Case Study DiPP IKS bei der Gemeindeverwaltung Birsfelden

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1 Case Study Wie in der Privatwirtschaft gewinnt die interne Kontrolle auch in den Bereichen der öffentlichen Verwaltung immer mehr an Bedeutung. Ein professionelles Internes Kontrollsystem (IKS) dokumentiert die wichtigsten Prozesse, Risiken und Kontrollaufgaben zentral und transparent, um die Prozessoptimierung zu unterstützen, Risiken zu minimieren und Missbräuchen durch geeignete Kontrollen vorzubeugen. Gerade Gemeinden, die öffentliches Vermögen verwalten und ein Teil der Öffentlichkeit selbst darstellen, müssen nicht zuletzt dem Bedürfnis der Bevölkerung nach Schutz und Sicherheit mit Nachdruck nachkommen. Versagt das Interne Kontrollsystem und werden Schadensfälle publik, dann führt dies zu einer unkontrollierten Publizität mit erheblichem Reputationsschaden. Birsfelden liegt eingebettet zwischen Hardwald, Rhein und Birs auf einer Höhe von 259 m.ü.m. Auf einer überschaubaren Fläche spielt sich hier an der Mündung der Birs ein lebhaftes Miteinander ab. Rund 10'500 Menschen aus über 80 Nationen leben hier, in einer der urbansten Gemeinden des Kantons Basel-Landschaft. über verkaufte Anwenderlizenzen Wann entscheiden Sie sich für DiPP? Als zentrales und transparentes IKS-Tool setzt die Gemeinde Birsfelden auf die webbasierte Standard-Software DiPP IKS der. Welches die Beweggründe für die Einführung eines IKS-Tools waren, lesen Sie in der vorliegenden Fallstudie. Die Fragen wurden von Hr. Wiedmer, Leiter Finanzen der Gemeinde Birsfelden, beantwortet. Was waren die Beweggründe für die Gemeindeverwaltung Birsfelden, sich eine IKS Lösung anzuschaffen? Die internen Kontrollen und Risiken der Gemeinde Birsfelden sollen neu systematisiert erhoben und zentral verwaltet werden. Die Verwaltung trägt die Gesamtverantwortung für das Risikomanagement und das IKS. Damit diese wahrgenommen werden kann, sollen Risikomanagement und IKS umfassend genug und trotzdem so einfach wie möglich ausgestaltet sein. Tom Wiedmer Leiter Finanzen Welche Ziele möchten Sie mit dem IKS erreichen? Folgende Ziele sollen mit dem zentral verwalteten IKS angestrebt werden: Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften Schutz des Gemeindevermögens Verhinderung, Verminderung und Aufdeckung von Fehlern und Unregelmässigkeiten bzw. absichtlich vorgenommener Falschdarstellung der Jahresrechnung Sicherstellung der Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Buchführung Zeitgerechte und verlässliche finanzielle Berichterstattung Wirksame und effiziente Verwaltungsführung Seite 1

2 Die Einführung und der Betrieb eines internen Kontrollsystems (IKS) sind bei der Bundesverwaltung zwingend. Ebenfalls haben verschiedene Kantone die Einführung eines IKS in ihrer kantonalen Gesetzgebung verankert, so beispielsweise der Kanton Genf. Warum tun sich die Gemeindeverwaltungen schwer, so ein System einzuführen? Vermutlich wegen den Kosten und dem Initialaufwand. Für den Aufbau eines internen Kontrollsystems sind verschiedene Kategorien und Kontrollziele zu definieren. Wen haben Sie für den Aufbau eines solchen Systems für die Gemeindeverwaltung Birsfelden beigezogen? Ein Beizug eines externen Experten, der Revisionsstelle und der Rechnungsprüfungskommission ist zu empfehlen. Seite 2

