Point of View. Prozess-Standardisierung Nachhaltige Standardisierung setzt die Beherrschung des Anforderungsprozesses voraus. pwc

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1 Point of View Prozess-Standardisierung Nachhaltige Standardisierung setzt die Beherrschung des Anforderungsprozesses voraus pwc

2 Demand & Supply Der Schlüssel zum von Standardisierung administrativer Funktionen im Konzern Standardisierung als Mittel zur Beherrschung des Wandels und der Compliance-Anforderungen sowie zur Schaffung von Transparenz Themen wie die Kostensenkung in den administrativen Bereichen, die Standardisierung der Prozesse und Abläufe, die Verbesserung der Qualität in der Administration ergeben sich heute fast zwangsweise aus den immer stärker werdenden regulatorischen Anforderungen. Die Anforderungen aus deutschen, amerikanischen oder internationalen Standards konvergieren und zwingen Konzerne zu einer effizienten Standardisierung und Kontrolle im Rechnungswesen wie auch in allen anderen Querschnittsfunktionen (HR, Immobilienmanagement etc.). Internationale Expansionen, Mergers und Acquisitions führen immer wieder zu -Stress, weil die Probleme der Post-Merger Integration nicht durch hinreichende Standardisierung und begleitende Personalmaßnahmen vorbereitet sind. Es gibt meist keine Standard- Fahrpläne und "Standard- Geschäftsprozesse" für die Einbindung bzw. den Aufbau von Konzernunternehmen. Durch geeignete organisatorische Maßnahmen können diese Probleme vermieden und das Unternehmen auf einen neuen organisatorischen Reifegrad entwickelt werden. Allen oben angesprochenen Herausforderungen gemein ist, dass sie durch geeignete Standardisierung zumindest gelindert, wenn nicht gar vollständig entschärft werden könnten. Es ist nicht zu erwarten, dass ein organisatorischer Einschnitt wie eine Verschmelzung zweier Firmen oder auch nur der Zukauf einer Firma ohne den Einsatz von Fingerspitzengefühl und -Geschick erfolgreich wird. Durch Standardisierung der Arbeitsweise kann die Herausforderung auf das wesentliche Minimum (die Arbeit mit dem Faktor Mensch) reduziert wer-den. Der Rest ist dann nur noch normale Arbeit Werthaltigkeit durch Planbarkeit und Steuerbarkeit Der Wert eines Unternehmens wird neben den harten Finanzdaten wesentlich beeinflusst durch: Kernkompetenzen und Leistungen Werte und Kultur. Des Weiteren gibt es Themen, die dadurch zur Werthaltigkeit eines Unternehmens beitragen, indem sie effizient, planbar und zuverlässig sowie kostengünstig sind. Gemeint sind die administrativen Funktionen wie Buchhaltung, IT, HR etc. Diesen Unternehmensfunktionen kommt zusätzlich die Aufgabe der Erfüllung bzw. Überwachung wesentlicher rechtlicher Anforderungen und internationaler Standards (Bsp.: Sarbanes-Oxley-Act, Basel II, IKS, FDA, COSO, COBIT, IFRS) zu. Sie haben damit nicht nur operativen Charakter als (interne) Dienstleister, sondern auch die Aufgabe der Detaillierung und Überwachung der Einhaltung der Corporate Anforderungen. Q Operational Enforcement IT/Systems Development & Operations Group Holding Lokale Autorität Lokale Operative Führung Operational Enforcement Lokale Ausführung IT/Systems Development & Operations Operational Enforcement IT/Systems Development & Operations Die Sicherstellung der zentral verantworteten Rahmenbedingungen hängt in den meisten Fällen von der Kooperationsbereitschaft und den Kenntnissen der jeweiligen Unternehmensteile ab. Ohne konträre Interessen unterstellen zu müssen, ist grundsätzlich der Know-how-Aufbau und Erhalt in den Compliance-Themen wie IFRS (z.b. Bewertungsansätze und resultierende Kontierung) oder SOX (z.b. Anforderungsmanagement und IKS) sehr aufwändig und damit kostenintensiv. Speziell in kleineren Gesellschaften eines Konzerns kann meist aus Effizienzgründen nicht von einem hinreichenden Kenntnisstand ausgegangen werden. Es ergibt sich der Trend zur Zentralisierung, weil diese neben dem Potential für deutliche Qualitätsverbesserungen auch (kleinere) Vorteile im Bereich der Kosteneffizienz und deutliche Vorteile bei der direkten Einflussnahme und Steuerbarkeit mit sich bringt. Standardisierung / Compliance / Business Line / Division / Business Line / Division / Business Line / Division / Business Line / Division Group Holding Finanzen IT HR Einkauf Querschnitt X-Functions Compliance Ein möglicher Weg zu einem standardisierten Setup: Zentralisierung der Querschnittsfunktionen

