EFFEKTIVE UND ÖKONOMISCHE KOMMUNIKATION. Der Einsatz von Web- und Video - konferenzlösungen in Unternehmen

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1 EFFEKTIVE UND ÖKONOMISCHE KOMMUNIKATION Der Einsatz von Web- und Video - konferenzlösungen in Unternehmen

2 WEB- UND VIDEOKONFERENZ LÖSUNGEN 02 Die geografische Dezentralisierung von Projektteams und Unternehmenstätigkeiten sowie die Zunahme flexibler Arbeitsmodelle führen zu einem steigenden Bedarf an Lösungen, die eine ortsunabhängige Kommunikation ermöglichen. Vor diesem Hintergrund setzen Unternehmen verstärkt auf den Einsatz von Web- und Videokonferenzen. Eine aktuelle Marktforschungsstudie von Psyma Research+Consulting im Auftrag von Brother International analysiert die Nutzung von Web- und Videokonferenzlösungen in deutschen Unternehmen und verdeutlicht die Erwartungen an eine optimale Lösung. DIE UNTERSUCHUNG ZEIGT: Entscheidende Kriterien für die Auswahl einer Webund Videokonferenzlösung sind die Kompatibilität mit der bestehenden IT-Infrastruktur und die Nutzerfreundlichkeit. Collaboration im engeren Sinne, d.h. eine gemeinsame Bearbeitung von Dateien über die Web- oder Videokonferenzlösung, findet derzeit noch eher selten statt. Der wachsenden Beliebtheit der Kommunikation via einer Web- oder Videokonferenzlösung in Unternehmen liegt fast immer ein ökonomisches Kalkül zugrunde: Web- und Videokonferenzen sparen Zeit und Kosten. Die Nutzung von Web- und Videokonferenzen wird in Zukunft noch deutlich zunehmen, dies gilt insbeson dere für die Nutzung über mobile Endgeräte. Im Vordergrund steht die Kommunikation mit den anderen Teilnehmern und der Austausch von Inhalten, zumeist aber nicht immer auch visuell unterstützt durch eingebundene Materialien.

3 WEB- UND VIDEOKONFERENZ LÖSUNGEN 03 DIE STUDIE Mithilfe von leitfadengestützten Experteninterviews wurden 50 IT-Entscheider und Anwender zur aktuellen Situation in ihrem Unternehmen befragt. Für die Studie wurde bewusst eine offene und flexible Methode gewählt, um den Informations- und Entscheidungsprozess bei der Auswahl einer Lösung sowie die Nutzungszwecke vertiefend analysieren zu können. Auf standardisierte Abfragen, z.b. mittels Bewertungen auf Skalen, verzichteten die Forscher bei den Interviews hingegen weitgehend. Zielgruppe der Studie waren Entscheider und An wender, in deren Unternehmen regelmäßig Web- und Videokonferenzen genutzt werden. Dabei handelt es sich überwiegend um Mitarbeiter der IT-Abteilung (IT-Leiter, IT-Manager), aber auch um Leiter anderer Abteilungen, Geschäftsführer und Projektleiter. Die befragten Personen arbeiten zum großen Teil in mittelgroßen Unternehmen und Großunternehmen mit Firmenhauptsitz oder zumindest mit Niederlassungen in Deutschland. Mehrheitlich verfügen die Unternehmen zudem auch über internationale Standorte. In den Unternehmen der Befragten erfolgt die Durchführung von Web- und Videokonferenzen über eine Softwarelösung, in der Regel über die eines großen Anbieters. Vorrangig hardwarebasierte Videokonferenzlösungen werden nur von wenigen Unternehmen aus der Stichprobe genutzt.

4 WEB- UND VIDEOKONFERENZ LÖSUNGEN 04 DIE ERGEBNISSE DER STUDIE Bei der Entscheidung, welche Web- und Videokonferenzlösung für das Unternehmen ausgewählt wird, sind vor allem drei Faktoren von Bedeutung. 1Zum einen spielt die Kompatibilität der Software mit der bestehenden Infrastruktur eine entscheidende Rolle. Dies gilt sowohl im Hinblick auf die vorhandene Hardware (PCs, Notebooks, mobile Endgeräte, Zusatzgeräte wie Kameras, Headsets etc.) als auch hinsichtlich der im Unternehmen eingesetzten Software ein Aspekt, der sehr häufig von Befragten in Unternehmen geäußert wird, die Web- und Videokonferenzlösungen auch kollaborativ nutzen. Nicht zuletzt ist eine möglichst einfache Integration der Web- und Videokonferenzlösung wichtig, um den internen Aufwand für Anwender und IT-Abteilung möglichst gering zu halten. 2 Die befragten Entscheider achten darüber hinaus besonders auf die Nutzerfreundlichkeit der Web- und Videokonferenzlösung. Neben der Bedienung der wichtigsten Funktionen umfasst dies eine unkomplizierte Installation und Einrichtung am Arbeitsplatz bzw. auf dem Endgerät. Grundsätzlich sollte jeder Mitarbeiter, also auch diejenigen mit geringer Technikaffinität, ohne aufwändige Schulungen in der Lage sein, mit der Softwarelösung zurechtzukommen. 3 Die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Web- und Videokonferenzlösung wird zudem von Sicherheitsüberlegungen beeinflusst. Den bekannten Anbietern für Web- und Videokonferenzlösungen am Markt wird grundsätzlich vertraut, dennoch sind die Unternehmen vor dem Hintergrund der aktuellen Diskussion zum Thema IT-Sicherheit generell sensibilisiert. Daher ist eine adäquate Verschlüsselung beispielsweise über SSL oder über eigene VPN-Tunnel besonders wichtig, damit auch sensible Informationen zwischen den Konferenzteilnehmern ausgetauscht werden können.

