Sicher und vernetzt enge Zusammenarbeit von Land und Kommunen

Transkript

1 Ausgabe 01/2013 bitte weiterleiten an Behördenleitung Organisation/IT Finanzwesen Bürgerdienste Personalwesen Sozialwesen Jugendwesen Ordnungswesen Geoinformationssysteme Sicher und vernetzt enge Zusammenarbeit von Land und Kommunen newsystem kommunal Neue Generation mit Version 7 OpenData Mehr Servicequalität KDO-DMS&more Digitale Steuerakte und Rechnungseingangsworkflow Risikomanagement Für Kommunen sinnvoll

2 02 Inhalt Editorial 03 Editorial 03 Inhalt Infos & News 04 Kurznews der KDO-Akademie 05 Digitale Steuerakte und Rechnungseingangsworkflow KDO-DMS&more: ein Praxisbericht Bestens vorbereitet in die Wahl Nach App jetzt auch Wahlhelfergewinnung-Online 06 OpenData Partizipation und Transparenz Bernhard Möller, Geschäftsführer GovConnect GmbH 07 CeBIT: mehr Service durch E-Goverment KDO setzt mit mobilen Technologien Akzente Titelthema 08 Engere IT-Zusammenarbeit von Land und Kommunen Ein Bericht von Marianne Rohde, Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport 09 Bürgerkonto im IT-Arbeitskreis vorgestellt Kunden und partner 10 Neue Generation des Finanzwesens newsystem kommunal Martin G. Staib, INFOMA Produktentwicklung KDO-Akademie: Schulungsprogramm 2. Halbjahr Haushalt in Einzelprojekten planbar Gemeinde Jork führt Liegenschafts- und Gebäudemanagement ein 12 Hunderegister Niedersachsen: Unsere Erwartungen wurden übertroffen. Jörn Bargfrede, KSN Kommunales Systemhaus Niedersachsen GmbH, im Gespräch 13 Risikomanagement für Kommunen sinnvoll Professionelle Unterstützung erleichtert die Einführung Ina Pfeiffer, Treuhand Oldenburg GmbH Menschen bei der kdo 14 Ich spreche die Sprache unserer Kunden Simone Plaat, Beraterin in den Bereichen Einwohnerwesen und Wahlen, im Gespräch 15 Im Team schmeckt s besser After-Work-Cooking als betriebliche Gesundheitsförderung Impressum 16 Veranstaltungen/ Gewinnspiel 17 Flexibel und anpassungsfähig KDO-Roadshow präsentiert neue Software fürs Jugendwesen Gemeinsam und auf Augenhöhe Liebe Leserin, lieber Leser, Wissen teilen, Sicherheit verbessern, Kosten senken das sind wichtige Vorteile der zukünftigen Zusammenarbeit des Landes Niedersachsen mit den niedersächsischen Kommunen und Datenzentralen. Die neue IT-Strategie sieht eine Kooperation auf Augenhöhe vor, bei der alle Seiten nur gewinnen können. Kooperation statt Konkurrenz kennzeichnet auch die Zusammenarbeit der niedersächsischen Datenzentralen in der gemeinschaftlichen Gesellschaft, der GovConnect GmbH. Ihr OpenData- Projekt ist für Kommunen eine ideale Plattform, um z. B. den Bürgerservice zu verbessern. Auch die KDO bringt seit Jahren gemeinschaftliche Projekte mit Kommunen auf den Weg. Die neuen Fachanwendungen für das KFZ-Zulassungs- und Jugendwesen, die DMS-Lösung oder die Wahlprogramme sind gute Beispiele für eine erfolgreiche Kooperation. Ebenfalls auf Augenhöhe. Als Mitgestalter haben Kommunen damit wesentlichen Einfluss und erhalten gleichzeitig einen Blick hinter die Kulissen, werden sensibilisiert für Probleme und gesetzte Rahmenbedingungen. Aus Kunden werden dann Partner und das ist auch gut so. Diese Ausgabe der KOM:in bietet Ihnen weitere Einblicke in die KDO, ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen! Ihr Kolumne 18 Wo steht das nächste Fettnäpfchen? Knigge-Tipps für Auszubildende Dr. Rolf Beyer Verbandsgeschäftsführer

3 04 Infos & News Infos & News 05 Anzeige Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. INFOMA Software Consulting GmbH Ulm Phone FRITZ & MACZIOL : INFOMA, Part of Imtech N.V., Gouda, Netherlands Dokumenten Managementsystem Abläufe und Dokumente voll im Griff. Unser Verfahren ermöglicht ein wirksames Managen von Vorgängen und Aufgaben unter Workflow-Aspekten. +++ Kurznews der KDO-Akademie Socialnetworks&more: Informationen und Tipps zur optimalen Nutzung von Facebook und Co. liefern die neuen Einstiegs- und Praxisworkshops Web 2.0 inkl. wichtiger Ergänzungen durch die KDO-Datenschützer. +++Neuer Schulungsort Hannover: Das neue Schulungsangebot in den Räumen der Profil AG in Hannover-Nordstadt wird gut angenommen. Gerade Kommunen aus Südniedersachsen profitieren von der kurzen Anreise. +++ Präsentationen und Schulungen online: Eine neue Software für die Online-Abwicklung von Meetings, Konferenzen, Präsentationen und Schulungen wird zukünftig den Dialog mit Kunden vereinfachen. Mehr dazu in Kürze Kombischulungen: Fachvorträge vormittags, ergänzt durch praktische Übungen nachmittags, dieses Konzept wird von KDO-Kunden gut angenommen. So wurde die Schulung P&I LOGA Tarifrecht Entgeltabrechnung (TVöD/ TV-L) als sehr gute Kombination Fachvortrag und Beispiele in LOGA bewertet. Auch die SEPA-Vorträge in Verbindung mit newsystem kommunal oder KDO-doppik&more auf Basis von SAP ERP kommen bei KDO-Kunden sehr gut an. +++ Unsere Termine finden Sie im Schulungs programm im Innenteil Digitale Steuerakte und Rechnungseingangsworkflow KDO-DMS&more: ein Praxisbericht Rund 100 Teilnehmer hatten sich für die drei Infoveranstaltungen der KDO zum Thema Dokumentenmanagement angemeldet. Eine gute Resonanz, die zeigt, wie wichtig Kommunen das Thema Workflow und Archivierung ist. Was spricht für ein DMS, welche Kosten sind zu kalkulieren, wie läuft ein optimales Projekt und vor allem wie motiviert man die eigenen Mitarbeiter? Fragen, die Matthias Kreye, Projektverantwortlicher der Stadt Damme, auf der KDO-Präsentation beantworten konnte. Damme ist Pilotkunde des neuen KDO-DMS&more, eines Dokumentenmanagementsystems für den kommuna len Sektor. Die Lösung basiert auf nscale, einer Bestens vorbereitet in die Wahl Nach App jetzt auch Wahlhelfergewinnung-Online Bei der spannenden Landtagswahl in Niedersachsen hatte die neue Wahlergebnis-App einen guten Start. Für die Bundestagswahl bietet die KDO zusätzlich das Modul Wahlhelfergewinnung-Online an. Insgesamt 164 Kommunen haben die Wahlvorbereitung bzw. -auswertung mit einer KDO-Software durchgeführt. Besonders gut kam dabei die neue Wahlergebnis-App an, da der Zugriff auf die Ergebnisse jederzeit und von überall möglich ist. Auch die Internet-Präsentation der Wahlergebnisse wurde gut genutzt: Insgesamt Mal wurden die Seiten Software der Ceyoniq Technology, die mit zahlreichen Workflows ausgestattet wurde. Erklärtes Ziel in Damme waren die Entlastung des Archivs, die Optimierung von Prozessen und die Einführung eines einheitlichen Aktenplans. In seinem Vortrag schilderte Matthias Kreye die Projektvorbereitung sowie die Umsetzung der DMS-Lösung für die digitale Steuerakte und den Rechnungseingangsworkflow. Ein