3 Optimierung der Zusammenarbeit von Strategie und Leistungserbringung durch Demand & Supply Nach unserer Erfahrung besteht jede administrative Funktion aus drei organisatorischen Ebenen: Strategische Ebene Detaillierung, operatives und Unterstützung Operative Ausführung. Die strategische Ebene gibt die Richtung vor und stellt den Rahmen bereit. Sie bildet damit die Legislative () und bei Streitigkeiten oft auch die Judikative. Die tatsächlich ausführende Ebene bilden die Funktionen Leistungserbringung und weil die meisten wesentlichen Prozesse DV-gestützt sind: Bereitstellung der EDV- Unterstützung für den Prozess. Die Verbindung zwischen der strategischen und der endgültig ausführenden Ebene wird meist vernachlässigt. Die Ausgestaltung dieser Ebene ist aber der entscheidende Erfolgsfaktor bei der Standardisierung und der Einhaltung der durch die strategische Ebene vorgezeichneten Route. Ihr fallen alle Aufgaben der notwendigen fachlichen Detaillierung der strategischen Anforderungen, ihrer Kommunikation sowie fachlichen Sicherstellung und der Steuerung der gesamten DV- Implementierung sowie deren Betrieb zu. Diese wesentliche organisatorische Ebene nennen wir DSM (Demand & Supply ). Das DSM wird in idealer Weise durch eine DSO (Demand & Support Organisation) abgebildet. Die Rolle einer DSO Ihre Aufgabe ist einerseits das Demand & Programm zur Sicherung des Standards, zur Einhaltung von Compliance- Anforderungen und für die zukunftsgerichtete Weiterentwicklung. Andererseits ist auch das Supply zur Sicherung des operativen fachlichen wie auch technischen Betriebs und Tagesgeschäfts sowie das Prozess- Aufgabe der DSO. Konzern Holding Finanzen Organisation der Querschnitte in einer internationalen Umgebung ist eine Herausforderung Ohne diese Rolle verwässert" der Standard und die Geschäftsprozesslösung gerät außer Kontrolle. Der Kostenrahmen wird gesprengt. Die Lösung beherbergt nun alle Anforderungen (auch widersprüchliche) und kann aufgrund der Unübersichtlichkeit weder weiterentwickelt noch betrieben werden. Neben der Steuerung des fachlichen Ablaufs ist auch die EDV-Implementierung Teil des Geschäftsprozess-Systems. Die DSO übernimmt die klassische Organisationsfunktion von der Spezifikation der Arbeitsabläufe und Anweisungen bis zur Erstellung von Fachkonzept und DV-Spezifikation. IT HR Einkauf Querschnitt X-Functions Compliance Querschnitt Business Service Ausführung Strategie & Führung Demand & Supply Business Helpdesk Anforderungen von Gesellschaften/Firmen Demand & Programm Mgmt. IT Delivery IT Unterstützung/ Betrieb Aufgrund der dadurch vorhandenen fachlichen Detail-Kompetenz der Mitarbeiter der DSO sind diese auch dazu prädestiniert, die Unterstützung (neudeutsch: Support ) für den Rest des Konzerns in fachlicher Sicht zu übernehmen. Jedes funktionierende Shared Service Center hat eine solche Organisationsfunktion, jede funktionierende Outsourcing Partnerschaft auch. Die Funktion ist nicht immer als Organisationseinheit sichtbar dargestellt, muss aber immer als Funktion vorhanden sein. Der Aufbau einer DSO ist ein vielschichtiges Projekt, bei dem viel Lehrgeld durch Erfahrung vermieden werden kann. Erfolgsfaktoren sind neben der Gestaltung der Arbeitsabläufe und Kommunikationswege auch die mentale Einstellung der Mitarbeiter und die Automatisierung der standardisierbaren Zentral- Aufgaben, um den Personalbedarf zu reduzieren. Standardisierung & Zentralisierung Treiber einer standardisierten Geschäftsprozess-Lösung Durchsetzung der Strategie Konzerninteressen und nationale/internationale Anforderungen (z.b. Compliance) (Inter-)nationale Anforderungen (z.b. IFRS, SOX) Demand & Support Organisation Interne in der Rolle: Innovation Führungsinstanz Standard Dienstleistungen & Operative Veränderungen Geschäftsprozess-System (z.b. Finanzen basierend auf SAP) DSO Aufgaben Operative Arbeitsanweisungen Business Help Desk ( Wie geht das? ) Durchsetzung der Anweisungen und Strategie Geschäftsprozess Anforderungsmanagement Fachliche Spezifikation der EDV Lösung Programm Geschäftsprozess Monitoring IT Delivery Corporate Recht & Steuern Lokale ökonomisch notwendig Anforderungen

