Vidia Die Videokonferenzlösung. Tipps. & Tricks

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1 Die Videokonferenzlösung von Swisscom Tipps & Tricks

2 Inhaltsverzeichnis 1 Effiziente Video Konferenzen mit Vidia durchführen 3 2 Optimale Bild- und Tonqualität erzielen Bildqualität Kamera Lichtverhältnisse Bandbreite Leistung Ihres Computers Tonqualität 6 3 Vidia in einem Sitzungszimmer einsetzen 7 4 Desktop- und Applikationsfreigabe richtig einsetzen 8 2

3 1 Effiziente Video Konferenzen mit Vidia durchführen Folgende Tipps helfen Ihnen, Vidia effizient einzusetzen: > > Wie für eine normale Sitzung gilt auch für eine Video Konferenz: Für jedes Meeting eine Agenda vorbereiten und zu Beginn des Meetings die Ziele festlegen. > > Suchen Sie sich einen geeigneten Platz für die Video Konferenz, wo Sie nicht gestört werden und Sie andere nicht stören. Sorgen Sie dafür, dass keine anderen Personen im Hintergrund Ihres Bildes sichtbar sind. Bewegungen im Hintergrund wirken sich störend auf die anderen Teilnehmer aus. > > Sorgen Sie für optimale Bild- und Tonqualität. Wenn die anderen Teilnehmer sie schlecht hören und sehen, stört dies das Meeting-Erlebnis. Gleiches gilt, wenn Sie die anderen nicht gut verstehen können. Lesen Sie dazu weiter unten den Abschnitt «Optimale Bild- und Tonqualität erzielen». > > Hintergrundgeräusche wirken sehr stören für die anderen Meeting-Teilnehmer. Falls Sie sich in einer Umgebung mit Hintergrundgeräuschen befinden, schalten Sie Ihr Mikrophon auf Stumm, wenn Sie nicht am sprechen sind. Wenn Sie sich in Ihrem eigenen Vidia-Raum befinden, können Sie als Raumbesitzer einzelne oder alle Teilnehmer stumm schalten. > > Schliessen Sie das Ladekabel Ihres Computers oder Ihres mobilen Geräts an, um zu verhindern, dass während der Konferenz die Batterie leer ist. > > Achten Sie auf ihr Umfeld Egal ob von zu Hause aus oder im Grossraumbüro, sollten Sie beachten was im Sichtfeld der Kamera ist. Der «Beauty Screen» vor dem Betreten des Meetings zeigt ihnen was für die anderen Teilnehmer sichtbar ist. > > Kleider machen Teilnehmer Kleider mit grellen Farben oder diffusen Mustern (Streifen, feines Karo etc.) sind für die Zuschauer anstrengend nach einer Weile. Pastel- oder blasse Farben wirken am angenehmsten vor der Kamera. > > Richten Sie die Kamera so aus, dass mehr von ihnen als vom Tisch oder Zimmerdecke zu sehen ist. 3

4 2 Optimale Bild- und Tonqualität erzielen Vidia ermöglicht Videokonferenzen in HD-Bild und -Tonqualität. Folgende Tipps helfen Ihnen, die beste Qualität zu erzielen. 2.1 Bildqualität Die Qualität Ihres Bildes, welche die anderen Teilnehmer zu Gesicht bekommen, hängt von diesen Faktoren ab: > > Die Qualität Ihrer Kamera > > Die Lichtverhältnisse > > Die zu Verfügung stehende Bandbreite > > Die Leistung Ihres Computers Die letzten zwei Faktoren beeinflussen zudem auch die Qualität, in welcher Sie die anderen Teilnehmer sehen Kamera Mit externen Webcams erzielen Sie in den meisten Fällen bessere Resultate als mit den in Notebooks eingebauten Kameras. Wir empfehlen folgende Kameras: > > Für den normalen Einsatz am Arbeitsplatz: Logitech HD Pro Webcam C920 > > Für den Einsatz in einem kleinen Sitzungszimmer: Logitech HD Business Webcam C930e (diese Kamera verfügt über ein Weitwinkel-Objektiv, so dass mehrere Personen nebeneinander auf dem Bild Platz haben). Schliessen Sie die Kamera immer direkt am Computer an (keine externen oder im Bildschirm integrierte USB-Hubs verwenden). Smartphones und Tablets besitzen eine oder mehrere eingebaute Kameras. Externe Kameras können nicht angeschlossen werden. Sie können die Qualität Ihres eigenen Bildes verbessern, indem Sie für gute Lichtverhältnisse und ausreichend Bandbreite sorgen (siehe unten). 4

