Airbus Group OpenLine Richtlinie

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1 Airbus Group OpenLine Richtlinie Airbus Group Ethics and Compliance Office Version Oktober / Einleitung Die Airbus Group ist der strikten Einhaltung aller Gesetze sowie hohen Standards bezüglich ethischen und unternehmerischen Handelns verpflichtet. Die Verhaltensstandards in geschäftlichen Angelegenheiten der Group, Unsere Integritätsgrundsätze sowie die zugehörigen Richtlinien spiegeln dies wider. Ethik und Compliance sind die Verantwortung eines jedes Einzelnen im Unternehmen und beschränken sich nicht nur auf unsere Beziehungen untereinander, sondern schließen auch das Verhältnis zu unseren Kunden, Zulieferern, Aktionären und vielen anderen Akteuren ein. Die Airbus Group bekennt sich zudem zur Entwicklung einer Kultur der Offenheit ( Speak Up ), in der alle Mitarbeiter sich wohl damit fühlen, ihre Ansichten mitzuteilen, Fragen zu stellen, auf Unregelmäßigkeiten hinzuweisen, Bedenken auszudrücken oder Dinge zu melden, die sie als Verstoß gegen unsere Regeln und Prozesse, gegen gesetzliche Vorschriften, gegen unsere Verhaltensstandards in geschäftlichen Angelegenheiten oder gegen unsere Integritätsgrundsätze wahrnehmen. Es gibt verschiedene Kommunikationswege, über die Mitarbeiter Bedenken vorbringen können, wie z.b. das Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten, den Ethik- und Compliance- Beauftragten, den Personalreferenten, Mitarbeitern der Rechtsabteilung oder Vertretern der Geschäftsführung. Die Airbus Group ermutigt Mitarbeiter, Bedenken offen anzusprechen, und verbietet deshalb jegliche Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiter, die sich zu diesem Schritt entscheiden. Da Mitarbeiter trotzdem Repressalien für den Fall fürchten könnten, dass sie Bedenken offen ansprechen, stellt die Airbus Group ihnen einen sicheren und vertraulichen Kanal für diesen Zweck zur Verfügung, die OpenLine. Die Nutzung der OpenLine ist gänzlich optional und freiwillig, und es wird keine negativen Folgen nach sich ziehen, sollten Mitarbeiter das System nicht nutzen wollen. Das Ziel dieser Richtlinie ist es, die Arbeitsweise der Airbus Group OpenLine zu erklären, deren Anwendungsbereich zu definieren und die Sicherungsmaßnahmen, die entwickelt wurden um die Nutzer des Systems und deren personenbezogenen Daten zu schützen, zu erklären. Die Übersetzung erfolgt zur Information, verbindlich ist nur die englische Originalfassung.

