Verhaltenskodex der adidas AG Herzogenaurach

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1 Verhaltenskodex der adidas AG Herzogenaurach Fassung vom 27. Oktober 2006

2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen Besondere Pflichten der Führungskräfte Grundsätzliche Regeln und gesunder Menschenverstand 4 2. Umgang mit Geschäftspartnern und Dritten/Interessenkonflikte Nur der faire Wettbewerb genießt das Recht, sich frei zu entfalten Anbieten und Gewähren von Vorteilen Fordern und Annehmen von Vorteilen Besondere Regeln für die Vergabe von Aufträgen Spenden im Namen der Gruppe Nutzung der Vermögenswerte der Gruppe 6 3. Umgang mit Informationen Aufzeichnungen und Berichte Verschwiegenheit Datenschutz und Datensicherheit Insiderregeln 8 4. Besondere Regeln für die Behandlung von Finanzangelegenheiten 9 5. Beschwerden und Hinweise 10 Datum: 27. Oktober ID: adidascoc_d.doc Seite 2 von 10

3 1. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen Leistung, Leidenschaft, Integrität und Vielfalt sind die Kernwerte der adidas Gruppe. Dementsprechend erwarten wir von allen Mitarbeitern, dass sie bei Ausübung der Geschäftstätigkeit diese Kernwerte beachten und sich stets fair, integer und verantwortungsbewusst verhalten. Die Beachtung von Gesetz und Recht ist für die adidas Gruppe oberstes Gebot. Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin hat ethisch zu handeln und die gesetzlichen Vorschriften derjenigen Rechtsordnung zu beachten, in deren Rahmen er/sie handelt. Gesetzesverstöße müssen unter allen Umständen vermieden werden. Zu den größten Stärken der adidas Gruppe zählt die Vielfalt ihrer Mitarbeiter und Partner. Wir arbeiten mit Frauen und Männern unterschiedlicher Nationalität, Kultur, Religion und Hautfarbe zusammen, die ein breites Spektrum an Erfahrungen, Kompetenz und Mentalitäten einbringen. Die adidas Gruppe steht für Menschenrechte ein. Diskriminierung und sexuelle oder andere persönliche Belästigungen werden nicht geduldet. Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin hat die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes einzelnen zu respektieren. Dieser Code of Conduct findet sowohl im internen Umgang als auch gegenüber unseren externen Geschäftspartnern Anwendung. Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin muss im Falle eines Verstoßes gegen das Gesetz oder gegen diesen Code of Conduct unabhängig von den im Gesetz vorgesehenen Sanktionen wegen der Verletzung seiner/ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten mit Konsequenzen rechnen, die bis zur Kündigung reichen können. 1.1 Besondere Pflichten der Führungskräfte Jede Führungskraft trägt eine besondere persönliche Verantwortung für die ihr anvertrauten Mitarbeiter. Sie hat sich dafür besonders bei der Übernahme neuer oder erweiterter Verantwortung zu schulen bzw. fortzubilden. Die Führungskraft hat Aufsichtspflichten zu erfüllen. Sie ist dafür verantwortlich, dass in ihrem Verantwortungsbereich keine Verstöße gegen diese Verhaltensregeln oder Betriebsvereinbarungen und keine Gesetzesverstöße geschehen, die durch gehörige Aufsicht hätten verhindert oder erschwert werden können. Auch bei Delegation einzelner Aufgaben behält sie die Verantwortung und hat dies durch ihr eigenes Verhalten gegenüber den Mitarbeitern zu demonstrieren. Datum: 27. Oktober ID: adidascoc_d.doc Seite 3 von 10

