HANDBUCH ÜBERNAHME BANKLEITZAHLEN

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1 HANDBUCH ÜBERNAHME BANKLEITZAHLEN KIGST-GMBH SYSTEMHAUS MIT TRADITION UND INNOVATION STAND: AUGUST 2010 KIGST GmbH 2010 Seite 1 von 13

2 Inhalt Inhalt... 2 Allgemeine Hinweise... 3 Grundlegendes... 4 Bankleitzahlen importieren... 5 Zeige Empfänger für nicht mehr vorhandene BLZ... 7 Übernehme Bankleitzahlen Abbildungsverzeichnis KIGST GmbH 2010 Seite 2 von 13

3 Allgemeine Hinweise = Hinweise innerhalb der Dokumentation = Hinweise auf Menüeinträge <> = Hinweis auf Schaltflächen = Speichern von Änderungen STRG+S = Speichern von Änderungen KIGST GmbH 2010 Seite 3 von 13

4 Grundlegendes In KFM ist unter Daten Stammdaten eine Bankleitzahltabelle vorhanden. Anhand dieser Tabelleneinträge können Zentralstellen und Empfänger mit einer dort existenten Bankleitzahl versehen werden. Die Bankleitzahltabelle sollte in KFM möglichst immer aktuell gehalten werden, damit Aufträge wie Empfängerzahlungen und Überweisungen von den Banken korrekt ausgeführt werden können. Eine jeweilige aktuelle Bankleitzahldatei wird von der Deutschen Bundesbank zum Download über deren Website bereitgestellt. Für die Aktualisierung der in KFM enthaltenen Bankleitzahlen sind drei nacheinander durchzuführende Einzelschritte erforderlich: 1. Datenbank-Administration Bankleitzahlen importieren. 2. Organisation Bankleitzahlen übernehmen, hier Zeige Empfänger für nicht mehr vorhandene BLZ 3. Organisation Bankleitzahlen übernehmen, hier Übernehme Bankleitzahlen Achten Sie bitte bei Aktualisierung der Bankleitzahlen auf die obige Reihenfolge. Im Rahmen des Punktes 2 sollten je Kassengemeinschaft alle angezeigten Empfänger, die in den Stammdaten eine nicht mehr gültige Bankleitzahl besitzen, manuell bearbeitet werden. KIGST GmbH 2010 Seite 4 von 13

5 Bankleitzahlen importieren Zur Aktualisierung der Bankleitzahlen sollte zunächst eine aktuelle Bankleitzahldatei der Deutschen Bundesbank vorliegen. Über die Funktion Datenbank-Administration Bankleitzahlen importieren erfolgt zentral das Einlesen der Bankleitzahlendatei. Abbildung 1: Menüeintrag Bankleitzahlen importieren Abbildung 2: Importdatei wählen Wählen Sie mit Hilfe des Buttons die zu importierende Bankleitzahldatei aus. Anschließend ist der Button BLZ importieren verfügbar. KIGST GmbH 2010 Seite 5 von 13

6 Abbildung 3: Import abgeschlossen Nach erfolgreichem Import steht die neue Bankleitzahlendatei für alle registrierten Kassengemeinschaften der betroffenen Verwaltungsdatenbank zur Verfügung. Ist zumindest schon einmal ein Import von Bankleitzahlen durchgeführt worden, wird automatisch eine Exportdatei der bisherigen Bankleitzahlen erstellt. Hier z.b. die Datei blz_ sik.000. KIGST GmbH 2010 Seite 6 von 13

7 Zeige Empfänger für nicht mehr vorhandene BLZ Nachdem der zentrale Import der Bankleitzahlen ist das Übernehmen der Bankleitzahlen in die einzelnen Kassengemeinschaften notwendig. Dabei sollten pro Kassengemeinschaft die Empfängerstammsätze auf nicht mehr gültige Bankleitzahlen überprüft werden. Welche Empfängerstammsätze betroffen sind, erfahren Sie bei Ausführung der Funktion Organisation Bankleitzahlen übernehmen. Bitte wählen Sie hier als ersten Schritt immer den Button <Zeige Empfänger für nicht mehr vorhandene BLZ> (blaue Markierung auf Seite 8)! Bitte beachten Sie, dass die beim Empfänger gespeicherte Bankverbindung bei Dauervorgängen oder Sammelanordnungen Verwendung finden können. D. h., eine Änderung der nicht mehr gültigen Bankleitzahl in der Bankverbindung eines Empfängers bewirkt automatisch auch die Änderung der Bankverbindung bei der nächsten Dauervorgangsausführung bzw. Sammelanordnungsnutzung. Abbildung 4: Menüeintrag Bankleitzahlen übernehmen KIGST GmbH 2010 Seite 7 von 13

8 Abbildung 5: Bankleitzahlen übernehmen Nach Aktivierung des Buttons <Zeige Empfänger für nicht mehr vorhandene BLZ> werden Ihnen in der unteren Tabelle (rote Markierung) die betroffenen Empfängerstammsätze angezeigt, bei denen derzeit noch eine Bankleitzahl gespeichert ist, die nach neuem Bankleitzahlenkatalog entweder als zu Löschen gekennzeichnet oder nicht mehr vorhanden ist. Abbildung 6: Empfänger ohne vorhandene Bankleitzahl KIGST GmbH 2010 Seite 8 von 13