4 Die Entstehung einer DSO ist ein wesentliches Change-Projekt im Konzern PricewaterhouseCoopers (PwC) hat pragmatische Lösungsansätze entwickelt, um den genannten Herausforderungen zu begegnen. Mehrjährige Erfahrung in Projekten hat die Kenntnisse aus den abstrakten Ansätzen wie ITIL und die Reifegrad- Überlegungen wie CMM-I und CMM-P in eine vollständige Methode münden lassen, mit der die Organisation der notwendigen Standardisierung im internationalen Konzern reproduzierbar und damit steuerbar wird. Wir haben aus der Erfahrung vergleichbarer Projekte sowohl mögliche Vorlagen für Aufbau-Organisationen als auch Vorlagen für die effiziente Gestaltung der DSO- Prozesse entwickelt. Die Methode eignet sich gleichermaßen für alle Organisationsformen der Leistungserbringung lokale Durchführung der operativen Aufgaben, Leistungserbringung im Shared Service Center oder durch externe Dienstleister im Rahmen einer Outsourcing-Partnerschaft. Prozess Framework Abläufe Qualität Prioritäten Managen von Veränderung, Innovation & Information Organisation Framework Struktur Mitarbeiter Qualifikation Die Standardisierung an sich und die organisatorische Manifestation im Speziellen sind die Herausforderungen an heutige Unternehmen. Dabei ist die Begleitung der Menschen in der Veränderung als ein wesentlicher Erfolgsfaktor zu sehen. Der Verlust von fähigen Arbeitskräften ist in den meisten Fällen schädlich für ein Unternehmen. Besonders schädlich ist der Verlust von fähigen -Kapazitäten. Methoden und Tools (Prozesse und Systeme) Standardisierte Verfahren (Business Solution) DSM Projekt Framework: Die Elemente eines DSO-Projekts Kommunikation Key User Endanwender Partnerschaft Fachbereich Org.-Bereich EDV Fazit Nachhaltige Standardisierung ist ein anspruchsvolles Vorhaben, das im Licht der aktuellen Anforderungen an Compliance und Kosteneffizienz für internationale Konzerne beinahe zur Pflicht geworden ist. Ein wesentlicher Schlüssel ist das der Anpassung des Standards an sich ändernde Realitäten und damit die Beherrschung des Anforderungsprozesses. Die wesentlichen Komponenten der DSM (Demand & Supply ) Methode Projektplanung - Roadmap & Meilensteine Organisations-Design von -Funktion und Support-Einheit Prozess-Modell für alle Aufgaben inkl. -Funktion und Support-Einheit Work-Flow für das des Demand Prozesses (Anforderungsmanagement) Abläufe für die Steuerung () der Weiterentwicklung (inkl. Spezifikation und QualitätssicheruReleasebzw. Portfolio-, Programm- und Projektsteuerung) Support-Prozess für die fachliche Unterstützung der Endanwender Bereitstellung Zentraler Business Services (Service Katalog) für eine internationale Firmengruppe Steuerung der Bereitstellung der DV-Verfahren (IT-Delivery ) Bereitstellung notwendiger unterstützender Dienstleistungen (wie z.b. Übersetzungsmanagement, Doktation, Lokalisierung, Publikation, der Werkzeuge für Business Self-Services und Work-FAutomatisierung) Service Controlling und Reporting inkl. Kenngrößen für SLAs und OLA analog zu Methoden im Outsourcing Informationsversorgung von lokalen Einheiten und Compliance Auditoren Durchführung des begleitenden Change- (Arbeiten mit den Menschen im Veränderungsprozessrend des Roll-Out der Standardisierung Dokumentation als Arbeits- und Planungsinstrument