4 Im Einzelnen gilt: Die Führungskraft muss die Mitarbeiter nach persönlicher und fachlicher Eignung sorgfältig auswählen. Die Sorgfaltspflicht steigt mit der Bedeutung der Aufgabe, die der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin wahrzunehmen hat (Auswahlpflicht). Die Führungskraft muss die Aufgabe präzise, vollständig und verbindlich stellen, insbesondere muss sie die Mitarbeiter so instruieren, dass diese Verhaltensregeln und die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden (Anweisungspflicht). Die Führungskraft muss dafür sorgen, dass die Einhaltung dieser Verhaltensregeln und der gesetzlichen Bestimmungen laufend kontrolliert wird (Kontrollpflicht). Die Führungskraft muss den Mitarbeitern klar vermitteln, dass Verstöße gegen diese Verhaltensregeln und Gesetzesverstöße unabhängig von der Position missbilligt werden und arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Kündigung haben (Aufklärungspflicht). 1.2 Grundsätzliche Regeln und gesunder Menschenverstand Dieser Code of Conduct soll gewisse Grundregeln für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Rahmen ihrer Tätigkeit für die adidas Gruppe aufstellen. Gesunden Menschenverstand in Verbindung mit verantwortungsvollem Tun kann er aber nicht ersetzen, wie er auch nicht alle Fragen und Problemkreise abdecken kann. Konkretere Regelungen für einzelne Vorgänge im Unternehmen enthält das Global Policy Manual. Im Zweifel sollten unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Führungskraft und die Rechtsabteilung ihres jeweiligen Unternehmensteils innerhalb der adidas Gruppe konsultieren. 2. Umgang mit Geschäftspartnern und Dritten/Interessenkonflikte: Beachtung des Wettbewerbsrecht und des Kartellrechts 2.1 Nur der faire Wettbewerb genießt das Recht, sich frei zu entfalten Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin ist verpflichtet, die Regeln des fairen Wettbewerbs einzuhalten. Die kartellrechtliche Beurteilung kann in Einzelfällen schwierig sein. Im Zweifel ist immer die jeweils zuständige Rechtsabteilung zu konsultieren. Dennoch gibt es Verhaltensweisen, die regelmäßig einen Kartellverstoß darstellen: Datum: 27. Oktober ID: adidascoc_d.doc Seite 4 von 10

5 Mitarbeiter dürfen mit Wettbewerbern zum Beispiel keine mündlichen oder schriftlichen Verabredungen treffen, mit denen Preise oder Mengen abgesprochen werden. Unzulässig sind weiter Absprachen mit Wettbewerbern über einen Wettbewerbsverzicht, über die Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen oder über die Aufteilung von Kunden o- der Gebieten. Gegenüber Abnehmern dürfen Mitarbeiter speziell in der EU keinen Einfluss auf die Wiederverkaufspreise nehmen oder versuchen, Export- oder Importverbote durchzusetzen. 2.2 Anbieten und Gewähren von Vorteilen Mitarbeiter dürfen anderen und zwar weder im Inland noch im Ausland im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit direkt oder indirekt unberechtigte Vorteile anbieten oder gewähren, und zwar weder in Form von Geldzahlungen noch in Form von anderen Leistungen. Werbegeschenke an Mitarbeiter von Geschäftspartnern müssen danach ausgewählt werden, dass beim Empfänger jeglicher Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit vermieden wird. Im Zweifel ist der Empfänger zu bitten, sich den Erhalt von seiner vorgesetzten Stelle vorab genehmigen zu lassen. Sträubt sich der Empfänger hiergegen, zeigt dies, dass er selbst den Empfang als inkorrekt einstuft. Gegenüber Beamten und anderen Amtsträgern haben Geschenke zu unterbleiben. Mitarbeiter, die Verträge mit Beratern, Vermittlern, Agenten oder vergleichbaren Dritten abschließen, haben darauf zu achten, dass auch diese keine unberechtigten Vorteile anbieten oder gewähren. 2.3 Fordern und Annehmen von Vorteilen Kein Mitarbeiter/keine Mitarbeiterin darf seine/ihre dienstliche Stellung dazu benutzen, Vorteile zu fordern, anzunehmen, sich zu verschaffen oder zusagen zu lassen. Hierzu gehört nicht die Annahme von Gelegenheitsgeschenken von geringem Wert (bis zu 100,00 und darunter); andere Geschenke sind abzulehnen oder zurückzugeben. Im Zweifel sollte der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Zustimmung des Vorgesetzten einholen. Das Versäumnis dieser Anfrage kann als Eingeständnis dafür gewertet werden, dass die Annahme vom Empfänger selbst als unlauter gewertet wird. 2.4 Besondere Regeln für die Vergabe von Aufträgen Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen, die mit der Vergabe von Aufträgen befasst sind, haben zusätzlich die folgenden Regeln zu beachten: Mitarbeiter haben jedes persönliche Interesse, das im Zusammenhang mit der Durchführung ihrer dienstlichen Aufgaben bestehen könnten, ihrer Führungskraft mitzuteilen. Datum: 27. Oktober ID: adidascoc_d.doc Seite 5 von 10

