Dossier: Rechnungen und Lieferscheine in Word

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1 Dossier: Rechnungen und Lieferscheine in Word Es muss nicht immer Excel sein Wenn Sie eine Vorlage für eine Rechnung oder einen Lieferschein erstellen möchten, brauchen Sie nicht immer auf Excel zurückzugreifen. Microsoft Word reicht oftmals auch für diese Zwecke aus. Fast jeder Anwender von Word hat bereits einmal mit der Tabellenfunktion von Word gearbeitet, um Fakten und Daten übersichtlich zu präsentieren. Ohne Weiteres können Sie damit auch eigene Vorlagen für Rechnungen erstellen. Ein Beispiel: Sie möchten eine Vorlage für eine Warenrechnung erstellen, die sich auch abgewandelt zur Abrechnung von Stundensätzen eignet: In der Rechnung sollen pro Bestellposition die Anzahl, der Einzelpreis, die Artikelnummer, die Warenbezeichnung und die Summe der Bestellposition ausgewiesen werden. Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Herausgeberin Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/ Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und Uhr Bestellung per Bestellung per Fax: 089/ Aus der Summe der Einzelpositionen wird zunächst eine Zwischensumme gebildet, auf die dann die Mehrwertsteuer aufgeschlagen wird. 1

2 So erreichen Sie mit Word Ihr Ziel Legen Sie zunächst ein neues Dokument in Word an. Ergänzen Sie dieses um einen Briefkopf oder ein Anschriftenfeld. In unserem Beispiel wird von 10 Bestellpositionen ausgegangen. Mit Zwischensumme, Mehrwertsteuer und Endsumme brauchen Sie also 13 Tabellenzeilen. Über Tabelle, Einfügen, Tabelle rufen Sie den Dialog zum Einfügen einer Tabelle auf: 1. Wählen Sie dort 5 Spalten und 14 Tabellenzeilen aus und bestätigen Sie mit OK. 2. Tragen Sie in die erste Zeile der Tabellenzellen nacheinander Anzahl, Artikelnummer, Beschreibung, Einzelpreis und Summe ein. 3. Formatieren Sie die Tabelle hinsichtlich der Spaltenbreiten und verwendeten Schriftarten nach Ihren Erfordernissen. 4. Klicken Sie mit der Maus nun in die zweite Zelle der letzten Spalte, in der die Summe der Bestellposition erscheinen soll. Wählen Sie aus dem Menü Tabelle den Befehl Formel. Wie in Excel ist jede Zelle der Tabelle über ihre Koordinaten eindeutig gekennzeichnet. Die Spalten werden hierbei mit Buchstaben gekennzeichnet, also mit A, B, C usw.; die Zeilen durch Zahlen. Die erste Zelle der Tabelle besitzt also die Bezeichnung A1. Die dritte Zelle in der dritten Spalte mit C3. Um die Summe der ersten Bestellposition zu bilden, müssen Sie den Wert der Zelle A2 (Anzahl) mit dem Einzelpreis (Zelle D2) multiplizieren. Dazu tragen Sie im Formeldialog also ein: A2*D2 ( Abb. 1). Aus dem Listenfeld unter Zahlenformat entscheiden Sie sich für den Wert mit dem Eurozeichen, da es sich ja um eine Währung handelt. Verlassen Sie den Dialog mit OK. Platzieren Sie den Cursor in der 2. Zeile der gleichen Spalte. Der entsprechende Formeleintrag lautet hier A3*D3. 2

3 Wiederholen Sie dies für alle weiteren Zeilen der Einzelpositionen. Lassen Sie Word rechnen In der Zelle E12 soll nun die Zwischensumme der Einzelpositionen gebildet werden. Dazu können Sie auf eine Formel zurückgreifen und können sich das Addieren der Einzelzellen ersparen: Platzieren Sie den Cursor in der Zelle und führen Sie erneut den Befehl Formel aus dem Menü Tabelle ein. In dem bereits bekannten Dialog markieren Sie im Listenfeld Funktion einfügen den Eintrag SUM. Damit bilden Sie die Summe aus einem ganzen Bereich von Zellen. In diesem Fall wollen Sie die Summe aus den Zellen E2 bis E11 bilden. In die runden Klammern hinter "Zahlenformat" tragen Sie E2:E11 ein ( Abb. 2). Aktivieren Sie erneut das Zahlenformat der Währung und verlassen Sie den Dialog mit OK. In der Zelle darunter wird dann die Mehrwertsteuer errechnet. Dazu muss der Wert lediglich mit 0,19 multipliziert werden: Platzieren Sie den Cursor in der Zelle. Rufen Sie wie nun bereits gewohnt den Dialog zum Eintragen einer Formel auf. Die benötigte Syntax lautet: E12*0,19 Verlassen Sie den Dialog mit OK. In der letzten Zelle addieren Sie schließlich die Zwischensumme mit der errechneten Mehrwertsteuer. Es handelt sich also um die Summe aus den Zellen E12 und E13. Dies legen Sie mit der Formel E12+E13 fest. Gestalten Sie die Tabelle abschließend noch nach Ihren Wünschen und speichern Sie das Dokument als Vorlage ab. Damit haben Sie eine individuelle Vorlage für Rechnungen aller Art (( Abb. 3). 3

4 PRAXIS-TIPP: Im Gegensatz zu Excel berechnet Word aber die Werte nach einer Änderung eines bestehenden Werts nicht automatisch. Haben Sie also nachträglich etwas an einer Bestellposition geändert, markieren Sie am besten die gesamte Tabelle und drücken Sie einmal auf die Taste F9, um die Werte der Felder zu aktualisieren. (Abb. 1:) In diesem Dialog tragen Sie die Formel für die Berechnung in einer Tabelle ein. 4

5 (Abb. 2:) Selbst Formeln stellt Ihnen Word hier zur Verfügung. So wird die Berechnung von Summen ganz leicht. (Abb. 3:) Die Tabelle mit der Berechnung Besuchen Sie uns im Internet unter: 5

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