2 2/ Die Hauptmerkmale der Airbus Group OpenLine Zur Sicherstellung der Vertraulichkeit des Systems hat die Airbus Group beschlossen, dessen Verwaltung auf den spezialisierten externen Dienstleister Deloitte mit Sitz außerhalb der Europäischen Union in Südafrika zu übertragen. Warnmeldungen werden in einem sicheren Umfeld von einer begrenzten Anzahl professionell geschulter Mitarbeiter des externen Dienstleisters gehandhabt. Die Informationen, die durch Mitarbeiter/-innen der Airbus Group über die Airbus Group OpenLine gegeben wurden, einschließlich personenbezogener Daten, werden lokal in Südafrika erfasst, aber nur in Frankreich, auf IT- Servern von Deloitte Frankreich, gespeichert. Mitarbeiter, die die Airbus Group OpenLine nutzen, kontaktieren den Dienstleister Deloitte direkt, entweder per Telefon oder über die Website. 3/ Handeln in gutem Glauben Nutzer der OpenLine müssen in gutem Glauben handeln und dürfen keine falschen Anschuldigungen erheben, wenn sie ihr Anliegen vorbringen. In gutem Glauben bedeutet, dass ein Anliegen ohne böswillige Absicht und ohne Erwägung eines etwaigen persönlichen Vorteils vorgebracht wird und der Melder/die Melderin ausreichend Gründe hat, an den Wahrheitsgehalt der Meldung zu glauben. Sollte ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin absichtlich falsche oder irreführende Aussagen machen, kann dies in Übereinstimmung mit nationalen Gesetzen und Rechtsvorschriften zu einem Disziplinarverfahren führen. Mitarbeiter/innen, die eine Aussage oder Auskünfte in gutem Glauben vorbringen, werden keiner Disziplinarmaßnahme ausgesetzt werden, selbst wenn die Aussagen oder die Auskünfte sich später als falsch erweisen. 4/ Definition einer Warnmeldung (Alert) Eine Warnmeldung ist ein Anliegen, dass von einem ausgewiesenen Mitarbeiter/einer ausgewiesenen Mitarbeiterin (d.h. nicht anonym) in gutem Glauben durch das Airbus Group OpenLine System vorgebracht wurde. 5/ Verantwortung Das Ethics and Compliance Office der Airbus Group ist verantwortlich für die Aktualisierung dieser Richtlinie und für die Aufsicht über die Handhabung der Warnmeldungen, die gemäß dieser Richtlinie vorgebracht werden. Das Ethics and Compliance Office der Airbus Group ist außerdem verantwortlich für die Kommunikation mit allen an der Handhabung der Warnmeldung Beteiligten und dafür, den Mitarbeitern, die die Warnmeldung vorgebracht haben, so schnell wie möglich eine Rückmeldung zu geben. 2 / 7

3 6/ Vertraulichkeit Nutzer des Warnmeldungssystems müssen sich gegenüber dem externen Dienstleister identifizieren. Dieser wird das Anliegen ohne die Identität der Person, die das Anliegen vorgebracht hat, weiterleiten. Auf Wunsch des Nutzers können seine Angaben zur Person jedoch auch an die Airbus Group übermittelt werden. In diesem Fall wird die Airbus Group sich nach Kräften bemühen, die Identität der Person, die die Warnmeldung vorbringt, zu schützen und zusätzlich alle Berichte vertraulich zu behandeln, soweit die Durchführung einer gründlichen und effektiven Untersuchung oder rechtliche bzw. gerichtliche Vorschriften dies zulassen. 7/ Anwendungsbereich der Airbus Group OpenLine Derzeit können über die Airbus Group OpenLine nur Warnmeldungen zu Angelegenheiten aus den Bereichen Rechnungswesen, Finanzen, Korruption, unlauterer Wettbewerb, Preisgabe vertraulicher Informationen, Interessenkonflikte, Produktsicherheit, Qualität und Belästigung abgegeben werden. Die Nutzung der Airbus Group OpenLine ist auf Mitarbeiter aller Unternehmen der Airbus Group mit Sitz in Frankreich, Deutschland, Spanien, dem Vereinigten Königreich, Australien, Brasilien, Kanada, China, Mexiko und Saudi-Arabien beschränkt 1. 8/ Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen Direkte oder indirekte Vergeltungsmaßnahmen von einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin des Unternehmens und/oder durch das Unternehmen selbst gegen eine Person, die in gutem Glauben eine Warnmeldung vorgebracht hat oder bei der Untersuchung von vorgebrachten Angaben behilflich ist, werden in keinem Fall toleriert. Kein Mitarbeiter/keine Mitarbeiterin wird wegen einer in gutem Glauben vorgebrachten Warnmeldung Belästigungen, Vergeltungsmaßnahmen oder sonstige Nachteile im Anstellungsverhältnis ertragen müssen. 9/ Aufzeichnung von Warnmeldungen und Berichterstattungen Nutzer des Systems haben zwei Möglichkeiten, Warnmeldungen vorzubringen: 1. Sie können eine bestimmte Telefonnummer anrufen, oder 2. sie können eine dafür bestimmte Website nutzen. Alle Warnmeldungen werden vom oben beschriebenen externen Dienstleister entgegengenommen, und Berichte über diese Warnmeldungen werden an das Ethics and Compliance Office der Airbus Group gesendet. 1 Ab den 1. Juni 2015 ist OpenLine in Indien auch verfügbar. 3 / 7