5 Die Nachhaltigkeit der Standardisierung und die Optimierung des Reifegrades Ihrer Organisation sind die Faktoren, die die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens in der Zukunft maßgeblich beeinflussen.

6 Wir über uns PricewaterhouseCoopers ist weltweit eines der führenden Netzwerke von Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaften und kann auf die Ressourcen von insgesamt Mitarbeitern in 149 Ländern zugreifen. In Deutschland erwirtschaften mehr als Mitarbeiter in den Bereichen Wirtschaftsprüfung und prüfungsnahe Dienstleistungen (Assurance), Steuerberatung (Tax) sowie in den Bereichen Transaktions-, Prozessund Krisenberatung (Advisory) an 28 Standorten einen Umsatz von 1,2 Milliarden Euro. Seit vielen Jahren prüfen und beraten wir führende Industrie- und Dienstleistungsunternehmen jeder Größe. Stark ausgebaut wurde der Geschäftsbereich Mittelstand, der mittelständische Unternehmen mit einem dichten Kontaktnetzwerk direkt vor Ort betreut. Auch Unternehmen der öffentlichen Hand, Verbände, kommunale Träger und andere Organisationen vertrauen unserem Wissen und unserer Erfahrung. Aus gutem Grund: 380 Partner und rund weitere Fachkräfte verfügen über umfassende Branchenkenntnisse in allen wichtigen Industrien. Für die Arbeit dieser Experten gelten nicht nur in fachlicher Hinsicht die höchsten Qualitätsmaßstäbe. Integrität, Unabhängigkeit und Objektivität sind Teil der Unternehmensphilosophie. Deshalb wird strikt darauf geachtet, Mandanten nur jene Leistungen aus einer Hand anzubieten, die nach den gesetzlichen Vorschriften vor allem den spezifischen Regelungen für den amerikanischen Kapitalmarkt erlaubt sind. Modernste Prüfungs-, Beratungsund Bewertungsansätze unterstützen die Unternehmen dabei, den hohen Anforderungen im Wettbewerb gerecht zu werden. Ergänzt wird unsere hohe Qualitätsorientierung durch den Anspruch, Mandanten vorausschauend zu betreuen. Das heißt, über die bloße Erledigung einer Aufgabe hinaus ihre Anliegen zu antizipieren und einer zukunftsfähigen Lösung zuzuführen. Dadurch erhalten Mandanten ein Mehr an Sicherheit und Unterstützung, auf den Märkten der Welt erfolgreich zu sein. Ihre Ansprechpartner Mit zahlreichen Spezialisten in 40 Ländern weltweit ist PricewaterhouseCoopers eine der größten Gesellschaften zu den Themen, Risikomanagement und Compliance und wird in Deutschland sowie weltweit als Trusted Advisor auf diesem Gebiet geschätzt. Wir bieten Ihnen einen integrierten Ansatz, um Ihre Kosten und Ihren Nutzen im Zusammenhang mit, Risikomanagement und Compliance in ein aus Sicht des Unternehmens optimales Verhältnis zueinander zu setzen und eine nachhaltige, risiko- und wertorientierte, ethische und regelkonforme Unternehmensführung sicherzustellen. Sie möchten mehr über dieses Thema wissen? Unsere Ansprechpartner helfen Ihnen gerne weiter: Dr. Kurt Glasner Friedrich-List-Straße Essen Tel.: Fax.: Andreas Jung Marie-Curie-Str Frankfurt am Main Tel.: Fax.: Marcus Messerschmidt Moskauer Straße Düsseldorf Tel.: Fax.: de.pwc.com Mai 2007 PricewaterhouseCoopers bezeichnet die PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und die anderen selbstständigen und rechtlich unabhängigen Mitgliedsfirmen der PricewaterhouseCoopers International Limited.

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