Datum: 30. März 2011 Thema: Erfolgreiches Forderungsmanagement Referent: Rudolf Müller Anlass: 1. Kreditoren-/ Debitorentagung des BVBC, der EMAA und

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1 Datum: Thema: Anlass: 1. Kreditoren-/ Debitorentagung des BVBC, der EMAA und der Freudenberg IT

2 2 Inhaltsverzeichnis Reduzierung des Ausfallrisikos Outsourcing des Ausfallrisikos Finanzierungskosten dauerhaft reduzieren Steuern mit Kennzahlen

3 3 Über uns: Hochwertige Fachinformationen, News und Praxishilfen für die tägliche Arbeit der Kreditmanager Fokussiert auf die Zielgruppe Fachkräfte in den Bereichen Forderungs-, Kredit- und Debitorenmanagement Ausgewählte Einträge von namhaften Unternehmen bieten einen schnellen Überblick über Anbieter und Dienstleister hervorragende Positionierungen im Internet für den Suchbegriff Forderungsmanagement (Google Platz 2, Bing Platz 1, Yahoo! Platz 1) und weiteren Suchbegriffen

4 4 Reduzierung des Ausfallrisikos 1. Warum ist es so wichtig Ausfälle zu reduzieren? 2. Wie hoch sind Ausfallrisiken? 3. Wie kann das Ausfallrisiko nachhaltig reduziert werden?

5 5 Warum ist es so wichtig, Ausfälle zu reduzieren? Nötiger Umsatzausgleich bei Forderungsverlusten (bei einer Umsatzrendite von 4%) Verlust Mehrumsatz

6 6 Wie hoch sind Ausfallrisiken? 1. Unternehmens- und Privatinsolvenzen in Europa 2. Höhe der Forderungsausfälle

7 7 Insolvenzen 2010 Quelle: Insolvenzen in Europa Jahr 2010/11 Eine Untersuchung der Creditreform Wirtschaftsforschung, Seite 2

8 8 Zunahme der Privatinsolvenzen in Europa um 5,2% Quelle: Insolvenzen in Europa Jahr 2010/11 Eine Untersuchung der Creditreform Wirtschaftsforschung, Seite 4

9 9 27,2 Mrd. angemeldete Forderungsausfälle in 2010 Quelle: Vortrag: Marc-Peter Büchler; Aon Credit International Insurance Broker GmbH; anlässlich: Kreditrisiko- und Forderungsmanagement Tage 2010; Stuttgart, Seite 9

10 10 Daten 2010 für Europa Jährlicher Forderungsausfall ~ 300 Milliarden Euro (= 822 Mio. pro Tag) Klein- und mittelständische Unternehmen verzeichnen Forderungsausfälle in Höhe von 3% (alle Unternehmen: 2,6%) Durchschnittlicher Zahlungseingang in Europa nach 55 Tagen Beispiele für Zahlungsverzug: Finnland Schweden / Norwegen Deutschland Griechenland Italien Portugal 5 Tage 7 Tage 10 Tage 42 Tage 49 Tage 51 Tage 25 Milliarden Euro könnten eingespart werden, wenn auf Prozesse zur Verfolgung säumiger Zahler verzichtet werden könnte Quelle: Intrum Justitia GmbH in: Credit Vision 09/2010

11 11 Wie kann das Ausfallrisiko nachhaltig reduziert werden? Zielsetzungen Risikovermeidung / -begrenzung Potenzielle Forderungsausfälle absichern Forderungsausfälle vermeiden Aufgaben Bonitätsprüfung / -überwachung Forderungssicherung Inkassomaßnahmen durchführen Risiko gehört zum unternehmerischen Handeln Das Ziel heißt nicht Null-Risiko, sondern Risikotransparenz und Eingehen bekannter und kalkulierbarer Risiken

12 12 Risikovermeidung Ein Unternehmen lebt auch von den schlechten Geschäften, die es nicht tätigt. aber: Jedes Unternehmen braucht viele gute Geschäfte um zu leben. Wie kann die Spreu vom Weizen getrennt werden? Wie kann Risiko identifiziert und gesteuert werden?