5 WEB- UND VIDEOKONFERENZ LÖSUNGEN 05 Die Kosten (für die Anschaffung, den Betrieb und den internen Aufwand) fließen zwar immer in den Entscheidungsprozess über die Auswahl einer Web- und Videokonferenzlösung ein. Im Vergleich mit den drei Schlüsselkriterien spielen sie aber eine nachgeordnete Rolle. Dies liegt auch an den im Vergleich zu anderen IT-Kosten im Unternehmen beinahe vernachlässigbaren Ausgaben für Web- und Videokonferenzlösungen. Unabhängig davon verbinden sich mit der Nutzung von Web- und Videokonferenzen stets Überlegungen hinsichtlich großer Einsparungen von Arbeits- und Reisekosten. Oftmals war dieses ökonomische Kalkül sogar der Treiber für die erstmalige Anschaffung. Und dies offensichtlich zu Recht die positiven Erwartungen haben sich in den Unter nehmen aller Befragten bestätigt.

6 WEB- UND VIDEOKONFERENZ LÖSUNGEN 06 Hauptzweck der Web- und Videokonferenzen ist die interne Kommunikation und der Informationstransfer, d.h. ein Austausch zwischen Mitarbeitern eines Unternehmens an verschiedenen Standorten, zumeist visuell unterstützt durch eingebundene Materialien. Die Webund Videokonferenz überträgt das ortsgebundene, regelmäßige oder unregelmäßige Face-to-Face Meeting (Projektbesprechung, Abteilungs- / Bereichssitzung) in einen virtuellen Konferenzraum. Die Kommunikation erfolgt fast immer über Ton und Video, wenngleich die Web- und Videokonferenzlösung insbesondere in einigen größeren Unternehmen bereits umfassend in den Arbeitsalltag integriert und die Nutzung so selbstverständlich ist, dass hierüber die komplette Telefonie abgewickelt wird. In der Regel beschränkt sich die Moderation oder Präsentation innerhalb der Konferenz auf eine oder zwei Personen. Die anderen Teilnehmer hören zu, stellen Fragen und kommentieren. Dies geschieht zumeist über die Tonspur, seltener über eine häufig ebenfalls vorhandene Chatfunktion. Neben der Standard-Nutzung der Web- und Videokonferenz als Meeting-Plattform nennen die Befragten vielfältige weitere Nutzungszwecke wie z.b. die Durchführung von Schulungen und Betriebsversammlungen, den Austausch zur Montage und die Inbetriebnahme von Maschinen oder die gemeinsame Fehlersuche bei Programmierungen. Extern werden Web- und Videokonferenzen u.a. bei Produktpräsentationen für Kunden (Demos) und Schulungen oder Webinaren genutzt. Die externe Nutzung erfolgt jedoch insbesondere im Hinblick auf die Kommunikation mit Kunden deutlich seltener.

7 WEB- UND VIDEOKONFERENZ LÖSUNGEN 07 Web- und Videokonferenzen ermöglichen nach Meinung der Befragten neben einer massiven Kostenersparnis einen effizienten und schnellen, vom Standort der Teilnehmer unabhängigen Informationsaustausch. Die Gespräche über Webund Videokonferenzen sind lebendiger als über das Telefon und die Teilnehmer erhalten ein durch Gestik und Mimik gestütztes, direktes Feedback der anderen Teilnehmer. Darüber hinaus wird mitunter sogar ein positiver Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre im Unternehmen wahrgenommen durch eine bessere Einbindung von Mitarbeitern anderer Standorte. Man erhält ein rasches Feedback durch die Teilnehmer, die Reaktion auf Gesagtes ist lebendiger und authentischer, die Absprachen sind verbindlicher. Zitat eines Befragungsteilnehmers Man sieht die Kollegen an anderen Standorten dadurch nicht nur bei der Weihnachtsfeier sie sind mehr in die Firmenfamilie eingebettet. Zitat eines Befragungsteilnehmers Die Kommunikation ist vertrauter als am Telefon, effektiver, gewinnbringender. Zitat eines Befragungsteilnehmers Obwohl zahlreiche Lösungen am Markt bereits Möglichkeiten zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien bieten, werden Collaboration-Funktionalitäten im Rahmen von Web- und Videokonferenzen noch relativ selten genutzt. Die Vorteile und Chancen von cloudbasierten Web- und Videokonferenzlösungen werden von fast allen Befragten unmittelbar gesehen, v.a. hinsichtlich der Speichererweiterung und der schnellen und unkomplizierten Verfügbarkeit von Dateien. Umfassende Informationen zur Art der Cloud-Bereitstellung (Schutz und Standort des Servers etc.) sind in diesem Zusammenhang von großer Bedeutung.

8 WEB- UND VIDEOKONFERENZ LÖSUNGEN 08 Grundsätzlich erscheint den Befragten eine deviceunabhängige Web- und Videokonferenzlösung als optimal, die kompatibel mit allen gängigen Betriebssystemen arbeitet und eine Anschlussfähigkeit auch an Konkurrenzprodukte gewährleistet. Hierbei gilt es jedoch unbedingt sicherzustellen, dass wirklich alle auf dem Markt verbreiteten Lösungen abgedeckt sind. Für die nächsten Jahre prognostizieren die Befragten eine deutliche Zunahme von Web- und Videokonferenzen in ihrem Unternehmen. Zudem wird erwartet, dass die derzeit eher seltene mobile Nutzung von Web- und Videokonferenzen über Tablets und Smartphones die von einigen Entscheidern und Anwendern als wenig praktikabel eingeschätzt wird zukünftig eine immer größere Rolle spielen wird.

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