4 Diese Berichte werden nur objektiv dargelegte Informationen beinhalten, die in direkter Beziehung zum Rahmen der Untersuchung stehen und für die Verifizierung der mutmaßlichen Fakten unbedingt notwendig sind. Kein an das Ethics and Compliance Office der Airbus Group gesendeter Bericht wird Elemente enthalten, die die Identität des Berichterstatters offenlegen könnten. Jedoch wird die Identität eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin gegenüber dem Ethics and Compliance Office der Airbus Group in folgenden Fällen offengelegt: (1) Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin hat sich dem Dienstleister gegenüber vorher mündlich oder schriftlich damit einverstanden erklärt, dass seine/ihre personenbezogenen Daten an die Airbus Group weitergeleitet werden. (2) Die Airbus Group legt dem externen Dienstleister einen schriftlichen Beleg für ein eingeleitetes Gerichtsverfahren vor, für das die personenbezogenen Daten benötigt werden. (3) Die Airbus Group erbringt gegenüber dem externen Dienstleister den Nachweis, dass das Anliegen in böswilliger Absicht vorgebracht wurde. 10/ Ermittlungsablauf Alle Berichte über Warnmeldungen werden von Deloitte an das Ethics and Compliance Office der Group gesendet; ausgenommen sind nur solche Berichte, die sich auf Belästigungen beziehen diese werden an den Ethics and Compliance Advisor für die HR- Funktion gesendet, der die Behandlung der Warnmeldung in Verbindung mit der lokalen HR- Funktion koordinieren wird. Ist der Bericht widerspruchsfrei, wird er den relevanten Divisionen und/oder an die betroffenen funktionalen Compliance-Officer oder Funktionen übergeben. Sie werden eine erste Nachprüfung und eine Bewertung des Berichtes durchführen; sie werden entscheiden, wer über diesen Bericht informiert werden muss, und sie werden sich rechtzeitig für eine entsprechende Antwort entscheiden. Nachdem die Konsistenz und die Ernsthaftigkeit überprüft wurden, wird entschieden, ob diese Angelegenheit weiter untersucht wird oder nicht. Die Divisionen/funktionalen Compliance-Officer werden zurück an das Ethics and Compliance Office der Airbus Group berichten. Der Airbus Group Compliance Analyst wird sich um die Berichte, die nicht zu einer Division/ Funktion weitergeleitet wurden, selbst kümmern. Bei Einleitung einer Untersuchung wird ein möglichst kleines Team gebildet. In bestimmten Fällen können Corporate Audit und die Abteilung Forensic beauftragt werden, die weiteren Untersuchungen durchzuführen. Wenn Empfehlungen oder Korrekturmaßnahmen notwendig sind, werden sie vom angemessenen Managementlevel entschieden. Das Ethics and Compliance Office der Airbus Group ist auch für die Überwachung von beschlossenen Korrekturmaßnahmen 4 / 7