wesentlicher Aspekt war für ihn die schrittweise Einführung. So konnten sich bei den Mitarbeitern Akzeptanz und Erfahrung stufenweise aufbauen. Die Motivation bei den bisher eingebundenen Sachbearbeitern ist enorm, denn sie sehen bereits Erfolge. Und das spornt für die nächsten Schritte an, erklärt er den interessierten Zuhörern. am Wahlsonntag aufgerufen. Dabei erfolgten die meisten Zugriffe in der Zeit zwischen 19:00 und 20:00 Uhr. Ralf Tiedemann, Sachgebietsleiter Zentrale Dienste der Samtgemeinde Uchte, ist froh, sich für diese Lösung entschieden zu haben: Ich wurde von vielen Politikern und interessierten Bürgern auf die gute Aufbereitung der Wahlergebnisse, ihre konstante Verfügbarkeit auf den KDO-Internetseiten und vor allem auch über die Wahlergebnis- App angesprochen! Nach der Wahl ist vor der Wahl, denn neben diversen Landtagswahlen und der Kommunalwahl in Schleswig-Holstein steht im September die Bundestagswahl an. Eine Hergen Büsing, KDO-Produktverantwortlicher, der selbst aus dem kommunalen Bereich kommt, sieht KDO-DMS&more mit keiner anderen Lösung auf dem Markt vergleichbar: Wir haben bei der Entwicklung einen ganz neuen Ansatz verfolgt, von den gemeinsamen Arbeitskreisen über die Prozessorientierung bis hin zum Full Service: also DMS, Signatur und ggf. das Fachverfahren aus einer Hand! Präsentation KDO-DMS&more Nächster Termin: Mehr Infos unter: Neuerung wird dann in jedem Fall die KDO-Wahlhelfergewinnung online sein. Es wird für Kommunen immer schwieriger, Wahlhelfer zu finden. Mit diesem neuen Modul, das einfach in den Internetauftritt der Kommune integriert wird, können sich Bürger ohne großen Aufwand online als Wahlhelfer registrieren lassen, erklärt Elfi Buchholz, KDO-Produktverantwortliche. Infos unter wahlen@kdo.de

4 06 Infos & News Infos & News 07 OpenData Partizipation und Transparenz Bernhard Möller, Geschäftsführer GovConnect GmbH CeBIT: mehr Service durch E-Government KDO setzt mit mobilen Technologien Akzente Die GovConnect GmbH, ein Tochterunternehmen der nds. kommunalen IT-Dienstleister HannIT, ITEBO, KDO und KDS, wird künftig allen Kommunen Dienstleistungen rund um das Thema OpenData anbieten. Dabei ist auch an eine Zusammenarbeit mit dem Land Niedersachsen gedacht. Öffentliche Daten stammen aus unterschiedlichen Bereichen wie Umwelt, Verkehr, Bildung, Gesundheit etc.; ausgenommen sind personenbezogene bzw. sicherheits-/datenschutzrelevante Daten. Entscheidend ist die freie Verfügbarkeit sowie die Möglichkeit der Aufbereitung, Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten durch Dritte. Dazu sollten die Daten klar strukturiert, in möglichst offenen Formaten und unter Angabe eindeutiger Nutzungs- und Lizenzbestimmungen bereitgestellt werden. OpenData erfolgreich im Einsatz Dabei ist OpenData kein Hype, sondern längst vorhanden. Das zeigen die bereits bestehenden OpenData-Portale und zahlreiche Beispiele des Wettbewerbs apps4deutschland. Der Preisträger LISA (Lokale Information, Suche und Aggregation) ermöglicht bspw., den Attraktivitätsfaktor einer Region anhand verschieden gewichteter Datenquellen individuell zu ermitteln und in aggregierter Form darzustellen. Dies ist möglich, da Behörden auf Stadt-, Landund Bundesebene Datenquellen der breiten Öffentlichkeit als offene Daten zur Verfügung stellen. Weitere Beispiele finden sich unter und Informationen sind der Rohstoff des 21. Jahrhunderts. Insbesondere der freie Zugang zu Daten und Informationen führt zu mehr Transparenz. Transparenz schafft Vertrauen. So können sich Politik und Verwaltung gegenüber dem Bürger und der Wirtschaft öffnen und die Gelegenheit zur Beteiligung an staatlichen Entscheidungsprozessen bieten. Die demokratische Willensbildung wird damit entscheidend verbessert, das Engagement der Bürger unterstützt und die Qualität der Bürgerbeteiligung erheblich gesteigert. Die Möglichkeiten der Teilhabe stärken gleichzeitig den Demokratiegedanken in der Gesellschaft. GovConnect unterstützt Kommunen In jüngster Zeit wurden mehrere OpenData-Portale live geschaltet; u. a. das Datenportal für Deutschland GovData. Unter Berücksichtigung dieser Entwicklungen und der vom Fraunhofer- Institut empfohlenen Standards bietet die GovConnect den Kommunen Unterstützung an. Kommunale Daten werden ausgerichtet an den Bedürfnissen der Kommunen in deren Struktur und Design dargestellt. Neben der fachlichen Beratung bietet GovConnect den sicheren Betrieb zu günstigen Konditionen an. Öffentliche Daten sind kein Schatz, der bewacht werden muss, sondern der Rohstoff für vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, die zur Erhöhung der Attraktivität des (Wirtschafts-)Standorts beitragen. Und ganz nebenbei werden durch diese Anwendungen Verwaltungstransparenz und Servicequalität gesteigert. Die Liste der Aussteller am Gemeinschaftsstand des Landes Niedersachsen war umfangreich. Die positive Resonanz zeigt, dass die CeBIT für den kommunalen Sektor immer interessanter wird. Ein Themenschwerpunkt des vielfältigen Angebotes war E-Government ein Thema, das die KDO mit dem neuen Kfz- Zulassungsverfahren, ihrer Wahlsoftware und dem KDO-Bürgerhaushalt abdeckt. Mit diesen Lösungen kann eine Kommunalverwaltung mehr Service bieten und erstmals wird die KDO auch für den Bürger sichtbar, freute sich Dr. Rolf Beyer, KDO- Geschäftsführer, über das große Interesse. Immer mehr Akzente setzen mobile Technologien bei den kommunalen Fachverfahren, wie z. B. die KDO-Apps für das Wunschkennzeichen und die Wahlpräsentation. Im Hinblick auf die Bundestagswahlen war das Thema der Wahlauswertung und -präsentation ohnehin besonders gefragt. Die neu konzipierte Lösung überzeugte die Besucher u. a. durch die einfache Installation und Handhabung, die integrierte Datenbank und die dynamischen Präsentationsgrafiken. Ein Highlight am Messestand war übrigens der Besuch des neuen niedersächsischen Ministerpräsidenten Stephan Weil am Dienstag. Transparenz schafft Vertrauen Kommunalverwaltungen haben sich in den letzten Jahrzehnten von der Ordnungskommune über die Dienstleistungskommune zur Bürgerkommune entwickelt. Ziele der Bürgerkommune sind u. a. Lebensqualität und sozialer Zusammenhalt. Die Steuerung erfolgt über Netzwerke. Dabei stehen vor allem Informationen und Transparenz im Vordergrund und hier unterstützt OpenData. Bernhard Möller Geschäftsführer GovConnect GmbH GovConnect GmbH, Hildesheimer Straße Hannover Tel Der stark frequentierte Gemeinschaftsstand des Landes Niedersachsen freute sich über prominenten Besuch: Stephan Weil, neuer niedersächsischer Ministerpräsident auf der CeBIT 2013.