3 Gibt es ein Gemeindegesetz, das vorschreibt, dass ein IKS System eingeführt werden muss? Soll ein IKS System nur im Finanzplan (Haushaltsführung) integriert werden oder macht es Sinn, die ganze Gemeinde mit seinen Funktionen und Aufgaben abzubilden? Das muss jede Gemeinde für sich entscheiden. Für ein umfassendes IKS muss man alle Aufgabengebiete abdecken. Im Gemeindegesetz ist folgendes definiert: Der Gemeinderat ergreift auf der organisatorischen und auf der Führungsebene alle notwendigen Massnahmen, um das Vermögen der Gemeinde zu schützen, eine genaue und zuverlässige Buchführung zu gewährleisten und die Einhaltung der gesetzlichen Normen zu sichern. Wie ermittelt man die Bereiche, welche in einem IKS aufgenommen werden sollen? Wird hierzu zuerst eine Analyse durchgeführt? Wie wurde diese umgesetzt? Idealerweise definiert man in einem Konzept oder Grundlagenpapier den genauen Umfang und die Umsetzung. Wie sind Sie vorgegangen bei der Evaluierung eines geeigneten Darstellungs-Tools, welches den Inhalt Ihrer Arbeitsabläufe, IKS Inhalte und Dokumente verwalten soll? Was waren die Kriterien? Welche Gründe sprachen für die DiPP IKS Lösung? Wir haben uns am Markt über die gängigen Lösungen informiert. Einfachheit, klare Darstellung, Benutzerfreundlichkeit und Preis Seite 3

4 War die Installation und Schulung der DiPP Softwarelösung einfach? Wie sind Sie da vorgegangen? Wurden Sie vom Lieferanten genügend unterstützt? Eine Installation muss nicht vorgenommen werden. Die Software kann extern gehostet werden -> out of the box Wie werden die IKS Aufgaben in die Softwarelösung integriert? Wie erhalten Sie eine Übersicht aller Risiken und wie werden diese kontrolliert? Der Abteilungsleiter (Prozesseigner) ist für seine Prozesse und den reibungslosen Ablauf verantwortlich Seite 4

5 Sehen Sie in den Abbildungen Ihrer Prozesslandschaft nebst der IKS Integration Chancen, die Umsetzung Ihrer Prozessabläufe zu optimieren? Wie gross ist der Aufwand und die Pflege, dieses System immer auf dem aktuellsten Stand zu halten? Gemeinden, die Prozess- Abbildungen koppeln mit dem IKS, können das System auch als Führungssystem nutzen, um Mitarbeitern bei der Entscheidungsfindung Hilfe anzubieten. Ist das auch bei Ihnen so geplant? Schon bei der Erfassung der Prozesse ergeben sich viele Möglichkeiten, Verbesserungen anzubringen. Der Initialaufwand ist nicht zu unterschätzen. Ist das System einmal eingerichtet ist die Pflege relativ einfach. Es gibt auch nützliche Funktionen, wie z.b. Prozesse kopieren etc, die die Handhabung einfacher machen. Das IKS eignet sich gut dazu. Die Prozessdarstellungen können auch gut genutzt werden, um beispielsweise neuen Mitarbeitern die Abläufe zu erklären. Bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen in Organisationen soll sichergestellt werden, dass Qualitätsbelange den ihnen zugewiesenen Platz einnehmen. Wie gehen Sie bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen (Workflows) im DiPP vor? Binden Sie hier Ihre Mitarbeiter auch ein? Die Mitarbeiter sollen eingebunden werden. Bei der Darstellung empfiehlt es sich, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die für eine einheitliche Darstellung sorgt. Wie kontrollieren Sie Prozesse auf ihre Richtigkeit und wie werden diese später für alle Personen des Unternehmens visualisiert? Die Abläufe werden durchgespielt und mit den dazugehörigen Dokumenten verifiziert. Seite 5

6 Theoretisch wäre es möglich, mit Ihrem DiPP System sich auch einer ISO Zertifizierung zu unterziehen. Könnten Sie sich vorstellen, dies in Zukunft auch in Angriff zu nehmen? In einem IKS/ QMS System sollten nebst den Workflow-Zeichnungen auch die unterstützenden Dokumente, Checklisten, Grundsätze und Formulare eingebunden sein. Welche Dokumente sind über die DiPP Prozessstruktur abrufbar? Setzen Sie auch das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein? Bisher ist nichts in diese Richtung geplant. Bisher setzt die Gemeinde Birsfelden kein DMS ein. Im DiPP hat man die Möglichkeiten, alle Dokumente, Formulare und Checklisten einzubinden. Zudem kann die Dokumenten- Matrix und Risiko-Kontroll-Matrix per Knopfdruck im Excel-Format exportiert werden. Wie oft planen Sie die Überprüfung Ihres gesamten Prozess- und IKS- Systems und welche Werkzeuge haben Sie dazu? Wie ist das Zusammenspiel mit der Rechnungsprüfungsstelle und externen Revisionsgesellschaften, sowie gegenüber dem Kanton? Es sind jährlich zwei interne Audits geplant. Unsere interne Checkliste (in Übereinstimmung mit dem auditierenden Unternehmen) und DiPP werden die Instrumente dazu sein. 1 mal jährlich Seite 6