6 Lieferanten dürfen beim Wettbewerb um Aufträge nicht unfair bevorzugt oder behindert werden. Einladungen von Geschäftspartnern dürfen nur dann angenommen werden, wenn Anlass und Umfang der Einladung angemessen sind und die Ablehnung der Einladung dem Gebot der Höflichkeit widersprechen würden. Kein Mitarbeiter/keine Mitarbeiterin darf private Aufträge von Firmen ausführen lassen, mit denen er/sie geschäftlich zu tun hat, wenn ihm/ihr hierdurch Vorteile entstehen könnten, die ein angemessenes Verhältnis von Leistung und Gegenleistung vermissen lassen. Dies gilt insbesondere, wenn der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin im Rahmen seiner/ihrer Tätigkeit für das Unternehmen direkt oder indirekt Einfluss auf die Beauftragung der Firma durch das Unternehmen nehmen kann. 2.5 Spenden im Namen der Gruppe Spendengesuche von Einzelpersonen sind grundsätzlich abzulehnen. Zahlungen auf Privatkonten sind unzulässig. In keinem Fall darf eine Zuwendung an reputationsschädliche Personen oder Organisationen gewährt werden. Die Spende muss transparent sein. Der Empfänger der Spende und die konkrete Verwendung durch den Empfänger müssen bekannt sein. Über den Grund für die Spende und die zweckbestimmte Verwendung muss jederzeit Rechenschaft abgelegt werden können. Spenden sollen steuerlich abzugsfähig sein. Spenden an politische Parteien und mit ihnen verbundene Organisationen sind nicht zulässig. Nähere Details sind in unseren Corporate Giving Guidelines (Global Policy Manual - Social and Environmental Affairs) geregelt. Spenden sind kein Mittel zur Förderung von Geschäftsvorgängen. Zeitpunkt, Betrag und Empfänger müssen präzise dokumentiert werden. Barspenden sind nur in Ausnahmefällen zulässig und mit besonderer Sorgfalt durch Quittungen etc. zu dokumentieren. Spendenähnliche Vergütungen verstoßen gegen das Transparenzgebot und sind verboten. Spendenähnliche Vergütungen sind Zuwendungen, die scheinbar als Vergütung einer Leistung gewährt werden, bei denen die Vergütung aber deutlich den Wert der Leistung übersteigt. Es handelt sich also zumindest zum Teil um eine Zuwendung für andere Zwecke. 2.6 Nutzung der Vermögenswerte der Gruppe Die adidas Gruppe erwartet von allen Mitarbeitern eine pflegliche Behandlung der ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel, sei es ein Kugelschreiber oder ein PKW. Der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin darf Vermögenswerte der Gruppe über den gewöhnlichen Gebrauch im Rahmen seines/ihres Arbeitsvertrages hinaus nicht zum persönlichen Nutzen verwenden. Insbesondere dürfen Vermögenswerte der Gruppe für den persönlichen Nutzen weder gehandelt noch getauscht werden, bzw. Waren und Muster auf eigene Rechnung verkauft werden. Vermögenswerte der Gruppe schließen alle hergestellten Artikel ein, die von Mitarbeitern nicht erworben wurden, sowie Gegenstände und Produkte von Lieferanten sowie Computerausrüstung und programme. Datum: 27. Oktober ID: adidascoc_d.doc Seite 6 von 10

7 3. Umgang mit Informationen 3.1 Aufzeichnungen und Berichte Zur offenen und effektiven Zusammenarbeit gehört eine korrekte und wahrheitsgemäße Berichterstattung. Das gilt gleichermaßen für das Verhältnis zu Aktionären, Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern sowie zur Öffentlichkeit und allen staatlichen Stellen, wie zum Beispiel den Aufsichtsbehörden. Mitarbeiter, die kaufmännische Aufgaben wahrnehmen oder im Rechnungswesen tätig sind, haben hier eine besondere Verantwortung (siehe auch unter Ziff. 4 die besonderen Regeln für die Behandlung von Finanzangelegeheiten). Das Vertrauen der Öffentlichkeit in die adidas Gruppe beruht in hohem Maße auf der Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Berichterstattung. Alle Aufzeichnungen, Datenerfassungen, Berichte und Abschlüsse, die intern angefertigt oder gegenüber der Börsenaufsicht, anderen Behörden oder der Öffentlichkeit abgegeben werden, müssen vollständig, richtig, genau, zeitgerecht und verständlich sein und im Einklang mit den jeweils anwendbaren Vorschriften stehen. Alle Zahlungsvorgänge müssen eindeutig dokumentiert sein. Das Gebot zu wahrheitsgemäßen Angaben gilt auch für Spesenabrechnungen. 3.2 Verschwiegenheit Verschwiegenheit ist zu wahren über interne Angelegenheiten des Unternehmens, die nicht öffentlich bekannt gegeben worden sind. Dazu gehören zum Beispiel Einzelheiten, die die Organisation des Unternehmens und seiner Einrichtungen betreffen, sowie Geschäfts-, Fabrikations-, Forschungs- und Entwicklungsvorgänge und Zahlen des internen Berichtswesens. Die Verpflichtung, Verschwiegenheit zu wahren, gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. 3.3 Datenschutz und Datensicherheit Es ist von großer Bedeutung, ein hohes Datenschutzniveau in der adidas Gruppe zu erreichen, da es uns bewusst ist, dass der Erfolg der Gruppe nicht nur von der globalen Vernetzung von Informationsflüssen, sondern vor allem auch vom vertrauensvollen und sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten abhängt. Dies betrifft den Umgang mit den personenbezogenen Daten natürlicher Personen, insbesondere die Daten der Mitarbeiter, Kunden, Aktionäre, anderer Geschäftspartner und dritter Parteien. Personenbezogene Daten dürfen nur für vorher festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Personenbezogene Daten dürfen nicht für andere Zwecke genutzt werden, als die, für die sie ursprünglich erhoben wurden. Datum: 27. Oktober ID: adidascoc_d.doc Seite 7 von 10