5 08 titelthema titelthema 09 Engere IT-Zusammenarbeit von Land und Kommunen Ein Bericht von Marianne Rohde, Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport Die Welt der kommunalen IT und die der IT der Landesverwaltung Niedersachsens hatten in der Vergangenheit nur in bestimmten Bereichen miteinander zu tun. Dies soll sich zukünftig ändern und die bestehende Kooperation ausgedehnt werden. Die öffentliche Verwaltung gleich welcher Ebene steht vor wachsenden Herausforderungen. Der demografische Wandel, Cybersicherheit, die Schuldenbremse, Personalabbau, Open Data, digitale Teilhabe, mobiles Government und Social Media, um nur einige der Themen zu nennen, betreffen gleichermaßen das Land und die Kommunen. Sie erfordern ein engeres Zusammenrücken beider Seiten. Um dies zu erreichen, haben das Land und die kommunalen Spitzenverbände 2012 unter Beteiligung der kommunalen IT-Dienstleister und einiger Kommunen ein Projekt gestartet. Darin sollen Möglichkeiten der Zusammenarbeit im IT-Bereich gefunden und anschließend umgesetzt werden, die über die schon bestehenden Kooperationen hinausgehen. IT-Strategien übergeordnet entwickeln Das Projekt entspricht der Zielsetzung der nationalen E-Government-Strategie des IT-Planungsrats Bund/Länder vom Sie fordert, dass die Zusammenarbeit von Bund, Ländern und Kommunen regelmäßig über Mittel der Informationsund Kommunikationstechnik erfolgt. Barrieren für eine effiziente Zusammenarbeit der Verwaltungen sollen abgebaut werden. Es ist Teil der Fortentwicklung der IT-Strategie des Landes. In aktuell vier Projektgruppen arbeiten Vertreter und Vertreterinnen der Kommunen und der kommunalen IT-Dienstleister mit Beschäftigten der Landesverwaltung an Vorschlägen, wie durch kooperative Modelle Vorteile für die kommunale ebenso wie für die Landesseite erreicht werden können. Die Projektgruppen sind: Prüfung der Möglichkeiten von gemeinsamen Rechenzentrums- und Dienstleistungsinfrastrukturen von Land und Kommunen ( Niedersachsen-Cloud ) Gründung eines Cybersicherheitsbündnisses zwischen Land und den Kommunen zur Nutzung eines gemeinsamen CERT- Verbundes Möglichkeiten der Kooperation von Land und Kommunen bei Fachverfahren und IT-Services Rechtliche Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit im IT-Bereich Mehr Qualität, weniger Kosten Im Projekt Niedersachsen- Cloud geht es um Leistungsangebote, die durch freiwillige, gemeinsame Inanspruchnahme von IT- Dienstleistungen spürbare finanzielle Erleichterungen und Qualitätsvorteile für Kommunal- und Landesbehörden bieten. Wesentliche, in die Arbeit einzubeziehende Gesichtspunkte sind die Zukunftsfähigkeit der Netze, ebenso wie leistungsfähige und energieeffiziente Rechenzentren, Beschaffung, Arbeitsplatzmanagement, Großrechner und Einzel-/Fachanwendungen. Dabei soll die Kooperation von Land und kommunalem Bereich zu einer ausgewogenen und wirtschaftlichen Verteilung auf beiden Seiten führen. Sicherheit und Service vorrangig Ein weiteres Themenfeld für die künftige Zusammenarbeit ist die Cybersicherheit. Das Land bietet den Kommunen an, sie in Land und Kommunen miteinander enger verzahnt die Arbeit der für die Informationssicherheit neu gegründeten Organisationseinheit CERT einzubeziehen. Die Abkürzung steht für das sogenannte Computer Emergency Response Team. Ziel ist es, voneinander zu lernen, wie Land und Kommunen ihre IT vor Angriffen aus dem Internet, die das Ziel haben, die Infrastruktur zu schädigen, den Datenbestand auszulesen oder zu manipulieren, sicherer machen können. Im Fokus stehen ebenfalls die Betreiber sogenannter Kritischer Infrastrukturen (KRITIS). Gemeint sind hier nicht nur Energie- oder Wasserversorger, sondern auch Verkehrsleitzentralen, Talsperren oder Krankenhäuser. Künftige Krisen oder Katastrophenlagen drohen, ganz oder teilweise aus dem Internet heraus ausgelöst werden zu können. Land und Kommunen müssen ihre IT hiergegen besser schützen können. Ebenfalls im Bereich Fachanwendungen und IT-Services ist die Zusammenarbeit zwischen Land und Kommunen zu intensivieren. Nutzen für Bürger, Unternehmen und Verwaltung, Wirtschaftlichkeit und Zukunftsfähigkeit der vorgehaltenen Online- Angebote haben dabei oberste Priorität. Es ist mittlerweile eine Binsenweisheit, dass eine gute Netzinfrastruktur sowie auch im Internet verfügbare Serviceleistungen der Verwaltung zu den wichtigen Standortfaktoren gehören. Verbesserungen für den direkten Bürger- oder Wirtschaftskontakt und die Verwaltungsarbeit sollen in den nächsten Jahren realisiert werden. Rechtlichen Rahmen schaffen In den oben kurz dargestellten Projekten werden die Möglichkeiten der Zusammenarbeit von Land und Kommunen in den Bereichen Rechenzentrums- und Dienstleistungsinfrastrukturen ( Niedersachsen-Cloud ), Cybersicherheit sowie Fachverfahren und IT-Services geprüft. Projektergebnisse sollen im Herbst 2013 vorliegen. Das vierte Projekt soll für die aus diesen Projekten entstehende Zusammenarbeit den rechtlichen Rahmen bzw. die Änderungsnotwendigkeiten klären. Es soll Lösungsvorschläge für eine mit den Rechtsvorschriften in Einklang stehende Kooperation erarbeiten. Dabei liegen Schwerpunkte der Arbeit im Bereich des Vergabe-, des Kommunal- und des Steuerrechts. Soweit Anpassungen niedersächsischer Rechtsvorschriften erforderlich sein sollten, beschreibt es den Änderungsbedarf. Die Umsetzung der Kooperation im IT-Bereich ermöglicht es Kommunen und Land, auch in Zukunft verlässliche und leistungsfähige IT-Dienstleister im eigenen Land zu finden. Marianne Rohde Referat 41 IT-Strategie, IT-Infrastruktur Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport Lavesallee Hannover Tel Marianne.Rohde@mi.niedersachsen.de (v. l. n. r): Daniela Berger (Stadt Oldenburg), Dr. Rolf Beyer (KDO), Kirsten Nax und Marianne Rohde (beide Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport) Bürgerkonto im IT-Arbeitskreis vorgestellt Für die Kooperation des Landes Niedersachen mit den Kommunen interessierten sich auch die IT-Leiter auf dem regelmäßigen Arbeitskreis der KDO. Die hatte Frau Rohde und Frau Nax dazu eingeladen, ihre Projekte vorzustellen. Während Frau Rohde die vier Projekte im Detail erläuterte, stellte Frau Nax das Bürgerkonto vor. Dabei handelt es sich um einen zentralen Dienst des Landes, der unter Verwendung der elektronischen Personalausweisfunktionalitäten den Zugang zu Online-Fachverfahren des Landes und der niedersächsischen Kommunen ermöglicht. Das Land stellt damit eine Plattform zur Verfügung, die sich ideal für interkommunale Zusammenarbeit eignet, erklärte Dr. Rolf Beyer im Anschluss an die Veranstaltung. Kommunen sparen nicht nur die Gebühren für die recht teuren Zertifikate, sondern können sich auch gemeinschaftlich überlegen, welche Fachverfahren sich dafür anbieten.