13 13 Bonitätsprüfung und -überwachung Reicht eine externe Bonitätsauskunft aus? Sind die Informationen absolut zuverlässig? Auf welche Aussagen kann ich mich verlassen? Quelle: 20. August 2007

14 14 Bonitätsauskünfte können fehlerhaft sein Geprüftes Unternehmen ist objektiv solvent nicht solvent Bonitätsauskunft ist positiv negativ Beta-Fehler Auskunft negativ, obwohl Kunde solvent Zustimmung Positive Auskunft, Kunde ist solvent Ablehnung Auskunft negativ, Kunde ist nicht solvent Alpha-Fehler Positive Auskunft, obwohl Kunde nicht solvent Quelle: intrum justitia; Beat Koch Bonitätsauskünfte sind eine notwendige, aber keine hinreichende Grundlage der Bonitätsbewertung

15 15 Bankauskünfte ergänzen und sind aktuell

16 16 Nutzen Sie zugängliche Informationen Schauen Sie genauer hin! take a closer look o Verwenden Sie öffentlich zugängliche Informationen https://e-justice.europa.eu o Nutzen Sie eigene, vorhandene Informationen Systematische Sammlung und Auswertung vorhandener Informationen, z.b. Informationen zur Kundenhistorie Kenntnisse des Kunden Managements etc. o Vertrauen Sie den eigenen Erfahrungen vorhandene Zahlungserfahrungen bisherige Einhaltung von Absprachen

17 17 Bonitätsbewertung Abstimmung mit dem Vertrieb unbedenklich bedenklich kritisch Limitbestätigung oder Neufestsetzung Auftragsstopp Lieferstopp Lieferfreigabe Neufestsetzung Kreditlinie Zusatzinformationen Auskunfteien Außendienst Banken Sonstige POSITIV Einschaltung der Geschäftsleitung /Finanzleitung Kundengespräch (Unternehmensanalyse/ Übertragung von Sicherheiten) NEGATIV Warenrücknahme/Realisierung von Sicherheiten / gerichtliche Maßnahmen

18 18 Kreditlimitüberwachung: Nachhaltigkeit 1. Kreditlimite müssen durch Systeme überwacht werden 2. Bei Erreichen des Kreditlimits muss die weitere Belieferung gestoppt werden 3. Bei Erreichen des Limits müssen standardisierte, schnelle und zuverlässige Prozesse greifen

19 19 Die Möglichkeiten der Forderungsabsicherung sind vielfältig (I) Warenkreditversicherung: - lautlos für den Kunden - sicher - relativ günstig - relativ unflexibel Bankbürgschaft / Konzernbürgschaft: - BB geht zu Lasten der Linien des Kunden, daher häufig nicht realisierbar - sicher Garantieerklärung, selbstschuldnerische Bürgschaft: - sehr schnell und flexibel - nicht wirklich sicher - gute Indikatorfunktion Forderungsabtretung - ggf. unangenehm für den Kunden - schnell, flexibel - nur bedingt sicher

20 20 Die Möglichkeiten der Forderungsabsicherung sind vielfältig (II) Eigentumsvorbehalte: - nahezu zwingend - tendenziell unsicher - günstig - nicht ausreichend Sicherungsübereignung: - aufwendig - begrenzt einsetzbar - relativ sicher Factoring: - relativ aufwändige Realisierung - sicher - WKV i.d.r. zwingend Zahlungsbedingungen: - schnell - flexibel - sicher

21 21 Sicherung durch vertragliche Regelungen Lieferungen / Leistungen an Bonität / Bankauskunft knüpfen Kreditlimit vereinbaren Handlungen bei Limitüberschreitung, Zahlungsverzug oder Bonitätsverschlechterung festlegen (z. B. Vorauskasse, Liefersperren) Eigentumsvorbehalt und / oder Forderungsabtretung vereinbaren Kontokorrentabreden regeln Bereitstellung von Informationen regeln (BWA, Bilanz, GuV) Bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist lassen sich Probleme einfacher lösen

22 22 Versicherungen: vielfältige Angebote Quelle: Vortrag: Marc-Peter Büchler; Aon Credit International Insurance Broker GmbH; anlässlich: Kreditrisiko- und Forderungsmanagement Tage 2010; Stuttgart, Seite 11