8 Hohe Standards sollen die Datenqualität sicherstellen (personenbezogene Daten müssen jederzeit korrekt sein), sowie den Prinzipien der Datensparsamkeit und Datenvermeidung entsprechen. Aufgrund der zunehmenden Vernetzung der Informations- und Kommunikationssysteme ist der Schutz personenbezogener Daten gerade in der heutigen Zeit ein maßgebliches Anliegen. Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen müssen für die Unternehmensprozesse und IT-Systeme beim Umgang mit personenbezogenen Daten ergriffen werden, um den Zugriff nicht berechtigter Personen auf Systeme, auf denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verhindern. Die Nutzung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein, ihre Rechte auf Auskunft und Beschwerde, auf Benachrichtigung und Berichtigung und gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren. 3.4 Insiderregeln Mitarbeiter, die Insiderinformationen über ein Unternehmen haben, dürfen nicht mit börsennotierten oder in den geregelten Markt oder Freiverkehr einbezogenen Wertpapieren des betreffenden Unternehmens handeln. Dies gilt sowohl bei Insiderinformationen bezüglich unseres Unternehmens und den damit verbundenen Unternehmen als auch für den Fall, dass einem Mitarbeiter Insiderinformationen über ein fremdes Unternehmen bekannt werden. Insiderinformationen sind alle nicht öffentlich bekannten Informationen, die geeignet sind, die Entscheidung eines Anlegers zum Kauf, Verkauf oder Halten eines Wertpapiers zu beeinflussen. Um jeden Anschein eines Verstoßes gegen Insiderregeln zu vermeiden, dürfen die Mitglieder der Unternehmensleitung generell in den zwei Wochen vor Ende des Quartals bis zwei Tage nach Veröffentlichung der Quartalsergebnisse und in der Zeit von zwei Wochen vor Geschäftsjahresende bis zwei Tage nach Veröffentlichung der Ergebnisse des abgelaufenen Geschäftsjahres keine Geschäfte mit Wertpapieren tätigen, die unser Unternehmen betreffen. Das Gleiche gilt für diejenigen Mitarbeiter des Konzerns, die aufgrund ihrer Tätigkeit oder Funktion Zugang zu den noch nicht veröffentlichten Geschäftsergebnissen haben. Insiderinformationen dürfen unbefugt nicht an Personen außerhalb des Konzerns weitergegeben werden (z. B. an Journalisten, Finanzanalysten, Kunden, Berater, Familienangehörige oder Freunde). Auch eine Weitergabe im Konzern darf nur dann erfolgen, wenn der Empfänger die Information zur Erledigung seiner Aufgabe wirklich benötigt. Es ist im Übrigen immer sicherzustellen, dass insiderrelevantes Wissen so unter Verschluss gehalten bzw. abgesichert ist, dass Unbefugte dazu keinen Zugang erhalten können. Mitarbeiter, die Insiderinformationen haben, dürfen Dritten auch keine Anlagetipps geben. Datum: 27. Oktober ID: adidascoc_d.doc Seite 8 von 10