5 verantwortlich. Diese können in Übereinstimmung mit nationalen Gesetzen und Vorschriften auch Disziplinarverfahren beinhalten. 11/ Unschuldsvermutung Jede(r) Mitarbeiter/Mitarbeiterin, der/die mit einer Warnmeldung belastet wird, gilt als unschuldig, solange die Anschuldigungen nicht bewiesen sind. 12/ Kommunikation und Rückmeldungen Sobald die Entscheidung, eine Warnmeldung zu untersuchen, gefallen ist, benachrichtigt das Ethics and Compliance Office der Airbus Group oder die Compliance-Abteilung unverzüglich jede Person, die mit der Warnmeldung belastet wurde, so dass diese Person ihre Rechte, einschließlich ihres Rechts auf Verteidigung, ausüben kann. Das Ethics and Compliance Office der Airbus Group ist jedoch berechtigt, vor der Benachrichtigung einer beschuldigten Person Schutzmaßnahmen zu ergreifen, um zum Beispiel die Vernichtung von Beweismaterial zu verhindern. Die mit der Untersuchung beauftragten Personen können über den externen Dienstleister mit der Person kommunizieren, die die Warnmeldung vorgebracht hat. Das Ethics and Compliance Office der Airbus Group wird dieser Person über den externen Dienstleister so schnell wie möglich Rückmeldung geben. Der externe Dienstleister bittet dann wiederum diese Person um Antwort auf diese Rückmeldung. 13/ Datenmanagement und Zugriffsrechte Informationen, die im Zusammenhang mit einer Warnmeldung bereitgestellt wurden und die das Ethics and Compliance Office der Airbus Group als unbegründet oder nebensächlich erachtet, werden umgehend vernichtet oder archiviert. Informationen, die im Zusammenhang mit einer Warnmeldung bereitgestellt wurden und die als erheblich und im Rahmen von OpenLine relevant erachtet werden, werden nicht länger als zwei Monate nach Abschluss der Untersuchung gespeichert, sofern kein Disziplinar- oder Gerichtsverfahren (gegen eine beschuldigte Person oder gegen die Person, die die Warnmeldung vorbrachte, oder gegen einen Dritten) angestrengt wurde. Nach diesem Zeitraum werden die Informationen archiviert. In Übereinstimmung mit nationalen Datenschutzgesetzen hat die beschuldigte Person das Recht, Zugang zu den sie betreffenden Daten zu erhalten und eine Korrektur oder Löschung dieser Daten zu fordern. Jedoch kann eine beschuldigte Person aufgrund ihres Zugangsrechtes keine Informationen über Dritte erhalten, wie zum Beispiel die Identität der Person, die die Warnmeldung vorbrachte. 5 / 7

6 14/ Kontakt Mitarbeiter der Airbus Group können die Airbus Group OpenLine folgendermaßen erreichen: - Über die Airbus Group OpenLine Website: www. airbusgroupopenline.com. Diese ist verfügbar in Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Mandarin und Arabisch. - Anruf unter den folgenden Nummern Land Gebührenfreie Telefonnummer Gebührenpflichtige Telefonnummer Weltweit +27 (0) (0) Frankreich, Deutschland, Spanien, UK Australien Brasilien Kanada China Mexiko Saudi-Arabien In englischer Sprache ist jederzeit (24/7) ein OpenLine-Mitarbeiter zu erreichen. In den Sprachen Französisch, Deutsch, Spanisch und Portugiesisch ist die OpenLine von 7:00 bis 16:00 Uhr MEZ zu erreichen. Außerhalb dieses Zeitraums ist ein Anrufbeantworter eingeschaltet. Mandarin ist während der chinesischen Bürozeiten von 8:00 bis 17:00 Uhr MYT (UTC+8) verfügbar mit der Option, Englisch zu sprechen (dann 24/7). Mitarbeiter aus Saudi-Arabien können eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen oder die englischsprachige Leitung (24/7) nutzen. Bitte richten Sie weitere Anfragen an den Ethics and Compliance Officer der Airbus Group: Pedro Montoya Group Ethics and Compliance Officer Airbus Group 4, rue du Groupe d'or Blagnac Cedex France 6 / 7

7 15/ Länderspezifische Informationen Airbus Group Mitarbeiter, die in Frankreich oder in Australien sitzen, müssen vor Nutzung der Airbus Group OpenLine zusätzlich das nationale Merkblatt lesen. Dieses informiert über spezifische nationale Vorschriften. 7 / 7