6 10 Kunden und Partner Neue Generation des Finanzwesens newsystem kommunal Martin G. Staib, INFOMA Produktentwicklung über Web-Services und ermöglicht neue Clients, die deutlich weniger Administrationsaufwand nach dem Einspielen von Updates verursachen. In der Praxis bedeutet das, dass die benutzerspezifischen Einstellungen beim Update erhalten werden; die bisher benötigte ZUP-Datei entfällt. Ihr Schulungsprogramm zum Heraustrennen Reges Interesse auf der CeBIT der INFOMA -Stand Auf der diesjährigen CeBIT präsentierte INFOMA erstmals live die neue Generation des Finanzwesens newsystem kommunal Version 7. Die Redaktion sprach mit Martin G. Staib, INFOMA Produktentwicklung, über den technologischen Generationswechsel. Herr Staib, was war der Grund für die Optimierung der Basistechnologie von newsystem kommunal? INFOMA verfolgt von Anfang an mit großem Erfolg die Strategie, den Kunden technologische Verbesserungen der Basissoftware zeitnah, sicher und komfortabel bereitzustellen. Im Zuge der Optimierung der technologischen Grundlage steht dann eine Technologie zur Verfügung, die bei ersten Pilotanwendern sehr positiv aufgenommen wird und der Analysten und Branchenexperten Innovationsführerschaft bestätigen. Was sind die herausragenden Leistungsmerkmale der neuen Technologie? Die neue, komfortable Oberfläche setzt den künftigen Standard und erweist sich hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung sowie Prozess-/Aufgabenorientierung als Meilenstein. Damit ist ein produktiveres Arbeiten möglich. Außerdem bietet die skalierbare 3-Schicht-Architektur zusätzliche Anbindungsmöglichkeiten Welche konkreten Vorteile hat der Anwender in der täglichen Praxis? Der Anwender kann sich über zahlreiche Vorteile freuen, die ihm die tägliche Arbeit erheblich erleichtern. Beispiele sind die moderne, maskenorientierte und personalisiert anpassbare Benutzeroberfläche, eine verbesserte Microsoft-Office-Integration, eine deutliche Performancesteigerung aufgrund der Verarbeitungsmöglichkeit der Daten auf mehreren Servern oder auch ein reduzierter Administrationsaufwand bei Nutzung in den Fachämtern, um nur einige zu nennen. In welchem Zeitrahmen erfolgt der Umstieg auf newsystem kommunal Version 7 und was bedeutet das für die Kunden? Die newsystem kommunal Version 7 steht gegen Ende diesen Jahres zur Verfügung. Aber schon jetzt können die Anwender von den Vorteilen der neuen Technologie durch Einsatz der optionalen Benutzerrollen auf dem heutigen Classic Client profitieren, wie Budgetauskunft, Zentrale Adressverwaltung sowie Budgetplanung/Budgeterfassung. Inwieweit werden die Kunden beim reibungslosen Umstieg von INFOMA unterstützt? Wir planen den Umstieg auf newsystem kommunal Version 7 nach den individuellen Bedürfnissen gemeinsam mit den Kunden. So beraten wir sie unter anderem bei den technischen Voraussetzungen, aber auch bei den ggfs. notwendigen kundenindividuellen Anpassungen. Darüber hinaus informieren wir unsere Anwender auch im Rahmen von WebCasts ausführlich. Alle Veranstaltungen sowie die entsprechenden Anmeldemöglichkeiten finden Sie im Terminkalender auf der INFOMA -Internetseite. Herr Staib, danke für das Gespräch. neues Wissen! DAs schulungsprogramm der KDO-Akademie 2. Halbjahr 2013

7 Das Schulungsprogramm der KDO-AKADEMIE 2. Halbjahr 2013 Das Schulungsprogramm der KDO-AKADEMIE 2. Halbjahr 2013 Schulungsprogramm 2. Halbjahr 2013 Die KDO-AKADEMIE bietet als Schulungspartner öffentlicher Verwaltungen ein vielseitiges Programm für die Weiterbildung und Qualifikation von Mitarbeitern an. Auch Neukunden heißen wir herzlich willkommen, sich von Qualität und Leistung unserer absolut praxisrelevanten Seminare zu überzeugen. Und vermissen Sie mal etwas dann sprechen Sie uns gerne an! Content-Management-Systeme Schulung für Administratoren des KDO-CMS Schulung für Redakteure des KDO-CMS Einwohnerwesen mit MESO Grundlagenschulung * / Listen & Statistiken Teil 1: Übersicht Listen & Statistiken Teil 1: Übersicht (S) Listen & Statistiken Teil 2: Layoutverwaltung Listen & Statistiken Teil 2: Layoutverwaltung (S) Listen & Statistiken Teil 3: Serienbrieferstellung Melde-, Pass- und Ausweisrecht Melde-, Pass- und Ausweisrecht (S) Tricks und Kniffe Tricks und Kniffe (S) Wahlen /26.06./03.07./ Wahlen (S) XMeld-Bearbeitung und Konfliktmanagement / XMeld-Bearbeitung und Konfliktmanagement (S) Finanzwesen mit KDO-doppik&more auf Basis von SAP ERP Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung Aufbau eines kommunalen Berichtswesens Bewirtschaftung kompakt für Einsteiger Bewirtschaftung für Fortgeschrittene Bilanzierung und Jahresabschluss kompakt Die Abbildung der E-Bilanz Effektives Mahnwesen in doppik&more mit Übergabe an die Vollstreckung Haushaltsplanung Haushaltsplanung kompakt für Einsteiger Investive Haushaltsplanung Jahresveranlagung 2014 ohne Verbrauchsabrechnung Jahresveranlagung 2014 mit Verbrauchsabrechnung Kasse für Fortgeschrittene Kommunales Informationssystem Budget- und Haushaltsüberwachung (KomBü) Periodische Arbeiten in der Anlagenbuchhaltung Praktische Tipps zum Jahresabschluss Überwachung OP-geführter Konten Umgang mit offenen Forderungen und Verbindlichkeiten Finanzwesen mit newsystem kommunal Anlagenbuchhaltung * Auskunft Kassenmitarbeiter (H) Auswertungen/Kontenschemata (H) Darlehensverwaltung Doppisches Buchungsgeschäft für Fortgeschrittene (H) Haushaltsplanung Auffrischungskurs Jahresabschluss (H) Jahresveranlagung 2014 mit Verbrauchsabrechnung Jahresveranlagung 2014 ohne Verbrauchsabrechnung Kommunale Betriebe Schulung zum Update Schulung zum Update 13.1 (H) Geoinformationssysteme ArcGIS Desktop für Einsteiger (Basisschulung Teil I) * ArcGIS Desktop für Einsteiger (Basisschulung Teil II) ArcGIS Desktop für Fortgeschrittene * Jugendwesen mit Info51 Beistandschaften für