23 23 Top-Up Versicherung Quelle: Vortrag: Marc-Peter Büchler; Aon Credit International Insurance Broker GmbH; anlässlich: Kreditrisiko- und Forderungsmanagement Tage 2010; Stuttgart, Seite 19

24 24 Excess of Loss (XL-) Versicherung Quelle: Artikel: Robert Brixius; TCRe Germany, Köln; aus: Risikomanager 2008 Sonderheft Credit Management, Seite 42

25 25 Ausfälle vermeiden: Inkassomaßnahmen 1. zu später Start des Mahnvorgangs nach Verzug 2. unregelmäßige Abstände zwischen Mahnstufen 3. Hofierung auch schlecht zahlender Kunden 4. wirkungslose Mahntexte t 5. fehlende oder unprofessionelle Mahntelefonate 6. kein forciertes Anbieten von Abbuchungsverfahren 7. Zusammenarbeit mit weniger qualifizierten Inkassounternehmen oder Rechtsanwälten 8. mangelnde Einbindung des Vertriebs

26 26 Konsequent und richtig mahnen Wie oft? einmal Wie schnell? am Tag der Nettofälligkeit bei fehlendem Geldeingang In welchem Stil? Differenziert, authentisch, nicht mechanisch oder oberflächlich, bei vorhandenem Know How telefonisch Durch wen? Vertrieb und Forderungsmanagement nach klarer Absprache; Empfehlung: Vertrieb mahnt große und regelmäßige Kunden, FM mahnt kleine und Einmalkunden Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Ihnen das Thema sehr wichtig ist und dass Sie es ernst meinen

27 27 Outsourcing von der Ausfallrisiken? 1. Warenkreditversicherung? 2. Factoring? 3. Forfaitierung? 4. Bewertung

28 28 Outsourcing von Risiken: Warenkreditversicherung? Funktionen der WKV: Niederlassungen Obliegenheiten Antrag Entscheidung Auskunfteien Erfahrungen Bilanzen Bonitätsprüfung und überwachung durch Kreditversicherer Banken Besuche Schadenverhütung Evidenzzentrale Debitorenüberwachung Schadenminderung Vertragskonzept gemäß Risikosituationik it ti des VN Entschärfung möglicher Ausfallrisiken Versiche- Vertretung in Gläubigerausschüsserungsnehmer Schadenvergütung Schnelle Abwicklung Übernahme von Korrespondenz Protacted Default Verhütung Minderung Vergütung Selbstauskünfte

29 29 Outsourcing von Ausfallrisiken: Factoring? Factoring Vertrag Ankauf der Warenforderungen Lieferant Vorschuss auf die Forderungen (Finanzierung) Delkredere ggf. Debitorenbuchhaltung Factor Abnehmer / Kunde

30 30 Outsourcing von Ausfallrisiken: Forfaitierung?

31 31 Outsourcing von Risiken? JEIN Risikoverlagerung kostet Geld: es gibt keine Sicherheit zum Nulltarif Hohe Risiken können nicht oder nur zu sehr schlechten Konditionen veräußert werden Sichern Sie die Risiken ab / verkaufen e Sie die Risiken, die existenzbedrohend sind Schütten Sie nicht das Kind mit dem Bade aus: Behalten Sie den Kundenkontakt (After-Sales- Marketing) in der Hand (Kernkompetenz) Quelle: Artikel: Robert Brixius; TCRe Germany, Köln; aus: Risikomanager 2008 Sonderheft Credit Management, Seite 40

32 32 Finanzierungskosten dauerhaft senken 1. Der Finanzierungsprozess 2. Reduktion der Finanzierungsdauer Vorfinanzierung verkürzen Eigenen Verzug reduzieren Gestaltungsspielräume nutzen DSO optimieren 3. Kredithöhe minimieren Fällige Forderungen abbauen 4. Senkung des Finanzierungsaufwands Angebote vergleichen Kosten weitergeben 5. Rahmenbedingungen

33 33 Der Finanzierungsprozess eigener Verzug DSO Bestellung Lieferung Nettofälligkeit Produktionsbeginn Fakturierung Zahlungseingang Finanzierungsvorlauf eigener Gestaltungsspielraum Finanzierungsdauer