9 Darüber hinaus ist zu beachten: Führungskräfte können persönlich auf Schadensersatz haften, wenn ein Mitarbeiter gegen Insiderregeln verstößt und dieser Verstoß durch gehörige Aufsicht hätte verhindert werden können. 4. Besondere Regeln für die Behandlung von Finanzangelegenheiten Für den Vorsitzenden des Vorstandes, den Finanzvorstand, den Leiter des Rechnungswesens bzw. des Controllings sowie für Personen, die vergleichbare Funktionen ausüben, und für alle anderen Mitarbeiter, die mit Finanzangelegenheiten befasst sind, gelten die folgenden besonderen Regeln für die Behandlung von Finanzangelegenheiten. Die vorgenannten Personen sind gehalten, die jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschriften und Regelungen einzuhalten; ehrlich und integer zu handeln sowie tatsächliche und scheinbare Interessenkonflikte zwischen privaten und dienstlichen Angelegenheiten zu vermeiden; sicherzustellen, dass jeder Geschäftsvorgang in den Konten des Unternehmens zeitgerecht, genau und in vollständiger Übereinstimmung mit den entsprechenden internen Vorgaben sowie unter Beachtung der internationalen Rechnungslegungsgrundsätze (IFRS) gebucht wird; dafür zu sorgen, dass die Offenlegung von Tatsachen in Berichten, Dokumenten und in allen sonstigen Veröffentlichungen vollständig, richtig, genau, zeitgerecht und verständlich erfolgt; Finanzangelegenheiten redlich, verantwortungsbewusst, sorgfältig, sachkundig und umsichtig zu behandeln. Eine falsche Darstellung von wesentlichen Tatsachen darf ebenso wenig erfolgen, wie eine unlautere Beeinflussung einer unabhängigen Bewertung oder Entscheidung, etwa durch die Gewährung von Vergütungsanreizen. Im Zweifelsfall ist bei Bewertungen und Entscheidungen ein konservativer Maßstab anzulegen; sicherzustellen, dass mit allen Vermögenswerten und Ressourcen, die vom Unternehmen benutzt werden, dem Unternehmen gehören oder anvertraut sind, verantwortungsbewusst und kontrolliert umgegangen wird; aktiv ethisches Verhalten als verantwortungsvoller Partner zu fördern. Dies gilt sowohl im Verhältnis untereinander als auch gegenüber den unterstellten Mitarbeitern; das zur Behandlung von Finanzangelegenheiten notwendige Wissen aufrechtzuerhalten und auszutauschen; die Verantwortung für die Einhaltung dieser Regeln zu übernehmen; jeden Verstoß gegen die vorgenannten Regeln unverzüglich dem Compliance Officer des Unternehmens oder dem Compliance-Beauftragten der jeweiligen Konzerngesell- Datum: 27. Oktober ID: adidascoc_d.doc Seite 9 von 10

10 schaft zu melden. Das gleiche gilt für jede ausdrücklich oder schlüssig erteilte Befreiung von diesen Regeln. Eine schlüssig erteilte Befreiung liegt dann vor, wenn es innerhalb einer angemessenen Frist unterlassen wird, gegen eine Abkehr von den Bestimmungen dieser Regeln vorzugehen. 5. Beschwerden und Hinweise Jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin kann gegenüber seiner/ihrer Führungskraft oder einer anderen dafür benannten Person/Stelle oder gegenüber einem intern bestehenden Betriebsrat eine persönliche Beschwerde vorbringen. Ebenso kann auf Umstände hingewiesen werden, die auf die Verletzung der Verhaltensregeln insbesondere auf kriminelles Verhalten im Unternehmen schließen lassen. Solche Hinweise werden wenn sie zu Recht erfolgen auf Wunsch der Mitarbeiter vertraulich behandelt, es sei denn, zwingende rechtliche Vorgaben erfordern eine Offenlegung. In besonders gelagerten Fällen, insbesondere beim Verdacht auf kriminelles Verhalten im Unternehmen, haben Mitarbeiter auch die Möglichkeit zu anonymen Hinweisen; diese müssen hinreichend bestimmt sein und bedürfen der Schriftform. Ansprechpartner sind neben den genannten Stellen der Compliance Officer des Unternehmens und die Compliance-Beauftragten der Gruppengesellschaften weltweit. Die Angelegenheit wird unverzüglich untersucht. Soweit angemessen, werden entsprechende Maßnahmen ergriffen. Alle Unterlagen werden vertraulich aufbewahrt. Zivilcourage wird in der adidas Gruppe gefördert. Vergeltungshandlungen werden nicht toleriert. Die adidas Gruppe wird geeignete Maßnahmen einleiten, um das Compliance Programm und die Interessen ihrer Mitarbeiter zu wahren. Datum: 27. Oktober ID: adidascoc_d.doc Seite 10 von 10