Einsteiger Beistandschaften für Fortgeschrittene Beistandschaften kompakt Mitwirkung in gerichtlichen Verfahren Programmadministration für Einsteiger Programmadministration für Fortgeschrittene Sozialer Dienst kompakt Unterhaltsberechnung Unterhaltsvorschuss für Einsteiger Unterhaltsvorschuss für Fortgeschrittene Wirschaftliche Jugendhilfe kompakt Workshop Sozialer Dienst Workshop Wirtschaftliche Jugendhilfe Office-Schulungen Aktuelle Termine finden Sie auf unserer Homepage. Personalwesen mit P&I LOGA Altersversorgung & Lohnarten verstehen und anwenden (H) Altersversorgung & Lohnarten verstehen und anwenden Aufbauschulung Auswertungsgenerator I (H) Auswertungsgenerator I Elternzeit Grundlagenschulung* (H) Grundlagenschulung* / Intensivschulung / Intensivschulung (H) Leserechte Minijob und kurzfristig Beschäftigte (H) Personalkostenplanung / Personalkostenplanung (H) Tarifrecht Entgelt im Krankheitsfall ( 22 TVöD / TV-L) / Tarifrecht Entgeltabrechnung (TVöD / TV-L) SEPA Umsetzung im Fachverfahren Die Umsetzung von SEPA in KDO-doppik&more /18.06./22.08./26.09./ Die Umsetzung von SEPA in newsystem kommunal /18.06./22.08./26.09./ Die Umsetzung von SEPA in newsystem kommunal (H) / Technische Schulungen Aktuelle Termine finden Sie auf unserer Homepage. MES Verwaltungsmanagement Aufbau eines kommunalen Vertragsregisters Berichtswesen mit Excel Crystal Reports für Einsteiger* Der doppische Jahresabschluss / Der konsolidierte Gesamtabschluss* / Entwicklung einer kommunalen Kostenund Leistungsrechnung* Gebührenkalkulation Geschäftsprozessoptimierung Grundlagen Interne Leistungsverrechnung

8 Kunden und Partner 15 Investitionsrechnung Grundlagen Kommunale Bilanzanalyse Kommunales Berichtswesen Grundlagen Kommunales Controlling* Produktziele, Kennzahlen und Maßnahmen Web 2.0: social network&more Einstiegs- & Praxisworkshop für Web 2.0 (z. B. Facebook) / entation Schulungsort: Oldenburg; (S) Stadthagen; (H) Hannover Schulungsdauer: halb- bzw. eintägig; *zweitägig. Änderungen der Termine vorbehalten. Weitere Schulungen, Infos und Anmeldung unter: Kontakt: Tel Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg Elsässer Straße Oldenburg Wahlen Wahlen mit KDO-Wahlauswertung und -präsentation (für Städte und Gemeinden) (S) Wahlen mit KDO-Wahlauswertung und -präsentation (für Städte und Gemeinden) /31.07./07.08./ Wahlen mit KDO-Wahlauswertung und -präsentation (für Landkreise) Haushalt in Einzelprojekten planbar Gemeinde Jork führt Liegenschafts- und Gebäudemanagement ein Das Rathaus der Gemeinde Jork Die Gemeinde Jork aus dem Landkreis Stade hat sich für die Einführung des Liegenschafts- und Gebäudemanagements (LuGM) newsystem kommunal mit der KDO entschieden. Eine Integrationsanbindung zum SAP-Finanzwesen sorgt für den notwendigen Datentransfer. Den Start für die professionelle Verwaltung der rund 30 gemeindeeigenen Gebäude in Jork machen seit Mai die Module Basis und Maßnahmenmanagement der INFOMA -Lösung. Im weiteren Verlauf ist bis 2014 sukzessive das Reinigungs- und Energiemanagement geplant. So wird die Software Schritt für Schritt eingeführt ganz auf die Anforderungen der Kommune zugeschnitten. Schlankere Prozesse möglich Matthias Riel, Leiter des Fachbereichs Zentrale Steuerung in Jork, sieht seine Verwaltung damit in Zukunft deutlich besser aufgestellt: Durch einheitliche Arbeitsabläufe können wir nicht nur Synergieeffekte nutzen, sondern auch unsere Geschäftsprozesse erheblich verschlanken! Dank der Integrationsanbindung, die von der KDO gemeinsam mit dem Landkreis Goslar und der INFOMA entwickelt wurde, werden die im LuGM erfassten Aufträge unmittelbar als Vormerkungen im Finanzwesen eingestellt. Die Gemeindekasse kann so ohne zusätzlichen Aufwand die erteilten Aufträge in der Liquiditätsplanung berücksichtigen. Buchungsrelevante Informationen und Zuordnungen müssen zukünftig nicht mehr recherchiert oder mit der Geschäftsbuchhaltung abgestimmt werden. Sämtliche Stammdaten wie z. B. Geschäftspartner, Sachkonten, Kostenstellen und PSP-Elemente liefert dabei das führende SAP-Finanzwesen KDO-doppik&more, so dass im LuGM alle benötigten Kontierungsinformationen bereitstehen. Das reduziert den Buchhaltungsaufwand in der Bauverwaltung und das Team des Bauamtes kann sich wieder mehr auf die eigene Kernkompetenz konzentrieren. Controlling gibt bessere Einblicke Darüber hinaus ist das LuGM für Jork die ideale Lösung, um die Haushaltsplanung und die Haushaltswirtschaft in konkreten Einzelprojekten abzubilden. Jetzt wird die Unterhaltungs-, Bewirtschaftungs- und Sanierungsplanung für unsere kommunalen Liegenschaften deutlich einfacher, erklärt Matthias Riel, und das maßnahmenbezogene Controlling wird nicht nur für die produktverantwortlichen Kolleginnen und Kollegen in der Bauverwaltung gewährleistet, sondern auch für das zentrale Controlling, das in der Kämmerei angesiedelt ist. Angefangen von der konkreten Maßnahmenplanung und der automatisierten Auftragsverwaltung über die Rechnungsbearbeitung und bis zur Übergabe der Buchungsvorgänge an die Finanzbuchhaltung und Gemeindekasse zukünftig können sämtliche Schritte in einem einheitlichen Verfahren abgebildet werden. Mehr Transparenz für politische Gremien Für Matthias Riel ist aber noch ein weiterer Aspekt wichtig: Wir sind jetzt viel transparenter gegenüber den politischen Gremien. Das ist gerade bei Bauunterhaltungsmaßnahmen wichtig, weil hier bei politischen Diskussionen und Entscheidungen immer wieder der Fokus liegt! Die Bewertung der Ratsmitglieder beim Dauerthema Investitions- und Sanierungsstau ist sicherlich vielerorts ein Hauptthema. In Jork erhofft man sich nun, dass die umfangreichen Auswertungs- und Berichtsmöglichkeiten das Zusammenspiel zwischen Bauamt, Gemeindekämmerei, Geschäftsleitung und den kommunalpolitischen Gremien deutlich erleichtern.