34 34 Vorfinanzierung verkürzen 1. Lagerbestände reduzieren 2. Just in time Lieferungen realisieren 3. Vorauskasse bzw. Teilvorkasse vereinbaren 4. Reverse Factoring = Einkaufsfinanzierung Rechnungsausgleich an Lieferanten innerhalb der Skontofrist Debitor zahlt an Factor bei Nettofälligkeit den Auszahlungsbetrag Bei Lieferanten keine Warenkreditversicherung erforderlich Beim Debitoren: Finanzierung des Auszahlungsbetrags zwischen Skontofrist und Nettofälligkeit

35 35 Eigenen Verzug reduzieren 1. Produktionsabläufe optimieren 2. Am Tag der Lieferung fakturieren 3. Vollständig und korrekt fakturieren 4. Skonto- und Nettofälligkeit als Datum angeben 5. Faktura zusammen mit der Lieferung übermitteln 6. Elektronischen Rechnungsversand implementieren

36 36 Gestaltungsspielräume nutzen 1. Zahlungsbedingungen reduzieren 2. Zahlungsziele in Abhängigkeit von der Bonität vereinbaren 3. Höhe der Verzugszinsen in Abhängigkeit von der Bonität vereinbaren (bei schlechter Bonität: Verzugszinsen höher als die gesetzliche Vorgabe) 4. Anreize für frühzeitige Zahlung bieten (Skonto)

37 37 DSO optimieren 1. Unmittelbar nach Nettofälligkeit mahnen 2. Karenztage eliminieren 3. Differenziert nach Kundenbonität und Außenstandshöhe mahnen 4. Wichtige Kunden / hohe Forderungen telefonisch bzw. persönlich mahnen 5. Kurze Mahnabstände, kurze Zahlungsziele 6. Rechtzeitig (frühzeitig) Vertrieb, Inkassodienstleister und Anwalt einschalten 7. Factoring betreiben

38 38 Steuern mit Kennzahlen Risikokennzahlen o Umsatz / Forderungen nach Bonitäts-/ Risikoklassen Kostenkennzahlen: o o o Forderungsausfälle in % vom Umsatz, Absicherungskosten in % vom Umsatz, Zinsverluste durch gebundenes Kapital Qualitätskennzahlen: o Anteil sofort verbuchbarer Zahlungseingänge in %, o Anzahl der Kundenrückfragen zu Rechnungen, o Anzahl der Rechnungskorrekturen, o Anteil gemahnter Kunden in % Zeitkennzahlen: o o Durchschnittlich von Kunden in Anspruch genommene Zahlungsziele (DSO), Anzahl der Tage zwischen Warenversand und Fakturierung

39 39 Isolierte Darstellung der Kreditdaten?!" #!& # )* $!% # $!"& # $!% # $!" # $ * + * $!'( # $!' # ) *,-., $!"/ # $!% # 0"* $!) # $!' # 1&$* $!" # $!" # 1"*,. 2 3 ' 2 3 $ 2 3 &$ 2 3 ' * "& * %( * )% * * &+ * % * ') * % *, ' *, +*, (*,

40 40 Isolierte Darstellung der Zahlungsdaten?

41 41 Oder alle Daten auf einen Blick? , , + 8 % 8 "$ :3 ;< ;<,-., ' 2 3 $ 2 3 &$ 2 3

42 42 Steuerung mit Kennzahlen 1. What you measure is what you get! 2. Risiko- und DSO-Kennzahlen entscheidend 3. Weniger ist mehr (# Kennzahlen) 4. Auch Reportingstrukturen t des Vertriebs realisieren / Teilintegration in Vertriebsreporting 5. Empfängerorientiertes one-page-reporting 6. Aktuelle, uneingeschränkte und unbehinderte (online) Verfügbarkeit auch für den Vertrieb 7. Automatische, regelmäßige Bereitstellung durch die Systeme

43 43 Zusammenfassung Nachhaltig erfolgreiches Forderungsmanagement braucht standardisierte und automatisierte (systemunterstützte) Prozesse Risiken müssen transparent und steuerbar gemacht werden Existenzbedrohende Risiken outsourcen Die dauerhafte Reduktion der Finanzierungskosten erfordert aktuelle Kenntnisse des Angebots der Finanzierungsinstrumente Prüfen Sie regelmäßig die Effektivität und Effizienz Ihres Forderungsmanagements

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