen hinsichtlich der Freigabe treffen. Im Textfeld können Sie noch weitere Nachrichten / Informationen für den / die Empfänger

8 8 eintragen. Klicken Sie anschließend auf Senden, damit Ihre Anfrage per Mail an den / die Empfänger übermittelt wird.

9 9 Geteilten Kalender hinzufügen Frieda Freundin Frieda Freundin Share Microsoft Exchange Kalender Frieda Freundin Wenn Sie per eine Anfrage erhalten, einen Kalender zu teilen, klicken Sie auf Diesen Kalender hinzufügen (siehe Pfeil). Der geteilte Kalender ist unter Kalender zu finden. Durch Anhaken mehrerer Kalender können die ausgewählten Kalender nebeneinander angezeigt warden.

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