9 12 Kunden und Partner Kunden und Partner 13 Hunderegister Niedersachsen: Unsere Erwartungen wurden übertroffen. Jörn Bargfrede, KSN Kommunales Systemhaus Niedersachsen GmbH, im Gespräch Am neuen Hunderegister kommt kein Vierbeiner mehr vorbei. Die KSN GmbH aus Oldenburg hat den Auftrag für die Entwicklung und den Betrieb des neuen Hunderegisters in Niedersachsen erhalten. Nach einem Pilotbetrieb im Frühjahr geht es am 1. Juli in den Echtbetrieb. Die Redaktion sprach mit Jörn Bargfrede, KSN-Vertriebsleiter, über das Projekt. Herr Bargfrede, welche Erkenntnisse hat der Pilotbetrieb gebracht? Der zweimonatige Pilotbetrieb hat gezeigt, dass wir auf einem guten Weg sind. Auf der einen Seite haben die Anzahl der Registrierungen unsere Erwartungen und auch die der Testgemeinde übertroffen. Auf der anderen Seite haben wir durch den Pilotbetrieb wichtige Erkenntnisse darüber gewonnen, wo wir bis zum Echtstart den Fokus setzen müssen. Alles in allem lief es reibungslos. Auf diesem Wege möchten wir uns daher ganz herzlich bei der Gemeinde Wiefelstede und dem Landkreis Ammerland für die gute Zusammenarbeit und Unterstützung bedanken. Die neue Gebühr hat ja bei vielen Hundebesitzern zu Unmut geführt. Haben Sie das zu spüren bekommen? Natürlich. Und zum Teil ist das auch nachvollziehbar. Es handelt sich allerdings um eine gesetzliche Vorgabe, die finanzielle Konsequenzen hat. Darum ist nicht jeder Hundehalter glücklich über diese Neuerung. Und nicht jede Gebühr hat aus Sicht des Bürgers auch einen konkreten Nutzen. Das Land hat mit der Registerführung auch die Gebührenerhebung an eine GmbH übertragen. Wie ist das möglich? Durch Beleihung, denn damit werden Hoheitsrechte auf Privatpersonen (natürliche und juristische Personen) übertragen. Es werden somit Verwaltungsaufgaben durch in diesem Fall juristische Personen selbständig wahrgenommen. Es gibt zahlreiche weitere Beispiele, wie z. B. den TÜV oder bisher der Schornsteinfeger. Auch die Toll Collect GmbH ist per Beleihung beauftragt, die LKW-Maut zu erheben und zu überwachen. Die Registerführung ist Ländersache. Interessieren sich bereits andere Bundesländer für Ihre Lösung? Richtig, die Registerführung ist Ländersache. Von daher kommt das Register als Software für die Mehrzahl der Bundesländer grundsätzlich in Frage. Erste Kontakte dazu wurden auf der CeBIT geknüpft. Spannend ist nun die Frage, wann es in den anderen Bundesländern per Gesetz zur Pflicht wird, ein zentrales Hunderegister vorzuhalten. Herr Bargfrede, danke für das Gespräch. Jörn Bargfrede Vertriebsleiter KSN Kommunales Systemhaus Niedersachsen GmbH Risikomanagement für Kommunen sinnvoll Professionelle Unterstützung erleichtert die Einführung Ina Pfeiffer, Treuhand Oldenburg GmbH Das Risikoverständnis ist im öffentlichen Sektor noch nicht sehr ausgeprägt, so die vorherrschende Meinung. Liegt es an fehlenden Erfahrungswerten mit dem Risikomanagement, unzureichenden Informationen über Risiken oder unklaren Verantwortlichkeiten für die Risikosteuerung? Ist ein Risikomanagementsystem für Kernverwaltungen überhaupt sinnvoll bzw. erforderlich? Risikomanagement ist eine Führungsaufgabe, in der die Risiken einer Organisation identifiziert, analysiert und bewertet werden. Wesentliche Prozesse sind: Risikoanalyse: Identifizierung der Gefahrenpotenziale und Risikofelder Risikobewertung: Quantifizierung der Schadenspotenziale und Ermittlung von Eintrittswahrscheinlichkeiten Risikosteuerung: Bewältigung der Risiken und Ermittlung von Risikoabwehr bzw. -begrenzungsmaßnahmen Risikoüberwachung: Der stetige Wandel intern und extern erfordert eine laufende Anpassung Risikomanagement ist neben der Internen Revision, Compliance, Korruptionsprävention etc. ein Bestandteil des sogenannten Risikomanagementsystems. Risikomanagement per Gesetz Die Pflicht zur Einführung des Risikomanagements bei Eigengesellschaften und -betrieben entstand durch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich, insbesondere 91 Abs. 2 AktG, mit Ausstrahlungswirkung auf alle Rechtsformen. Danach ist ein Überwachungssystem einzurichten, damit für den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden. Das Risikofrüherkennungssystem ist auch Gegenstand der Prüfung nach 53 HGrG. Nun stellt sich die Frage, ob ein derartiges System ebenso für Kernverwaltungen notwendig ist, da auch ihr Wirtschaftsleben zunehmend komplexer wird. Ferner ist zu bedenken, dass Kommunen in ihrem Rechenschaftsbericht die zu erwartenden möglichen finanzwirtschaftlichen Risiken für die Aufgabenerfüllung von besonderer Bedeutung darstellen ( 57 Abs. 2 Nr. 2 GemHKVO) und im Konsolidierungsbericht (erstmals 2012) u. a. über die finanziellen und wirtschaftlichen Perspektiven und Risiken berichten sollen (vgl. 58 Abs. 1 Nr. 3 b GemHKVO). Die dafür benötigten Informationen würden sie durch ihr Risikomanagement erhalten. Mit Risiken besser umgehen Die Vorteile eines Risikomanagements liegen auf der Hand: bessere Steuerung, Kontrolle und Entscheidungsfindung und damit eine optimale Zielerreichung Förderung des Risikoverständnisses und bewusster Umgang mit Risiken Konzentration auf wesentliche Risiken und Abwägung zwischen Risiken und Chancen Natürlich kostet die Einführung eines Risikomanagements Ressourcen, denn alle Beteiligten würden zeitlich stark eingebunden sein. Empfehlenswert für solch ein Projekt ist daher die Begleitung durch professionelle Beratung z. B. als Workshop. Für die Erfassung der Risiken in einer Risikodatenbank, die Priorisierung und Bewertung der Risiken einschließlich optischer Darstellungen ist eine IT-Unterstützung nahezu unumgänglich. Letztendlich besteht in öffentlichen Unternehmen Handlungsbedarf. Insbesondere aufgrund der Gesetzesvorgaben wird die Einführung eines Risikomanagements in Kommunalverwaltungen künftig notwendig sein. Ina Pfeiffer Wirtschaftsprüferin/Steuerberaterin Treuhand Oldenburg GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft pfeiffer@treuhand.de

10 14 Menschen bei der KDO Menschen bei der KDO 15 Ich spreche die Sprache unserer Kunden Simone Plaat, Beraterin in den Bereichen Einwohnerwesen und Wahlen, im Gespräch Simone Plaat ist seit sieben Jahren bei der KDO tätig. Mit diversen Direktwahlen, Landtagswahlen in verschiedenen Bundesländern und der Bundestagwahl ist 2013 für sie ein wichtiges und arbeitsintensives Jahr. Frau Plaat, wie stark macht sich die kommende Bundestagswahl jetzt schon bemerkbar? Sehr! Ich habe bereits im März mit der Ermittlung der Anzahl der Wahlbenachrichtigungskarten begonnen, das sind über eine Million. Zeitgleich mit der Bundestagswahl führen viele Kunden eine Direktwahl (Landrat oder Bürgermeister) durch. Leider können die Texte für die Wahlkarten aber noch nicht abschließend zum Druck gegeben werden, da Änderungen vom Gesetzgeber erst im Juni entschieden werden. Das macht die Sache nicht einfacher. Wie unterstützen Sie Ihre Kunden vor und während der Wahl? Das geht schon bei der Vorbereitung der Wahl mit unserem KDO-Wahlmanager los. Für den Wahltag selbst nutzen unsere Kunden die Software zur Wahlauswertung und -präsentation, für die wir sogar eine Wahlergebnis-App programmiert haben. Und bei der Wahlkomponente des Einwohnermeldeprogramms MESO unterstützen wir unsere Kunden natürlich auch. Sie arbeiten bei der Weiterentwicklung Ihrer Lösungen eng mit Kunden zusammen. Allen gerecht