5 2.1.2 Lichtverhältnisse Sie werden erstaunt sein, wie stark die Qualität Ihres eigenen Bildes von den Lichtverhältnissen abhängt. Gutes Licht ist daher das A und O beim Video Conferencing. Idealerweise sollte die Lichtquelle hinter der Kamera auf Augenhöhe sein. Wenn Sie sich in einem Raum mit Fenstern befinden, positionieren Sie sich daher so, dass sie das Fenster vor sich haben. Falls dies nicht möglich ist, kann es hilfreich sein, die Vorhänge zu schliessen und das Licht einzuschalten. Wenn Sie sich in einem Raum mit künstlichen Lichtquellen befinden, versuchen Sie sich so auszurichten, dass helle Lichtquellen möglichst vor Ihnen sind und nicht im Bild zu liegen kommen. Oft kann es helfen, die Kamera (bzw. den Bildschirm, wenn die Kamera in dessen Rand eingebaut ist) leicht nach vorne zu neigen, damit weniger Deckenlicht in den Bildbereich fällt. In einem Raum mit ungünstigen Lichtverhältnissen können Sie die Situation verbessern, indem Sie zum Beispiel eine Ständerlampe hinter Ihrem Bildschirm aufstellen. Beauty Screen Bevor Sie den Vidia Raum betreten, können Sie in der Vorschau überprüfen wie sich das Licht auswirkt Bandbreite Video Conferencing benötigt deutlich mehr Bandbreite als beispielsweise Internet-Telefonie. Verwenden Sie daher stets die beste zu Verfügung stehende Verbindungsart, in folgender Reihenfolge: > > LAN-Kabel > > WLAN > > 4G / 3G Für eine optimale Bildqualität sollten Sie über eine Bandbreite von 1.5Mbit/s verfügen (up and down). Programme die im Hintergrund Bandbreite benötigen, sollten im Zweifelsfalle auch deaktiviert werden. Diese Bandbreite steht dann ihrer Video Konferenz zur Verfügung. Dropbox ist zum Beispiel eine solche Applikation, sie synchronisiert ihre lokalen Daten laufend mit dem Internet, falls sich etwas ändert. 5

6 2.1.4 Leistung Ihres Computers Video Conferencing benötigt viel Rechenleistung. Oft reduzieren Notebooks die zu Verfügung stehende Leistung, wenn sie im Batterie-Modus laufen. Schliessen Sie daher das Netzkabel an, um die beste Leistung zu erzielen und um zu verhindern, dass während einer Videokonferenz der Akku leer wird. Wählen Sie in den Energieoptionen den Energiesparplan «Höchstleistung» («High Performance») aus, um die volle Leistung zu erhalten. Bitte beachten Sie, dass dies im Batteriebetrieb zu einer verkürzten. Akkulaufzeit führt. Falls Sie den Eindruck haben, dass ihr Computer träge wird empfehlen wir Ihnen nicht benötigte Applikationen zu beenden. 2.2 Tonqualität Die Tonqualität ist für ein effizientes und angenehmes Meeting-Erlebnis ebenso wichtig wie die Bildqualität. Die in Computern eingebauten Lautsprecher und Mikrophone bieten oft keine befriedigende Tonqualität. Deutlich bessere Resultate erzielen Sie mit externen Audiogeräten. Wir empfehlen die Verwendung eines USB- oder Bluetooth-Headsets von Logitech oder Plantronics. Falls mehrere Personen mit demselben Computer an der Konferenz teilnehmen wollen, empfehlen wir eine USB-Freisprecheinrichtung (Speakerphone) von Jabra (Jabra Speak 410). Stellen Sie sicher, dass keine Gegenstände wie zum Beispiel eine Kaffeetasse in unmittelbarer Nähe der Freisprecheinrichtung stehen. Dies kann zu Echo bei den anderen Teilnehmern führen. Wenn Sie ein Smartphone oder Tablet besitzen, können Sie die mitgelieferten Kopfhörer verwenden (falls vorhanden). Sie können auch ein Bluetooth-Headset benützen. 6