9 Durch Klick auf den Druck-Button in der Menüleiste können Sie sich einen Andruck der einzelnen Tabellenwerte der betroffenen Empfängerstammsätze erstellen. Abbildung 7: Protokoll Diese Tabelleneinträge sollten von Ihnen jeweils geprüft und die Bankverbindungsdaten im Empfängerstammsatz entsprechend geändert werden, damit sichergestellt ist, dass nur noch gültige Bankleitzahlen verwendet werden. Durch Doppelklick (roter Pfeil auf Seite 8) auf einen Empfängereintrag gelangen Sie in die Empfängerverwaltung auf Reiter 3 Bankverbindung um Änderungen durchzuführen. Tragen Sie bei dem Empfänger die neue gültige Bankleitzahl und ggf. die neue Kontonummer ein. Bitte speichern Sie Ihre Änderungen zum Empfänger mit dem Speicherbutton: oder durch STRG+S. Die Tabelle der betroffenen Empfänger wird automatisch aktualisiert. Abbildung 8: Empfänger ohne vorhandene Bankleitzahl KIGST GmbH 2010 Seite 9 von 13

10 Beim Löschen einer nicht mehr gültigen Bankleitzahl in der Empfängerverwaltung wird geprüft, ob für diesen Empfänger noch ein Dauervorgang gespeichert ist, der sich auf die nicht mehr existente Bankverbindungsnummer des Empfängers bezieht. In diesem Falle sollten die neuen Kontoverbindungsdaten zum Empfänger ermittelt und die Empfängerbankverbindungsdaten und die im Dauervorgang hinterlegte Bankverbindung zum Empfänger geändert werden. Abbildung 9: Meldung über vorhandene Dauervorgänge Übernehme Bankleitzahlen Erst wenn in der Tabelle Betroffene Empfänger keine Datensätze mehr angezeigt werden, ist der nachfolgend beschriebene Arbeitsschritt Übernahme Bankleitzahlen auszuführen. Nachdem die Tabelle betroffene Empfänger keine Datensätze mehr enthält, wurden alle Empfänger bearbeitet, bei denen Bankleitzahlen hinterlegt waren, die in der aktuellen Bankleitzahlentabelle nicht mehr vorhanden bzw. zum Löschen gekennzeichnet sind. Nun kann zum Abschluss die Funktion Übernehme Bankleitzahlen ausgeführt werden. Dabei können die neuen, geänderten Banknamen (Bezeichnung zur BLZ) aktualisiert werden. Zudem werden auch die nicht mehr gültigen Bankleitzahlen gelöscht und neue Bankleitzahlen in die Kassengemeinschaft aufgenommen. Wichtig ist hierbei, dass evtl. noch zum Empfänger gespeicherte Bankleitzahlen, die jedoch lt. neuem Bankleitzahlenkatalog zu löschen sind, auch als Bankverbindungsatz zum Empfänger automatisch entfernt werden. Über diese Änderungen wird zum Abschluss von KFM ein gesonderter Bericht Protokoll Datenaustausch Bankleitzahlen erzeugt. KIGST GmbH 2010 Seite 10 von 13

11 Weist die Tabelle betroffene Empfänger keine Einträge mehr aus, können Sie den Button Übernehme Bankleitzahlen (blaue Markierung) starten. Abbildung 10: Übernehme Bankleitzahlen Abbildung 11: Meldung aktualisieren der Banknamen Sie werden gefragt, ob die bei den Empfängern verwendeten Banknamen der Bankleitzahlen aktualisiert werden sollen. Bestätigen Sie diese Frage mit Ja, wenn die Banknamen aktualisiert werden sollen. Bestätigen Sie diese Frage mit Nein, wenn die Banknamen nicht aktualisiert werden sollen. Es wird eine Meldung über evtl. neu aufgenommenen Bankleitzahlen, evtl. geänderte Banknamen und die Menge der evtl. gelöschten Bankleitzahlen angezeigt. Abbildung 12: Protokoll der Änderungen der Bankleitzahlentabelle KIGST GmbH 2010 Seite 11 von 13

12 Das Protokoll Datenaustausch Bankleitzahlen weist die in den Bankverbindungen der Empfängerstammsätze durchgeführten Änderungen aus. Abbildung 13: Protokoll der Löschungen von Bankverbindungen Die nachstehende Meldung gibt Aufschluss darüber, wie viele und welche Änderungen vorgenommen wurden. In nachstehendem Beispiel wurde eine Bankleitzahl gelöscht. Hierzu existierte bei einem Empfänger eine Bankverbindung zu dieser Bankleitzahl. Abbildung 14: Gesamtprotokoll Evtl. erhalten Sie folgende Meldung, falls, lt. Bankleitzahlenkatalog und entsprechender Empfängerdaten keine neuen, geänderten oder löschbaren Bankleitzahlen zu übernehmen sind. Abbildung 15: Meldung, wenn keine Änderungen vorhanden sind KIGST GmbH 2010 Seite 12 von 13

13 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Menüeintrag Bankleitzahlen importieren... 5 Abbildung 2: Importdatei wählen... 5 Abbildung 3: Import abgeschlossen... 6 Abbildung 4: Menüeintrag Bankleitzahlen übernehmen... 7 Abbildung 5: Bankleitzahlen übernehmen... 8 Abbildung 6: Empfänger ohne vorhandene Bankleitzahl... 8 Abbildung 7: Protokoll... 9 Abbildung 8: Empfänger ohne vorhandene Bankleitzahl... 9 Abbildung 9: Meldung über vorhandene Dauervorgänge Abbildung 10: Übernehme Bankleitzahlen Abbildung 11: Meldung aktualisieren der Banknamen Abbildung 12: Protokoll der Änderungen der Bankleitzahlentabelle Abbildung 13: Protokoll der Löschungen von Bankverbindungen Abbildung 14: Gesamtprotokoll Abbildung 15: Meldung, wenn keine Änderungen vorhanden sind KIGST GmbH 2010 Seite 13 von 13