werden können Sie aber auch nicht, oder? Wir hatten gerade im März wieder einen Arbeitskreis zum Thema Wahlprogramme mit Teilnehmern aus verschiedenen Kommunen, also Städten, Gemeinden und Samtgemeinden sowie Landkreisen. Dabei kommen konstruktive Gespräche und Anregungen zustande, denn jede Kommune hat andere Gewichtungen. Und alles zusammen bringt unsere Wahlsoftware immer weiter voran. Sie sind seinerzeit von einer Kommunalverwaltung zur KDO gewechselt. Inwieweit profitieren Sie bei Ihrer Arbeit davon? Ich kann mich gut in einen Sachbearbeiter hineinversetzen. Der klassische Fall ist zum Beispiel, dass ein Bürger einen Antrag stellen möchte und plötzlich ein technisches Problem auftaucht. Um den Antragssteller nicht lange warten lassen zu müssen, ist schnelle Hilfe gefragt. Und auch sonst sprechen wir dieselbe Sprache, aber natürlich kein Amtsdeutsch mehr! (Lachend) Was gefällt Ihnen an Ihrer Arbeit am meisten? Ich kann Menschen bei ihrer Arbeit behilflich sein, kann an Verbesserungen von Programmen mitwirken und in Schulungen mein Wissen vermitteln. Kurz vor großen Wahlterminen könnte ich mich allerdings am besten noch vervielfältigen, um allen Anfragen zeitnah gerecht zu werden. Das ist immer eine heiße Phase, da alle Kunden ob mit MESO in der Wahlkomponente oder mit unserer Wahlsoftware natürlich alles richtig machen möchten. Und was machen Sie, wenn mal keine Wahl ansteht? Also das habe ich noch nicht wirklich erlebt. Es gibt immer Kommunen, die eine Bürgermeisterwahl oder einen Bürgerentscheid durchführen. Ich betreue aber auch ganzjährig die Meldesoftware MESO und wenn ein Programm ständig mit Neuerungen bedacht wird, dann ist es das Meldeprogramm. Ich sage nur Steuer-ID, elektronischer Nachrichtenversand, neuer Personalausweis usw. Frau Plaat, wir danken für das Gespräch! Simone Plaat Lebensmotto: Lebe jeden Tag, als wäre es dein letzter. Was ich mag: Ski fahren, Werder Bremen (auch in schlechten Zeiten), spazieren an der Ostsee und essen gehen Im Team schmeckt s besser After-Work-Cooking als betriebliche Gesundheitsförderung Feurige Suppen und Eintöpfe, Fingerfood oder Antipasti das sind die Themen beim After-Work-Cooking der KDO. Dabei wird nicht nur gesund und lecker gekocht, sondern gleichzeitig auch die Teamarbeit gefördert. Seit zwei Jahren gibt es bei der KDO diese Veranstaltungsreihe, bei der jeweils acht bis zehn Teilnehmer kochen und die zubereiteten Speisen anschließend gemeinsam genießen. Dabei müssen alle Köche erklären, was sie gerade zubereitet haben. Die Kosten werden anteilig von den Teilnehmern, den Krankenkassen sowie der KDO getragen. Die Gruppen sind jedes Mal unterschiedlich besetzt: Es gibt die Wiederholungstäter, die kaum einen Kurs auslassen, und ebenso Mitarbeiter, die sich nur für ein bestimmtes Thema interessieren. Und weil die Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmensbereichen kom men, sind plötzlich Kollegen in einem Team, die beruflich rein gar nichts miteinander zu tun haben. Mit zehn Köchen ist das eine Herausforderung, erzählt Kursleiterin Grit Petershagen. Vorbereiten, kochen, gemeinsam essen und anschließend alles wieder in Ordnung bringen da ist Teamarbeit von Anfang an gefordert! Das bestätigen auch die Teilnehmer: Hier, weit weg vom täglichen Stress, lernt man die Kollegen ganz anders kennen. Danach klappt vieles dann auch auf dem kurzen Dienstweg. Vom Rezept zum leckeren Menü: Beim After-Work- Cooking lernen die Teilnehmer, dass gesund und lecker zu kochen auch einfach sein kann. Treffpunkt Ernährung Gute Küche kann auch schnell gehen. Immer mehr Mahl - zeiten werden außer Haus, z. B. in der Mensa oder Kantine, eingenommen oder einfach unterwegs auf die Hand. Dabei stellen wir keine großen Anforderungen mehr, Hauptsache, satt und schnell. In den Kursen zeigen wir nicht nur, wie wichtig gute und gesunde Ernährung ist, sondern auch dass sie nicht aufwändig sein muss. Der Treffpunkt Ernährung bietet u. a. folgende Seminare an: After-Work-Cooking Team-Cooking Richtig essen & trinken bei Schichtarbeit Azubi-Cooking Frisches Fast Food fürs Büro Gesund snacken für optimale Leistungsfähigkeit im Job Entspannendes Kochen blitzschnell & leicht In der Gestaltung orientieren wir uns an Ihren Wünschen. Unsere Grundsätze dabei sind: gesund & gut, abwechslungsreich & frisch, regional & saisonal, leicht & lecker! Grit Petershagen Diätassistentin Tel info@treffpunkt-ernaehrung.de

11 Behördenleitung Organisation/IT Finanzwesen Bürgerdienste Personalwesen Sozialwesen Jugendwesen Ordnungswesen 16 Veranstaltungen/Gewinnspiel Veranstaltungen 17 KOM:in-Abonnement und Online-Version Diese und vorherige Ausgaben finden Sie auch online zum Download. Sie möchten auch in Zukunft keine Ausgabe verpassen? Dann bestellen Sie die KOM:in einfach im kostenfreien Abo! Abo und Online-Version finden Sie unter: Das KOM:in-Gewinnspiel Wie heißt die neue Organisationseinheit des Landes Niedersachsen, die sich gegen Angriffe aus dem Internet formiert hat? A B C CCST Computer Care System Team CERT Computer Emergency Response Team CRST Computer Security Team IPv6 Gute Vorbereitung ist alles GESO und MESO Gewerbesoftware neu im KDO-Rechenzentrum PICTURE Neue Plattform zur Prozessoptimierung AUSGABE 03/2012 BITTE WEITERLEITEN AN Behördenleitung Organisation/IT Finanzwesen Bürgerdienste Personalwesen Sozialwesen Jugendwesen Ordnungswesen Geoinformationssysteme AUSGABE 01/2012 BITTE WEITERLEITEN AN Effizient arbeiten: Liegenschaftsund Gebäudemanagement Bürgerbeteiligung: gemeinsam mehr erreichen! AUSGABE 04/2012 BITTE WEITERLEITEN AN Windows 8 revolutioniert PC-Welt KDO-Mobil Termine und s unterwegs abrufen KDO-WebGIS neue Plattform, neue Möglichkeiten Grünes Licht für SEPA die Weichen sind gestellt KDO KOMin 1_2012 Index.indb :15 SAP KDO erfüllt hohe Qualitätsstandards Neues KDO-Jugendwesen 2013 auf Roadshow Nationales Waffenregister KDO unterstützt bei Einführung KDO- AKADEMIE Das neue Schulungsprogramm Geoinformationssysteme Unter den richtigen Antworten verlosen wir fünf Sets, bestehend aus einem Kaffeebecher und einer Brotdose, für eine entspannte Frühstückspause. Viel Glück! Senden Sie Ihre Antwort bitte per Mail an: komin@kdo.de Teilnahmeschluss ist der Behördenleitung Organisation/IT Finanzwesen Bürgerdienste Personalwesen Sozialwesen Jugendwesen Ordnungswesen Geoinformationssysteme Ausgabe 01/2013 Herausgeber KDO Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg Elsässer Straße Oldenburg Tel Fax info@kdo.de Verantwortlich für den Inhalt gemäß 5 Telemediengesetz (TMG): Dr. Rolf Beyer Redaktion Christiane Beier, komin@kdo.de Konzeption, Layout und Text Brasilhaus Unternehmenskommunikation GmbH, Bremen Druck BerlinDruck, Achim Erscheinungsweise/Auflage Halbjährlich/2.500 Exemplare Bildnachweis Shutterstock: Titel/ S. 8, S. 9, S. 12, S. 15, S. 18; KDO: S. 3, S. 7, S. 9, S. 14, S. 15; GovConnect GmbH: S. 6; Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport: S. 9, INFOMA : S. 10; Gemeinde Jork: S. 11; KSN: S. 12; Treuhand Oldenburg GmbH: S. 13; Brasilhaus: S. 16 Hinweis In diesem Magazin wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit oft die männliche Form der Begriffe verwendet, sie steht jedoch stellvertre tend auch für die weibliche Form. Urheberrechte Die im Magazin enthaltenen Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte werden