7 3 Vidia in einem Sitzungszimmer einsetzen Mittels Vidia und den passenden Peripheriegeräten können Sie jedes Sitzungszimmer in einen perfekten Video Konferenz-Raum verwandeln und so mit mehreren Personen zusammen an einem Vidia- Meeting teilnehmen. Schliessen sie einen externen Bildschirm oder Fernseher an Ihren Computer an, um ein grösseres Bild zu erhalten. Alternativ können Sie auch einen Beamer/Projektor verwenden (dieser sollte jedoch lichtstark sein, damit Sie den Raum nicht abdunkeln müssen denn darunter leidet die Bildqualität Ihrer Kamera). Sie können auch von zwei Bildschirmen Gebrauch machen: Wenn ein anderer Teilnehmer seinen Desktop oder eine Applikation teilt, dann klicken Sie auf den geteilten Inhalt um diesen in ein eigenes Fenster herauszulösen. Dieses können Sie dann auf den zweiten Bildschirm schieben somit haben Sie gleichzeitig die anderen Teilnehmer und den geteilten Inhalt im Bild. Zu zweit oder dritt an einer Video Konferenz teilnehmen Verwenden sie eine weitwinklige Webcam wie die Logitech HD Business Webcam C930e, damit alle Teilnehmer aufs Bild passen. Positionieren Sie die Kamera direkt auf dem oder unterhalb des Bildschirms, damit sie den Augenkontakt mit den anderen Teilnehmern halten können. Als Audio-Gerät empfehlen wir die Verwendung einet Freisprecheinrichtung (Speakerphone) von Jabra (Jabra Speak 410). Alternativ können Sie ein System wie die Logitech ConferenceCam BCC950 verwenden. Dieses hat eine schwenk- und zoombare Kamera mit Fernsteuerung sowie einen eingebauten Lautsprecher und ein Mikrophon. Schliessen Sie das System einfach per USB an Ihren Computer an und wählen Sie vor dem Eintreten in den Vidia-Raum die entsprechende Kamera sowie Audio-Geräte aus. 7

8 In einer Gruppe an einer Video Konferenz teilnehmen Wenn Sie mit mehr als drei Personen im selben Raum an einer Vidia Konferenz teilnehmen wollen, empfehlen wir den Einsatz des Systems Logitech ConferenceCam CC3000e. Dieses besitzt eine professionelle Kamera mit 10x optischem Zoom, welche sich mittels Fernsteuerung schwenken lässt. Zudem beinhaltet das System ein auf grössere Gruppen ausgelegte Freisprecheinrichtung. Schliessen Sie das System einfach per USB an Ihren Computer an und wählen Sie vor dem Eintreten in den Vidia-Raum die entsprechende Kamera sowie Audio-Geräte aus. Hinweis: Wenn mehrere Personen im selben Sitzungszimmer in den selben Vidia-Raum eintreten, müssen alle Personen ausser diejenige, welche die Freisprecheinrichtung am Computer angeschlossen hat, ihr Mikrophon sowie ihren Lautsprecher stumm schalten. Anderenfalls kann ein Echo oder ein Pfeifen entstehen. 8

9 4 Desktop- und Applikationsfreigabe richtig einsetzen Wenn Sie Ihren gesamten Desktop freigeben wollen, klicken Sie dazu auf das Icon für die Desktop- und Applikationsfreigabe und wählen sie «Desktop freigeben» bzw. aus der Liste. Minimieren Sie danach die Vidia-Applikation, um den «Spiegel»-Effekt zu verhindern. Wenn sie eine Applikation freigeben, stellen Sie sicher, dass das Fenster dieser Applikation nicht minimiert ist. Andernfalls wird sie den anderen Teilnehmern nicht angezeigt. Wenn ein anderer Teilnehmer seinen Desktop oder eine Applikation teilt, dann klicken Sie auf den geteilten Inhalt, um diesen in ein eigenes Fenster herauszulösen. Dieses Fenster können sie dann in der Grösse anpassen und auch im Fullscreen-Modus betrachten. Falls Sie über zwei Monitore verfügen, können sie das herausgelöste Sharing-Fenster auf den zweiten Bildschirm schieben somit haben Sie gleichzeitig die anderen Teilnehmer und den geteilten Inhalt im Bild. Um eine PowerPoint-Präsentation zu teilen, empfehlen wir folgende Einstellung im Menu Bildschirmpräsentation > Bildschirmpräsentation einrichten: Dadurch findet die Präsentation im Hauptfenster von PowerPoint statt, welches Sie in Vidia freigeben können. Öffnen Sie die Präsentationen bzw. Dokumente welche Sie freigeben möchten bereits vor Beginn der Vidia Konferenz. Dadurch verläuft die Besprechung fliessender. 9

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