vorbehalten. Redaktionelle Beiträge geben nicht unbedingt die Meinung des Herausgebers wieder. Wie hat Ihnen diese Ausgabe gefallen? Wir freuen uns über Ihre Anregungen, Fragen, Lob und Kritik. Schreiben Sie uns: komin@kdo.de KDO-Jugendwesen Roadshow Juni 2013 Flexibel und anpassungsfähig KDO-Roadshow präsentiert neue Software fürs Jugendwesen Jugendämter haben ein vielfältiges Aufgabenspektrum, da ist effektive IT-Unterstützung gefragt. In einer Roadshow zeigt die KDO im Juni ihr neues Jugendwesen, das die etablierte Lösung KDO-Info51 ablösen wird. Das Ziel des Teams aus Entwicklern und Beratern war es, eine prozessorientierte Software zu konzipieren, die sich an den Workflow in Jugendämtern anpassen kann. Denn die haben zwar generell identische Kernprozesse, unterscheiden sich aber in Detailfragen und vor allem in den Abläufen. Somit haben Jugendämter oft nur die Wahl zwischen bezahlbaren, aber starren Standardlösungen oder individuellen und daher hochpreisigen Fachanwendungen. Prozessoptimiert und praxisorientiert Für KDO-Geschäftsführer Dr. Rolf Beyer war dieses Konzept nur logisch: Nahezu alle Verwaltungsbereiche werden sich zukünftig mit Prozessoptimierung befassen, allein aus Personal- und Kostengründen. Eine Software muss daher flexibel und dennoch bezahlbar sein und das haben wir im Jugendwesen umgesetzt. In zahlreichen Arbeitskreisen wurden gemeinsam mit Anwendern die Anforderun- gen an eine optimale Jugendwesensoftware gesammelt, diskutiert und umgesetzt. Die Kooperation mit Kunden ist für Beyer der beste Weg, eine praxisorientierte Lösung zu schaffen: Das neue KDO-Jugendwesen ist für die ganzheitliche Sachbearbeitung in Jugendämtern und leitet die Anwender sicher und schnell durch die Fallbearbeitung von der Diagnostik zur Lösung! Überzeugen Sie sich selbst In einer halbtägigen Präsentation gewährt Produktmanager Helmut Latoschinski mit seinem Team einen tiefen Einblick in die neue Software. Schwerpunkte der kostenfreien Präsentation sind die neue Prozessoptimierung und das variable Stammdatenmodel. In zwei parallelen Vortragssträngen geben die Berater natürlich auch einen Überblick über alle Funktionen der neuen Software vom Sozialen Dienst, der Wirtschaftlichen Jugend- und der Jugendgerichtshilfe bis hin zu Beistandschaften und Unterhaltsvorschuss. Selbstverständlich live am System. +++ Interessierte können sich für die Veranstaltung in Hannover am 4. Juni jetzt noch schnell anmelden. Veranstaltungen Die KDO-Termine im Überblick Präsentationen Liegenschafts- und Gebäudemanagement Oldenburg KDO-DMS&more Oldenburg Weitere Termine Roadshow Neues KDO-Jugendwesen Hannover Doppik Infotag Oldenburg Information und Anmeldung: Ihre Ansprechpartnerin: Anne Hutfilter Tel anne.hutfilter@kdo.de

12 18 Wissenswertes Wissenswertes 19 Wissenswertes zum Schluss Wo steht das nächste Fettnäpfchen? Knigge-Tipps für Auszubildende von Birgit Novy, KDO Eine gepflegte Erscheinung und gute Umgangsformen sind gerade beim Berufseinstieg nicht zu unterschätzen. Viele Jugendliche bringen darin wenig Vorkenntnisse mit. Die Konsequenz: Ausbildungsbetriebe müssen ihren Azubis erst angemessene Umgangsformen vermitteln. Das Miteinander wird durch einen respektvollen Umgang erleichtert. Aber Achtung: Feste Regeln gibt es nicht. Vieles im Berufsleben hängt von der Branche, dem Firmenleitbild, von Vorgesetzten und Kollegen ab. Wertschätzung Egal ob Auszubildende auf die Raumpflegerin oder den Geschäftsführer treffen, Wertschätzung ist gegenüber allen Mitmenschen zu zeigen. Höflichkeit, Freundlichkeit, Pünktlichkeit und Hilfsbereitschaft sind dabei so selbstverständlich wie zum Beispiel auch das Aufhalten der Tür für nachfolgende Kollegen. Grüßen Sich freundlich zu grüßen gehört zum Alltag dazu. Lieber einmal zu viel gegrüßt als einmal zu wenig. So fühlt sich keiner missachtet. Dabei grüßen Auszubildende Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Kunden zuerst. Das Beachten von Hierarchien ist im Alltag nicht zu unterschätzen. Der Kunde ist immer König. Handschlag Die Initiative zum Händedruck geht vom Ranghöheren aus. Wenn Kollegen oder Vorgesetzte die Hand reichen, geben ihm Auszubildende auch die ihre. Ein kräftiger Händedruck wirkt besser als ein schlaffer. Eigene Vorstellung Guten Tag, mein Name ist Max Müller. Ich bin Auszubildender im 2. Ausbildungsjahr und arbeite gerade im Einkauf. So kann nichts mehr schiefgehen. Bei der Vorstellung sollte immer der Vor- und Nachname genannt werden. Eine Zusatzinformation erleichtert das anschließende Gespräch. Anrede Kollegen im Ausbildungsbetrieb werden grundsätzlich mit Sie angesprochen. Nur wenn sie dem Auszubildenden das Du angeboten haben, können sie auch geduzt werden. Distanz Die Distanzzone des Gegenübers ist zu beachten. In einem normalen Gespräch ist dies mindestens eine Armlänge. Auszubildende bleiben vor dem Schreibtisch des Ausbilders stehen und gehen erst um den Tisch herum, wenn es der Ausbilder anbietet. Kleidung Der erste Eindruck ist entscheidend. Und dabei wirkt auf neue Kollegen gerade die Kleidung. Natürlich ist die Kleiderfrage abhängig vom Beruf und unterscheidet sich bei technischen und kaufmännischen Berufen. Aber eine ordentliche und saubere Kleidung muss sein. Viel nackte Haut oder zerrissene Jeans sind unpassend. Jede Mail ist wie eine persönliche Visitenkarte. Rechtschreibfehler müssen korrigiert, Betreff, Anrede und Schlussformel vorhanden sein. Auszubildende sollten sich vergewissern, an wen sie schreiben dürfen und wer in Kopie gesetzt werden muss. Handynutzung Die Handynutzung im Betrieb ist ein sensibles Thema. Prinzipiell gilt: Das private Handy ist privat. Es bleibt während der Arbeitszeit zumindest lautlos. Die Mittagspause kann für Telefonate genutzt werden. Auch während Sitzungen ist das Handy ausgeschaltet. Sollte ein wichtiger Anruf erwartet werden, bitte Gesprächspartner und Kollegen darüber informieren, dann haben sie auch Verständnis. Telefonieren Wenn Auszubildende angerufen werden, sollten sie den Firmennamen sowie ihren Vornamen und Namen nennen. Bei Kunden und Anrufen von außerhalb ist es besonders wichtig, höflich und zuvorkommend zu sein. Das Gleiche gilt für eigene Anrufe. Etwas zum Schreiben und mögliche Unterlagen vorher bereitlegen, um unnötiges Suchen während des Gesprächs zu vermeiden. IT-SICHERHEIT UND DATENMANAGEMENT FÜR KOMMUNEN DIGITALE ARCHIVIERUNG UND IT-SICHERHEIT LEICHT GEMACHT! Die DOS Dokumenten Systeme GmbH ist ein KODAK zertifiziertes Document Imaging Center mit mehr als 20-jähriger Erfahrung im Archivierungsbereich. Darüber hinaus bieten wir: Digital Preservation für Dokumente, s, Zeichnungen, Bücher und Mikrofilme. Herausragende eingesetzte Technik im Dienstleistungszentrum, wie KODAK Hochleistungsscanner, OCR-Formularauslesung, ISO-konforme PDF/A Erstellung und digitale Signaturenerstellung. Akteneinlagerung und Aktenvernichtung unter Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes. Profitieren auch Sie von unserem umfassenden Leistungsangebot und besuchen Sie uns unter: Gemäß der technischen Richtlinie RESISCAN des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik KODAK Document Imaging Center Lange Straße Rodenberg Tel Anzeige

13 Nichts ist so beständig wie der Wandel Heraklit von Ephesus (etwa v. Chr.) KDO Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg Elsässer Straße Oldenburg Tel Fax